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檔案信息化管理策略分析論文
所謂檔案信息化，就是指在國家檔案刑偵管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案資源進(jìn)行處置和管理，提高檔案管理效率，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。檔案管理化過程就是檔案管理模式的轉(zhuǎn)變過程，不再以檔案實(shí)體為重心，逐漸發(fā)展為以檔案信息為重心。檔案信息化要求檔案管理充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，以提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。
1 檔案信息化所面臨的風(fēng)險(xiǎn)問題
館藏檔案數(shù)字化是開發(fā)和提供檔案利用的主要手段，數(shù)字化加工可能引起檔案原件磨損、檔案丟失、檔案信息泄密、以及因參數(shù)設(shè)置或操作工序等問題引起從模擬到數(shù)字轉(zhuǎn)換過程中檔案信息的不完整、不準(zhǔn)確、不標(biāo)準(zhǔn)等風(fēng)險(xiǎn)。
數(shù)字檔案信息依附的軟硬件網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在先天不足和技術(shù)方面的風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲設(shè)備、系統(tǒng)軟件和檔案管理信息系統(tǒng)是數(shù)字化檔案信息賴以生存的IT基礎(chǔ)環(huán)境，也是引發(fā)檔案信息安全問題的風(fēng)險(xiǎn)基地。
檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)的專業(yè)技術(shù)性和知識綜合性，以及以指數(shù)方式快速增長的電子文件的存儲與保管，要求對檔案信息實(shí)施科學(xué)組織、合理存儲、有效管理和安全備份，這對具有傳統(tǒng)知識結(jié)構(gòu)的檔案工作者而言是個(gè)挑戰(zhàn)，若不及時(shí)參與繼續(xù)教育，更新知識結(jié)構(gòu)，了解和研究電子文件及其工作機(jī)理，檔案人員將會面臨難以應(yīng)對電子文件管理工作之風(fēng)險(xiǎn)。
2 保證檔案管理信息化安全建設(shè)的有效措施
2.1 提高檔案管理人員的信息化意識，并加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)
檔案信息化管理具有一定特殊性，與傳統(tǒng)檔案管理相比，其通過對計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效運(yùn)用，促進(jìn)了檔案信息的自動登記、歸檔、查詢和傳遞的實(shí)現(xiàn)，有效的提高了檔案管理效率。但檔案信息化管理對檔案管理人員的綜合素質(zhì)和崗位技能都提出了嚴(yán)格的要求，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)全面了解電子文件的特征和電子檔案的全程管理模式，熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，切實(shí)提高檔案信息化管理效率，保障檔案信息化管理的安全性。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)新知識和新技術(shù)，豐富自己頭腦，積極參與單位組織的培訓(xùn)活動，切實(shí)提高檔案管理人員自身信息化意識和專業(yè)能力，切實(shí)提高檔案管理的有效性。
檔案信息化管理過程中，檔案管理人員始終是檔案管理的主體，是影響檔案現(xiàn)代化管理水平的重要因素，因此檔案管理人員應(yīng)黨堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，全面提高檔案管理人員自身的檔案管理意識，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，推進(jìn)檔案信息化管理的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。在現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢下，高素質(zhì)的檔案信息化管理人才應(yīng)當(dāng)具備專業(yè)的檔案管理意識，并具備合理運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力，因此相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理人員參加檔案信息化管理培訓(xùn)，不斷提高自身專業(yè)素質(zhì)，增強(qiáng)責(zé)任意識和崗位技能，加快推進(jìn)檔案信息化管理的人才隊(duì)伍建設(shè)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的順利開展。
2.2 建立技術(shù)保障體系，保障應(yīng)用軟件安全
