高校學(xué)籍檔案管理
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摘 要：學(xué)籍檔案是高校檔案的重要組織部分，學(xué)籍檔案管理工作對保證高校學(xué)歷電子注冊、新生學(xué)籍電子注冊、學(xué)年電子注冊工作的完成有不可替代的作用。通過分析高校學(xué)籍檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，提出更好地實(shí)現(xiàn)學(xué)籍利用價值的對策。
關(guān)鍵詞：高校;學(xué)籍;檔案管理
高等學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，高校學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、工作、思想過程中直接形成的，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)和學(xué)校歷史發(fā)展的原始記錄材料，同時，還是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理、量化考核、定性定量分析、深化教育教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平、開拓人才信息資源不可缺少的條件[1]。信息化快速發(fā)展的今天，給高校學(xué)籍檔案工作也帶來了新的挑戰(zhàn)和壓力，目前高校學(xué)籍檔案管理工作已進(jìn)入高速發(fā)展時期，其管理成效直接標(biāo)志著一個學(xué)校的日常教學(xué)管理水平。
一、高校學(xué)籍檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
1.學(xué)籍、學(xué)歷管理體制改革的挑戰(zhàn)
學(xué)歷電子注冊：由于社會上假x憑泛濫，不法分子偽造學(xué)歷證書行為嚴(yán)重，為維護(hù)國家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書制度的嚴(yán)肅性和高等學(xué)校畢業(yè)生的合法權(quán)益。2000年，教育部開始建立高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度，并開始進(jìn)行試點(diǎn)工作。2001年，教育部正式頒發(fā)了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊暫行規(guī)定》，從2001年9月起全國即實(shí)行各類高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度。2010年4月，教育部在《關(guān)于普通高等教育學(xué)歷證書即時電子注冊的通知》中實(shí)施高等教育學(xué)歷證書在線即時電子注冊。至此，高等學(xué)校在對畢業(yè)生學(xué)歷資格審核后，通過中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)學(xué)籍學(xué)歷管理平臺上傳本校畢業(yè)生學(xué)歷數(shù)據(jù)注冊，即傳即審即上網(wǎng)，并形成學(xué)歷認(rèn)證網(wǎng)絡(luò)。
新生學(xué)籍電子注冊：2007年3月，教育部出臺《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦1法》，并印發(fā)《高校學(xué)生獲得學(xué)籍及畢業(yè)證書政策告知》，暫行辦法第四條規(guī)定：新生報(bào)到后，高等學(xué)校要按國家招生規(guī)定和《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》對其進(jìn)行入學(xué)資格復(fù)查。復(fù)查合格取得學(xué)籍的，依據(jù)本辦法及時進(jìn)行學(xué)籍電子注冊。此工作的實(shí)施把住了學(xué)歷電子注冊的進(jìn)口關(guān)，將學(xué)歷電子注冊的資格審核提前到了入學(xué)階段。新生學(xué)籍電子注冊政策的出臺，強(qiáng)化了省級教育行政管理部門的監(jiān)管職責(zé)，規(guī)范各省招辦錄取工作，及早地排除了學(xué)籍糾紛，遏制了高校違規(guī)招生行為，規(guī)范了高校辦學(xué)行為。
