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高校檔案管理模式
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高校檔案管理模式【1】
摘 要：本文論述了檔案管理的內(nèi)容，并提出知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作的特點(diǎn)以及如何實(shí)現(xiàn)高校檔案管理模式的三大轉(zhuǎn)變。
關(guān)鍵詞：高校檔案管理;檔案管理模式;轉(zhuǎn)變
一、檔案管理的內(nèi)容和性質(zhì)
(一)檔案管理的內(nèi)容
檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D象、聲音及其他各種形式的原始記錄。
主要分為文書(shū)檔案、科技檔案、司法檔案、會(huì)計(jì)檔案、藝術(shù)檔案、人事檔案、教學(xué)檔案和外交檔案等。
(二)檔案管理的性質(zhì)和特點(diǎn)
檔案管理是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，提供檔案信息為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的一項(xiàng)工作。
基本任務(wù)是科學(xué)地管理好有價(jià)值的檔案，以滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需要。
檔案管理工作是一種專(zhuān)門(mén)的管理活動(dòng)。
作為專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)管理各部門(mén)檔案的一種獨(dú)立的業(yè)務(wù)工作，是國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。
與此同時(shí)，針對(duì)特定的部門(mén)來(lái)說(shuō)，檔案管理又是該部門(mén)各項(xiàng)管理工作的組成部分，如會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理工作的一部分，干部檔案管理是干部管理工作的一部分，科技檔案管理是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理和科研管理的重要組成部分等。
二、檔案管理的地位和作用
檔案工作是國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。
檔案工作的發(fā)展受?chē)?guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的制約和影響;同樣，國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的發(fā)展也會(huì)受檔案工作的影響。
從檔案工作與國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)的關(guān)系來(lái)說(shuō)，檔案工作處于服務(wù)地位，是條件性的工作，即為國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化活動(dòng)提供必要的資料，創(chuàng)造必要的條件。
但在一定情況下，檔案工作也起決定性的作用。
三、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作的特點(diǎn)
知識(shí)經(jīng)濟(jì)與農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)和工業(yè)經(jīng)濟(jì)相比，在下列幾方面有顯著不同：一是主導(dǎo)要素不同。
農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)要素是土地;工業(yè)經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)要素是資;知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)要素則是人才，人才是經(jīng)濟(jì)增產(chǎn)的決定力量，是社會(huì)財(cái)富的源泉。
二是競(jìng)爭(zhēng)的對(duì)象不同。
農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)條件下，競(jìng)爭(zhēng)的對(duì)象是土地;工業(yè)經(jīng)濟(jì)條件下，競(jìng)爭(zhēng)的對(duì)象是自然資源和勞動(dòng)力成本;而在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，競(jìng)爭(zhēng)的對(duì)象是人才、知識(shí)和信息，誰(shuí)擁有了人才、知識(shí)和信息，誰(shuí)就能在這場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取勝。
三是投資的重點(diǎn)不同。
工業(yè)經(jīng)濟(jì)條件下，投資的重點(diǎn)是機(jī)器、設(shè)備、生產(chǎn)線等有形資產(chǎn)，追求規(guī)模效益;而在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，投資的重點(diǎn)是人力資源開(kāi)發(fā)，提高產(chǎn)品的科技含量，加大人才培訓(xùn)力度，發(fā)展知識(shí)型企業(yè)。
