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智慧檔案管理系統(tǒng)設(shè)計研究論文
摘要：首先針對智慧檔案管理系統(tǒng)的層次進(jìn)行分析，其管理層級共為三層，分別是機(jī)構(gòu)檔案信息管理層、機(jī)構(gòu)檔案信息傳播管理層和機(jī)構(gòu)檔案信息能力管理層。其次對智慧檔案管理系統(tǒng)的資源進(jìn)行分析，包括原存紙質(zhì)檔案、原存數(shù)字檔案和新歸檔檔案三個方面。最后對智慧的檔案管理系統(tǒng)安全認(rèn)證、檔案信息的存儲、檔案信息的組織、檔案信息的簡縮語傳播、用戶評介與互操作服務(wù)等幾個功能設(shè)計進(jìn)行分析。
關(guān)鍵詞：智慧檔案；管理系統(tǒng)；層次分析；功能設(shè)計
智慧檔案是一個具有層次管理模式的檔案管理系統(tǒng)，從層次分析中可以清楚地了解到每一個管理層面所負(fù)責(zé)的內(nèi)容，這樣就能夠使得檔案管理人員根據(jù)各自職位級別進(jìn)行相應(yīng)的管理，以保證各層級管理質(zhì)量，做到環(huán)環(huán)相扣，相互監(jiān)督。結(jié)合智慧檔案管理系統(tǒng)的資源掌握更全面的管理內(nèi)容，明確管理方向，并不斷優(yōu)化現(xiàn)代檔案管理功能，實現(xiàn)智能化、科學(xué)化的管理模式，智慧檔案管理系統(tǒng)中各項功能對管理水平提升有著良好的促進(jìn)作用，值得進(jìn)一步研究與推廣。
1、智慧檔案管理系統(tǒng)的層次
1.1機(jī)構(gòu)檔案信息管理層。機(jī)構(gòu)檔案信息管理層主要是針對本單位的生產(chǎn)、銷售等活動資料進(jìn)行集中、處理、使用以及保存等工作，屬于檔案工作中的基礎(chǔ)工作，而這一道工作的質(zhì)量直接影響后續(xù)工作的真實性、有效性以及意義價值。
1.2機(jī)構(gòu)檔案信息傳播管理層。是以基礎(chǔ)管理層為鋪墊，對檔案信息實施傳播的工作，將知識信息以及有使用價值的信息通過傳播渠道轉(zhuǎn)換成具有生產(chǎn)力的可利用信息，進(jìn)而發(fā)揮檔案信息的價值，提高檔案工作的重要性，這一層次管理對捕捉信息、審核信息以及信息歸檔具有及時性的特點(diǎn)，并對機(jī)構(gòu)以及相關(guān)部門中應(yīng)用檔案信息給予最大化的支持。
1.3機(jī)構(gòu)檔案信息能力管理層。這一層次的檔案管理主要是針對信息資源全面分析，如：信息收集的需求、信息應(yīng)用價值、信息管理方法、相關(guān)信息、競爭發(fā)展等多方面的分析，通過這個層級的管理能夠讓檔案信息充分的深入到現(xiàn)實生活、生產(chǎn)中，體現(xiàn)價值，為實現(xiàn)某一目標(biāo)而做出相應(yīng)的信息決策、信息指導(dǎo)以及參考建議等。同時檔案信息能力管理層級還需要負(fù)責(zé)解決實際問題，如現(xiàn)實生活生產(chǎn)中對信息種類的需要，各類信息之間蘊(yùn)藏的關(guān)聯(lián)與影響，存在信息不能滿足需要信息的原因，各機(jī)構(gòu)信息對照以及信息應(yīng)用價值判斷等多方面的分析，將信息正確的投入到使用中，發(fā)揮應(yīng)有的價值與作用。檔案信息管理系統(tǒng)的功能設(shè)計實際上可以根據(jù)各機(jī)構(gòu)的應(yīng)用需求而合理設(shè)計，以保證檔案信息在機(jī)構(gòu)中能夠以有利用價值的地位出現(xiàn)，進(jìn)而提高檔案管理人員對自身工作崗位重要性的意識，承擔(dān)結(jié)構(gòu)有保存價值的信息收集、歸檔、使用等工作，并有效的將檔案信息傳播與開發(fā)，充分的提高檔案管理工作的有效性與作用意義。
2、智慧檔案管理系統(tǒng)的資源
2.1原存紙質(zhì)檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質(zhì)檔案，其數(shù)字智慧檔案管理系統(tǒng)的層次與功能設(shè)計分析化策略包括以下兩種辦法：可以通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成PDF格式或jpg形式的圖片進(jìn)行入庫，并進(jìn)行標(biāo)引。可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術(shù)進(jìn)行入庫。
2.2原存數(shù)字檔案。數(shù)字檔案已經(jīng)是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數(shù)字檔案所占比例較大。數(shù)字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移或轉(zhuǎn)換過程中，保持?jǐn)?shù)字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內(nèi)容標(biāo)示的保存。
