什么是需求建議書

　　足其已識(shí)別需求所應(yīng)做的準(zhǔn)備工作。也就是說(shuō)，需求建議書是客戶向服務(wù)商發(fā)出的用來(lái)說(shuō)明如何滿足其已識(shí)別需求的建議書，是客戶與服務(wù)商建立正式聯(lián)系的第一份書面文件，又稱招標(biāo)書。需求建議書一般由客戶起草，主要描述客戶的需求、條件及對(duì)項(xiàng)目任務(wù)的具體要求。一份完整的需求建議書主要包括滿足其需求的項(xiàng)目的工作自述、對(duì)項(xiàng)目的要求、期望的項(xiàng)目目標(biāo)、客戶供應(yīng)條款、付款方式、契約形式、項(xiàng)目時(shí)間、項(xiàng)目申請(qǐng)書的要求等。

　　好的需求建議書能讓服務(wù)商準(zhǔn)確把握客戶所期待的產(chǎn)品或服務(wù)。當(dāng)然，并非在所有情況下都需要準(zhǔn)備一份正式的需求建議書，當(dāng)某一企業(yè)的需求由內(nèi)部開(kāi)發(fā)項(xiàng)目予以滿足時(shí)，這一過(guò)程似乎變得簡(jiǎn)單多了，此時(shí)更多需要的是口頭上的交流和信息傳遞，而不是把寶貴的時(shí)間耽擱在僅僅起到信息傳遞作用的需求建議書上。例如，某一軟件開(kāi)發(fā)公司感到公司原來(lái)的財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)日益增加的業(yè)務(wù)需要時(shí)，便可直接要求軟件開(kāi)發(fā)小組進(jìn)行開(kāi)發(fā)，這時(shí)只需口頭把相

　　書寫RFP要認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)肅對(duì)待，內(nèi)容要具體，語(yǔ)言要精練。

　　1．在第一行正中寫"建議書"三個(gè)字。

　　2．寫接受建議對(duì)方的名稱。

　　3．正文：

　�。�1）建議的原因或出發(fā)點(diǎn)，便于對(duì)方考慮。

　�。�2）建議的具體事項(xiàng)。

　　4．表達(dá)建議者的愿望。

　　5．結(jié)尾寫表示敬意的話，如"此致敬禮"等語(yǔ)。

　　6．寫上建議者的名稱和寫建議書的日期。

　　1、標(biāo)題

　　2、稱謂

　　3、正文（開(kāi)頭部分，主體部分，結(jié)尾部分）

　　4、署名及時(shí)間

　　需求建議書的書寫指導(dǎo)方針

　　需求建議書必須說(shuō)明項(xiàng)目目標(biāo)（project objective）或目的，包括任何可能對(duì)承約商有用的合理信息或背景信息，

　　以便承約商可以準(zhǔn)備相應(yīng)的建議書。對(duì)外起草一份正式的需求建議書，有如下的指導(dǎo)方針：

　�。�1）需求建議書必須提供工作陳述（statement of work, SOW）

　�。�2）需求建議書中必須包含客戶要求（customer requirements）定義好規(guī)格和屬性。

　�。�3）需求建議書中應(yīng)當(dāng)說(shuō)明客戶期望承約商或者項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供什么樣的交付物。

