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檔案管理畢業(yè)論文

高校檔案信息化管理模式論文

時(shí)間:2023-03-24 02:47:51 檔案管理畢業(yè)論文 我要投稿
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高校檔案信息化管理模式論文

  摘要:隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,地方高校在教學(xué)檔案管理中存在的一些問(wèn)題也日益突出,包括檔案管理質(zhì)量不高、數(shù)字化建設(shè)不足、管理模式落后、檔案利用率低下、檔案建設(shè)投入不足等。文章對(duì)高校教學(xué)檔案管理的傳統(tǒng)模式、混合模式、信息化模式進(jìn)行了分類研究,并對(duì)教學(xué)檔案信息化的基本內(nèi)容進(jìn)行了梳理,包括教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)、信息系統(tǒng)建設(shè)、體系建設(shè)和信息化利用等。同時(shí),對(duì)教學(xué)檔案信息化管理創(chuàng)新中的融合、共享、安全、過(guò)程管理等關(guān)鍵問(wèn)題進(jìn)行了討論。文章最后指出,要強(qiáng)調(diào)檔案服務(wù),重視檔案利用,讓教學(xué)檔案工作真正成為服務(wù)師生、服務(wù)決策的得力幫手

高校檔案信息化管理模式論文

  關(guān)鍵詞:教學(xué)檔案;信息化;管理模式;數(shù)字化

  隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深入發(fā)展,地方高校教學(xué)檔案管理也面臨著諸多的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。如何通過(guò)先進(jìn)的檔案管理手段,達(dá)到規(guī)范教學(xué)過(guò)程、提升教學(xué)質(zhì)量的目的,是擺在教學(xué)管理部門(mén)特別是教學(xué)檔案管理部門(mén)面前的一項(xiàng)急待解決的問(wèn)題。以信息化為手段,對(duì)教學(xué)檔案管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新成為提升教學(xué)檔案管理效率、保障教學(xué)質(zhì)量的重要途徑。

  一、地方高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀分析

  教學(xué)檔案是高校在教學(xué)管理過(guò)程中所形成的具有保存價(jià)值的材料,包括物理實(shí)體檔案(主要是紙質(zhì)檔案)、電子數(shù)據(jù)或者是相關(guān)紙質(zhì)材料的電子化數(shù)據(jù)(如光介質(zhì)檔案、磁介質(zhì)檔案等)。隨著地方高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和辦學(xué)層次的持續(xù)提升,教學(xué)檔案建設(shè)受到一定程度的重視,也取得了明顯的成效,教學(xué)檔案收集工作已經(jīng)形成較為規(guī)范的運(yùn)行機(jī)制,檔案收集數(shù)量有了較大發(fā)展,教學(xué)檔案保管和利用工作也取得了一定的成績(jī)。但是,地方高校在教學(xué)檔案管理中仍舊存在許多問(wèn)題,有些已嚴(yán)重影響到教學(xué)工作的有效開(kāi)展。一些突出的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

 。ㄒ唬┙虒W(xué)檔案管理質(zhì)量有待提升

  一方面,教學(xué)檔案的原始質(zhì)量不高。由于絕大多數(shù)教學(xué)檔案來(lái)自于一線教師,但他們卻缺少檔案方面的專業(yè)知識(shí),提交的教學(xué)材料也很難有較高的檔案專業(yè)水平。另外,這些檔案在經(jīng)過(guò)檔案管理人員簡(jiǎn)單核查后,直接歸檔,沒(méi)有進(jìn)行必要的規(guī)范化處理,檔案管理更多的僅僅是一種低質(zhì)量低層次的“檔案保管”。

 。ǘ┙虒W(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)仍需加強(qiáng)

  傳統(tǒng)檔案的主要載體是紙質(zhì)檔案,收集、處理和利用的速度較慢,從而導(dǎo)致檔案管理效率低下。教學(xué)檔案數(shù)字化是提高教學(xué)檔案管理水平的必要途徑。所謂教學(xué)檔案數(shù)字化就是將教學(xué)過(guò)程或結(jié)果性材料轉(zhuǎn)化為可以為計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理的數(shù)字檔案。目前,教學(xué)檔案的實(shí)體仍然主要為紙質(zhì)文檔,教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)展緩慢。這里的主要原因是,教學(xué)過(guò)程材料和結(jié)果性材料基本是以紙質(zhì)檔為主,傳統(tǒng)教學(xué)模式下的檔案介質(zhì)很難在短時(shí)間內(nèi)發(fā)生根本性的變化。而且,許多紙質(zhì)教學(xué)檔案數(shù)量龐大,進(jìn)行數(shù)字化處理的工作量非常巨大。

