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淺談醫(yī)院綜合檔案信息化管理優(yōu)勢與保障論文
醫(yī)院綜合檔案是指醫(yī)院在建設(shè)與發(fā)展過程中形成的文字、圖表、影像及其他各種形式和載體的具有保存價值的資料，這些資料詳細(xì)記錄醫(yī)院不同時期的歷史面貌、醫(yī)療水平和科研成果等，在醫(yī)院管理工作中起到原始憑證的作用。我院綜合檔案主要包括文書、基建、科研、設(shè)備、財務(wù)等，這些資料在展示醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展、科學(xué)研究、財產(chǎn)清查、管理決策等方面提供了豐富有效的信息資源。近年來，我院規(guī)模不斷擴(kuò)大，基礎(chǔ)建設(shè)加快，購置醫(yī)療設(shè)備增多，人員招聘頻繁，醫(yī)療水平和人員素質(zhì)不斷提高，檔案信息資源的開發(fā)利用顯得更加重要，檔案信息化管理勢在必行。我院自從安裝了清華紫光檔案管理系統(tǒng)，初步實現(xiàn)了檔案管理信息化，其優(yōu)勢不斷表現(xiàn)出來。隨著檔案管理的升級，需要進(jìn)一步做好保障工作。
1醫(yī)院綜合檔案信息化管理的優(yōu)勢
三甲醫(yī)院綜合檔案門類多，信息量大，數(shù)據(jù)復(fù)雜。傳統(tǒng)檔案管理利用手工整理登記，檢索方法單一，查找難度大，利用效率低。檔案信息化打破了傳統(tǒng)檔案管理的種種局限性，尤其在歸檔方式、檢索查詢、開發(fā)利用和資源共享等方面具有明顯優(yōu)勢。
1.1有利于改善歸檔方式和保護(hù)檔案原件
醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)和日常管理中，會產(chǎn)生大量的有價值的檔案材料，在傳統(tǒng)手工操作時代，檔案員要花大量的時間和精力去各個職能科室收集、催交材料，將收集的材料手工分類、整理、填寫目錄，工作效率非常低下。檔案實行信息化管理后，將原件掃描成電子文件，通過計算機(jī)直接進(jìn)行收集、分類和利用，大大改善了歸檔方式。利用時可直接從電腦里查看、閱覽或打印，減少去庫房翻找的繁瑣，降低檔案原件因直接借閱、使用而造成損壞和丟失，減緩了檔案的老化，延長了檔案的保管壽命，提高了工作效率。
1.2有利于檢索利用和資源共享
面對綜合檔案復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息，傳統(tǒng)檔案管理其檢索方式主要是去庫房翻看案卷目錄、全引目錄等進(jìn)行查找，既麻煩又費時，還經(jīng)常查不到想要的資料。檔案存放保管、日常維護(hù)、更新達(dá)標(biāo)更是達(dá)不到要求，直接影響著檔案檢索效率和利用價值的提高。將檔案信息化處理后，以電子目錄和電子文檔方式歸檔，電子信息查詢系統(tǒng)更加科學(xué)完善，檢索手段多樣、方便快捷，檢索范圍廣、速度快、效率高，增強(qiáng)了原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍。我院通過信息中心將檔案檢索查詢系統(tǒng)建立在院內(nèi)OA系統(tǒng)中，本院職工均可以通過內(nèi)網(wǎng)在任何一臺計算機(jī)上查看相關(guān)資料。當(dāng)查到自己需要的材料無需去檔案室調(diào)檔，在計算機(jī)上賦權(quán)申請就可以直接下載打印。在產(chǎn)生和查詢利用檔案材料比較多的重點科室安裝客戶端，方便兼職檔案員的收集整編、瀏覽和存取。這種將檔案信息建立在統(tǒng)一的管理平臺上，提高了檔案原件的利用率，從方法途徑及功能上大大提高檔案向全院提供信息服務(wù)的時效性[1]，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。
1.3有利于改善檔案存儲模式和節(jié)約資源
傳統(tǒng)的檔案資料大多以紙質(zhì)材料為主，歸檔保存需要大量的儲存空間。計算機(jī)的廣泛使用，掃描和縮微技術(shù)大大增加檔案信息的存儲量和存儲密度。記錄形式不僅是傳統(tǒng)的文字、圖像，還能記錄聲音、動畫等，開發(fā)利用易操作，更具有直觀性和選擇性。由于檔案紙張的特性：春夏季節(jié)容易受潮霉變、滋生繁殖有害物，秋冬季節(jié)容易變脆變硬，降低其耐久性。因此，檔案庫房要在不同季節(jié)做好溫濕度的控制以及防光防塵、防霉防蟲、防火防盜等工作，管理成本很高。將檔案信息化處理以后，在檔案的存儲和管理方面節(jié)省了大量的人力、物力和財力。
2實現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案信息化管理的保障措施
由于我院綜合檔案信息化處于初步建設(shè)階段，其管理方法及成效需不斷探索優(yōu)化，實現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案信息化管理需要進(jìn)一步做好保障工作。2.1提高安全保證保障醫(yī)院綜合檔案的安全是檔案信息化建設(shè)的基本前提。
2.1.1保證電子檔案的利用安全
根據(jù)電子檔案的特點，全面提升檔案管理人員思想認(rèn)識和風(fēng)險防范意識，明確責(zé)任，建立健全管理制度。對于不同級別的訪問用戶進(jìn)行嚴(yán)密的權(quán)限設(shè)置、分配和身份認(rèn)證，科學(xué)合理地設(shè)置訪問、下載、復(fù)制及打印權(quán)限，全程實時監(jiān)控每份檔案的瀏覽、查詢、使用情況，最大程度的保證電子檔案利用安全。
2.1.2保證電子檔案信息安全