學(xué)年電子注冊：2008年10月，教育部在《關(guān)于普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)年電子注冊的通知》中要求對在校生進(jìn)行學(xué)年電子注冊工作。學(xué)年電子注冊工作是學(xué)歷電子注冊和普通高校新生學(xué)籍電子注冊的進(jìn)一步延伸和擴(kuò)充，是對在校生新學(xué)年學(xué)習(xí)資格的認(rèn)定，要求各高校在中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)學(xué)籍學(xué)歷管理平臺實(shí)時操作在校學(xué)生的學(xué)籍異動情況，加強(qiáng)了高校學(xué)生管理的基礎(chǔ)性工作，實(shí)現(xiàn)了省級教育行政管理部門對高校學(xué)籍管理工作全過程的監(jiān)督和指導(dǎo)，使學(xué)籍管理工作更趨規(guī)范化和信息化。
高等教育學(xué)籍、學(xué)歷證書電子注冊制度，為高等學(xué)校學(xué)籍管理工作提供了新的手段，也對學(xué)籍檔案管理工作提出了前所未有的挑戰(zhàn)[2]。
2.學(xué)籍檔案自身的挑戰(zhàn)
學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生入學(xué)通知書、新生入學(xué)登記表、成績單、獎懲、學(xué)籍異動、學(xué)生思想政治活動考核情況、畢業(yè)資格及學(xué)位授予情況、學(xué)生表現(xiàn)鑒定等與學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間密切相關(guān)的材料。學(xué)籍檔案具有形成的規(guī)律性、往復(fù)的特殊性、存貯方式的多種性、表現(xiàn)形式的多樣性等特征，隨著高校教學(xué)改革發(fā)展，畢業(yè)生人數(shù)的增加，學(xué)籍檔案案卷數(shù)日益增多，涉及的內(nèi)容也更為復(fù)雜、更加充實(shí)，范圍也更大，學(xué)籍檔案也被賦予更多利用價值，工作任務(wù)更繁重，要求更高，也引發(fā)了許多新狀況、新問題[3]。
檔案材料是從檔案管理實(shí)踐中得來的，學(xué)籍檔案意識缺乏、收集不及時或不能及時發(fā)現(xiàn)檔案的價值以致檔案遺失，都會使學(xué)籍檔案失去參考、憑證和利用價值。
3.服務(wù)對象的挑戰(zhàn)
隨著高等教育體制改革的不斷深化，學(xué)生與高校之間，學(xué)生變得更加主動，形成一種享受服務(wù)和提供服務(wù)的關(guān)系，學(xué)生選擇學(xué)校，學(xué)校也有義務(wù)為學(xué)生提供服務(wù)。同時隨著我國信息化的發(fā)展，社會各界是檔案管理的另一個服務(wù)對象，學(xué)籍檔案的重要性就更加凸顯出來了。對高校而言，提供高校檔案的利用價值，有助于擴(kuò)大高校的社會影響，為高校發(fā)展贏得越來越優(yōu)質(zhì)的社會資源與社會環(huán)境，因此，高校檔案部門應(yīng)從服務(wù)于高校發(fā)展的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)角度出發(fā)，立足于校內(nèi)與社會兩方面檔案需要，在有效滿足高校自身檔案需求的同時，盡最大努力實(shí)施檔案的利用價值。
學(xué)籍檔案管理工作如何面對學(xué)籍檔案服務(wù)對象的變化及時調(diào)整，更好地服務(wù)于社會各界和學(xué)生，是一個必然要面對的問題。
4.信息化服務(wù)的挑戰(zhàn)
近年來信息技術(shù)發(fā)展迅速，逐漸融入人們的生活，改變?nèi)藗兊纳罘绞�。信息化的技術(shù)作為社會各界日常工作中的基本手段得到廣泛應(yīng)用，在學(xué)籍檔案管理工作中，高校學(xué)籍檔案的工作流程仍沿用傳統(tǒng)的工作模式。如歸檔方面，二級學(xué)院形成的紙質(zhì)檔案，由教學(xué)秘書將紙質(zhì)學(xué)籍材料歸到教務(wù)部門或者由學(xué)生科歸到學(xué)生處或相關(guān)部門，最后由各管理部門移交檔案館歸檔保存并提供利用。檔案利用方面，雖然目前是以檔案系統(tǒng)信息查找為主，手工查找紙質(zhì)檔案，提供復(fù)印件為輔，但由于學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)的信息未實(shí)現(xiàn)對接，使學(xué)籍檔案的開發(fā)利用受到一定條件的限制，形成查詢手續(xù)繁瑣、查詢面窄、查詢信息不夠全面等困難。
學(xué)校的各項(xiàng)決策和規(guī)劃均以事實(shí)為依據(jù)，以信息為參考，而支撐材料多為檔案資源，這一資源不進(jìn)行開發(fā)、利用，師生、社會各界就無法便捷、快速地獲取相關(guān)的檔案資料，且將無法為學(xué)校的宏觀決策和教學(xué)管理提供深度服務(wù)，嚴(yán)格影響學(xué)籍檔案的利用價值。
二、實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的利用價值的對策
