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簡論新形勢下供電企業(yè)人事檔案動態(tài)管理
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論文摘要：緊密結合供電企業(yè)人事檔案管理現狀，從人事檔案管理存在的問題出發(fā)，闡述了人事檔案動態(tài)管理的重要性，并從人力資源管理角度出發(fā)全方位分析了人事檔案動態(tài)管理的要素和流程，希望能為相關領域指引新的方向。
論文關鍵詞：供電企業(yè);人事檔案;動態(tài)管理
人事檔案關系職工的切身利益，供電企業(yè)作為世界五百強的國企也不例外。隨著社會的發(fā)展和技術的進步，特別是我國社會主義市場體制的不斷完善和人事制度改革的進一步深入，舊的規(guī)章制度條例無法解決新出現的問題，傳統(tǒng)的管理方式不能適應新形勢發(fā)展的需要，人事檔案的管理出現了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，亟待加以解決。隨著人力資源集約化管理的要求，供電企業(yè)加強了人力資源管控系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)的建設，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作跟現代企業(yè)管理有一定脫節(jié)，尤其是在動態(tài)管理方面，建立現代企業(yè)人事檔案的管理模式勢在必行。
一、傳統(tǒng)人事檔案管理存在的問題
1.人事檔案的分類變化
供電企業(yè)現有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。現人事檔案管理依照中組部制定的《干部人事檔案管理辦法》執(zhí)行，人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案兩類管理，沿襲的是身份管理。現狀是供電企業(yè)已從身份管理改為崗位管理，即管理崗位和非管理崗位。國家也沒有針對企業(yè)出臺完善的人事檔案管理辦法，現有的管理模式顯然已經不適應現在的形勢，存在脫節(jié)現象。
2.人事檔案材料尺寸標準變化
《干部人事檔案管理辦法》及相關標準規(guī)定，人事檔案材料大尺寸都采用十六開的規(guī)格。隨著社會的進步，公文的尺寸都有了很大的改變，一般的文件、申報材料等都改用了A4的尺寸。如供電企業(yè)現有職稱評審表、勞動合同書、原始學歷材料等。人事檔案管理辦法卻沒有進行相應的修訂，造成材料處理上很多不必要的麻煩。既損壞了材料的原始完整性，又大大增加了人事檔案整理的工作量。
3.人事檔案材料審核標準變化
傳統(tǒng)的人事檔案審核標準鑒于多年沒有調整，有些標準已經跟不上新的時代要求。如后續(xù)函授教育方面，現大多數學校報名均采用網絡報名的方式，在學籍檔案材料中不存放考生報名登記表，同以往的人工報名方式有較大區(qū)別。隨著學習形式的多樣化，學籍材料也隨之有了變化，如網絡教育、自學考試等，而一味的套用原有的人事檔案審核標準顯然已經不能適應要求。
4.紙質人事檔案同電子檔案信息不匹配
隨著科技的進步，供電企業(yè)現在各項管理均利用計算機手段管理復雜的工作，人力資源管理方面推廣使用的是人力資源管控系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)中存儲了大量的人員基本信息。但是不同程度的存在有些員工的電子信息同紙質檔案并不完全相符的問題，如紙質檔案有材料而ERP系統(tǒng)沒有維護到位、ERP系統(tǒng)有信息而人事檔案紙質材料短缺等現象，動態(tài)管理工作水平有待于進一步提高。
5.員工對人事檔案認識程度變化
1998年以前，供電企業(yè)員工的離退休管理由電力系統(tǒng)辦理，從實際工作情況出發(fā)可以認定員工的某些事實情況，一定程度上較為忽略員工人事檔案的完整性。自從供電企業(yè)納入社會養(yǎng)老保險統(tǒng)籌之后，離退休人員的審批由地方養(yǎng)老保險中心辦理，所有的信息要依據人事檔案進行確認。人事檔案的規(guī)范與否直接影響到員工養(yǎng)老金的待遇高低，其重要性越來越凸顯。雖然近年來員工對人事檔案的重視程度有了較大的提高，但有很多員工依舊沒有擺脫以往的觀念，認為人事檔案沒有什么用處，抱著僥幸的態(tài)度，心存靠企業(yè)吃企業(yè)的思想，沒有真正認識到人事檔案的重要性。
二、加強人事檔案動態(tài)管理的措施
1.改變人事檔案的分類管理
結合供電企業(yè)管理現狀，在國家規(guī)范的職工人事檔案標準沒有出臺以前，筆者認為可以有兩種分類辦法。一是供電企業(yè)可以將科級干部人事檔案按照中組部頒發(fā)的《干部人事檔案管理辦法》規(guī)范，歸為領導干部(科級及以上)類、一般員工類。二是分為三類，即領導干部類、一般管理崗位類、非管理崗位類。領導干部人事檔案管理嚴格遵守《干部人事檔案管理辦法》執(zhí)行，其他人員人事檔案管理參照執(zhí)行。
2.規(guī)范人事檔案入檔材料的尺寸
