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淺析提升檔案管理人員素質(zhì)教育的方法論文
摘要：如何在新時期繼續(xù)保證我國現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作持續(xù)、健康、穩(wěn)定地發(fā)展, 努力探討現(xiàn)代社會發(fā)展對檔案管理工作者素質(zhì)的基本要求具有重要意義。鑒于此, 文章重點針對加強檔案管理人員素質(zhì)教育的方法進行了分析, 以供借鑒。
關(guān)鍵詞：檔案管理人員; 素質(zhì)教育; 有效方法;
隨著電子檔案的應(yīng)用和發(fā)展, 檔案的收集方式和存儲方式也發(fā)生了轉(zhuǎn)變, 進一步提高了檔案管理的科學(xué)性、準確性以及安全性。同時, 隨著檔案管理水平的提高, 檔案管理人員也要積極主動地提升自身的專業(yè)素質(zhì), 才能有效滿足現(xiàn)代化檔案管理的要求, 這是檔案管理實現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。
一、檔案管理人員現(xiàn)狀分析
相關(guān)企業(yè)對于檔案管理的重視程度不足, 管理中存在制度上的缺陷, 出現(xiàn)問題時無規(guī)可依, 導(dǎo)致不能及時糾正出現(xiàn)的錯誤。首先, 檔案管理工作者在工作中沒有給予檔案管理工作足夠的重視, 形成了應(yīng)付了事的觀念。其次, 檔案管理人員專業(yè)能力不高, 對檔案建設(shè)理解有偏頗。檔案建設(shè)中盲目追求量的多少, 往往忽視了對檔案整理及調(diào)研的實際需求, 以至于檔案失去了其應(yīng)有的使用價值, 沒能達到檔案資源建設(shè)的目的。檔案管理工作者必須具備專業(yè)素質(zhì)、敬業(yè)精神以及負責(zé)任的態(tài)度, 深入調(diào)查實際需求, 具備一定的檔案管理專業(yè)知識。尤其是面臨著目前檔案種類增多、信息化不斷發(fā)展的情況。檔案本身是一個大型的數(shù)據(jù)資源庫, 而當(dāng)前檔案的主要作用僅僅是一個儲蓄罐。如何提高適應(yīng)發(fā)展的需要, 高效保質(zhì)保量做好檔案管理工作有待思考。
二、加強檔案管理人員素質(zhì)教育的方法
(一) 加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)。
新時期, 檔案管理工作是一個不斷創(chuàng)新和完善的工作, 對此作為崗位的負責(zé)人, 檔案管理人員也要積極汲取和完善自身的專業(yè)知識, 不斷提升自身的崗位技能。首先, 企業(yè)要積極為檔案管理人員提供系統(tǒng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機會, 幫助檔案管理人員獲取先進的檔案管理思想和理念, 完善現(xiàn)有的檔案管理工作方法。其次, 檔案管理人員也要樹立自主學(xué)習(xí)的意識, 積極學(xué)習(xí)自身崗位所涉及的知識, 豐富自身的檔案專業(yè)知識, 并積極學(xué)習(xí)相關(guān)的政策法規(guī)和先進的檔案保護技術(shù)。
(二) 完善激勵及鞭策機制。
科學(xué)的激勵以及處罰政策能夠充分調(diào)動職工的工作積極性, 檔案管理人員當(dāng)然也不例外。然而, 獎懲政策的構(gòu)建卻是有難度的, 大多數(shù)獎懲機制存在缺陷, 其系統(tǒng)性、可操作性以及科學(xué)性都不盡如人意, 很大一部分人社部門甚至沒有相應(yīng)獎懲政策。應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實際情況, 制定檔案管理工作人員獎懲政策, 通過激勵機制提升其責(zé)任感, 從而達到提升檔案管理工作質(zhì)量的效果。
(三) 建立內(nèi)外監(jiān)督機制。
企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員組成監(jiān)督小組, 對檔案管理人員進行考評監(jiān)督, 稱之為內(nèi)部監(jiān)督, 監(jiān)督小組定時對保密、管理、業(yè)務(wù)、作風(fēng)、效率等工作內(nèi)容進行考評;由上級監(jiān)督和群眾監(jiān)督組成的監(jiān)督叫作外部監(jiān)督, 檔案管理人員應(yīng)接受上級不定期的抽查, 更要接受群眾的意見或投訴, 虛心采納, 對不足之處進行及時更改、調(diào)整。
(四) 提高檔案管理人員對計算機和現(xiàn)代信息設(shè)備的應(yīng)用水平。
現(xiàn)階段, 隨著計算機和現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展, 創(chuàng)新了傳統(tǒng)檔案管理人員的工作方式和工作內(nèi)容, 憑借傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗和方法已經(jīng)不能勝任現(xiàn)階段的電子檔案管理工作, 因此檔案管理人員也要積極提高自身的計算機和現(xiàn)代信息設(shè)備的應(yīng)用水平。檔案管理人員在電子檔案管理系統(tǒng)的日常維護和管理中, 要熟悉和了解現(xiàn)代化的計算機檔案管理系統(tǒng), 掌握一定的計算機技能。同時, 21世紀, 科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展進一步實現(xiàn)了無紙化辦公, 檔案管理人員就要具備熟練操作現(xiàn)代化設(shè)備的能力。
(五) 增強檔案管理人員的基本業(yè)務(wù)技能。
第一, 嫻熟的操作技能。操作技能也被稱為動作技能、運動技能, 是通過經(jīng)常學(xué)習(xí)和連續(xù)強化而形成的合乎邏輯規(guī)則的操作活動方式。檔案人員的操作技能涉及檔案文書立卷、檔案整理、編目、鑒定、檔案目錄、標引等。第二, 卓越的管理技能。管理技能是指檔案管理工作所涉及的各級管理者運用流程、技術(shù)和知識完成檔案管理任務(wù)的能力。管理技能包括對檔案室、檔案館、檔案設(shè)備和檔案文件、文本資料等實體物質(zhì)的日常管理, 還包括對檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的系統(tǒng)管理和科學(xué)管理。檔案管理人員要認真學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理學(xué)基礎(chǔ)理論, 熟悉企事業(yè)企業(yè)現(xiàn)代辦公管理的新知識、新方法和新技能, 特別是計算機和多媒體采集等高新技術(shù)管理手段在檔案管理工作中的具體運用。第三, 靈活的信息開發(fā)技能。信息開發(fā)技能主要用于檔案管理和處理電子檔案信息所采用的各種現(xiàn)代高新技術(shù)。檔案信息資源的開發(fā)和利用是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié), 更是檔案管理人員的必備素質(zhì)。
三、結(jié)論
總之, 隨著我國現(xiàn)代化技術(shù)水平的不斷提高, 傳統(tǒng)的檔案管理方式需要創(chuàng)新, 對檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。因此檔案管理工作人員要積極站在社會發(fā)展與時代變革的全局角度上, 不斷提高自身的崗位技能和業(yè)務(wù)素質(zhì), 還要具備一定的創(chuàng)新意識和法律素養(yǎng)。
參考文獻
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