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檔案電子化實施方案
檔案電子化會更有利于提高工作效率，那么關(guān)于檔案電子化實施方案怎么寫呢？下面小編為大家?guī)?a href="http://m.xcreativ.com/fangan/249351.html" style="color: #06c" target="_blank" title="檔案電子化管理實施方案">檔案電子化管理實施方案，歡迎閱讀。
檔案電子化綜合管理系統(tǒng)應用方案
項目背景
某供電公司是華北電網(wǎng)有限公司直屬直管的國家特大型供電企業(yè)，供電區(qū)域達3.74萬平方公里，擔負著向首都北京輸送安全、可靠、穩(wěn)定的電能和向市4區(qū)13縣的供電任務。公司是國家“西電東送”工程的重要樞紐，在華北電網(wǎng)中的作用和地位舉足輕重。公司管轄13個縣分公司的生產(chǎn)、經(jīng)營，各分公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)帶寬100M，各分公司之間帶寬2M。
公司檔案的來源一般有兩個：一個是公司上級及政府機構(gòu)的檔案;一個是內(nèi)部各機構(gòu)及下屬單位產(chǎn)生的檔案。公司已有辦公自動化系統(tǒng)(Lotus Notes)、檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、審閱、批示等功能。
近年來，為了從檔案建設(shè)、管理、利用等各方面達到國家規(guī)定的企業(yè)檔案建設(shè)一級標準，公司迫切需要重新部署實施檔案管理系統(tǒng)。
建設(shè)要求
1) 由于檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，辦公自動化系統(tǒng)中辦理完成的文檔需要將文檔的信息及電子文檔轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)與辦公自動化系統(tǒng)的銜接，通過該過程實現(xiàn)文件和檔案間的轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)文檔一體化。
2) 原有檔案系統(tǒng)中條目數(shù)據(jù)和電子文檔需要轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)已條目化、電子化的文檔數(shù)據(jù)的再利用，降低以往工作成果的損失，減少重新電子化的工作量。
3) 公司不僅需要解決紙制材料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理，還需要解決聲音信息、視頻信息等檔案信息資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理，建立檔案數(shù)據(jù)存儲備份系統(tǒng)，集中存儲數(shù)據(jù)和影像文件、多媒體文件，統(tǒng)一調(diào)用，資源共享，集中維護，減少下屬單位的維護工作量，并在全公司范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案信息資料的管理和利用。
建設(shè)目標
根據(jù)對公司檔案管理的需求分析，制訂檔案管理系統(tǒng)工程總體目標：規(guī)范檔案管理的模式;和制訂數(shù)字化檔案管理的規(guī)范和提供一套相應的解決方法和數(shù)字化建設(shè)的(硬件、軟件)系統(tǒng)工程。
總體功能設(shè)計
檔案管理系統(tǒng)達到國內(nèi)一流技術(shù)水平，并形成為一個以檔案系統(tǒng)為核心的檔案、文件中心：
1) 建立對重要檔案數(shù)字化加工、采集、提供高質(zhì)量的保存和管理，以實現(xiàn)檔案、文件信息的增值，通過查詢提供高速、跨庫的多媒體信息存取服務，促進企業(yè)各類信息高效、經(jīng)濟地傳遞、為企業(yè)發(fā)展服務。
2) 是一個可擴展的網(wǎng)絡(luò)應用系統(tǒng)。其功能涵蓋對檔案的數(shù)字化加工、數(shù)字檔案信息的采集、處理、海量存儲、歸檔、組織、發(fā)布、利用、管理全過程。包括統(tǒng)一平臺基礎(chǔ)之上的多個分布式的、超大規(guī)模的、具有可互操作的異構(gòu)多媒體資源系統(tǒng)。
3) 建立數(shù)據(jù)交換平臺，實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)中電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)信息的定期導入，檔案管理系統(tǒng)原有數(shù)據(jù)的一次性導入。
總體設(shè)計方案
針對公司檔案管理的現(xiàn)狀，檔案建設(shè)采用基于公司內(nèi)部局域網(wǎng)和內(nèi)部廣域網(wǎng)范圍的公司內(nèi)網(wǎng)，建立檔案采集、檔案管理、檔案利用三個子系統(tǒng)的方式：
由上圖可知，系統(tǒng)支持市、縣區(qū)的兩層行政業(yè)務劃分方式，下一級的數(shù)據(jù)和圖像可通過遠程通信服務向上一級歸檔，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中。其中索引數(shù)據(jù)服務器、文檔服務器根據(jù)需要合并為一臺服務器。影像及索引數(shù)據(jù)由信息中心進行統(tǒng)一保管，通過大容量磁盤柜進行數(shù)據(jù)備份。
服務器和存儲設(shè)備部署在市供電公司信息中心的機房內(nèi)，索引數(shù)據(jù)、影像文件、多媒體文件統(tǒng)一集中存放。市供電公司內(nèi)部用戶通過內(nèi)部局域網(wǎng)進行掃描、錄入、檢查、查詢、管理等檔案工作，縣分公司用戶通過DDN遠程連接到市公司的局域網(wǎng)內(nèi)進行掃描、錄入、檢查、查詢、管理等檔案工作。