四是資源形態(tài)不同。
農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)和工業(yè)經(jīng)濟(jì)條件下，自然物質(zhì)資源是資源的基礎(chǔ)，它是有限的，人類(lèi)對(duì)它的索取是有限度的，必須考慮自然生態(tài)與人類(lèi)生態(tài)之間的平衡;而知識(shí)經(jīng)濟(jì)的資源是知識(shí)、智慧、發(fā)明、管理、技術(shù)之類(lèi)，它是無(wú)限的，不受地域和國(guó)別的限制。
四、實(shí)現(xiàn)高校檔案管理模式的三大轉(zhuǎn)變
(一)由以實(shí)體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變
檔案管理強(qiáng)調(diào)以人為本，包括作為服務(wù)客體的用戶(hù)和作為服務(wù)主體的檔案人。
在以往的檔案管理中，較多注重于服務(wù)客體的讀者用戶(hù)的層面，認(rèn)為以人為本只是指面向用戶(hù)、方便用戶(hù)、以用戶(hù)為中心，而對(duì)服務(wù)主體的檔案人重視不夠。
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案人不僅僅是收集、整理、保存、提供信息，更是檔案信息資源建造者和維護(hù)者，是檔案信息資源與用戶(hù)之間的橋梁與紐帶，是高知識(shí)含量信息產(chǎn)品的設(shè)計(jì)者、生產(chǎn)者與操作者。
不言而喻，檔案人在檔案的保管和提供利用方面，扮演了越來(lái)越重要的角色。
因此，必須樹(shù)立“檔案人”與“用戶(hù)”并重的管理理念，切不可忽視“檔案人”這一關(guān)鍵要素。
只有實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變，才能更好地發(fā)揮檔案人的積極性、主動(dòng)性與創(chuàng)造性，才能在檔案的管理和各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中更充分地體現(xiàn)出檔案人的主體作用，從而適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)給整個(gè)人類(lèi)社會(huì)帶來(lái)的改變。
(二)由以硬性管理為主向以軟性管理為主轉(zhuǎn)變
要使檔案信息資源在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)揮應(yīng)有的作用，我們必須強(qiáng)化對(duì)檔案信息資源的科學(xué)管理功能，變傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理為現(xiàn)代的知識(shí)管理;變硬性管理為軟性管理，即用館藏檔案的知識(shí)含量、價(jià)值含量，提供所產(chǎn)生的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益來(lái)衡量館藏檔案的情況，從而使檔案信息資源不斷適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求，適應(yīng)廣大人民群眾對(duì)檔案利用的需求。
顯然，這種軟性管理能使檔案信息資源隨市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而不斷加快自己的開(kāi)發(fā)戰(zhàn)略，從而增強(qiáng)自己的生命力。
(三)由區(qū)域性管理向全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變
檔案部門(mén)的主要優(yōu)勢(shì)是收藏了大量的原始檔案，是國(guó)家的重要信息資源，對(duì)其加速開(kāi)發(fā)利用勢(shì)在必行。
近年來(lái)，我國(guó)檔案界相繼建立了區(qū)域性的管理網(wǎng)絡(luò)，使某一地區(qū)、某一行業(yè)或某一系統(tǒng)的檔案實(shí)現(xiàn)了資源共享。
在此基礎(chǔ)上，我們必須變區(qū)域性管理為全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理。
一方面進(jìn)行縱向聯(lián)系，就是在同行業(yè)之間建立起互通、互補(bǔ)檔案信息的新型關(guān)系，打破物理意義上的館藏資源概念，使同行業(yè)之間利用網(wǎng)絡(luò)分發(fā)信息，交流工作動(dòng)態(tài)，進(jìn)行遠(yuǎn)程存取的信息服務(wù);另一方面進(jìn)行橫向聯(lián)系，就是要與各行各業(yè)保持聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)從單一信息向綜合性信息的方向拓展，把檔案部門(mén)與圖書(shū)、情報(bào)、數(shù)據(jù)中心連接起來(lái)，形成全國(guó)性的聯(lián)機(jī)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。
參考文獻(xiàn)：
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黨校檔案管理研究【2】
