檔案信息化建設與檔案管理的探討論文

時間：2022-10-05 08:52:06 檔案管理畢業(yè)論文我要投稿

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檔案信息化建設與檔案管理的探討論文

　　摘要：檔案信息化是隨著科學技術進步、社會發(fā)展，逐步形成的一種新的管理模式，檔案管理要跟隨時代變化而革新、與時俱進，這樣才能更好地適應信息時代的需求，實現檔案信息管理的歸檔、管理、提供服務和收集的效率，滿足當前人們對檔案信息的要求[1]。本文就檔案信息化建設與檔案管理的策略進行細致的探討，內容如下。

檔案信息化建設與檔案管理的探討論文

　　關鍵詞：檔案信息化、管理、建設

　　1、檔案信息化建設含義

　　檔案信息化建設就是借助或者依托現代化的手段，例如：網絡、信息技術、計算機等，在檔案的管理中，根據國家相關的檔案行政管理部門的要求和相關的信息社會要求，對信息進行管理、搜集、保存的一種管理模式，以檔案工作為依托、檔案管理學最新理論為指導、以檔案資源為對象的管理模式[2]。檔案信息的管理主要是依據數字化信息的技術管理方式，實現網絡共享，資源共享，最終達到一體化數字管理。

　　2、檔案管理現狀

　　2.1在檔案信息化建設中缺乏足夠的重視

　　在非專業(yè)檔案管理機構中，普遍對檔案管理工作不夠重視，這些機構中檔案管理部門由于不是主要業(yè)務部門，因此在人員配備、檔案管理設施設備上都多多少少存在“老弱病殘”的現象，主要領導對于檔案管理標準不夠了解，導致機構內部檔案管理部門“積貧積弱”，檔案管理標準化較差，更別談檔案信息化建設和管理。這也導致了機構內部檔案管理人員業(yè)務素質不高、工作積極性不佳的現狀。另一方面，由于檔案管理工作的特性，檔案工作管理人員容易養(yǎng)成墨守成規(guī)的工作習慣，遵循于陳舊的管理系統，缺乏時代性的創(chuàng)新，如果讓他們重新再接受別的工作形式，在短時間內他們身體和心理上都接受不了，甚至會出現抵觸，不愿意輕易改變的情況[3]，如此形成了機構內部檔案管理工作的不良循環(huán)，使檔案管理工作大大落后于信息時代的要求。

　　2.2對檔案信息化的管理標準不明確

　　在有關檔案信息化的管理過程中，還沒有齊全、完整、有效的管理制度和有關部門的管理系統。國家檔案局對于各單位的檔案管理工作，大多數只是發(fā)揮業(yè)務指導作用，對非直屬單位的檔案管理工作人員和主要領導的考核、考評并不具有話語權，因此對于相關管理制度和相關的管理系統只是起建議性的作用，并不具備相關行政強制力，對此各行業(yè)、各部門檔案信息的管理水平參差不齊，標準各不相同，加之各行業(yè)、各單位對于檔案工作服務于本單位中心工作各有各的要求和標準。因此對于檔案信息化的管理實行統一標準也具有較大困難。

　　2.3檔案管理工作人員的素質不高

　　現今，各單位檔案管理人員素質參差不齊，多數人員業(yè)務水平較低，主要表現：一是，從其他崗位上調到檔案管理工作崗位，半路出家，對檔案工作的理解和管理理念存在先天不足，需要長期的工作磨合才能提高檔案管理工作業(yè)務技能和檔案管理理念的共鳴。二是，工作責任心不強，由于大部分單位對于檔案工作不夠重視，直接反映在檔案工作管理崗位的人員上，基本是“老弱病殘”，甚至將檔案室作為職業(yè)生涯的最后一站。這類人員一是沒有精力學習，“心有余而力不足”，更別談檔案信息化建設、管理工作；三是，純粹抱著“做一天和尚敲一天鐘”的心態(tài)，根本不想學習，只要不犯原則性錯誤就行。這種現狀，不但降低了單位中心工作的效率，也給他人在事務辦理上造成了很多的不便[4]。

　　3、檔案信息化建設過程中存在的一些問題

　　3.1分散性

　　檔案信息化建設過程中信息重疊現象屢見不鮮，主要原因是因為各單位、部門在檔案信息化建設中無法實現信息的聯網互通、數據共享，各個部門的信息資源無法互通，就容易造成擁有相同主題信息這樣的后果。

　　3.2異構性

　　很多部門在接到檔案信息后，在數據往資料庫轉移的過程中導致信息出現了異構，從而導致了很多數據檔案信息的來源差異，導致了不同的數據結構，也致使一些文件屬性差異，有些甚至出現了特殊的文件形式，從而導致了復雜的信息結構，也增加了人工處理檔案信息的困難，浪費了本來就有限的人力物力，也對信息數據庫造成了很大的存儲壓力，增加了維護的負擔。