1.加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理，更好地為學(xué)籍學(xué)歷電子注冊服務(wù)
學(xué)籍管理、學(xué)籍學(xué)歷電子注冊的實(shí)施者是人，受眾者也是人，應(yīng)該樹立以人為本的學(xué)籍檔案管理理念，提高學(xué)籍檔案管理認(rèn)識，加強(qiáng)事業(yè)心、責(zé)任感。加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，科學(xué)制定歸檔范圍，高度重視學(xué)籍檔案管理材料的收集、整理、歸檔等工作，保證學(xué)籍檔案的完整、齊全，對工作步驟、分工、進(jìn)度和各階段的工作目標(biāo)進(jìn)行具體、規(guī)范籌劃，并保質(zhì)保量地做好該項(xiàng)工作。學(xué)籍學(xué)歷電子注冊網(wǎng)絡(luò)管理平臺是一個信息的收集、處理、控制、反饋的過程，該項(xiàng)工作是高校管理工作中難度較大的任務(wù)，高校各級主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予高度重視和大力支持。把它當(dāng)做一個重要環(huán)節(jié)來抓，最大限度地減少錯誤，堵塞漏洞，努力做到對學(xué)生負(fù)責(zé)，對學(xué)校負(fù)責(zé)，對人民負(fù)責(zé)，為高等教育學(xué)籍學(xué)歷電子注冊提供準(zhǔn)確、真實(shí)的數(shù)據(jù)信息。
在學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊制度下，高校學(xué)籍檔案必須進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。學(xué)籍檔案管理工作對保證高校學(xué)歷電子注冊、新生學(xué)籍電子注冊、學(xué)年電子注冊工作的完成有不可替代的作用。
2.以資源求生存，以服務(wù)求支持，以創(chuàng)新求發(fā)展
高校檔案部門應(yīng)注意學(xué)籍檔案材料的形成規(guī)律，規(guī)范學(xué)籍檔案制度，科學(xué)分類，合理組卷，加強(qiáng)檔案意識，從材料形成的源頭抓起，與學(xué)籍檔案材料形成部門溝通，遵循檔案歸檔立卷的原則，做好歸檔前的立卷檢查、指導(dǎo)工作，變被動配合為主動積累。日常工作中，要隨時將日常教學(xué)工作中產(chǎn)生的新類型學(xué)籍材料補(bǔ)充到歸檔范圍中，發(fā)現(xiàn)問題要及時與有關(guān)部門協(xié)商解決，明確檔案部門應(yīng)行政的監(jiān)督檢查、指導(dǎo)的雙重職能[4]，保證學(xué)籍檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。
在檔案信息服務(wù)時代，高校檔案部門應(yīng)積極借鑒社會服務(wù)部門的經(jīng)驗(yàn)，設(shè)計(jì)具有可操作性的服務(wù)流程、服務(wù)管理與服務(wù)評估體系，從根本上提升高校檔案服務(wù)質(zhì)量。積極、充分利用高校內(nèi)外，尤其是內(nèi)部的技術(shù)與智力資源，摸索出一套適應(yīng)高校特點(diǎn)的檔案信息服務(wù)體系。
近年來，國家非常重視高等學(xué)校教學(xué)評估工作，教學(xué)評估過程中，有相當(dāng)一部分支撐資料來源于學(xué)籍檔案材料，在這種狀況下，高校必須充分利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，建立與之相適應(yīng)的學(xué)籍檔案管理模式，進(jìn)行有效管理;將學(xué)籍管理系統(tǒng)及檔案系統(tǒng)工程進(jìn)行有機(jī)整合，建立一個富有效率的學(xué)籍檔案管理體系，使學(xué)籍檔案為日常教學(xué)管理提供高質(zhì)量服務(wù)，能量得到最佳釋放，更好地體現(xiàn)學(xué)籍檔案的利用價值。
3.強(qiáng)化信息服務(wù)技術(shù)，做好學(xué)籍檔案信息的社會化服務(wù)