從最大程度上保存人事檔案原始材料、目前公文及材料的尺寸、原有人事檔案材料等因素出發(fā)，筆者建議人事檔案材料的處理可以分為兩種情況處理：按照舊標準已經整理和規(guī)范的人事檔案可以按照以往的尺寸要求(十六開)進行處理材料，新建人事檔案可以按照A4尺寸進行整理和規(guī)范。
3.加強紙質檔案同信息系統(tǒng)電子檔案同步管理
供電企業(yè)目前人資管理一般采用人力資源管控系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，兩個系統(tǒng)均采集了人員的基礎信息，要做到紙質檔案同電子檔案同步管理，必須從完善人力資源制度和流程管理出發(fā)，處理好人事檔案管理各個環(huán)節(jié)的關系，加強過程管理。
(1)完善制度建設和流程管理。供電企業(yè)人力資源管理一般分為干部管理、職稱管理、合同管理、人事檔案管理、薪酬管理、統(tǒng)計管理等多個崗位，人資管控系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)的基礎信息基本涉及全部崗位。紙質檔案和電子信息要做到完全一致，必須建立完善的制度和流程，明確各個環(huán)節(jié)各個崗位的職責。人事檔案管理崗位同其余每個崗位都聯(lián)系緊密不可分割，從中起到紐帶的作用，否則實現紙質檔案和電子檔案同步動態(tài)管理將會成為空談。如干部管理崗位在干部調整后要及時維護信息，規(guī)定在一定時間內必須將相應的干部任命審批表及考察報告等材料遞交人事檔案管理崗位。職稱管理崗位在職稱評審結束后要及時維護信息，同時將相應的職稱評審材料遞交人事檔案管理崗位。勞動合同管理崗位在勞動合同簽訂后要及時維護信息，同時將相應的勞動合同書遞交人事檔案管理崗位等。
(2)收集紙質檔案和ERP系統(tǒng)信息維護互為促進。及時收集材料是使檔案內容常新的必要手段，ERP系統(tǒng)信息及時維護是保證基礎信息分析質量的關鍵。人事檔案材料的形成來源，可以是一級組織，一個部門或者一個人。收集鑒別就是去蕪存真，保證材料完整性、真實性的重要過程。將兩個環(huán)節(jié)緊密結合，收集紙質檔案材料的同時確認ERP系統(tǒng)是否維護信息，確保不出現有材料系統(tǒng)沒有維護的現象。ERP系統(tǒng)維護信息的同時要依據材料準確維護，嚴禁空穴來風，發(fā)生沒有紙質材料卻有電子信息的情況。兩者相互制約，相互促進，才能真正實現同步。
(3)人事檔案管理環(huán)節(jié)和ERP信息系統(tǒng)緊密聯(lián)系。人事檔案整理同ERP信息核查聯(lián)系。整理歸檔是材料有規(guī)律結合轉化為檔案的過程。對收集鑒別后的材料和檔案，按統(tǒng)一規(guī)格要求和方法步驟進行加工整理，按標準進行分類。這不僅是每本檔案內容完整、條理化的過程，也是每一類檔案實用、系統(tǒng)化的過程，同時是對ERP系統(tǒng)信息的再一次核查過程，為人事檔案的動態(tài)管理和信息系統(tǒng)的及時更新奠定基礎。
人事檔案利用同ERP系統(tǒng)人員變化聯(lián)系。人事檔案在規(guī)范管理的基礎上要能及時準確地提供利用，避免利用工作中檔案的損壞與流失，隨時保持檔案管理與ERP信息系統(tǒng)人數相一致。隨著企業(yè)人員的配置流動及自然增減(死亡、退休等)要及時轉遞轉移檔案。包括做好轉遞原因的登記與保管，如：新分配人員的名冊表、調動人員的調令等;還要包括健全的轉遞手續(xù)，如：轉遞證明、回執(zhí)簽字、審核登記、死亡與解除檔案的登記等，確保轉遞檔案的安全與到位。確保做到有人就有檔，ERP系統(tǒng)信息有據可查。
人事檔案規(guī)章制度同ERP系統(tǒng)管理制度聯(lián)系。人事檔案管理要進一步健全包括查閱、借閱、收集、鑒別、校對、利用、轉遞、保管、保密等一系列管理規(guī)章制度。制定人事檔案各項規(guī)章制度時要同ERP系統(tǒng)管理制度緊密結合，用制度認真規(guī)范人事檔案和ERP系統(tǒng)信息維護管理環(huán)節(jié)的工作，保證落實與實施更加科學的管理。
4.加強人事檔案重要性的宣傳
針對員工對人事檔案重視程度不夠的問題，供電企業(yè)要結合工作中出現的形形色色的問題，及時同員工進行溝通，廣泛宣傳人事檔案和員工自身切身利益的關系。必要時可以結合一些個例，舉辦講座或培訓班，逐步擴大宣傳面，使員工從自身的角度注重起人事檔案建設的重要性，讓員工樹立只有人事檔案有材料不算有，只有ERP系統(tǒng)有也不算有的觀念，調動起員工監(jiān)督積極性，促進人事檔案和ERP系統(tǒng)同步規(guī)范。
人事檔案的動態(tài)細化管理是一個結構龐大，運作細致的系統(tǒng)工程，隨著供電企業(yè)人力資源集約化管理越來越高的要求，動態(tài)管理重要性日益凸顯。越是加強基礎管理工作，這種管理的回報就越大。人事檔案管理同ERP系統(tǒng)管理做到同步，充分發(fā)揮檔案信息的資源優(yōu)勢，恰似給傳統(tǒng)的人力資源管理插上了翅膀，為飛速提高人力資源工作管理水平奠定堅實的基礎，為企業(yè)人力資源的開發(fā)與管理發(fā)揮積極作用。
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