　　3.3具有滯后性

　　利用現代先進的電子技術手段建設檔案的信息化，這是對原有的實體化的檔案信息資料進行數字化的轉變，這樣可以快速地通過查找計算機目錄的形式在計算機上顯示出相關度資料信息和想要查找的存儲內容。但是檔案信息化建設不應該單單體現在先進的技術上，更應該體現在是否具有完善的管理體制上，以及對于檔案工作錄入的人員是否具有責任心等方面上，現如今，沒有及時有效的歸檔的現象仍然存在著，導致很多資料信息化的缺失，大大降低了人們對檔案信息化的信心和效率。

　　3.4混淆信息化和數字化的概念

　　有人認為從網上下載的信息就是將檔案數字化后的信息，也有人將電子文件和辦公手段的自動化認為是檔案信息化的建設。從概念上來說檔案的信息化是一個趨勢，一個目標，或者是一種發(fā)展的方向[5]。數字化的檔案管理是一種檔案信息發(fā)展到一定程度后的一種新的信息化的檔案管理形式，因此，應該明確不同的概念和其中存在的區(qū)別，在具體的檔案信息化建設中避免公式化以及操作的簡單化。目前，我們只是進行檔案信息化的建設，實際上本質還遠未達到數字化的發(fā)展階段，檔案管理數字化是檔案信息化的最終目標

　　3.5安全性

　　現階段許多的檔案管理機構和個人對檔案的信息化后的安全意識存在不足，防范措施不夠完善，不能夠認識到信息安全問題帶來的后果，只是片面地認為只要建立安全的防護系統就能無后顧之憂。對風險認識不夠，不能夠及時地更新安全的防范措施。

　　4、構建檔案信息化的策略分析

　　4.1構建完善水平高的信息化檔案系統

　　想要構建起完整的數字化平臺，首先要建立完整的數字化系統，并在此基礎上，構建公眾服務平臺以及內部檔案系統，充分利用現今的網絡技術，設立符合要求且滿足實際需求的宣傳和服務窗口，進而對信息資料進行管理，加強實際應用，達到凸顯其作用價值的目的。此外，還要強化信息自身的可靠性與安全性。

　　4.2充分發(fā)揮多部門協作的作用

　　在對電子文檔進行處理、管理過程中，一般來說，原始檔案產生部門對相應的電子信息資源較為熟悉，可以實現對其初步有效整合、管理。電力檔案形成以后，檔案管理部門一定要按照其內容來完成分類、歸檔、鑒別等工作，從而對其中有價值的文件進行充分利用，最終實現文檔信息化的目的。通過多部門之間的協作，可以提高檔案信息化的價值水平。

　　4.3對電子檔案進行處理

　　電子檔案文件建立以后，相關的工作人員要對形成好的電子信息進行審核、鑒別，等確定其中的價值后，將文件設置成只讀性，確保文件不可以隨意更改，保證文件的原始性和符合性。

　　5、檔案信息化建設的好處

　　5.1節(jié)約成本

　　檔案信息化建設將有利于單位或部門節(jié)約資源，避免不必要的浪費。在檔案信息化建設之前，檔案信息的管理需要檔案人員花很多的時間和紙張對檔案資料進行撰寫，人為地整理撰寫檔案信息難免會出現漏記和漏寫的情況，對于資料的查找更是需要大量的時間，這樣做也大量浪費了物力和人力。信息化建設后可以快速地查詢到所需的資料，在保存上不易缺損和丟失，也相對簡單。

　　5.2提高工作效率

　　現代化技術的發(fā)展被看作一個將紙質信息檔案到信息化的一個過渡過程，現代化的技術能夠高效提高對信息查詢的效率，還可以節(jié)約人工成本，運用現代化的技術對信息處理后只需要很少的人就能完成這份工作，也大大提高了工作人員的效率。

　　6、檔案管理信息化建設的策略

　　6.1逐步完善檔案信息化管理的設施

　　檔案信息化建設的首要條件就是要求基礎設施要完善，如果沒有這樣的基本條件，檔案信息化的建設就無從談起，沒有實實在在的意義。所以建立現代的信息化檔案管理系統就需要基本的基礎設施，其中最為主要的設施就是計算機，其次就是相應的輔助設備，例如：打印機、復印機、掃描儀等設備。在設備條件滿足后我們還需要有一套完整的、可靠的系統可以快速地對檔案進行錄入和查詢，也需要可靠的管理系統對檔案進行分類管理。