 。ㄈ┙虒W(xué)檔案管理模式落后

  一方面,教學(xué)檔案管理模式主要還是“收繳、保管”模式。檔案管理人員的主要精力集中在把材料“收上來(lái)、保管好”,而很少考慮如何將檔案工作做得更有效率,把檔案質(zhì)量做得更好。此外,教學(xué)檔案管理的規(guī)范體系尚未形成。由于教學(xué)檔案主要是在教學(xué)部門(mén)層面進(jìn)行的,檔案專業(yè)化程度較低,檔案工作缺少嚴(yán)格的規(guī)范體系,制度也不完善,從而導(dǎo)致基層教學(xué)檔案管理呈現(xiàn)一種粗放式的狀態(tài),管理模式落后。

 。ㄋ模┙虒W(xué)檔案利用率低下

  由于教學(xué)檔案記錄了教學(xué)及管理的過(guò)程和歷史,只有學(xué)習(xí)歷史才能從歷史中發(fā)現(xiàn)規(guī)律,吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),從而更好地為當(dāng)前的各項(xiàng)教學(xué)管理工作服務(wù)。如果教學(xué)檔案不能有效地為教學(xué)工作服務(wù),檔案管理就會(huì)流于形式,而失去其應(yīng)有的意義。目前,許多地方高校由于采用的主要是傳統(tǒng)檔案介質(zhì),從而導(dǎo)致其共享和利用困難。同時(shí),教學(xué)檔案管理仍采用落后的“收繳保管”模式,而且缺乏有效的檔案信息管理系統(tǒng),檔案管理效率低下。

  (五)教學(xué)檔案建設(shè)投入不足

  地方高校在教學(xué)檔案建設(shè)上,存在投入不足的問(wèn)題。首先是空間投入不足,教學(xué)檔案室普遍存在面積不足的問(wèn)題,這給教學(xué)檔案的保管、整理和利用帶來(lái)了困難。有些教學(xué)檔案室環(huán)境較差,導(dǎo)致紙質(zhì)檔案極易受到損壞。其次是,資金投入不足,教學(xué)檔案管理的辦公設(shè)備落后,環(huán)境設(shè)施不能滿足檔案保管的基本要求,信息系統(tǒng)建設(shè)更是嚴(yán)重滯后,影響了檔案管理的效率。再一個(gè)就是,人員投入不足,許多地方高校的教學(xué)檔案管理人員是二級(jí)學(xué)院的兼職人員,普遍存在管理專業(yè)化水平不高、崗位責(zé)任不明確的問(wèn)題,使得教學(xué)檔案管理責(zé)任很難落實(shí)到位。

  二、高校教學(xué)檔案管理模式

  根據(jù)教學(xué)檔案實(shí)體對(duì)象的形式和管理方式,教學(xué)檔案管理經(jīng)歷了這樣幾個(gè)階段:紙質(zhì)檔案的人工管理階段、紙質(zhì)檔案的電子化管理階段、電子檔案的信息化管理階段。由此,可以歸納出高校教學(xué)檔案管理的三種基本模式:傳統(tǒng)模式、混合模式、信息化模式。

 。ㄒ唬﹤鹘y(tǒng)模式

  教學(xué)檔案管理的傳統(tǒng)模式是指檔案載體以教學(xué)第一手的紙質(zhì)文檔為主,而且檔案管理為人工方式。傳統(tǒng)模式在檔案載體和檔案管理上均采用了“傳統(tǒng)”模式,表現(xiàn)為檔案載體沒(méi)有從紙質(zhì)形式有效轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式,檔案管理也沒(méi)有從人工形式轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)管理形式。在教學(xué)檔案管理的傳統(tǒng)模式中,檔案形式陳舊、信息存儲(chǔ)效率低下、管理方法落后、檔案的可利用性不高。目前,許多地方高校在教學(xué)檔案管理上基本上還處于傳統(tǒng)模式。

