高校實(shí)物檔案管理

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　　高校實(shí)物檔案管理【1】

　　摘要：實(shí)物檔案與其他門類檔案一樣，都能夠真實(shí)地記載和反映學(xué)校的各項(xiàng)工作和實(shí)踐活動(dòng)，同時(shí)也為撰寫校史、大事記、年鑒等提供依據(jù)和憑證。

　　實(shí)物檔案內(nèi)容豐富，來(lái)源廣泛，涉及面大，特殊性強(qiáng)，收集、整理和保存它們，具有現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義。

　　高校實(shí)物檔案從某種程度上體現(xiàn)著學(xué)校的發(fā)展史和光榮史，有著不可替代的作用與地位。

　　關(guān)鍵詞：高校;實(shí)物檔案;管理

　　“實(shí)物檔案”即以實(shí)物為載體的檔案，檔案理論界對(duì)“實(shí)物檔案”是否屬于檔案這個(gè)問(wèn)題存在著各種各樣的爭(zhēng)議。

　　筆者認(rèn)為，實(shí)物檔案與其他門類檔案一樣，都能夠真實(shí)地記載和反映學(xué)校的各項(xiàng)工作和實(shí)踐活動(dòng)，從某種程度上體現(xiàn)著學(xué)校的發(fā)展史和光榮史，有著不可替代的作用與地位，同時(shí)也為撰寫校史、大事記、年鑒等提供依據(jù)和憑證，實(shí)物檔案內(nèi)容豐富、來(lái)源廣泛、涉及面大、特殊性強(qiáng)，對(duì)其收集、整理和保存，具有現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義。

　　一、目前高校實(shí)物檔案的管理現(xiàn)狀

　　高等院校檔案部門過(guò)去的檔案藏品的主要形式是紙質(zhì)的文書檔案。

　　隨著檔案事業(yè)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，許多新型材料也成為檔案的載體，使得高校檔案藏品的形式不斷有新的拓展，實(shí)物檔案便是高校檔案的延伸和補(bǔ)充形式。

　　在平時(shí)的走訪和參觀中，我們發(fā)現(xiàn)，在實(shí)物檔案的收集和管理工作中，許多單位對(duì)實(shí)物檔案的收集和管理工作未能像對(duì)其他門類檔案那樣給予足夠的重視，比如有的單位將歷年來(lái)所獲得的榮譽(yù)物品雜亂無(wú)序地堆放在檔案室或會(huì)議室的一角;有些隨便找個(gè)木柜擺放起來(lái)，任其長(zhǎng)年累月地灰塵蒙面，對(duì)這些榮譽(yù)物品的有關(guān)情況不做記錄，致使其獲得的日期、出處無(wú)從查考;還有些榮譽(yù)物品則散放在個(gè)人手中，特別是有的科室以及職工個(gè)人獲得后，或存放于科室辦公室內(nèi)或掛于墻上，或不當(dāng)一回事丟棄一邊，長(zhǎng)期無(wú)人過(guò)問(wèn)，時(shí)過(guò)境遷，不是被污染了，就是遭到損毀或丟失。

　　有的基層單位或未升級(jí)達(dá)標(biāo)的單位平時(shí)只注重管理幾份文件，因而使實(shí)物檔案這種形象、直觀的信息記錄得不到與其相輔相成的其他門類檔案的整理歸檔，造成了檔案管理工作的缺失。

　　二、高校實(shí)物檔案的管理方法

　　(一)確定實(shí)物檔案的收藏范圍

　　我們對(duì)檔案信息的管理通常是本著“藏以致用”的原則，因而對(duì)實(shí)物檔案的收藏也應(yīng)以利用需求作為導(dǎo)向，這需要在涉及歸檔的有關(guān)規(guī)定中予以適當(dāng)?shù)孛鞔_，同時(shí)對(duì)實(shí)物檔案歸檔范圍的制定也要注意與已有室藏檔案相協(xié)調(diào)。

　　對(duì)于那些在高校辦學(xué)過(guò)程中重大的、有歷史影響的、有深遠(yuǎn)意義的、有典型代表性的、有特殊個(gè)性的實(shí)物，方可列入收藏范圍，繼而形成實(shí)物檔案的收藏特色。