為保障檔案信息資源的安全，應(yīng)當(dāng)對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，不同類型的信息技術(shù)產(chǎn)品的使用，應(yīng)當(dāng)從系統(tǒng)保護(hù)、信息保存等多個(gè)方面入手，建立規(guī)范的技術(shù)保障體系，為檔案信息化管理提供可靠的技術(shù)支持。與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案信息化管理的實(shí)際情況，研發(fā)身份識別認(rèn)證系統(tǒng)，合理設(shè)置檔案權(quán)限，確保只有合法用戶才有權(quán)限進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)查詢相關(guān)檔案信息資源，以保證系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，提高檔案信息化管理的有效性。一旦出現(xiàn)內(nèi)部檔案管理人員非法操作查看檔案信息資源的情況，應(yīng)當(dāng)采取有效措施進(jìn)行處置，并充分做好檔案數(shù)據(jù)信息的加密工作，保證應(yīng)用軟件運(yùn)行的安全性。
2.3 加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)
當(dāng)前國家層面上對電子文件管理的要求是同時(shí)保管紙質(zhì)文檔和電子文檔。
《電子公文歸檔管理暫行辦法》中指出，電子公文形成單位應(yīng)當(dāng)將具有長期保存價(jià)值的電子公文制作成紙質(zhì)公文，并連同電子公文原載體一同歸檔保存，并建立有效的聯(lián)系，便于后期查詢和利用。電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，為提高其保存和管理效率，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)，積極采取有效技術(shù)措施保障信息安全。當(dāng)前檔案信息化管理中比較常用的安全技術(shù)主要有密鑰技術(shù)、簽署技術(shù)、身份驗(yàn)證、防火以及水印等技術(shù)，而在管理方面，主要以異地備份和存用分離的方式加強(qiáng)對檔案信息資源的安全管理，全面提高檔案信息化管理的安全性和可靠性。
檔案信息化管理的主體是人，電子文件的制作和管理也是由人來完成的，因此在檔案信息化管理過程中，應(yīng)當(dāng)對參與電子檔案的制作和管理的相關(guān)人員加強(qiáng)思想道德教育和素質(zhì)、資質(zhì)審查，堅(jiān)決不允許責(zé)任意識差、思想道德品質(zhì)差的人員參與到電子檔案的制作和歸檔過程中，切實(shí)保障電子檔案與歸檔電子文件的真實(shí)性和安全性。在日常檔案信息化管理工作中，應(yīng)當(dāng)定期組織開展活動，培養(yǎng)檔案管理人員的思想品質(zhì)和道德意識，調(diào)動其工作積極性，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識，提高其檔案管理水平，為檔案信息化管理工作的順利開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)積極建立電子檔案管理的崗位責(zé)任制，堅(jiān)決落實(shí)工作責(zé)任，保證檔案信息化管理全過程的真實(shí)性和有效性。
2.4 加大投入，增配軟、硬件設(shè)施
高質(zhì)量檔案信息化的實(shí)現(xiàn)必須投入大量的人力、財(cái)力、物力。根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求配置相應(yīng)的軟硬件設(shè)施。當(dāng)前的檔案管理資金主要來自政府撥款，為了加快改造的步伐，也可以采取收入資金的方式。如果遇到一些阻礙，也可以向上級主管部門溝通，并商榷解決辦法，加強(qiáng)檔案信息化的發(fā)展。
2.5 病毒防范與治理
病毒對檔案管理具有一定的威脅，所以信息化檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況建立起高級病毒防范網(wǎng)，對不斷升級的病毒都提出相應(yīng)的解決辦法。對相關(guān)管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)十分必要，有利于提高其安全意識。
2.6 建立監(jiān)督執(zhí)行體系
對檔案信息化管理工作進(jìn)行監(jiān)督能夠提高檔案工作的質(zhì)量。一方面要強(qiáng)化對整個(gè)檔案信息化管理工作的過程控制和跟蹤，保證每一個(gè)步驟都能夠有效落實(shí)，實(shí)現(xiàn)信息化管理的要求和目標(biāo)。檔案管理工作的信息化保障工作通過監(jiān)督分析和管理，進(jìn)一步推進(jìn)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的升級。
結(jié)束語
總而言之，檔案信息化管理是檔案管理形式上的新突破，是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要前提和基礎(chǔ)，在推進(jìn)社會發(fā)展方面發(fā)揮著重要的作用。為進(jìn)一步提高檔案信息化管理效果，應(yīng)當(dāng)從檔案管理制度、人才以及設(shè)施等多個(gè)方面加強(qiáng)管理，提高檔案信息的安全性和保密性，從而促進(jìn)檔案信息資源的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值的有效發(fā)揮，更好的為社會群體提供檔案信息服務(wù)。
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