  (二)混合模式

  混合模式是指紙質(zhì)與數(shù)字的檔案載體混合、人工與計(jì)算機(jī)的檔案管理混合的一種模式。在混合模式下,教學(xué)檔案中已經(jīng)出現(xiàn)一定的數(shù)字化檔案,但是數(shù)字化檔案的體系不完善,標(biāo)準(zhǔn)不健全,從而導(dǎo)致檔案形式多樣化且呈現(xiàn)一定的混亂狀態(tài)。同時(shí),在教學(xué)檔案管理方面,使用了一定程度的計(jì)算機(jī)輔助管理工具,但是層次不高,有些工具僅僅是一些基本的記錄功能,比如Excel、Word等一些簡(jiǎn)易的軟件系統(tǒng)。在混合模式下,教學(xué)檔案管理有了一定的進(jìn)步,但是檔案建設(shè)的質(zhì)量仍然不高,教學(xué)檔案的利用效率仍需進(jìn)一步提升。

 。ㄈ┬畔⒒J

  檔案信息化是以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為手段,對(duì)傳統(tǒng)檔案及檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行變革,實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的載體形式轉(zhuǎn)變、人工管理向計(jì)算機(jī)管理的管理模式轉(zhuǎn)變,從而提高檔案收集、處理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的效率。在教學(xué)檔案管理的信息化模式下,所有教學(xué)檔案均以數(shù)字內(nèi)容或數(shù)字目錄的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,檔案管理各項(xiàng)工作將高度自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化,檔案管理效率得到極大提升。

  三、高校教學(xué)檔案管理信息化的基本內(nèi)容

  教學(xué)檔案管理的過(guò)程環(huán)節(jié)包括檔案收集、分類編目、檔案處理、保管維護(hù)、檢索利用等。對(duì)于教學(xué)檔案管理信息化來(lái)講,其基本內(nèi)容也就是對(duì)這些環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化改造和完善,主要包括以下幾個(gè)部分。

 。ㄒ唬┙虒W(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)

  教學(xué)檔案數(shù)字化是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和條件。對(duì)于地方高校來(lái)講,許多基礎(chǔ)性的教學(xué)數(shù)據(jù)都是以紙質(zhì)文檔提交的,這阻礙了檔案信息化工作的深入開(kāi)展。為此,必須優(yōu)先做好教學(xué)檔案的數(shù)字化工作。一方面,要做好教學(xué)檔案的直接數(shù)字化,即引導(dǎo)教學(xué)檔案的提交者(主要是一線教師)按照數(shù)字化要求提供電子歸檔材料,包括課程教學(xué)材料、電子試卷、教研成果等。另一方面,要做好教學(xué)檔案的二次數(shù)字化,即通過(guò)數(shù)字轉(zhuǎn)換設(shè)備將非數(shù)字化的教學(xué)材料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的檔案,或者是建立數(shù)字化的索引目錄。

 。ǘ┙虒W(xué)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)

  教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)是對(duì)數(shù)字化教學(xué)檔案進(jìn)行有效管理的必備工具。最初的信息化管理工具可以是一些通用的計(jì)算機(jī)軟件,如Excel等,可以幫助檔案管理人員有效記錄、查找、存儲(chǔ)檔案信息,還可以進(jìn)行一些基礎(chǔ)性的統(tǒng)計(jì)分析。也有一些高校采用了一些簡(jiǎn)單的檔案管理系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行輔助檔案管理,促進(jìn)了教學(xué)檔案管理的效率。隨著互聯(lián)網(wǎng)的進(jìn)一步深化發(fā)展,基于網(wǎng)絡(luò)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)成為許多地方高校的首選。這些檔案管理線上系統(tǒng),在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)揮了重要作用,比如,它可以讓教師隨時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遞交第一手的教學(xué)材料,并由教師直接進(jìn)行數(shù)字化錄入,極大地提高了數(shù)字化檔案收集的效率。各個(gè)地方高?梢愿鶕(jù)自身教學(xué)檔案建設(shè)的實(shí)際需要,選擇購(gòu)買或自行開(kāi)發(fā)適用的管理平臺(tái),并配備相應(yīng)管理人員,提升教學(xué)檔案管理的層次和效率。