　　本著這一收藏原則，根據(jù)高校自身的特點(diǎn)和實(shí)物檔案工作實(shí)踐的具體做法，筆者認(rèn)為高校實(shí)物檔案歸檔范圍應(yīng)包括以下幾方面：一是獎(jiǎng)品類，包括獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書等;二是題名類，包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士來(lái)本單位檢查指導(dǎo)工作或參與重要活動(dòng)時(shí)的簽名、留言、題詞等;三是禮品類，包括兄弟單位、國(guó)內(nèi)外友人、校友贈(zèng)送的禮品、禮物等各種有價(jià)值的物品，等等。

　　這些實(shí)物檔案具有惟一性和不可再生性，有著十分珍貴的無(wú)可替代的收藏價(jià)值。

　　因而，在接收、征集實(shí)物檔案時(shí)，要加大珍貴、微觀、典型實(shí)物的征、收集力度，用以充實(shí)高校實(shí)物檔案的內(nèi)容，填補(bǔ)空白。

　　(二)注重實(shí)物檔案的整理和保管

　　目前，國(guó)家檔案局頒布的《高校檔案實(shí)體分類法》中沒(méi)有專門對(duì)實(shí)物檔案的分類整理進(jìn)行統(tǒng)一地規(guī)范，多數(shù)高校對(duì)實(shí)物檔案的管理處于自發(fā)狀態(tài)。

　　筆者結(jié)合自身的實(shí)際情況，認(rèn)為對(duì)實(shí)物檔案的管理應(yīng)該著重做好以下幾個(gè)方面的工作：

　　1、實(shí)物檔案的保存

　　實(shí)物檔案因其載體、形態(tài)、體積等不同的特點(diǎn)，存放占地面積較大，如要長(zhǎng)久、適宜的保存就必須配置專門的實(shí)物檔案陳列室。

　　2、實(shí)物檔案的收集

　　根據(jù)實(shí)物檔案的形成帶有一定的偶然性和隨意性等特點(diǎn)，可通過(guò)如下收集方法：(1)檔案工作者要眼觀六路、耳聽(tīng)八方，每周、每月都要與辦公室主任溝通，總體把握學(xué)校每階段的工作動(dòng)態(tài)，及時(shí)捕捉實(shí)物檔案信息，積極主動(dòng)地收集實(shí)物檔案;(2)各部門每年年底應(yīng)向檔案室送交本部門當(dāng)年獲得的證書、獎(jiǎng)狀等實(shí)物檔案。

　　個(gè)別部門希望多保留一段時(shí)間的，可在保存一段后再送交，但應(yīng)在獲獎(jiǎng)當(dāng)年將所獲獎(jiǎng)品的文字說(shuō)明書送交檔案室以備查;(3)對(duì)個(gè)人或部門所送交的實(shí)物檔案，檔案管理部門應(yīng)隨時(shí)接收;(4)凡屬校外贈(zèng)送的物品，物品接收部門應(yīng)將所收物品清單送交一份給檔案室，其中具有一般使用價(jià)值的物品，可由接收部門使用，而珍貴物品應(yīng)交與檔案室保存;(5)無(wú)論個(gè)人還是部門所送交的實(shí)物檔案，均應(yīng)附上相應(yīng)的文字說(shuō)明，并辦理交接手續(xù)。

　　如獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)狀文字說(shuō)明可包括獎(jiǎng)品名稱、獎(jiǎng)勵(lì)材料、獎(jiǎng)品級(jí)別、授獎(jiǎng)單位、授獎(jiǎng)時(shí)間、送交單位、送交時(shí)間等。

　　3、實(shí)物檔案的分類整理

　　在對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行整理歸檔時(shí)，首先應(yīng)整體把握、熟悉本校實(shí)物檔案的種類，要對(duì)各類實(shí)物進(jìn)行分析比較，從而劃分出具有代表性且能概括本校所有實(shí)物檔案的類別。

　　(1)應(yīng)根據(jù)實(shí)物的收藏價(jià)值大小劃分收藏期限。

　　應(yīng)將實(shí)物檔案的保管期限分為短期、長(zhǎng)期、永久。

　　為了節(jié)省室藏空間，作為短期保存的則可酌情而定，部分實(shí)物檔案可由有關(guān)部門自行保管;(2)按實(shí)物的級(jí)別來(lái)源進(jìn)行分類。

