檔案在高速公路經(jīng)營(yíng)管理的應(yīng)用論文

　　在高速公路企業(yè)中是指公路項(xiàng)目建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、收費(fèi)、路政、行政、黨群、會(huì)計(jì)、科研和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)企業(yè)和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同載體的文件材料。檔案是歷史的真實(shí)記錄，在社會(huì)實(shí)踐中具有重要的參考和憑證作用，隨著高速公路事業(yè)的快速發(fā)展，檔案的這種作用更是日益突顯，實(shí)踐證明，高速公路的發(fā)展離不開(kāi)檔案，檔案的開(kāi)發(fā)利用已成為企業(yè)發(fā)展中不可缺少的重要組成部分，檔案工作為企業(yè)的發(fā)展提供了有效的服務(wù)。檔案的利用，是實(shí)現(xiàn)檔案為社會(huì)服務(wù)的手段，是檔案工作賴(lài)以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，建立檔案、管好檔案的最終目的就是要利用檔案。

　　一、檔案在高速公路經(jīng)營(yíng)管理中的應(yīng)用范圍

　�。ㄒ唬�應(yīng)用于高速公路項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和決算。高速公路項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料的編寫(xiě)，需以項(xiàng)目建設(shè)期交工驗(yàn)收、檔案驗(yàn)收、環(huán)保驗(yàn)收和水保驗(yàn)收等文件為基礎(chǔ)和依據(jù)進(jìn)行編寫(xiě)，且項(xiàng)目竣工驗(yàn)收其中一項(xiàng)重要內(nèi)容就是對(duì)項(xiàng)目檔案資料的檢查，準(zhǔn)確、齊全、完善的檔案能促進(jìn)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作的順利開(kāi)展。高速公路項(xiàng)目決算工作，利用到包括路基、橋涵、路面、房建、交通安全設(shè)施、通信管道工程等各個(gè)施工階段的合同、結(jié)算協(xié)議、工程變更報(bào)告、結(jié)算清單、支付報(bào)表等相關(guān)材料，為決算工作的開(kāi)展提供充分、翔實(shí)、準(zhǔn)確的事實(shí)依據(jù)，不依靠檔案提供的這些信息，決算工作將難以開(kāi)展。

　�。ǘ�）應(yīng)用于高速公路的養(yǎng)護(hù)。檔案在高速公路養(yǎng)護(hù)中的應(yīng)用最為明顯，主要體現(xiàn)在通過(guò)利用原施工建設(shè)的設(shè)計(jì)、施工、竣工等文字圖表材料，為公路的日常及專(zhuān)項(xiàng)養(yǎng)護(hù)工作提供樁號(hào)位置、涵洞數(shù)量、排水溝設(shè)計(jì)、路面結(jié)構(gòu)、綠化帶設(shè)置、橋梁結(jié)構(gòu)、通信管道設(shè)置、交安設(shè)施布設(shè)、施工工藝等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，通過(guò)與原始信息的對(duì)比核查，有效推動(dòng)各項(xiàng)養(yǎng)護(hù)工程的項(xiàng)目申報(bào)、方案設(shè)計(jì)、預(yù)算編制、技術(shù)指標(biāo)參考及養(yǎng)護(hù)系統(tǒng)維護(hù)完善等工作。檔案在養(yǎng)護(hù)工程籌劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)都能體現(xiàn)出其利用價(jià)值。

　　（三）應(yīng)用于大修、續(xù)建、改擴(kuò)建工程的建設(shè)。檔案在高速公路大修、續(xù)建、改擴(kuò)建工程建設(shè)中起“主導(dǎo)”作用，所有的大修、續(xù)建、改擴(kuò)建工程的建設(shè)都不可避免地需要利用到主線工程可行性研究、初步設(shè)計(jì)、工程管理、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖、科研文件等各類(lèi)工程檔案，幫助完成征地拆遷、施工招標(biāo)、施工圖設(shè)計(jì)、施工指導(dǎo)、工程變更、支付結(jié)算、交工驗(yàn)收等工程建設(shè)期間所涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。有了檔案資料的有力支撐，不但可以節(jié)約人力物力，同時(shí)還能從檔案材料中吸取成功的經(jīng)驗(yàn)和做法，規(guī)避一些因經(jīng)驗(yàn)主義或主觀思想而在工作中可能發(fā)生的錯(cuò)誤。