  (三)教學(xué)檔案信息化體系建設(shè)

  教學(xué)檔案的基礎(chǔ)材料形成于各個(gè)教學(xué)部門(mén),因此,教學(xué)檔案體系建設(shè)應(yīng)以教學(xué)部門(mén)為主要責(zé)任部門(mén),以教師為基本主體,結(jié)合教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)體系,對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行梳理,形成切合信息化要求的檔案體系。檔案信息化體系不但要符合檔案建設(shè)的基本規(guī)范要求,更要體現(xiàn)教學(xué)工作的基本需求,還要滿足信息化建設(shè)的各項(xiàng)要求。在對(duì)教學(xué)檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)進(jìn)行明確分類的同時(shí),還要對(duì)檔案的歸檔質(zhì)量要求進(jìn)行說(shuō)明。只有形成清晰的體系結(jié)構(gòu),才能有高質(zhì)量的檔案內(nèi)容,也才能使得信息化系統(tǒng)高效地發(fā)揮作用。

 。ㄋ模┙虒W(xué)檔案信息化利用

  教學(xué)檔案信息化的目的是提高檔案利用效率,促進(jìn)教育教學(xué)質(zhì)量的提升。檔案收集、檔案記錄、檔案保管都不是目的,檔案利用才是檔案信息化的關(guān)鍵。如何使檔案利用效果更好,信息化手段是必備的工具。通過(guò)建立教學(xué)檔案管理的信息系統(tǒng),特別是線上系統(tǒng),可有效保障教學(xué)檔案的管理和利用。同時(shí),借助于檔案管理的站或移動(dòng)服務(wù)系統(tǒng),檔案管理者和使用者也可全天候、全空間進(jìn)行檔案的管理和利用。通過(guò)對(duì)檔案系統(tǒng)不同用戶的角色分配和權(quán)限設(shè)置可以明確檔案使用的層次,使得檔案系統(tǒng)使用者能各取所需,最大限度發(fā)揮檔案信息化帶來(lái)的便利。

  四、教學(xué)檔案信息化管理模式創(chuàng)新的關(guān)鍵問(wèn)題

  教學(xué)檔案信息化是在檔案數(shù)字化基礎(chǔ)上通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行管理。對(duì)于地方高校來(lái)講,教學(xué)檔案信息化管理創(chuàng)新還面臨許多問(wèn)題,其中關(guān)鍵問(wèn)題包括融合問(wèn)題、共享問(wèn)題、安全問(wèn)題、過(guò)程檔案管理問(wèn)題、以人為本問(wèn)題等。

  (一)傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案的融合問(wèn)題

  從教學(xué)檔案的形式來(lái)講,主要分為以紙質(zhì)材料為代表的傳統(tǒng)檔案和以電子文檔為代表的數(shù)字檔案兩種。隨著教學(xué)檔案管理的發(fā)展,數(shù)字檔案所占比例在不斷擴(kuò)大,其在檔案信息化管理中的作用也日趨明顯和突出。但是,數(shù)字檔案不可能占據(jù)教學(xué)檔案的全部,有相當(dāng)一部分紙質(zhì)教學(xué)檔案是不可能轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案的或者是沒(méi)有必要轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案的,比如傳統(tǒng)課堂教學(xué)過(guò)程中形成的紙質(zhì)學(xué)生作業(yè)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、教師授課記錄等。這就需要在信息化系統(tǒng)中對(duì)這些傳統(tǒng)檔案進(jìn)行部分的數(shù)字化處理或者建立數(shù)字化索引,從而使得系統(tǒng)中能存儲(chǔ)全部教學(xué)檔案的目錄數(shù)據(jù),避免在檔案信息系統(tǒng)之外形成孤立的僵尸檔案。只有在檔案信息系統(tǒng)中做到傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案的高度融合,才能整合全部教學(xué)檔案資源,使教學(xué)檔案更好地為教學(xué)工作服務(wù)。