摘要：本文就黨校檔案管理工作中存在的問(wèn)題展開(kāi)探討，并制定了科學(xué)有效的應(yīng)對(duì)策略。
對(duì)提升黨校檔案管理水平，發(fā)揮檔案資料核心應(yīng)用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)資源共享，有積極有效的促進(jìn)作用。
關(guān)鍵詞：黨校;檔案管理;問(wèn)題
一、前言
檔案資料用于記錄人們各項(xiàng)文明活動(dòng)，是服務(wù)大眾、傳承歷史，造福社會(huì)的重要工作，體現(xiàn)了一定的機(jī)密性、政治以及服務(wù)性。
黨校則是教育培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)干部的學(xué)府，其檔案工作同高校、黨政機(jī)關(guān)體現(xiàn)了顯著的共性特征，同時(shí)包含一定特殊性。
黨校開(kāi)展檔案管理主體負(fù)責(zé)對(duì)黨校的教學(xué)科研工作以及行政活動(dòng)相關(guān)的文字信息、圖表資料實(shí)施有序的管理并供給人性化的服務(wù)。
黨校各類(lèi)價(jià)值化檔案全面映射了其實(shí)踐發(fā)展以及變遷過(guò)程，因此為黨校核心的信息資源。
為此只有做好黨校檔案管理，方能激發(fā)檔案應(yīng)用價(jià)值，促進(jìn)黨校各項(xiàng)工作的良好開(kāi)展。
二、黨校檔案管理工作中包含的問(wèn)題
檔案管理工作在黨校各項(xiàng)工作之中發(fā)揮了重要作用，可為黨校教學(xué)管理、科研工作供給真實(shí)可靠的信息數(shù)據(jù)，還可為黨校的實(shí)踐發(fā)展、決策管理提供必要的資料參考。
然而，長(zhǎng)久以來(lái)，黨校卻存在檔案意識(shí)有限，投建硬件較多、對(duì)于軟件的建設(shè)不良等問(wèn)題。
一些人則認(rèn)為檔案管理工作同自身相關(guān)性不大，在實(shí)踐工作中欠缺責(zé)任感，不能扎實(shí)的掌握實(shí)踐技能，豐富檔案管理知識(shí)，僅能夠做好文件的管理以及表面工作。
關(guān)于檔案管理工作的體制也存在缺失的現(xiàn)象，僅對(duì)于一些紙質(zhì)資料、檔案文件制定了相應(yīng)的管理規(guī)定，卻沒(méi)有清晰明確電子檔案應(yīng)如何管理。
由于電子資料記錄以及存儲(chǔ)載體模式同傳統(tǒng)檔案有著本質(zhì)的區(qū)別，因此應(yīng)全面構(gòu)建電子信息文檔的歸檔以及管控制度，設(shè)置工作流程、管理細(xì)則，方能令黨校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)清晰、操作規(guī)范，促進(jìn)工作水平的優(yōu)化提升。
在收藏管理實(shí)踐中，一些黨校還存在技術(shù)相對(duì)落后，配設(shè)現(xiàn)代化設(shè)備應(yīng)用效率有限，沒(méi)能全面實(shí)現(xiàn)電子化、自動(dòng)化管理目標(biāo)的現(xiàn)象。
從事黨校檔案工作的人員其具備的專(zhuān)業(yè)能力與素質(zhì)水平存在一定差距，經(jīng)受過(guò)專(zhuān)業(yè)教育培訓(xùn)的員工總量有限，較多人員為半路改行，體現(xiàn)了專(zhuān)業(yè)人才的欠缺。
加之受到編制管理以及工作事務(wù)的綜合影響，崗位變動(dòng)的頻繁，進(jìn)一步對(duì)黨校檔案工作隊(duì)伍整體素質(zhì)造成了不良影響。
檔案管理工作的核心目標(biāo)在于擴(kuò)充及開(kāi)發(fā)優(yōu)質(zhì)信息資源，為黨校的發(fā)展做出必要貢獻(xiàn)。
然而，當(dāng)前一些黨校管理檔案階段中則存在資源應(yīng)用開(kāi)發(fā)欠缺的不良問(wèn)題。
令較多珍貴、高應(yīng)用價(jià)值的檔案文件長(zhǎng)久擱置，無(wú)法發(fā)揮優(yōu)質(zhì)效用。
三、黨校檔案管理科學(xué)策略
(一)提升檔案意識(shí)，促進(jìn)檔案工作全面制度化
為優(yōu)化黨校檔案管理工作，應(yīng)促進(jìn)工作人員提升檔案意識(shí)。
可借助報(bào)紙、校園網(wǎng)、電視等渠道開(kāi)展全面宣傳，令黨校教職工全面掌握檔案知識(shí)、了解有關(guān)法律法規(guī)，進(jìn)而在工作中積極主動(dòng)的做好檔案收集、匯總與整理工作，促進(jìn)其為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)貢獻(xiàn)應(yīng)有價(jià)值。
同時(shí)檔案工作人員應(yīng)積極的參與學(xué)校、有關(guān)部門(mén)組織的培訓(xùn)教育，開(kāi)闊視野，豐富工作經(jīng)驗(yàn)。
為打好工作基礎(chǔ)，可促進(jìn)檔案工作的全面制度化，應(yīng)將各項(xiàng)任務(wù)科學(xué)的分解至個(gè)人，創(chuàng)建檔案歸檔、管理、應(yīng)用、安全保密、總量統(tǒng)計(jì)以及移交規(guī)定，并將工作績(jī)效納入至考核管理計(jì)劃之中，創(chuàng)建完善健全的獎(jiǎng)懲管理體制。
還應(yīng)注重補(bǔ)充有關(guān)電子檔案管理的體制，針對(duì)其來(lái)源廣泛的特點(diǎn)，應(yīng)在承辦各項(xiàng)紙質(zhì)文件的基礎(chǔ)上將電子文件安全完整的存儲(chǔ)，并同步歸檔。