對各類信息進(jìn)行安全分級，確定可以公開的范圍。安裝和配置防病毒軟件，加強(qiáng)檔案管理中防火墻、殺毒技術(shù)的應(yīng)用。不斷升級防毒軟件，對網(wǎng)絡(luò)漏洞進(jìn)行掃描，并根據(jù)掃描報告采取相應(yīng)的修復(fù)措施，避免病毒的侵襲和攻擊。對通信線路傳輸和聯(lián)機(jī)系統(tǒng)中的檔案信息實行加密處理，加強(qiáng)對電子印章、數(shù)字簽署等措施的應(yīng)用。對系統(tǒng)用戶進(jìn)行檔案安全與保密教育，防止檔案數(shù)據(jù)資料被篡改和丟失。
2.1.3保證電子檔案的備份安全
數(shù)據(jù)備份是保障數(shù)據(jù)安全的重要方法，在檔案管理系統(tǒng)中既要考慮到聯(lián)機(jī)備份，又要考慮到脫機(jī)備份和異地備份，對備份電子檔案要定期進(jìn)行檢測和轉(zhuǎn)存，避免電磁輻射和材質(zhì)老化等造成數(shù)據(jù)的丟失，保證檔案信息的安全可靠。
2.2規(guī)范管理系統(tǒng)
標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)是醫(yī)院實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要條件。完善統(tǒng)一的制度、法規(guī)與政策，有利于推動標(biāo)準(zhǔn)化與信息化工作的開展[2]，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)與利用，也為檔案工作提供了法律依據(jù)。因此醫(yī)院要遵循國家制定的檔案法律法規(guī)及地方性的法律法規(guī)，借鑒同行業(yè)優(yōu)秀的管理經(jīng)驗，結(jié)合本院的實際情況，規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)和數(shù)據(jù)格式，建立健全電子文件的鑒定、保管、利用、銷毀等相關(guān)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格按制度標(biāo)準(zhǔn)開展工作，規(guī)范管理，保障電子檔案安全。
2.3加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理的物質(zhì)保障。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括計算機(jī)、外部設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫及信息安全系統(tǒng)等。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，把檔案信息化管理納入醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃中，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施方面資金投入，購置掃描儀、存儲設(shè)備、攝像機(jī)等硬件設(shè)備和檔案查詢系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫等各種檔案管理軟件，為實現(xiàn)檔案信息化提供物質(zhì)保障。并且要充分考慮技術(shù)和設(shè)備的發(fā)展速度，做好規(guī)劃工作，定期對電子信息產(chǎn)品進(jìn)行維修、更換和升級。
2.4加大專業(yè)人才培養(yǎng)
具備較強(qiáng)專業(yè)知識和管理經(jīng)驗的檔案管理人才是實現(xiàn)檔案信息化管理的重要保證。《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》要求各級檔案部門要普及信息技術(shù)知識，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員對檔案信息化中新設(shè)備、方法、技術(shù)和現(xiàn)代管理技術(shù)的培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的技能。所以，醫(yī)院要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，經(jīng)常組織培訓(xùn)或外出進(jìn)修學(xué)習(xí)以及同行業(yè)間的參觀交流，提高檔案管理人員的專業(yè)知識與技能。檔案管理人員只有緊隨時代發(fā)展的需要，掌握扎實的管理知識和過硬的專業(yè)技能，才能更好地為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)服務(wù)�？傊畔⒒瘯r代下的檔案管理是推動醫(yī)院檔案管理的重要手段[3]。醫(yī)院要高度重視，加大基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，完善各項制度標(biāo)準(zhǔn)，改善管理模式和檢索利用的途徑，實現(xiàn)綜合檔案管理信息化，更好地為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)工作服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]竇雪蘭.淺談醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)[J].安徽衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2010,9(4):3~4.
[2]李成旭.關(guān)于信息化時代中醫(yī)醫(yī)院檔案管理的思考[J].中醫(yī)臨床研究,2012(9):111~112.
[3]陳小莉.探析新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(3):183.
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