當需要查詢檔案資料時，在查詢工作站上即可查詢到所有的數(shù)據(jù)，再不需人員進行原始檔案的查詢。該查詢工作站可以是在局域網(wǎng)內(nèi)的，也可以通過DDN遠程連接到局域網(wǎng)內(nèi)，這樣一些在分支機構(gòu)或辦事機構(gòu)就可以通過這種方式進行遠程查詢。實現(xiàn)部署一套檔案系統(tǒng)，市公司和下屬縣分公司共同使用，節(jié)約硬件的投入和減少今后升級維護的難度。
檔案管理系統(tǒng)采用了具有開放的、自由的、大型的、具有B/S多層結(jié)構(gòu)的技術(shù)應用平臺 D DJ2EE，使用ORACLE 9i數(shù)據(jù)庫。
功能介紹
I 檔案采集子系統(tǒng)
非數(shù)字化檔案內(nèi)容的采集
系統(tǒng)提供了各種非數(shù)字化檔案的數(shù)字化采集方案，每個采集模塊采用組件的技術(shù)開發(fā)，可根據(jù)系統(tǒng)的實際情況均衡負載實現(xiàn)動態(tài)的、分布的、在不同的服務器上運行。
檔案數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)提供了案卷級著錄、文件級著錄、檔案掃描錄入、文件查詢、檔案重掃補掃、檢查、案卷管理等處理功能
對于紙質(zhì)檔案主要采用掃描儀、數(shù)碼相機數(shù)字化成TIFF、JPEG等黑白和彩色影像文件進行存儲管理。對于幅面較大、超出掃描儀掃描范圍的檔案，系統(tǒng)提供影像無縫拼接功能，即可將大幅面檔案分成幾部分進行掃描，最后使用軟件進行拼接處理，形成完整的圖像。由于系統(tǒng)使用先進的圖像處理及優(yōu)化技術(shù)，拼接的圖像效果與完整掃描的圖像效果相近。
信雅達檔案影像處理系統(tǒng)對于掃描采用獨特的“錄入虛擬層”技術(shù)，因此信雅達檔案影像處理系統(tǒng)可以支持現(xiàn)在市面上幾乎所有的掃描儀，包括工程掃描儀在內(nèi)。
對掃描的圖像進行檢查和校正后，對需要的部分進行OCR處理;并生成相應的全文電子文檔，形成全文檢索庫，為在利用時實現(xiàn)全文檢索提供條件。
完成對掃描的圖像進行檢查、校正和OCR處理后，對檔案進行歸檔。
多媒體檔案內(nèi)容的采集
使用視頻采集系統(tǒng)、音頻采集系統(tǒng)、照片底片掃描儀等采集方式對媒體檔案(膠片、錄音帶、CD等存儲介質(zhì)上的音頻信號;VHS磁帶、Hi-8磁帶、激光唱片、VCD、DVD等存儲介質(zhì)上的模擬視頻信號)轉(zhuǎn)換成相應的數(shù)字格式文件，然后對這些文件創(chuàng)建案卷，著錄案卷的信息和件的信息。
完成媒體檔案的采集后，建立相關(guān)媒體檔案資料信息，如全宗號、目錄號、案卷號等和實物媒體進行匹配，并對音視頻檔案進行分段處理，表明檔案中所有的分段內(nèi)容，完成媒體檔案的著錄過程。
II 檔案管理子系統(tǒng)
包括系統(tǒng)維護管理、檔案卷宗管理、檔案信息管理、庫房管理、開放查詢管理、電子表單管理。
III 檔案利用子系統(tǒng)
建立以用戶為中心的服務模式，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將各個分散的檔案室連接起來，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)與檔案信息中心建立聯(lián)系，而不受地理位置和時間的限制，實現(xiàn)查詢。系統(tǒng)具有多種查詢途徑、強大的檢索能力、友好的用戶界面以及完善的借閱管理和調(diào)用控制功能。
能根據(jù)檢索項提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進行優(yōu)化，滿足用戶對查全率、查準率的要求;能根據(jù)用戶需要設(shè)置目錄檢索、元數(shù)據(jù)檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索;提供強大的視頻音頻查詢服務;能對查詢結(jié)果進行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印輸出等技術(shù)處理;能通過數(shù)據(jù)調(diào)度和數(shù)據(jù)集成等方式建立檢索機制，利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)對電子文件資源(包括目錄、索引和全文)進行遠程查閱和調(diào)用，并對檔案存放情況、利用情況進行各種統(tǒng)計。
系統(tǒng)能夠完成檔案工作所需的任意報表的設(shè)計和打印工作，而且可以通過系統(tǒng)提供的強大的報表設(shè)計功能來打印和統(tǒng)計各種檔案數(shù)據(jù)。此功能可以靈活的定義統(tǒng)計項和檢索條件等�？梢源蛴n案管理所需的所有信息。
IV 數(shù)據(jù)交換平臺
供電公司站在信息基礎(chǔ)建設(shè)的高度，規(guī)劃建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)。檔案系統(tǒng)需要實現(xiàn)和供電公司OA系統(tǒng)、原有檔案系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換。并為未來建設(shè)的系統(tǒng)建設(shè)數(shù)據(jù)交換平臺，提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換接口。
項目評價
檔案管理系統(tǒng)項目涵蓋了檔案工作的各環(huán)節(jié)，檔案管理系統(tǒng)以分布式的海量數(shù)據(jù)庫為支撐，基于檢索技術(shù)和高速網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化管理和提供多功能服務的數(shù)字檔案。
最終實現(xiàn)了以建立全公司檔案數(shù)字化綜合應用系統(tǒng)為重點，以高效率的業(yè)務管理、高可靠的資源服務為宗旨，滿足檔案利用者(下屬單位或個人)和檔案管理者需求的建設(shè)目標。項目建成后的電力公司，在電力檔案資源利用工作方面又掀開了嶄新的一頁。
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