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基建檔案和文書檔案電子化管理策略的論文
1 當(dāng)前基建檔案及文書檔案電子信息化管理的不足之處
1.1 工作被動，管理滯后
由于企業(yè)缺乏對檔案管理的重視，使得檔案管理人員沒有參與到企業(yè)的工程規(guī)劃和建設(shè)規(guī)劃中。企業(yè)在進行工程規(guī)劃時，通常會召開內(nèi)部主管部門的會議，由各部門主管參與決策。主管們會根據(jù)工程投招標(biāo)的情況決定是否參與競標(biāo)，并在中標(biāo)后制定工程建設(shè)的具體方案。但是在這一系列的過程中，都沒有檔案管理人員參與其中，使得檔案管理工作出現(xiàn)了一定的滯后性。而且在整個工程的施工過程和竣工后的驗收過程中，也沒有相關(guān)部門通知檔案管理人員進行歸檔，往往是在工程驗收一段時間之后，檔案管理人員才收到通知，導(dǎo)致基建檔案的管理工作非常被動。
1.2 檔案意識不強，歸檔質(zhì)量不高
企業(yè)的檔案管理部門與施工方缺乏交流，在基建檔案管理方面沒有達成共識，使得檔案收集、編制的質(zhì)量不高，檔案部門的基建檔案數(shù)量不齊全，如土地證、產(chǎn)權(quán)證、消防資料等重要文件發(fā)生了遺失，導(dǎo)致企業(yè)在查找基建檔案時出現(xiàn)了空檔，對基建檔案的管理工作造成了嚴(yán)重的負面影響。而且由于基建檔案管理工作的滯后性，沒有簽字蓋章的文件資料很難在工程竣工后補齊，將文件掃描進電腦后缺乏有效性，導(dǎo)致基建檔案電子化程度較低。
1.3 較低的電子化檔案利用率
由于人們習(xí)慣將文字寫在紙上，使得大多數(shù)的檔案文件都是紙質(zhì)文件，而將檔案文件信息化就需要將紙質(zhì)文件的內(nèi)容錄入到計算機中，這是非常龐大的工作量，需要文書核實每一項檔案信息，以保證錄入信息的準(zhǔn)確性。當(dāng)文書完成這些工作后，人們又不能完全信賴計算機，認為在紙上記錄的才是最正確的，導(dǎo)致保存檔案文件的計算機只是用來復(fù)印和編輯的，不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，人們查閱檔案時，依然選擇紙質(zhì)文件。而且在工作中會不斷產(chǎn)生新的檔案，這些檔案大多都是用紙張記錄的，使得企業(yè)的紙質(zhì)文件無法被取代，再加上人們始終無法完全信任計算機，導(dǎo)致檔案的電子化發(fā)展面臨著巨大的挑戰(zhàn)。
1.4 電子文件對設(shè)備存在著嚴(yán)重依賴性
計算機上有特定的檔案管理系統(tǒng)，文書需要將檔案錄入到系統(tǒng)中，并及時保存，才算完成信息的錄入。如果在這個過程中突然發(fā)生停電、計算機故障或者是系統(tǒng)崩潰，之前錄入的信息來不及保存，就會導(dǎo)致已經(jīng)錄入的文件丟失，之前的工作全都白費了。而且計算機只有在有電和網(wǎng)絡(luò)的時候才能進行電子信息的錄入和共享，如果沒有網(wǎng)絡(luò)，只能是信息的錄入和查閱，無法做到共享；如果沒有電，那么計算機就無法工作。由于電子文件對計算機存在著嚴(yán)重的依賴性，所以給檔案的電子化管理帶來了很大的困難。
1.5 檔案電子化管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化開展亟待提高
保證所有的信息管理電子化的基本要求是所有的基礎(chǔ)工作都需要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不過因為諸多原因，檔案業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性不好，案卷質(zhì)量也較差，尤其是各類檔案的著錄細則不具備一定的相容性，傳統(tǒng)軟件不具備較強的移植性，使得檔案自動化工作不具備統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，而不能綜合實施、按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行推廣，這也就嚴(yán)重阻礙了信息工作電子化的發(fā)展。
2 關(guān)于做好基建檔案和文書檔案電子化管理的對策
2.1 嚴(yán)格區(qū)分各類檔案，努力做好管理工作