　�。ㄋ模�應(yīng)用于科研項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)�；�于高速公路企業(yè)管理水平的不斷提高及創(chuàng)新管理的需求，許多關(guān)于高速公路管理的科研項(xiàng)目也應(yīng)運(yùn)而生。近幾年，僅筆者本人為其提供利用過(guò)檔案資料的科研項(xiàng)目就有多項(xiàng)，包括有《高速公路路基、路面、防排水系統(tǒng)綜合研究》《高速公路護(hù)欄標(biāo)準(zhǔn)研究》《示范工程施工圖設(shè)計(jì)分析》《基于全社會(huì)成本高速設(shè)計(jì)方案評(píng)價(jià)課題研究》《高速公路事故黑點(diǎn)的研究分析》《高速公路專(zhuān)項(xiàng)管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)》等等，這些科研課題的研究都離不開(kāi)檔案資料提供的信息保障。工程初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)及預(yù)算、竣工圖等檔案信息為其提供了事實(shí)基礎(chǔ)和理論依據(jù)。成功開(kāi)發(fā)一項(xiàng)科研成果，不僅能給社會(huì)帶來(lái)一定影響力，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，更能為解決經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的難點(diǎn)、熱點(diǎn)、重點(diǎn)問(wèn)題作出貢獻(xiàn)。檔案經(jīng)有效利用可以促進(jìn)科研項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)，而科研成果經(jīng)轉(zhuǎn)化之后可以為社會(huì)服務(wù)。

　　（五）應(yīng)用于企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理。從根本意義上講，檔案的應(yīng)用涉及高速公路日常經(jīng)營(yíng)管理的方方面面，包括財(cái)務(wù)審計(jì)、資產(chǎn)重組、法律事務(wù)、企業(yè)文化建設(shè)、工作檢查考核、材料編寫(xiě)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和報(bào)送、設(shè)備維護(hù)、房屋維修及改造等等，一方面表明企業(yè)管理對(duì)檔案的需求日益劇增，另一方面則反映檔案仍有較大的可開(kāi)發(fā)利用空間。

　　（六）應(yīng)用于高速公路經(jīng)營(yíng)管理者的個(gè)人發(fā)展。每位管理者初到一個(gè)新企業(yè)，要想迅速地了解企業(yè)的發(fā)展歷程，可通過(guò)查閱企業(yè)的組織沿革、大事記、榮譽(yù)匯編等材料，較全面地了解企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，盡快地融入企業(yè)的管理工作中。管理者評(píng)定工作職稱(chēng)，也需要找檔案“幫忙”，職稱(chēng)評(píng)定需要的資歷證明，包括任命文件、獎(jiǎng)勵(lì)文件、工程合同、工程驗(yàn)收證書(shū)、參與編寫(xiě)的書(shū)籍、制度等都可以在檔案和編研材料中找到。

　　二、檔案在高速公路經(jīng)營(yíng)管理應(yīng)用中存在的問(wèn)題與對(duì)策

　�。ㄒ唬┈F(xiàn)階段實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)管理存在一定困難。隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展，高速公路企業(yè)的檔案管理工作也應(yīng)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化管理，目的在于以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理水平。但現(xiàn)階段大多數(shù)高速公路企業(yè)的檔案信息化管理只能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的管理，只有少部分的檔案能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，這使得檔案利用的效率和效果難以有新的突破，要想實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)管理還存在一定的困難。原因主要有兩點(diǎn)，一是高速公路檔案涉及包括文書(shū)、收費(fèi)、養(yǎng)護(hù)、機(jī)電、路橋、基建、會(huì)計(jì)、路政、特殊載體等以不同途徑形成、不同載體形式存在、不同歸檔方式歸檔的各類(lèi)檔案，其中存在著是否所有檔案都有進(jìn)行數(shù)字化的必要（針對(duì)保管期限相對(duì)較短的檔案），或不宜進(jìn)行數(shù)字化的檔案（如會(huì)計(jì)憑證）的問(wèn)題。二是除了文書(shū)類(lèi)的收發(fā)文件、工程設(shè)計(jì)圖紙及歸檔照片本身以數(shù)字化文件形式存在以外，其余各類(lèi)別的檔案要想形成數(shù)字化檔案，都必須利用掃描儀進(jìn)行一一掃描存檔，工作量較大，要想實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)管理，需要投入較大的人力物力，這對(duì)于一般的高速公路企業(yè)來(lái)說(shuō)，短時(shí)間內(nèi)較難實(shí)現(xiàn)。

　　針對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)管理存在的困難，有以下幾項(xiàng)措施：

　　1、對(duì)于是否所有檔案都有進(jìn)行數(shù)字化的必要這一問(wèn)題，可根據(jù)檔案信息化的相關(guān)規(guī)章、制度要求，結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際需求，由檔案管理部門(mén)聯(lián)合相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)部門(mén)商討確定。

　　2、對(duì)不宜進(jìn)行數(shù)字化的檔案，要做好目錄及紙質(zhì)文件的管理，并努力尋求各種能夠進(jìn)行數(shù)字化的方式方法。

　　3、確定需要數(shù)字化的檔案后，由企業(yè)根據(jù)工作量的大小及人員安排，擬定有效可行的檔案數(shù)字化工作方案，并作為常態(tài)化工作堅(jiān)持執(zhí)行，保持檔案數(shù)字化工作的連續(xù)有效開(kāi)展。

