新型網絡環(huán)境下檔案管理模式的研究論文

　　一、電子檔案生成對傳統(tǒng)檔案管理的影響

　　電子檔案是日常檔案管理的重要組成部分之一，檔案管理者要利用計算機系統(tǒng)建立功能相對完善的檔案信息系統(tǒng)。在收集和加工大量分散的信息的同時，將日常工作中遇到的問題以查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表、系統(tǒng)等進行科學管理，建立搜索引擎和檢索體系，使各職能部門能運用規(guī)定權限隨時查閱和傳送有效信息。在現(xiàn)階段工作中，電子文件與紙質文件管理模式大致可分為：先有紙質文件，然后根據個人需求以及儲存條件將文件轉化為電子版本的數(shù)字化過程；另外一種就是，因為長久以來的閱讀習慣以及文件存檔便捷性，將電子文件利用計算機轉換成紙質文件。形成一種紙質文件和電子版本文件共存的模式。它們各自發(fā)展又相互依存，改善自身功能的同時進一步提高工作效率。

　　信息形態(tài)的多樣性、極強的可操作性和傳遞的高速便捷，部分電子文件由于格式等方面的原因無法轉換為標準的紙質文件，或因為基數(shù)和字數(shù)限制，使得紙張難以如實記錄各種數(shù)據。且因為信息的多樣性，電子音頻、視頻等大量聲相形式的運用也給紙質記錄帶來難度。隨著信息技術的進步和社會信息化進程，這種只能以數(shù)字形態(tài)生存的文件的種類和數(shù)量會越來越多，其復雜程度也會日益加深。要使兩種載體檔案的信息管理融為一體，建立與紙質檔案同步的檔案信息管理系統(tǒng)；增加檢索目錄的數(shù)據模塊分析統(tǒng)計；根據檔案屬性及需求來決定是否形成電子檔案，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，協(xié)調管理。

　　二、新型網絡環(huán)境下電子檔案的安全

　　由于網絡的便捷性，越來越多的文件通過網絡傳輸。網絡的普及，對電子檔案需求量增大。在網絡環(huán)境下，大部分文件已開始使用認證信息、電子簽名等專業(yè)技術來防范網絡攻擊，但是在安全問題上還是對檔案管理者提出了一定挑戰(zhàn)。因此電子檔案的安全問題可從以下幾個方面著手解決，一是計算機系統(tǒng)的安全保障，二是檔案傳輸和修改保存的安全，三是檔案雙備份的普及。

　　保密性即在公開開放的網絡環(huán)境下，電子檔案在傳輸和訪問的過程中信息不會泄漏。電子信息在有條件的前提下都可互相轉換和拷貝。這就要求我們避免使用社交軟件及公開信箱傳送檔案。完整性即電子檔案在傳輸過程中不會出現(xiàn)損壞，內容不會篡改。因為網絡的不穩(wěn)定性及各種文件格式的轉換條件缺損，保存形式越來越多樣化，影響電子檔案的完整性。部分紙質檔案轉換為電子檔案，文件出現(xiàn)雙份保存，帶來便利的同時也增加了檔案歸檔和整理的工作量，工作繁重，管理者容易出現(xiàn)紕漏。

　　三、新型網絡環(huán)境下電子檔案管理途徑思考

　　3。1 構建安全的電子檔案數(shù)據庫

　　利用現(xiàn)代數(shù)據管理技術及檔案歸類保密等級，建立好安全完善的電子檔案數(shù)據庫。對于涉密文件及較高的電子檔案，需定期對檔案管理人員進行全面、系統(tǒng)性的培訓，明確工作職責和操作規(guī)范。進行合理的操作權限分配，劃分訪問和控制權限，保證每個文件的收集、整理、生成及上傳下達規(guī)范化。

　　其次，需在提高軟硬件設施的配備。運用先進的監(jiān)測系統(tǒng)，及時發(fā)現(xiàn)非法入侵行為；積極更新網絡病毒庫，避免病毒感染；積極對本單位的電子檔案專用設備進行維護與遠程監(jiān)控，合理運用信息安全技術，加強保障。

　　3。2 完善管理制度與增強創(chuàng)新意識

　　在管理方式上，要實現(xiàn)管理程序文件化、科學化和現(xiàn)代化，加強電子檔案的統(tǒng)一管理，發(fā)揮檔案管理者的主觀能動性。檔案管理人員要最大限度的發(fā)揮檔案功能，縱向和橫向，多元化的進行資源整合。配合上級主管部門，建立電子檔案數(shù)據庫和信息監(jiān)控，設置權限瀏覽，在提供便捷工作方式的同時，做到上下共享資源。

　　3。3 改進人才培養(yǎng)模式向創(chuàng)新型轉變

　　在原有的人才培養(yǎng)模式基礎上拓展新方法，提高工作人員綜合素質的同時，加強管理人員的規(guī)范化教育和創(chuàng)新思維模式培訓。在日常工作中發(fā)現(xiàn)問題，針對問題不斷提高自身的操作能力，更好地適應電子信息管理模式。發(fā)揮檔案電子管理的優(yōu)勢，建立信息一體化的管理模式，提高專業(yè)業(yè)務技能。

　　3。4 提高檔案館建設標準及紙質檔案的保存技術

　　根據《檔案法》《檔案館建筑設計規(guī)范》《檔案館安全管理標準》等一系列法律法規(guī)標準，適應建設需要，使得建筑設計符合功能、安全、衛(wèi)生等方面的基本要求，根據不同等級、不同規(guī)模和職能配置，使各類檔案及資料保管安全、調閱方便。

　　紙質檔案有易損壞，無法再生，需要保密等特點。提高紙質檔案保存環(huán)境，研究紙質檔案保存技術，做到制作影印副本、對已損壞的檔案及時修復，如加膜、修裱、去污、增塑，電子和紙質同步存檔等，降低非檔案化風險。

　　四、結語

　　隨著現(xiàn)代信息技術的高速發(fā)展，檔案的電子化管理及更多新型模式的出現(xiàn)是檔案工作中面臨的新挑戰(zhàn)和新課題，也是檔案工作實踐和發(fā)展中衍生出的新事物。檔案工作者應不斷完善工作流程，不斷開發(fā)新技術，不斷學習實用的技術，不斷提高創(chuàng)新思維，努力使檔案管理工作在電子化大環(huán)境下發(fā)揮出其應有的作用。

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