　　如各種獎(jiǎng)勵(lì)證書可按國(guó)家級(jí)、省部級(jí)、地市級(jí)劃分;(3)按實(shí)物的形態(tài)分類。

　　即將形態(tài)一樣的實(shí)物檔案集中在一起，如獎(jiǎng)狀類，由于各種獎(jiǎng)狀是單位和個(gè)人榮譽(yù)及成就的直接反映，在個(gè)人鑒定、單位介紹、成就展覽、編史修志中的憑證作用一目了然，因而利用率較高。

　　所以歸檔時(shí)，應(yīng)先制一封套，可用塑膜或硬質(zhì)打孔裝訂成活頁(yè)，再將獎(jiǎng)狀左邊貼在活頁(yè)上，并在扉頁(yè)處編上目錄，便于保管，不易丟失。

　　獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯類，可在實(shí)物上貼上標(biāo)記，將其拍照，歸入照片檔案，同時(shí)將實(shí)物依次編目存放，便于隨時(shí)取用。

　　錦旗類，可將其作清潔處理后，放入一定規(guī)格的檔案盒內(nèi)，編好檔號(hào)，標(biāo)名實(shí)物名稱和時(shí)間，并在卷盒右上方貼上此實(shí)物的照片。

　　如有條件可將所有的實(shí)物檔案全部拍成照片，一式三份沖洗，其中兩份由檔案部門專門保存，一份留作備用。

　　三、實(shí)物檔案的開(kāi)發(fā)利用

　　(一)利用實(shí)物檔案為學(xué)校的中心工作服務(wù)

　　實(shí)物檔案的收集、保管其目的在于利用，充分利用實(shí)物檔案更具有文化特色、直觀性強(qiáng)，具有無(wú)可辯駁的憑證作用等特點(diǎn)，多形式、多渠道、多層次、多方位的開(kāi)展利用和服務(wù)工作。

　　如舉辦展覽、申報(bào)學(xué)士學(xué)位、申報(bào)學(xué)科、校慶、教學(xué)評(píng)估等都要大量利用實(shí)物檔案。

　　(二)加大信息開(kāi)發(fā)力度，實(shí)現(xiàn)資源共享

　　建立實(shí)物檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案平臺(tái)，通過(guò)校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)，使全體師生和海內(nèi)外校友在自己辦公室就可以查找到所需的實(shí)物檔案信息，同時(shí)海內(nèi)外校友也可把自己畢業(yè)后所取得的成果通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)掃描到學(xué)校的服務(wù)器上，實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享。

　　總之，實(shí)物檔案是高校檔案的重要組成部分，各高校應(yīng)重視實(shí)物檔案的集中統(tǒng)一管理，加強(qiáng)收集工作，提高實(shí)物檔案的總體管理水平，改變被動(dòng)式服務(wù)和重藏輕用的觀念，使實(shí)物檔案真正達(dá)到記載過(guò)去、服務(wù)現(xiàn)在、啟示未來(lái)的目的。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]毛詩(shī)玉.獎(jiǎng)品檔案的收集與管理[J].湖北檔案，1999，(6).

　　[2]江中蘭.加強(qiáng)“實(shí)物檔案”管理和利用[J].四川電力技術(shù)，2002，(5).

　　[3]崇州.整理榮譽(yù)類實(shí)物檔案一法[J].四川檔案，1999，(4).

　　高校財(cái)務(wù)檔案管理【2】

　　【摘要】財(cái)務(wù)檔案管理是學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作的重要組成部分。

　　一個(gè)高校的財(cái)務(wù)管理水平常�？梢詮呢�(cái)務(wù)檔案中反映出來(lái)。

　　實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù) 檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，是擺在高校財(cái)務(wù)檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。

　　【關(guān)鍵詞】高校;會(huì)計(jì)檔案;檔案管理

　　科學(xué)規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理有利于促進(jìn)高校整體資金的運(yùn)籌發(fā)揮最大效益 。

　　目前高校普遍存在對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，意識(shí)淡薄。

　　高校財(cái)務(wù)檔案借閱制度不完善，不規(guī)范，管理環(huán)節(jié) 分散等問(wèn)題，因此，加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化和科學(xué)化管理，對(duì)現(xiàn)階段高校的改革和發(fā)展具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

　　一、高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

　　《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》“會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)”，具體包括：①會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證;②會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)帳、輔助帳、其他會(huì)計(jì)賬簿。