 。ǘ⿺(shù)字檔案的共享問(wèn)題

  和傳統(tǒng)檔案相比,數(shù)字檔案的最大優(yōu)勢(shì)就是其高效的共享性。因此,教學(xué)檔案在進(jìn)行檔案數(shù)字化處理之后,其核心工作就是設(shè)計(jì)、實(shí)現(xiàn)檔案的共享機(jī)制。這種共享機(jī)制至少應(yīng)包括三個(gè)方面的內(nèi)容:數(shù)字檔案的共享等級(jí)分類、檔案利用者的角色和權(quán)限設(shè)計(jì)、檔案管理系統(tǒng)共享功能的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案必須進(jìn)行分類,以確定其開(kāi)放共享的程度。使用者也只能根據(jù)預(yù)設(shè)的角色,被賦予相應(yīng)的檔案使用權(quán)限。此外,信息系統(tǒng)也應(yīng)該具有對(duì)應(yīng)的功能模塊,以保證檔案共享功能的實(shí)現(xiàn)。

  (三)數(shù)字檔案的安全問(wèn)題

  傳統(tǒng)檔案的安全問(wèn)題主要表現(xiàn)為檔案的無(wú)意損害及遺失等。數(shù)字檔案在開(kāi)放共享的同時(shí),其安全問(wèn)題也顯得較為突出。分類管理、角色設(shè)置、權(quán)限控制等是解決數(shù)字檔案安全問(wèn)題的主要途徑。此外,修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞、安裝防火墻、殺毒軟件也是保障數(shù)字檔案安全的重要手段。在教學(xué)檔案信息化過(guò)程中,既要堅(jiān)持檔案的開(kāi)放共享,也要保障檔案系統(tǒng)的安全可靠。要在教學(xué)檔案管理中,強(qiáng)化安全意識(shí),特別是要強(qiáng)化數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)安全,最終通過(guò)技術(shù)手段和人為措施來(lái)改善安全環(huán)境,使得教學(xué)檔案信息化管理不但開(kāi)放、高效,而且安全可靠。

 。ㄋ模┻^(guò)程檔案管理問(wèn)題

  由于傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響,教學(xué)檔案的收集通常是在某一階段的教學(xué)環(huán)節(jié)完成之后進(jìn)行的。這樣,教學(xué)檔案保存的往往是一些結(jié)果性的材料。實(shí)際上,在整個(gè)教學(xué)過(guò)程中,有許多過(guò)程性材料也是非常重要的,具有較高的保存價(jià)值。因?yàn)椋^(guò)程材料往往更能說(shuō)明教學(xué)工作的進(jìn)展情況,也更能解釋教學(xué)質(zhì)量產(chǎn)生的根本原因。所以,教學(xué)檔案信息化管理不但要重視結(jié)果檔案,更要重視過(guò)程檔案。同時(shí),要堅(jiān)持檔案數(shù)字化與教學(xué)管理過(guò)程的高度融合,在教學(xué)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化收集和利用,讓教學(xué)過(guò)程得到有效的記錄,從而便于分析,有效指導(dǎo)后續(xù)的教學(xué)管理工作實(shí)踐。

  (五)以人為本的檔案管理

  教學(xué)檔案存在的根本目的是服務(wù)于教學(xué)工作、服務(wù)于人才培養(yǎng)。也就是說(shuō),教學(xué)檔案管理本身不是目的,只是一種提高教學(xué)管理效率的手段。地方高校教學(xué)檔案管理應(yīng)該堅(jiān)持“服務(wù)教學(xué),以人為本”的基本原則,不但要注重檔案收集和保管,更要強(qiáng)化檔案服務(wù)和利用。教學(xué)檔案存放的是教學(xué)部門(mén)的教學(xué)歷史,是教學(xué)評(píng)價(jià)和教學(xué)改進(jìn)的主要依據(jù),對(duì)于教學(xué)管理者的決策工作具有十分重要的意義。

  五、結(jié)語(yǔ)

  教學(xué)工作是高校工作的中心,教學(xué)檔案工作同樣也是高校檔案管理的核心。教學(xué)檔案信息化管理是提升管理效率的重要路徑。在教學(xué)檔案信息化管理中,一定要強(qiáng)調(diào)檔案服務(wù),重視檔案利用,不能為了檔案而檔案,要讓教學(xué)檔案工作成為服務(wù)師生、服務(wù)決策的得力幫手,讓教學(xué)檔案管理成為推動(dòng)教學(xué)改革、促進(jìn)人才培養(yǎng)的有效手段。

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