　�。�4）需求建議書中應(yīng)當(dāng)列明任何應(yīng)由客戶提供的物品。

　�。�5）需求建議書中可能要說(shuō)明需要客戶審批的內(nèi)容。

　　（6）某些需求建議書中會(huì)提到顧客想用的合同類型。

　　（7）需求建議書可能會(huì)表明顧客想用的付款方式。

　　（8）需求建議書應(yīng)當(dāng)表明項(xiàng)目完成所要求的進(jìn)度計(jì)劃。

　�。�9）需求建議書應(yīng)當(dāng)指導(dǎo)并說(shuō)明承約商申請(qǐng)書的格式和內(nèi)容。

　�。�10）需求建議書應(yīng)當(dāng)指出客戶希望潛在承約商提交申請(qǐng)書的最后期限。

　　（11）需求建議書可能會(huì)包含評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

　　需求建議書一般包含以下主要內(nèi)容：

　　客戶必須搜集大量相關(guān)資料準(zhǔn)備需求建議書，因?yàn)镮T項(xiàng)目實(shí)施者需要按照RFP來(lái)準(zhǔn)備他們的項(xiàng)目技術(shù)方案，并以此參與競(jìng)標(biāo)。RFP中包括項(xiàng)目的目標(biāo)，也就是用戶的期望，也包括客戶要求項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃；對(duì)實(shí)施商申請(qǐng)書的表格和內(nèi)容的規(guī)定；客戶希望潛在的實(shí)施商提交投標(biāo)申請(qǐng)書的最后期限；評(píng)價(jià)申請(qǐng)書的標(biāo)準(zhǔn)等。一份好的RFP應(yīng)該包括以下一些內(nèi)容。

　　1．工作表述

　　工作表述就是說(shuō)明項(xiàng)目的工作范圍，概括客戶要求開(kāi)發(fā)商或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)執(zhí)行的任務(wù)或工作單元，說(shuō)明項(xiàng)目所涉及的各種事情，哪些必須由開(kāi)發(fā)商或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)去完成，哪些由客戶自己去做。例如，一個(gè)辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)的具體目標(biāo)。又如建設(shè)一個(gè)網(wǎng)站，所需設(shè)備的采購(gòu)任務(wù)，是由客戶自己完成，還是由開(kāi)發(fā)商去完成；企業(yè)網(wǎng)站上的頁(yè)面文字，是客戶自己撰寫，還是由開(kāi)發(fā)商撰寫等。

　　2．任務(wù)要求

　　需求建議書必須要具體規(guī)定開(kāi)發(fā)商需要完成任務(wù)的規(guī)格和特征，如要求涉及大小、數(shù)量、顏色、重量、速度和其他開(kāi)發(fā)商提出的解決方案中，所必須滿足的物理參數(shù)和操作參數(shù)。例如，建立一個(gè)企業(yè)網(wǎng)站，可能要求在1 000人同時(shí)訪問(wèn)的情況下不會(huì)產(chǎn)生堵塞的感覺(jué)，網(wǎng)站的瀏覽頁(yè)面不低于多少；建立一個(gè)自動(dòng)結(jié)賬和收款系統(tǒng)，可能要求每天能辦理12 000次交易的功能和其他特定的功能，如在開(kāi)出了發(fā)票的30天內(nèi)沒(méi)有收到賬款，就會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生催款通知。具體的任務(wù)要求，可能會(huì)成為將來(lái)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

　　3．交付物

　　交付物就是開(kāi)發(fā)商所提供的實(shí)體內(nèi)容，這在需求建議書中應(yīng)該說(shuō)明。例如，對(duì)于自動(dòng)結(jié)賬和收款系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，客戶可能要求開(kāi)發(fā)商提供硬件(計(jì)算機(jī))、軟件(磁盤和一些印刷品)、操作手冊(cè)和培訓(xùn)課程。交付物也可能包括客戶要求開(kāi)發(fā)商提供定期進(jìn)度報(bào)告或終期報(bào)告。

　　4．客戶供應(yīng)條款

　　需求建議書還應(yīng)該列出客戶的供應(yīng)條款。例如，客戶需要建立一個(gè)網(wǎng)J站，可能需要向開(kāi)發(fā)商提供企業(yè)內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)及各部門之間業(yè)務(wù)關(guān)系的詳細(xì)說(shuō)明，包括信息流程的類型、信息流量和發(fā)生頻率等。

　　5．表述客戶對(duì)需求的確認(rèn)