　�、圬�(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度、財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告;④其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè);⑤電算化會(huì)計(jì)檔案：是存儲(chǔ)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)告等的介質(zhì)，包括磁盤、磁帶、紙質(zhì)等，還包括：

　�、倜磕暌淮蔚臄�(shù)據(jù)庫(kù)備份，②財(cái)務(wù)軟件升級(jí)前的數(shù)據(jù)庫(kù)備份，③打印輸出的經(jīng)過(guò)蓋章簽字的會(huì)計(jì)資料，④每年一次的經(jīng)系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護(hù)記錄本，⑤所有版本的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、軟件，⑥其他應(yīng)該存檔的有關(guān)資料或數(shù)據(jù)。

　　二、提高學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案管理

　　1.增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)，建立高校財(cái)務(wù)檔案領(lǐng)導(dǎo)體制

　　財(cái)務(wù)檔案首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把財(cái)務(wù)檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入組織學(xué)習(xí)好《檔案法》。

　　校領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人帶頭學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案意識(shí)，使教職工做貫徹落實(shí)《檔案法》的先鋒，形成每個(gè)人都重視財(cái)務(wù)檔案，支持財(cái)務(wù)檔案并自覺(jué)地維護(hù)學(xué)校財(cái)務(wù)檔案工作的氛圍。

　　并結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，建立可行的檔案工作與高校整體發(fā)展相適應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案管理體系。

　　2.強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高能力

　　加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理者自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，一方面積極參加財(cái)務(wù)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面選拔 熱愛(ài)檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員。

　　3.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案綜合服務(wù)功能

　　高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，嚴(yán)格的做好檔案開(kāi)發(fā)利用工作，力爭(zhēng)全面系統(tǒng)完善財(cái)務(wù)檔案工作職能范圍，這樣才能為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)服務(wù)。

　　目前檔案存在著大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被擱置，相當(dāng)一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi);領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解學(xué)校財(cái)務(wù)運(yùn)行情況，不能有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)，因此，健全檔案的各種檢索工具，匯編各種有利用價(jià)值的財(cái)務(wù)資料，使財(cái)務(wù)檔案管理方法科學(xué)、管理機(jī)構(gòu)高效、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，不斷增強(qiáng)檔案部門的綜合服務(wù)功能，讓財(cái)務(wù)檔案信息資源更好地為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

　　4.加強(qiáng)檔案館的安全與保密工作是財(cái)務(wù)檔案管理的重中之重

　　要做還財(cái)務(wù)檔案的保密工作應(yīng)建立健全檔案管理規(guī)章制度。

　　規(guī)章制度中應(yīng)把檔案保密工作列入管理參與者的行為準(zhǔn)則。

　　促使人人都重視檔案保密工作，在工作中堅(jiān)持照章辦事。

　　再者，提高檔案人員的安全防范意識(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)憑證利用者和查閱人，謹(jǐn)防偷撕或涂改，還要杜絕火災(zāi)隱患。

　　增加必備手提式滅火栓，并定期檢查更換以確保長(zhǎng)期有效利用。

　　定期檢查電氣設(shè)備線路安全使用情況，對(duì)有安全隱患的做到及時(shí)維修，確保電器設(shè)備安全運(yùn)轉(zhuǎn)。

　　還要注意檔案的科學(xué)儲(chǔ)藏保護(hù)，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化工作。

　　5.做好財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)

　　隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，高校財(cái)務(wù)檔案管理作為高校信息化建設(shè)重要的一部分，運(yùn)用先進(jìn)的管理知識(shí)和現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，財(cái)務(wù)檔案信息 網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案信息利用效益最大化最佳途徑。

　　通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)。

　　利用校園網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的索引、統(tǒng)計(jì)、編集、檢索，替代傳統(tǒng)的手工抄寫勞動(dòng)，把部分紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的自動(dòng)化處理系統(tǒng)和網(wǎng)上檢索查詢。

　　盡管高校財(cái)務(wù)檔案管理在 建設(shè)上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，目前高校財(cái)務(wù)檔案管理 建設(shè)還存在諸多有待研究解決的問(wèn)題，應(yīng)抓緊對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理 建設(shè)的全面探析。

　　才能確保檔案的質(zhì)量，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]席杰.淺談知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校檔案管理工作[J].云南檔案，2008(01).

　　[2]羅長(zhǎng)文.淺談高職高專院校評(píng)估檔案材料的收集與整理[J].鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào)，2008(03).

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