在學(xué)籍檔案管理過程中，各高校的學(xué)籍管理工作的執(zhí)行者是學(xué)籍檔案管理人員。學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到高校教學(xué)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)和教學(xué)質(zhì)量的提高。應(yīng)熟悉有關(guān)學(xué)生學(xué)籍管理的政策、條例、規(guī)章及辦法，并具備學(xué)籍資料收集、整理分類及分析鑒別的能力。加強(qiáng)高校學(xué)籍管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識的學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)管理水平。實(shí)行二級管理的學(xué)校，特別要加強(qiáng)一級學(xué)籍管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，并提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心。
學(xué)籍管理的受眾是學(xué)校教學(xué)、學(xué)生和社會各界，檔案管理也由對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，高校應(yīng)做好學(xué)籍檔案的信息開發(fā)，變被動為主動，為學(xué)校教學(xué)、學(xué)生和社會各界提供服務(wù)。具體說來，可以借鑒中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)，從新生報(bào)到注冊、在校成績、學(xué)籍異動、學(xué)歷證書等全過程實(shí)行“跟蹤式”學(xué)籍檔案管理模式，做好學(xué)籍檔案網(wǎng)上檢索與服務(wù)工作，為用人單位提供便利的學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位審查服務(wù);建立畢業(yè)生就業(yè)與成長檔案，為大學(xué)社會聲譽(yù)評估和改進(jìn)學(xué)生培養(yǎng)工作提供科學(xué)依據(jù);分析各專業(yè)的畢業(yè)率和就業(yè)率，為高校改進(jìn)教學(xué)方法、優(yōu)化教學(xué)結(jié)構(gòu)提供參考[5];做好學(xué)生信息的維護(hù)對接，準(zhǔn)確地提供學(xué)籍異動、學(xué)生獎懲信息等，最大限度地滿足受眾對學(xué)籍信息查詢的需求，將學(xué)籍檔案資源共享。
4.建立和完善檔案信息管理平臺，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)的對接
加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，研發(fā)、使用配套適用的管理軟件作為檔案管理平臺來實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息化服務(wù)，建立學(xué)籍檔案的信息庫，實(shí)現(xiàn)信息查詢的實(shí)時互動。隨著信息處理速度和工作效率的提高，使學(xué)籍管理的現(xiàn)代化方法成為必然，學(xué)籍管理與檔案系統(tǒng)的對接是切實(shí)可行的。學(xué)籍檔案查詢面臨著許多難題，如：某位學(xué)生于2001年入校，休學(xué)兩次，2005年復(fù)學(xué)，按照4年制的學(xué)習(xí)過程，他應(yīng)于2007年畢業(yè)，但是由于未按教學(xué)計(jì)劃修滿課程，延遲一年畢業(yè)。如果要反映該生的學(xué)習(xí)生涯，就要查詢：一是2001年的錄取名單;二是休學(xué)學(xué)籍異動檔案;三是復(fù)學(xué)學(xué)籍異動檔案;四是2007年畢業(yè)資格終審檔案;五是證書換發(fā)材料。查找到這5份紙質(zhì)檔案材料，才串聯(lián)出該生的在校情況。
如果學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對接，就不需要檔案管理人員手工查找紙質(zhì)檔案，可以直接通過檔案管理平臺提供系統(tǒng)、完整的信息，將大大提高學(xué)籍檔案的查準(zhǔn)率、查全率，減輕檔案工作人員的工作壓力，降低檔案工作人員的工作量。
三、結(jié)語
隨著互聯(lián)網(wǎng)與學(xué)習(xí)化社會的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理信息化不僅可以為學(xué)籍檔案提供制度保障，也可以最大限度地滿足社會的進(jìn)步與教育的發(fā)展對學(xué)籍管理工作的要求。各高校應(yīng)以誠信為本，認(rèn)真做好學(xué)籍檔案管理工作，為社會提供完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠的檔案材料，發(fā)揮學(xué)籍檔案的作用，不斷促進(jìn)高等教育的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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