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基建工程檔案信息化管理研究論文
摘要：隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息傳媒技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的載體對象發(fā)生了巨大的變化，檔案形態(tài)逐漸由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形態(tài)，而檔案管理的環(huán)境也逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移。檔案管理形式、技術(shù)以及環(huán)境的改變使檔案管理的方法、理念、流程等隨之改變。本文基于網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境，對基建工程檔案信息化管理進(jìn)行分析研究。
關(guān)鍵詞：基建檔案；信息化；檔案管理
一、基建工程檔案信息化及數(shù)字化的必要性
基建工程項目建設(shè)施工過程中通常會產(chǎn)生大量有保存價值的文字、圖表、音像等資料，而且這些材料的來源涉及到建設(shè)單位、施工單位、審批部門、監(jiān)理部門、財會部門等，資料形成的過程又與基建工程進(jìn)展過程具有高度統(tǒng)一性，即立項、實施、運(yùn)行、竣工，因此基建工程檔案材料之間又具有典型的連續(xù)性、整體性與系統(tǒng)性。
二、基建工程檔案信息化及數(shù)字化的必要條件
基建工程檔案實現(xiàn)數(shù)字化及信息化管理必須具備一定的條件，只有在合適的條件下才能夠?qū)崿F(xiàn)基建工程檔案的信息化管理模式。首先現(xiàn)代計算機(jī)相關(guān)設(shè)備及信息傳輸、存儲設(shè)備等硬件是實現(xiàn)檔案數(shù)字化與信息化的基礎(chǔ)固件條件；其次現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、信息傳輸技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等是檔案實現(xiàn)數(shù)字化與信息化的技術(shù)支撐，實現(xiàn)基建工程檔案信息化管理系統(tǒng)功能的技術(shù)保障；再次科學(xué)的資料文件整理是檔案數(shù)字化的前提；最后建設(shè)合格的檔案管理隊伍是檔案信息化管理實施的人力保障。
三、基建工程檔案信息化管理及建設(shè)中存在的問題及原因分析
（1）存在的主要問題。首先基建工程項目部門在檔案管理方面的硬件設(shè)施配置不到位，總體發(fā)展不均衡，硬件與軟件之間缺乏有效的匹配，進(jìn)而造成設(shè)施在有效的生命周期內(nèi)利用率低下；其次基建工程檔案信息資源建設(shè)薄弱，檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，電子文件及音像資料的收集不齊全；再次基建工程管理檔案系統(tǒng)軟件多樣，用途單一，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)不盡相同，系統(tǒng)產(chǎn)生的各種目錄和數(shù)據(jù)格式無法統(tǒng)一；最后基建工程檔案在管理過程中檔案數(shù)據(jù)安全存在風(fēng)險，而且檔案信息化管理人才匱乏。（2）存在問題的原因分析。首先基建工程通常有多個施工單位來完成，不同單位或部門所產(chǎn)生的文件資料存在較大的差異，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和檔案材料整理、歸檔標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；其次基建工程項目通常并不太重視基建檔案的管理工作，其資金投入與人才配置不足，造成專業(yè)人才匱乏，進(jìn)而影響了檔案的信息化管理水平；再次基建工程項目在不同的施工單位施工中所形成的檔案材料水平參差不齊，檔案材料整理的隨意性較大，安全防范意識與措施不嚴(yán)格。
四、基建工程檔案信息化管理與建設(shè)的建議
�。�1）檔案信息化管理的基本原則�；üこ虣n案信息化管理一方面是建設(shè)工程項目的真實反映和記錄，是工程項目后續(xù)利用的重要依據(jù)和憑證，另一方面也是檔案的重要組成部分，在檔案開放和利用中展現(xiàn)一定的社會和經(jīng)濟(jì)價值。因此實現(xiàn)基建工程檔案信息化管理需要遵循應(yīng)的原則：一是注重效益的原則，結(jié)合用戶需求分析結(jié)果而進(jìn)行檔案信息化、數(shù)字化管理；二是統(tǒng)籌規(guī)劃原則，檔案信息化管理需整體考慮、系統(tǒng)規(guī)劃、詳細(xì)論證；三是資源共享原則，這也是檔案管理信息化發(fā)展的必然趨勢和要求；四是保障安全的原則，檔案信息化管理必須確保檔案信息的安全性與完整性。
（2）檔案信息化管理的任務(wù)。基建工程檔案信息化管理與建設(shè)中，首要任務(wù)是實現(xiàn)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用程度，繼續(xù)推行計算機(jī)管理檔案；二是檔案信息資源建設(shè)，其中檔案信息化管理系統(tǒng)的多媒體數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)是重點；三是檔案信息化管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，這是實現(xiàn)檔案信息化管理功能的技術(shù)保障；四是檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，完善基建工程檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)體系；五是檔案信息化人才隊伍建設(shè)，提高檔案管理工作人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能；六是檔案信息化保障體系建設(shè)，采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施。
�。�3）基建工程檔案信息化管理的途徑。從傳統(tǒng)管理方式向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵是建立基建檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案信息化與數(shù)字化的過程速度快、準(zhǔn)確率高、轉(zhuǎn)化成數(shù)字文獻(xiàn)存儲空間小。結(jié)合基建工程特征，建立部門立卷制，使檔案管理部門和產(chǎn)生基建檔案的部門協(xié)同合作，使用同一的檔案管理軟件。此外，基建工程檔案信息化管理需建立網(wǎng)絡(luò)化共享機(jī)制，充分發(fā)揮計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，將檔案管理軟件與內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)端口銜接，初步建立局域網(wǎng)下計算機(jī)終端上傳、檢索、借閱、下載、打印等功能。此外，基建工程檔案信息化建設(shè)與管理中需要注重網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)問題，加強(qiáng)安全措施，提高網(wǎng)絡(luò)的安全性，建立檔案保密級別與權(quán)限，詳細(xì)劃分檔案公開與保密的界限。加強(qiáng)基建工程檔案管理中的各項規(guī)章制度建設(shè)，建立技術(shù)規(guī)范的網(wǎng)絡(luò)信息安全管理制度。
參考文獻(xiàn)：
[1]朱斌.高校基建項目管理信息化實施策略研究[D].山東大學(xué).2014.1136
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