　　需求建議書不是對(duì)客戶需求的最后確認(rèn)。最后的確認(rèn)應(yīng)該在對(duì)開(kāi)發(fā)商提出的方案進(jìn)行評(píng)估之后。例如印刷宣傳手冊(cè)，可能在開(kāi)印之前要經(jīng)過(guò)客戶審定；局域網(wǎng)的建設(shè)，在購(gòu)買材料和設(shè)備之前，客戶必須審定開(kāi)發(fā)商的技術(shù)方案。這一點(diǎn)在需求建議書中必須向開(kāi)發(fā)商說(shuō)明。

　　6．期望的合同類型

　　(1)合同可以按固定價(jià)格訂立。這樣，開(kāi)發(fā)商實(shí)際上就是費(fèi)用包干。客戶只給固定的價(jià)錢，不管開(kāi)發(fā)商實(shí)際工作花費(fèi)多少。開(kāi)發(fā)商必須保證功能的實(shí)現(xiàn)和質(zhì)量要求，超支的風(fēng)險(xiǎn)由開(kāi)發(fā)商負(fù)擔(dān)。

　　(2)合同也可以規(guī)定開(kāi)發(fā)商不承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，即在時(shí)間、原材料限制的條件下，不論實(shí)際成本多少，都會(huì)給開(kāi)發(fā)商特定的報(bào)酬，也就是所謂包工不包料。在我國(guó)現(xiàn)階段的條件下，由于質(zhì)量檢驗(yàn)和資信度水平不高，這種合同比較普遍。在需求建議書中，最好說(shuō)明客戶是希望采用那種類型的合同。

　　7．期望的付款方式

　　付款方式可以分為一次性付款和分階段付款；在開(kāi)始前付款和結(jié)束后付款。一般依項(xiàng)目的性質(zhì)來(lái)定付款方式。如網(wǎng)頁(yè)制作，往往在項(xiàng)目末期付款；而架設(shè)局域網(wǎng)，一般在方案確認(rèn)后，付款30％以便開(kāi)發(fā)商采購(gòu)，工程結(jié)束驗(yàn)收后付滿90％，留10％等到使用一段時(shí)間以后確認(rèn)無(wú)問(wèn)題時(shí)付清。具體付款方式需要合同雙方協(xié)商，但在需求建議書中，客戶應(yīng)該先提出自己的期望付款方式。

　　8．要求的進(jìn)度計(jì)劃

　　進(jìn)度計(jì)劃的要求可能很粗，如要求在6個(gè)月內(nèi)完成；也可以詳細(xì)一些，如多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)完成方案設(shè)計(jì)和審定，多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)完成硬件選購(gòu)與安裝，多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)完成軟件研制、測(cè)試與安裝，最后開(kāi)發(fā)商在系統(tǒng)安裝調(diào)試后，在多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)提交所有的系統(tǒng)文件和操作培訓(xùn)。

　　9．申請(qǐng)書的格式和內(nèi)容提示

　　為了便于在幾個(gè)開(kāi)發(fā)商之間進(jìn)行比較和評(píng)價(jià)，申請(qǐng)書應(yīng)該在形式上采取同一個(gè)格式，內(nèi)容的結(jié)構(gòu)也應(yīng)該一致。這樣對(duì)不同的申請(qǐng)者來(lái)說(shuō)比較公平，也能減輕客戶在評(píng)審時(shí)的工作量。客戶在需求建議書中可以限定申請(qǐng)書的每一部分采用的文字?jǐn)?shù)量或頁(yè)數(shù)。

　　10．提交申請(qǐng)書的最后期限

　　申請(qǐng)書受理的截止日期是必須要交代清楚的。例如，要求開(kāi)發(fā)商在接到需求建議書后多少個(gè)工作口之內(nèi)(如l周之內(nèi)、1個(gè)月之內(nèi)等)提交申請(qǐng)書，或大家一律在某月某日之前提交申請(qǐng)書。這樣做的目的是便于同時(shí)對(duì)眾多的申請(qǐng)者進(jìn)行比較、評(píng)估，也是為了保持公正，不給某些開(kāi)發(fā)商以額外的時(shí)間和機(jī)會(huì)。

