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檔案管理電子化論文范文
[摘 要] 本文從文書(shū)檔案電子化的基礎(chǔ)理論入手，分析文書(shū)檔案電子化管理的收集、歸檔、存儲(chǔ)等辦法，進(jìn)而提出文書(shū)檔案電子化的發(fā)展趨勢(shì)。
[關(guān)鍵詞] 文書(shū)檔案；電子化；管理
文書(shū)檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)重要組成部分，是我們了解國(guó)家和行業(yè)政策法規(guī)，執(zhí)行上級(jí)任務(wù)以及內(nèi)部工作上傳下達(dá)、互相溝通的主要載體之一，也是一個(gè)單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)。隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，在辦公環(huán)境不斷電子化的趨勢(shì)下，組織機(jī)構(gòu)的各類(lèi)業(yè)務(wù)文檔直接在計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)撰寫(xiě)和傳遞的比例越來(lái)越高，檔案工作的重點(diǎn)從面向檔案實(shí)體管理為主，逐漸向?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。為適應(yīng)文書(shū)檔案數(shù)量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書(shū)檔案電子化管理模式應(yīng)運(yùn)而生。
1 文書(shū)檔案電子化的理論基礎(chǔ)
�。�1）文書(shū)檔案電子化的涵義。文書(shū)檔案電子化管理就是檔案管理理念要實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理向電子化管理的轉(zhuǎn)變，管理方式以辦公系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)為依托，以電子文件的形式把以往手續(xù)繁雜的辦公行為轉(zhuǎn)變?yōu)槿菀變?chǔ)存、查找的電子信息。簡(jiǎn)言之，是一種手工模式向智能模式的轉(zhuǎn)變。
（2）文件生命周期理論。指文件從產(chǎn)生直到因喪失作用而被銷(xiāo)毀，或者因其具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程。是研究文件從最初形成到最終銷(xiāo)毀或永久保存的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論，是對(duì)文件到檔案運(yùn)動(dòng)過(guò)程和規(guī)律的客觀描述和科學(xué)抽象。文件生命周期理念提示了文件運(yùn)動(dòng)的3個(gè)階段，即現(xiàn)行階段、暫行保存階段和永久保存階段。
�。�3）前端控制理論。是根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原則，對(duì)電子文件從生成到歸檔的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一要求，把可以預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控功能和檔案管理功能，嵌入?yún)f(xié)從辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對(duì)文件、檔案工作的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行有效地監(jiān)督，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的超前控制和全程管理。
（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)文件處理環(huán)節(jié)和檔案處理環(huán)節(jié)的有效銜接，借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，把“文書(shū)處理”和“檔案管理”這兩個(gè)管理系統(tǒng)看成是一個(gè)系統(tǒng)工程中的兩個(gè)子系統(tǒng)，從組織制度、管理方式到工作程序都實(shí)現(xiàn)科學(xué)、真正的統(tǒng)一管理，確保文件在整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)全面控制和綜合管理。文檔一體化的實(shí)施必須依賴于規(guī)范化的公文處理，從文書(shū)處理工作開(kāi)始實(shí)行規(guī)范化，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行超前控制，使文書(shū)檔案在經(jīng)過(guò)規(guī)范化的處理后，形成一個(gè)最終歸宿和最長(zhǎng)久的價(jià)值體現(xiàn)，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮檔案的真正效果。
2 文書(shū)檔案電子化的管理辦法
�。�1）文書(shū)檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運(yùn)用，文書(shū)電子文件的收集與積累往往是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行的，其收集與歸檔比紙質(zhì)文件更為困難和復(fù)雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時(shí)間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門(mén)及時(shí)收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個(gè)人分散保管。此外，電子文件歸檔時(shí)還要有附屬于每一份文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲(chǔ)格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄；動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過(guò)程的記錄，以加強(qiáng)檔案原始性的認(rèn)定，確保電子文件的有效利用。同時(shí)，電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時(shí)進(jìn)行核對(duì)、審驗(yàn)的依據(jù)，不符合要求時(shí)發(fā)回歸檔人。數(shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動(dòng)提取為主，減少人為干預(yù)。
�。�2）文書(shū)電子檔案的存儲(chǔ)與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計(jì)算機(jī)的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對(duì)歸檔的各種類(lèi)型的文件，應(yīng)采取通用的主流存儲(chǔ)格式，對(duì)非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能。對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對(duì)不公開(kāi)的機(jī)密電子檔案應(yīng)具有脫機(jī)保管的能力。電子檔案?jìng)浞�、恢�?fù)是檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全保障，應(yīng)建立一個(gè)從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份及恢復(fù)系統(tǒng)。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁光介質(zhì)上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時(shí)復(fù)制第三套，異地保存。
�。�3）文書(shū)電子檔案雙套制保管模式。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，雖然電子檔案的利用有很多優(yōu)點(diǎn)，但由于電子檔案便于修改、拷貝和難以防偽的特點(diǎn)，以及在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案?jìng)鬟f帶來(lái)的檔案信息丟失、失真、泄密等問(wèn)題，容易使人們對(duì)電子檔案的原始性失去信任，而認(rèn)為紙質(zhì)檔案的原始性則更具有說(shuō)服力。因此，文書(shū)電子文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“雙套制”，即紙介質(zhì)與磁光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，這就很好地解決了如果文書(shū)電子檔案信息丟失，那么也會(huì)有紙質(zhì)的檔案內(nèi)容存在�？梢灶A(yù)見(jiàn)，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期，隨著技術(shù)的成熟和各方面條件的具備，會(huì)有越來(lái)越多的電子文件獨(dú)立地轉(zhuǎn)化為檔案，多種介質(zhì)并存的狀況將長(zhǎng)期存在。
3 文書(shū)檔案電子化的發(fā)展趨勢(shì)
�。�1）建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。文書(shū)檔案電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于檔案電子化使越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。目前電子檔案工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這就需要國(guó)家檔案行政部門(mén)制訂一整套系統(tǒng)化、規(guī)范化的規(guī)則，以保證電子文件、檔案信息的統(tǒng)一規(guī)范和資源共享。檔案電子化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作為一個(gè)規(guī)范化的系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開(kāi)發(fā)利用及檔案統(tǒng)計(jì)等基本業(yè)務(wù)管理功能。它不是簡(jiǎn)單地模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件特性來(lái)實(shí)現(xiàn)的，一個(gè)具有高效率、高質(zhì)量、簡(jiǎn)捷及合理化的工作模式，能夠把原有檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺(tái)并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)高度共享奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。
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