檔案管理人員應(yīng)區(qū)分開文書檔案和基建檔案。企業(yè)基建項目的文書檔案，通常是指該項目中各類請示報告、批示以及為辦理項目與外單位的往來文書、復(fù)函等�；n案，是指項目工程的各種圖紙、委托書、設(shè)計施工可行性報告以及協(xié)議等。檔案管理人員應(yīng)具體問題具體分析，并對于有交叉的檔案建立互見標(biāo)識制度。如，關(guān)于項目設(shè)計方案的批復(fù)屬文書檔案，該檔案形成時，相應(yīng)項目的基建檔案具有滯后性，因此，應(yīng)在文書檔案與基建檔案中設(shè)立相互參見標(biāo)識或注解。檔案管理人員應(yīng)按照相關(guān)的法律法規(guī)，根據(jù)文書檔案和基建檔案的保管期限來劃分二者的歸檔范圍，在計算機上設(shè)置兩個管理系統(tǒng)，分別管理文書檔案和基建檔案，以便于企業(yè)工作人員的查閱和使用。
2.2 使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案軟件
基建檔案數(shù)據(jù)資源共享的實現(xiàn)比文書檔案數(shù)據(jù)資源共享要困難得多，因為基建檔案的形成是跨系統(tǒng)、跨部門，而各系統(tǒng)、各部門還沒有使用相同的檔案管理軟件，如果各單位不是使用統(tǒng)一的基建管理軟件，就會存在著系統(tǒng)文件格式標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)庫的設(shè)置不同等問題，這將影響數(shù)據(jù)資源共享的實施。在基建檔案管理軟件功能方面，軟件實用性和靈活性兩方面要完美地結(jié)合，即軟件設(shè)計要人性化，不僅便于檔案管理人員操作，有完善的在線幫助系統(tǒng)，能夠幫助檔案管理人員解決工作上遇到的問題，而且軟件要符合不同行業(yè)的需求，由用戶自行配置系統(tǒng)模塊的銜接和使用權(quán)限的審核。此外，基建檔案管理軟件必須具有較高的安全性能，包含數(shù)據(jù)存儲的安全性、系統(tǒng)必須提供多種存儲備份方法，保證數(shù)據(jù)的安全；數(shù)據(jù)要有相應(yīng)級別的安全管理措施，防止被非法修改、刪除，保證數(shù)據(jù)的原始性。
2.3 基建檔案電子文件格式著錄必須標(biāo)準(zhǔn)化
基建檔案在基建活動中形成的文件材料，根據(jù)載體可以分為文書文件、圖紙、計算書。要建立基建檔案數(shù)據(jù)資源共享的著錄和檢索體系，在各個工作階段各個職能部門中對文書文件、圖紙、計算書等信息進行著錄存儲。著錄的條目和電子文件數(shù)據(jù)的格式要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，以建立專業(yè)性、地區(qū)性或全國性的文件中心和聯(lián)機檢索中心，為檔案管理部門對基建文件材料進行立卷、編目提供便利。
2.4 電子文件和紙質(zhì)文件共存，實現(xiàn)文檔一體化工作制度
紙質(zhì)文件有著極高的歷史價值，應(yīng)作為珍貴材料進行保存，而電子檔案的實用價值很大，在實際的工作中能發(fā)揮出巨大的作用。
所以企業(yè)應(yīng)將電子文件和紙質(zhì)文件一起保存，當(dāng)電子文件有不明確的地方時，用紙質(zhì)文件作為參考，雙管齊下，實現(xiàn)檔案的互補。
2.5 建設(shè)專職隊伍，提高管理水平
隨著當(dāng)今世界信息爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為依托的知識密集型工作。這就要求管理者應(yīng)具有很強的分析能力，對一些專業(yè)性強的檔案要做到精確把握。此外，還根據(jù)利用者要求提供大量的數(shù)據(jù)檔案信息。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任。因此，有關(guān)部門應(yīng)加大檔案人員的培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)電子文件管理知識，提高電子文件管理意識，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的工作，努力提高電子文件管理水平。
實現(xiàn)企業(yè)檔案電子化管理的工作重點在于制定完善的管理制度，提高文書的技術(shù)水平，并在日常工作中將檔案的歸檔工作做好，才能提高檔案的利用率，為企業(yè)帶來更多經(jīng)濟效益。
參考文獻
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