　　11．對(duì)申請(qǐng)書的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

　　要告訴開(kāi)發(fā)商客戶將根據(jù)哪些準(zhǔn)則來(lái)評(píng)價(jià)他提交的申請(qǐng)書。這樣做的目的，是指導(dǎo)開(kāi)發(fā)商寫好申請(qǐng)書。一般評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)包括4個(gè)方面的內(nèi)容：

　　(1)開(kāi)發(fā)商在類似項(xiàng)目中的經(jīng)驗(yàn)。如他們近期是否在預(yù)算內(nèi)按期完成了類似的項(xiàng)目，客戶對(duì)他們是否滿意?

　　(2)開(kāi)發(fā)商提出的技術(shù)方案是否合適。如采用哪種類型的計(jì)算機(jī)軟件?數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)、方法是什么?用來(lái)建立管理信息系統(tǒng)的是哪種語(yǔ)言?采用哪些供應(yīng)商的設(shè)備?等等。

　　(3)進(jìn)度計(jì)劃。開(kāi)發(fā)商是否能按照所要求的進(jìn)度完成項(xiàng)目計(jì)劃?

　　(4)成本。如開(kāi)發(fā)商的報(bào)價(jià)是否合理?成本預(yù)算中有無(wú)漏算的條款?將來(lái)在執(zhí)行時(shí)有沒(méi)有可能出現(xiàn)超支，或有無(wú)可能因過(guò)于節(jié)約而導(dǎo)致質(zhì)量不能保證?有的申請(qǐng)人為了爭(zhēng)取合同，在報(bào)價(jià)上壓低成本，到了執(zhí)行階段，或偷工減料，或增加成本，結(jié)果導(dǎo)致所建系統(tǒng)的缺陷很多，或使最終成本大大超出原始的估算。對(duì)此需要引起注意。

　　12．資金總量

　　開(kāi)發(fā)商總是希望了解客戶有多少資金可以用于發(fā)展擬議中的真T項(xiàng)目，但客戶在需求建議書中，往往不愿意透露這個(gè)信息。其實(shí)，客戶暗示大約的數(shù)字，告訴開(kāi)發(fā)商他打算花多少錢來(lái)辦這件事是有好處的，這樣可以使開(kāi)發(fā)商能夠提交與資金水平相適應(yīng)的申請(qǐng)書，提高在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的工作效率。

　　需求建議書的必要性

　　需求建議書(RFP)是項(xiàng)目客戶與開(kāi)發(fā)商建立正式聯(lián)系的第一份書面文件，也叫招標(biāo)書。一般由項(xiàng)目的客戶自己起草，主要描述客戶的需求、條件以及對(duì)項(xiàng)目任務(wù)的具體要求，向可能的開(kāi)發(fā)商發(fā)送。

　　需求建議書是客戶為確保供應(yīng)商理解項(xiàng)目的需求，并在此基礎(chǔ)上提供項(xiàng)目建議書而編制的需求規(guī)范。雖然它不能確�？蛻魮�(jù)此就能獲得理想的解決方案，但卻可以幫助客戶發(fā)現(xiàn)那些盡可能接近自身需求的系統(tǒng)準(zhǔn)備。其目的是從客戶自身的角度出發(fā)，通過(guò)全面、詳細(xì)地陳述，使開(kāi)發(fā)商或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)理解客戶所希望的是什么，以可行的價(jià)格滿足客戶的已識(shí)別的需求。

　　對(duì)于一些預(yù)算較少的客戶，開(kāi)發(fā)商往往不愿意花精力準(zhǔn)備正式的方案建議書，這種情況下，客戶的需求建議書就變得很重要。事實(shí)上，項(xiàng)目無(wú)論大小，都需要編寫需求建議書。

　　第一，需求建議書需要描述用戶的目標(biāo)與需求。編制需求建議書的過(guò)程也是客戶進(jìn)一步明確自己的目標(biāo)與需求的過(guò)程，并以此建立起客戶與供應(yīng)商進(jìn)行深人溝通的橋梁。即使因?yàn)楦鞣N原因使得供應(yīng)商看不到或不愿響應(yīng)需求建議書，這種努力也是值得付出的。