黨校管理部門(mén)則應(yīng)強(qiáng)化監(jiān)督控制、指導(dǎo)審查，開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)與績(jī)效管理，真正促進(jìn)檔案工作的高效化、規(guī)范化以及科學(xué)化。
(二)擴(kuò)充館藏內(nèi)容，促進(jìn)檔案工作信息化，提升員工技能水平
黨校檔案館藏內(nèi)容應(yīng)進(jìn)一步擴(kuò)充豐富，倘若資源匱乏，便會(huì)影響其優(yōu)質(zhì)效用的發(fā)揮。
因此應(yīng)擴(kuò)充資金投入，預(yù)留充足的檔案存儲(chǔ)空間。
還應(yīng)豐富檔案資料類(lèi)別，令其為教學(xué)以及科研工作全面服務(wù)。
黨校檔案部門(mén)還應(yīng)全面應(yīng)用電子系統(tǒng)輔助管理，引入現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)建信息橋梁。
黨校各單位應(yīng)利用內(nèi)外網(wǎng)全面接受各類(lèi)資料檔案，做好歸檔管理，進(jìn)而提升實(shí)踐工作效率，優(yōu)化工作質(zhì)量。
黨校同普通學(xué)校相比體現(xiàn)了一定的特殊性，其涉及面廣泛，同時(shí)需要嚴(yán)格緊密的工作。
因此工作人員應(yīng)進(jìn)一步豐富政治素質(zhì)，提升思想覺(jué)悟，具備良好的政治熱情，積極主動(dòng)的維護(hù)檔案工作的整體性、科學(xué)性、系統(tǒng)性以及連貫性。
另外應(yīng)豐富職業(yè)素養(yǎng)，樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)、甘于奉獻(xiàn)的精神，服務(wù)于黨校的工作大局。
檔案工作人員還應(yīng)強(qiáng)化業(yè)務(wù)技能，了解業(yè)務(wù)范疇，依據(jù)工作屬性以及特征擴(kuò)充知識(shí)儲(chǔ)備，創(chuàng)建同檔案工作良好適應(yīng)的結(jié)構(gòu)體系。
另外應(yīng)提升檔案員工處理信息技能，令其豐富掌握有關(guān)原理與知識(shí)，并熟練應(yīng)用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行檔案資源的廣泛搜集、系統(tǒng)查閱，成為專(zhuān)業(yè)管理人才。
(三)強(qiáng)化開(kāi)發(fā)應(yīng)用，促進(jìn)檔案資源全面共享
黨校檔案資源不僅具備專(zhuān)用性，同時(shí)體現(xiàn)了一定的獨(dú)立性。
因此我們應(yīng)全面應(yīng)用優(yōu)質(zhì)檔案資源，做好清晰、科學(xué)的分類(lèi)整理，令其構(gòu)成體現(xiàn)實(shí)用性、精準(zhǔn)性、真實(shí)性以及權(quán)威性的信息檔案系統(tǒng)。
應(yīng)促進(jìn)價(jià)值化檔案資源的全面共享，令其發(fā)揮良好的應(yīng)用效益。
首先可構(gòu)建黨校信息檔案全面共享與優(yōu)質(zhì)服務(wù)的實(shí)踐渠道，將科學(xué)以及共享的各類(lèi)檔案資源作為核心基礎(chǔ)，提升檔案資料服務(wù)水平。
應(yīng)提升檔案資源研究開(kāi)發(fā)力度，科學(xué)應(yīng)用信息化、現(xiàn)代化手段，完善檔案資料的目錄整理匯編以及制作編輯工作。
同時(shí)應(yīng)面向黨校員工定期發(fā)布檔案館藏的動(dòng)向、狀況，便于教職員工的便利、快速查閱。
應(yīng)完善檔案資料、信息的加工，開(kāi)展人性化的增值服務(wù)，以讀者至上，從被動(dòng)的工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)、積極的服務(wù)。
應(yīng)引入智能管理模式，對(duì)教職工提供指導(dǎo)、資訊服務(wù)，輔助其快速的查閱應(yīng)用檔案資料，進(jìn)而令黨校的各項(xiàng)檔案資源應(yīng)用開(kāi)發(fā)擴(kuò)充深度。
再者應(yīng)全面應(yīng)用黨校內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)電子檔案應(yīng)用效率水平的全面提升。
應(yīng)在黨校管理教學(xué)各個(gè)時(shí)期、不同教學(xué)進(jìn)程，依據(jù)教學(xué)服務(wù)崗位以及具體的工作任務(wù)，全面開(kāi)展優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理服務(wù)工作。
應(yīng)令黨校開(kāi)展的檔案管理在服務(wù)本校發(fā)展管理的基礎(chǔ)上，提升主動(dòng)性，促進(jìn)服務(wù)范疇的全面擴(kuò)充，激發(fā)黨校檔案管理工作的綜合效益以及社會(huì)價(jià)值。
四、結(jié)語(yǔ)
總之，強(qiáng)化黨校檔案管理，是一項(xiàng)艱巨且重要的工作任務(wù)。
我們只有積極探索、全面研究，針對(duì)實(shí)踐工作中存在的問(wèn)題制定科學(xué)有效的應(yīng)對(duì)策略，方能提升工作水平、優(yōu)化服務(wù)管理，為黨校的發(fā)展建設(shè)作出重要貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
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