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互聯(lián)網(wǎng)+模式下會(huì)計(jì)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展論文
摘要：隨著中華人民共和國(guó)財(cái)政部國(guó)家檔案局令第79號(hào)——會(huì)計(jì)檔案管理辦法的出臺(tái)，在互聯(lián)網(wǎng)+模式下，探討如何規(guī)范高校電子會(huì)計(jì)檔案管理、提高電子會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)代化管理水平、確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)安全、形成低碳節(jié)能的電子會(huì)計(jì)檔案發(fā)展模式。
關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；會(huì)計(jì)檔案；管理；創(chuàng)新發(fā)展
2015年12月11日出臺(tái)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱管理辦法）第三條提出，會(huì)計(jì)檔案包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案；國(guó)務(wù)院發(fā)布《關(guān)于加快構(gòu)建大眾創(chuàng)業(yè)萬(wàn)眾創(chuàng)新支撐平臺(tái)的指導(dǎo)意見(jiàn)》提出，要加快推廣使用電子發(fā)票，并允許將電子發(fā)票作為報(bào)銷憑證。
1互聯(lián)網(wǎng)+模式下實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案的必要性
傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案采用紙質(zhì)歸檔，人們認(rèn)可看得見(jiàn)摸得著的紙質(zhì)檔案，但紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)占據(jù)大量空間，查找也不方便，審查時(shí)經(jīng)�；ㄙM(fèi)大量時(shí)間復(fù)印上千頁(yè)的材料才能完成審查。在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)適應(yīng)信息化發(fā)展需要，采用電子發(fā)票實(shí)行電子檔案歸檔。
2014年國(guó)家為推進(jìn)電子商務(wù)示范工程，在中國(guó)電信等3家企業(yè)開(kāi)展電子會(huì)計(jì)檔案和電子發(fā)票的試點(diǎn)，這些企業(yè)集團(tuán)采用ERP系統(tǒng)記賬，產(chǎn)生大量的電子檔案，由于財(cái)務(wù)集中到省市級(jí)部門，企業(yè)遇到兩方面問(wèn)題：一是分公司紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案大量聚集到財(cái)務(wù)共享中心，原預(yù)計(jì)使用兩年的庫(kù)房三個(gè)月就裝滿了；二是數(shù)量巨大的電子會(huì)計(jì)憑證需要打印、整理，需要耗費(fèi)大量成本�？梢�(jiàn)雙套式歸檔造成資源浪費(fèi)。
《管理辦法》第八條規(guī)定：?jiǎn)挝粌?nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案；第九條：?jiǎn)挝粡耐獠拷邮盏碾娮訒?huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。
高校是信息化程度較高的部門，應(yīng)嚴(yán)格遵照《管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行，財(cái)務(wù)部門要積極促進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案的歸檔，從根源上解決電子會(huì)計(jì)檔案的形成、歸檔。
2日本高校網(wǎng)上報(bào)銷程序