　　6.2將檔案信息化與傳統方式并重

　　檔案的信息化建設很重要，但是傳統的檔案保管方式也不能被我們無情地拋棄，不能全盤否定過去的檔案管理方式，比如，現如今的房地產有關的資料文件作為房產擁有者的一個證明文件，就需要紙質文件的長期保存。還有一些原始的紙質檔案比電子檔案具有更高的學術或歷史價值。

　　6.3提高檔案信息化建設的安全性

　　信息時代，人們生活越來越信息化，隨之而來的關于信息泄漏的問題也屢見不鮮，我們應該在現代化信息建設的基礎上進一步加強和提高檔案信息化建設后的安全性和可靠性。不少不法分子利用一些技術和網絡上的漏洞，對檔案信息管理系統進行攻擊，這造成了檔案信息的損壞和流失。很多檔案信息在沒有備份的情況下，導致出現流失的、破損的文件的情況，這就很難對原有文件進行修復和還原，所以，檔案管理部門應該對信息管理的系統進行完善和升級，確保管理檔案信息系統的安全性和可靠性。

　　6.4增強管理檔案工作人員自身素質

　　首先要提高檔案工作人員的工作水平，熟悉對電子文檔和自動化系統的操作，有一些很有價值的書面材料，時間長了后就容易出現破損和陳舊，很多紙質上存在的資料就看不清楚，這就需要管理人員具有一定的專業(yè)素質，對紙質資料進行妥善的保管保存[6]。其次，主管領導對檔案工作的高度重視。領導的重視是做好工作的重要條件，對于人員配備、硬件設施完善都具有十分重要的作用，同時也能提高檔案管理工作人員的工作積極性，從根本上突破檔案信息化建設和管理的瓶頸。最后，關于工作人員的敬業(yè)精神。這就需要定期對工作人員展開責任教育，使其感受到強烈的自身約束力和使命感，也要執(zhí)行強有力的管理措施對工作人員形成約束力，保證檔案信息的安全。

　　6.5強化檔案信息化建設水平

　　在對資料以及信息進行接收以及處理時，需要嚴格按照數據信息的類型及其方式上的差異，充分利用計算機等相關手段來將其轉化成數字化，同時根據信息數據的實際情況，做好專門的鑒定、分類以及歸檔，進行甄別，確保其在保存過程中的完整性、可使用性、真實性和有效性。同時還要制定相應的管理辦法，用來加強檔案信息化管理的規(guī)范，制定相應的制度，嚴格遵循制度的執(zhí)行和實施，這樣做可以更好地加強檔案信息化建設應有的效率和成效。

　　6.6實現檔案信息資源的共享，改變原有的檔案管理模式

　　為進一步對檔案信息化管理上的效率和作用的提高，我們必須改變相關工作人員對于檔案管理理念的轉變，提高檔案管理者的態(tài)度，加強主動服務意識和反應能力。管理工作人員將信息及時進行整理，確保信息的時效性和真實性，做到信息共享，主動提供檔案信息內容，為人們和社會提供有價值的信息。在檔案信息化管理過程中，要進一步加強對電子軟件和信息內容的檢索，確保檔案信息的有效性、規(guī)范性、安全性、使用性。

　　6.7堅持質量第一

　　第一，在有關檔案信息化的轉移和歸類的過程中，工作人員必須做到每一步所做的都能夠達到一個高水準，不能因為時間上的限制或者其他的一些托詞，導致了質量上的下降。

　　第二，檔案工作人員要提高對自身的要求，加快自己對檔案信息建設的知識更新，保證對于檔案信息的使用者可以享受到更好的服務、更快捷的服務體驗。

　　第三，檔案信息化的建設是國家檔案工作的重點和發(fā)展方向，所有地區(qū)、所有單位都必須要參與進來，在這過程中，我們還需要下列兩點并重：1.信息資源的整理與調整的職能并重；2.拓展建設與安全防范并重；軟件與硬件并重。

　　本文所闡述和研究的現代化信息檔案管理模式，突出了檔案信息化建設的重要作用，和現代化的檔案管理系統無法超越的優(yōu)越性。在此基礎上，提出了建設檔案信息化的存在的問題，以及建設檔案信息化的一些步驟，這些意見為建設現代化的檔案管理系統提供了較好的參考建議。

　　參考文獻：

　　[1]褚志臣.關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].黑龍江科技信息，2017（13）：250.

　　[2]馬小榮.關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業(yè)務，2017（8）：84.

　　[3]齊宏佳.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].辦公室業(yè)務，2017（6）：132.

　　[4]劉爽.關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].黑龍江科技信息，2017（8）：143.

　　[5]李曉琳，王艷華.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理，2016（5）：58.

　　[6]楊志聯.關于檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務，2016（3）：48.