　　第二，需求建議書可節(jié)省選型的時(shí)間，并使得對(duì)各供應(yīng)商之間的比較變得更容易�？蛻籼峁┙o所有競(jìng)標(biāo)供應(yīng)商的信息都是一樣的，避免了跟各開(kāi)發(fā)商的重復(fù)溝通，同時(shí)，有需求建議書作為基準(zhǔn)，客戶可以約束各開(kāi)發(fā)商以一致的格式提交方案建議書，以提高各供應(yīng)商之間的可比性。

　　第三，需求建議書可以避免一些潛在的疏漏。在準(zhǔn)備需求建議書時(shí)，客戶往往會(huì)因?yàn)樘�過(guò)關(guān)注具體細(xì)節(jié)而忽略了一些重要的因素。收到需求建議書后，有的供應(yīng)商可能會(huì)主動(dòng)對(duì)這樣的疏漏提出質(zhì)疑以提醒客戶。還有些開(kāi)發(fā)商為了使自己的方案建議書更具有吸引力，甚至?xí)�提出一些需求建議書沒(méi)有涉及的好想法來(lái)拓展客戶的思路。 編寫需求建議書的一般原則

　　需求建議書應(yīng)該由用戶編寫，但各種客觀因素的限制，實(shí)際上很難做[到。所以，很多時(shí)候都是由用戶與項(xiàng)目小組共同編寫。編寫項(xiàng)目需求說(shuō)明的J過(guò)程也是項(xiàng)目小組帶領(lǐng)客戶進(jìn)入項(xiàng)目需求啟發(fā)的過(guò)程。編寫優(yōu)秀的項(xiàng)目需求[建議書沒(méi)有公式化的方法，需要大量的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。以下是編寫需求建議書需要把握的幾個(gè)原則：

　　(1)需求應(yīng)該是正確的。每個(gè)需求必須精確描述要交付的功能。確定需求內(nèi)容是否正確，需要用戶的代表來(lái)參與確認(rèn)，由他們檢查、決定用戶需[求的正確性。沒(méi)有用戶的需求檢查就會(huì)導(dǎo)致很多項(xiàng)目實(shí)施中的問(wèn)題出現(xiàn)。例如用戶會(huì)說(shuō)：“這不是我們要的東西”；“你沒(méi)明白我們的意思”，等等。

　　(2)需求應(yīng)該是可行的。項(xiàng)目的需求應(yīng)該在有限的資源(已知的能力、有限的系統(tǒng)及其環(huán)境)下是可實(shí)現(xiàn)的。為了避免需求的不可行性，在需求分析階段應(yīng)該有核心技術(shù)人員參與，檢查在技術(shù)上什么能做、什么不能做，哪些需要額外的付出等。

　　(3)需求內(nèi)容應(yīng)該是必要的。需求建議書中的每個(gè)需求都應(yīng)該有相應(yīng)[的出處，即說(shuō)明什么是客戶確實(shí)需要的，什么要順應(yīng)于外部的需求、接口或標(biāo)準(zhǔn)。如果不能標(biāo)識(shí)出處，則可能這個(gè)需求不是真正需要的。

　　(4)需求內(nèi)容應(yīng)該有優(yōu)先權(quán)。優(yōu)先權(quán)是由客戶或其代理及項(xiàng)目小組共同商討后建立的。如果所有的需求都被視為同等重要，那么在開(kāi)發(fā)中遇到預(yù)t算削減、計(jì)劃超時(shí)或組員的離開(kāi)而導(dǎo)致新的需求時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理將無(wú)所適從。一般優(yōu)先權(quán)有以下三個(gè)級(jí)別。

　　1)高優(yōu)先權(quán)，表明需求必須體現(xiàn)在本階段項(xiàng)目的成果中或這個(gè)產(chǎn)品的版本中。

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