因出差報(bào)銷人員：（1）先登錄學(xué)校局域網(wǎng)的出差系統(tǒng)，錄入個(gè)人信息，確定審批人；（2）填寫出差申請(qǐng)，按照系統(tǒng)提示填寫國(guó)內(nèi)出差、國(guó)外出差，在“向?qū)徟藗鬟_(dá)信息”欄中錄入需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)，有同行人的需錄入“同時(shí)申請(qǐng)者”一欄，出差人與同行人均需在網(wǎng)上錄入信息，分別審批，待審批人同意后，出差人錄入出差時(shí)間、出差省市及單位、出差內(nèi)容，出差申請(qǐng)完成；（3）購(gòu)買車票、預(yù)訂賓館，通過(guò)局域網(wǎng)系統(tǒng)購(gòu)票及預(yù)訂賓館，超標(biāo)準(zhǔn)部分應(yīng)點(diǎn)擊“差額自己負(fù)擔(dān)”，局域網(wǎng)系統(tǒng)中顯示的所有公司均是學(xué)校通過(guò)招標(biāo)引進(jìn)并簽訂合同的公司；（4）出差回來(lái)后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)錄入信息進(jìn)行結(jié)算，點(diǎn)擊結(jié)算處理中的“國(guó)內(nèi)出差”或“國(guó)外出差”，在出差結(jié)算申請(qǐng)信息一覽表頁(yè)面選擇要結(jié)算的業(yè)務(wù)，進(jìn)入“出差補(bǔ)助計(jì)算”一欄，上面顯示出差人申請(qǐng)時(shí)填寫的各項(xiàng)信息，如果有追加內(nèi)容可以補(bǔ)充錄入相關(guān)信息；上傳出差工作報(bào)告及邀請(qǐng)函至“材料添附”；點(diǎn)擊“補(bǔ)助區(qū)分”，在下拉表中顯示補(bǔ)助、餐費(fèi)字樣，按照系統(tǒng)提示錄入相應(yīng)信息；如果使用私家車要錄入行駛里程數(shù)；在“實(shí)際費(fèi)用”一欄通過(guò)“JTB時(shí)刻表”字段查找出出差人乘坐車次、入住賓館信息及電子發(fā)票，再錄入出差地發(fā)生的車費(fèi)；經(jīng)審批人審核通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出這筆差旅費(fèi)的總和，出差人確認(rèn)后，打印結(jié)算書(shū)；如果有每筆2000日元以上的支出，應(yīng)提供原始發(fā)票，系統(tǒng)提示打印相關(guān)的原始發(fā)票粘貼單，并將原始發(fā)票貼在此粘貼單上；報(bào)銷人將打印好的結(jié)算書(shū)和貼好的原始發(fā)票投遞到財(cái)務(wù)部門。
每筆業(yè)務(wù)都需要審批人兩次審批，先是申請(qǐng)審批，有通過(guò)、保留、重做三個(gè)選項(xiàng)，結(jié)算審批有通過(guò)、不通過(guò)兩項(xiàng)，審批人根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，只有最后通過(guò)的審批，系統(tǒng)才能結(jié)算。審批工作不再受時(shí)間、地點(diǎn)的限制。
在整個(gè)報(bào)銷流程中智能取代人工，財(cái)務(wù)部門的工作從臺(tái)前轉(zhuǎn)移到幕后，財(cái)務(wù)人員集中精力辦理業(yè)務(wù)，減免差錯(cuò)的發(fā)生；為報(bào)銷人節(jié)省找審批人審批的時(shí)間及排隊(duì)等候報(bào)銷的時(shí)間；解決了審批人必須固定地點(diǎn)固定時(shí)間辦公的問(wèn)題。信息資源校內(nèi)及合作單位共享，電子發(fā)票，節(jié)約資源。
3電子會(huì)計(jì)檔案的發(fā)展
日本高校網(wǎng)上報(bào)銷流程將報(bào)賬由事后審批變?yōu)槭虑皩徟�，明確審批人責(zé)任，原始票據(jù)粘貼單需要時(shí)打印，節(jié)省財(cái)務(wù)管理成本，電子憑證、電子發(fā)票在各合作單位之間傳遞報(bào)賬存檔，提高工作效率，節(jié)省庫(kù)房空間，采用直接轉(zhuǎn)賬的形式付款，減輕財(cái)務(wù)人員工作負(fù)擔(dān)。
全國(guó)各單位應(yīng)全面實(shí)行規(guī)范的電子會(huì)計(jì)檔案管理，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的對(duì)接。審計(jì)署2010年制定《財(cái)經(jīng)信息技術(shù)會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口第一部分：企業(yè)》（GB/T24589.1——2010），對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)軟件提供的、國(guó)家審計(jì)部門需要的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范，審計(jì)署認(rèn)可了電子會(huì)計(jì)檔案的有效性。
檔案部門力求存檔電子化，推動(dòng)電子發(fā)票的接收存檔，促進(jìn)電子商務(wù)管理平臺(tái)的利用，創(chuàng)新電子檔案制度建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
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