2.3新歸檔檔案。隨著機(jī)構(gòu)的發(fā)展，新產(chǎn)生的檔案將會成為檔案數(shù)據(jù)庫的重點(diǎn)，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳過程中，嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設(shè)計過程中進(jìn)行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進(jìn)行歸檔，要進(jìn)行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致。
3、智慧檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計分析
3.1安全認(rèn)證。檔案的私密性決定了安全認(rèn)證的首要地位，檔案涉及機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)活動中的一些機(jī)密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務(wù)器、路由設(shè)備、防火墻的安全設(shè)置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設(shè)置上。包含管理員的權(quán)限設(shè)置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權(quán)限設(shè)置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應(yīng)該記錄下操作員工號。
3.2檔案信息的存儲。應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。建設(shè)一個快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導(dǎo)入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權(quán)屬管理的功能。
3.3檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進(jìn)行序化，形成系統(tǒng)性、科學(xué)性的知識體系，可以更好地為用戶服務(wù)。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過程中應(yīng)該加入機(jī)構(gòu)部門、主題、領(lǐng)域、責(zé)任者等方式，并能根據(jù)分類提取相關(guān)的關(guān)聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯(lián)系，以方便相同類型的檔案進(jìn)行聚類組織。
3.4檔案信息的檢索與傳播。多種系統(tǒng)檢索中關(guān)鍵詞檢索最為常見，其次是分類檢索。檢索后，針對有關(guān)檔案資源信息，選擇關(guān)聯(lián)度相對較高的檔案提共給用戶，使得檔案內(nèi)容中與用戶所需更為接近化。系統(tǒng)中針對具有保密性的文章應(yīng)設(shè)置專用的權(quán)限字段，利用針對性的開放模式，實施對某機(jī)構(gòu)在某時間段進(jìn)行保密信息開放，實現(xiàn)既能針對性與能共享性的信息開放效果。
3.5用戶評介與互操作服務(wù)。在智慧檔案管理系統(tǒng)中，用戶評介、互操作功能的設(shè)計主要是為給用戶、系統(tǒng)之間提供交互平臺，實現(xiàn)用戶與系統(tǒng)或者系統(tǒng)于系統(tǒng)之間的交互過程，從交互功能中，用戶可以以一個幫助系統(tǒng)者的身份出現(xiàn)，對系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效解答，同時也可以對系統(tǒng)提出問題，系統(tǒng)會自動將問題和答案收納于幫助系統(tǒng)中，用戶便可以通過檢索的形式得到幫助系統(tǒng)的幫助。
用戶評介與互操作服務(wù)功能還能夠使得檔案信息平臺及時收到用戶的反饋信息，進(jìn)而對檔案信息使用情況加以了解，不僅如此，此項功能還有另一個優(yōu)勢，就是在檢索信息時，不一定輸入全部信息，只需要提供相關(guān)題目以及獲取方式即可，這一程序的實現(xiàn)需要系統(tǒng)互聯(lián)支持。
參考文獻(xiàn)
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