　　4、要將信息化作為檔案管理發(fā)展、創(chuàng)新的突破口，針對(duì)企業(yè)自身形成電子文件的特點(diǎn)和經(jīng)營(yíng)管理流程的需要，以信息化帶動(dòng)檔案管理創(chuàng)新，確保檔案管理適應(yīng)企業(yè)信息化和企業(yè)發(fā)展的需要。要堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接。

　�。ǘ�）開(kāi)發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益難以計(jì)算。計(jì)算開(kāi)發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益，目的在于定量分析、科學(xué)評(píng)價(jià)科技檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的地位和作用。開(kāi)發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益，是指針對(duì)本單位及社會(huì)有關(guān)方面的需求，通過(guò)信息加工、報(bào)道交流、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)咨詢(xún)以及日常提供利用等方式，將科技檔案中蘊(yùn)藏的科技信息發(fā)掘出來(lái)，應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)建設(shè)之中所創(chuàng)造出來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益。開(kāi)發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益的類(lèi)型是多種多樣的。針對(duì)高速公路企業(yè)則主要有以下幾種：

　　1、利用科技檔案起憑證作用，避免、減少損失或增加收入所獲得的經(jīng)濟(jì)效益。

　　2、設(shè)計(jì)工作中復(fù)用科技檔案或開(kāi)發(fā)利用科技檔案節(jié)省設(shè)計(jì)工作量所創(chuàng)的經(jīng)濟(jì)效益。

　　3、開(kāi)發(fā)利用科技檔案使設(shè)備維修提前使用或工程提前竣工所創(chuàng)的經(jīng)濟(jì)效益。

　　4、科研成果開(kāi)發(fā)中，開(kāi)發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)的經(jīng)濟(jì)效益。

　　開(kāi)發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益難以計(jì)算的原因在于：

　　1、利用者填寫(xiě)檔案利用效果登記表一般是在借閱或歸還檔案時(shí)，而此時(shí)借閱檔案對(duì)應(yīng)所開(kāi)展的工作往往未全部結(jié)束，檔案利用者只能填寫(xiě)利用目的，對(duì)利用效果無(wú)從下手。

　　2、檔案利用往往涉及較多工作環(huán)節(jié)和部門(mén)，這就表明可能需要向不同的人、不同的部門(mén)、甚至不同的單位去收集經(jīng)濟(jì)效益數(shù)據(jù)，且存在有無(wú)法用具體數(shù)字進(jìn)行量化的效益，這是開(kāi)發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益難以計(jì)算的主要原因。

　　要解決開(kāi)發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益難以計(jì)算的問(wèn)題，首先可從企業(yè)入手，了解計(jì)算開(kāi)發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益的意義，并加以重視，在企業(yè)內(nèi)實(shí)行利用科技檔案必須計(jì)算所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益的要求，并要求檔案利用者嚴(yán)格執(zhí)行。其次是檔案利用者，在檔案利用過(guò)程中注重把有助于計(jì)算經(jīng)濟(jì)效益的數(shù)據(jù)記錄下來(lái)，在利用檔案完成相關(guān)工作后，根據(jù)記錄的數(shù)據(jù)計(jì)算或量化為可見(jiàn)的經(jīng)濟(jì)效益。再將相關(guān)經(jīng)濟(jì)效益數(shù)據(jù)反饋到檔案提供者，由其匯總整理。再次，計(jì)算經(jīng)濟(jì)效益雖無(wú)固定格式或公式，但檔案管理者也可提供一些計(jì)算要求、可供參考的方式方法等，并注重日常的檔案利用案例的收集，遇到一些短時(shí)間內(nèi)無(wú)法計(jì)算或量化為具體經(jīng)濟(jì)效益的利用案例，要保持跟蹤聯(lián)系。

　　三、結(jié)語(yǔ)

　　檔案是社會(huì)的寶貴財(cái)富，檔案的開(kāi)發(fā)和利用，是企業(yè)發(fā)展的需要，是改革創(chuàng)新的需要。高速公路企業(yè)應(yīng)注重檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，加強(qiáng)檔案管理，努力提升檔案管理水平，使檔案能更好地為高速公路事業(yè)、為社會(huì)、為改革創(chuàng)新服務(wù)。

　　【參考文獻(xiàn)】

　　[1]楊麗華.淺談檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及其意義[J].廣東科技,2013(2).

　　[2]《開(kāi)發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益計(jì)算方法的規(guī)定(試行)》.檔發(fā)字(1994)13號(hào)(1994年8月17日國(guó)家檔案局發(fā)布).

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