高職院校檔案管理信息化建設思考論文

　　【摘要】信息時代背景下，高職院校檔案管理工作與時俱進，逐漸向著檔案管理信息化建設的方向發(fā)展。這種檔案管理工作的革新與全新探索，有助于發(fā)揮出高職院校服務學校、服務社會的時代發(fā)展要求。筆者結合自身對于檔案管理工作的全新認知，提出基于信息化大趨勢下高職院校檔案管理信息化建設的必要性與基本途徑。

　　【關鍵詞】高職院校；檔案管理；信息化建設

　　一、前言

　　高職院校的檔案管理實際上發(fā)揮的是一種歷史記錄功能，將高職院校在招生、教學、科研及管理工作等多種活動形態(tài)以文字、圖表或者圖片的方式保存下來，從而為后續(xù)信息的使用提供有效資料。檔案管理信息化建設的本質則是基于數(shù)字化、網(wǎng)絡化條件下，轉變檔案管理工作形態(tài)，讓檔案信息的利用更加快捷、高效。

　　二、高職院校檔案管理信息化建設重要性

　　高職院校傳統(tǒng)的檔案管理工作在信息化時代已經(jīng)十分落后，信息化技術為信息的優(yōu)化處理提供可能�？梢�，新時代背景下要求信息的高度流通，檔案信息化建設對推動高職院校的發(fā)展作用顯著，具體可從以下幾個方面入手并展開實踐：

　　1.有效提升檔案管理工作質量與效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作過程較為煩瑣，大量的紙質材料無論是在存儲還是在查閱過程中所耗費大量的人力與時間，效率低下。而在信息化大趨勢的推動下，高職院校檔案管理逐漸實現(xiàn)信息化建設，傳統(tǒng)的紙質檔案被電子檔案所替代，查閱方式從人工查閱轉變?yōu)樽詣硬殚�，工作效率與工作質量明顯提升；

　　2.檔案管理水平明顯提高。高職院校作為高等教育的關鍵構成環(huán)節(jié)，在具體運營與發(fā)展過程中涉及招生、教學與就業(yè)全過程，這一整個過程中所產(chǎn)生的信息內容都需要檔案管理工作來具體執(zhí)行與管理，各個環(huán)節(jié)都依賴于信息的交互作用。而檔案管理信息化建設則能夠有效保證信息的交互與共享，滿足各環(huán)節(jié)的使用需求，并能夠將各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息進行整理與管理；

　　3.確保檔案信息得到充分利用。高職院校在經(jīng)營過程中所涉及的檔案信息，實質上是高職院校發(fā)展的一個微觀縮影。這些檔案當中所涉及的各項信息對整個高職院校的發(fā)展具有關鍵性作用，能夠有效提供一個發(fā)展框架。檔案管理信息化建設較為依賴于多元化信息的整合，在重組與分析之中挖掘信息中的內在因素，保證檔案信息得到充分利用。

　　三、信息化大趨勢下談高職院校檔案管理信息化建設途徑

　�。ㄒ唬┺D變檔案管理基本理念。傳統(tǒng)高職院校檔案管理的基本理念則是保證資料的健全性、記錄的完整性、保存的完善性。而檔案管理工作并非僅僅是對檔案信息的存儲，其價值更直接表現(xiàn)在信息的運用與應用環(huán)節(jié)。而現(xiàn)代信息化大趨勢下要求轉變檔案管理基本理念，將側重點表現(xiàn)在對信息的高效利用層面，挖掘信息中的潛在價值。理念的轉變具體可從兩個方面入手：一方面，高職院校的管理者從思想上對信息化建設有一個明確的認知，進而在制定決策與制度的過程中有所傾斜，帶動全校各部門對信息化建設的認知，做到管理理念的轉變�？赏ㄟ^開展活動的方式增強認知并轉變理念，如在高職院校內部開展“檔案信息化之我見”活動，鼓勵檔案管理人員全員參加，在活動中各抒己見，發(fā)表對于信息化建設的看法與相關意見，做到建議的綜合處理之后認清建設方向；另一方面，信息化大趨勢下高職院校應該從工作目標、任務落實上加強統(tǒng)籌規(guī)劃，制定詳細的建設方案，加快信息化建設的各項指標與規(guī)章制度，確保在信息化建設方面有章可循，有據(jù)可依。

　�。ǘ�）完善檔案信息化管理體系。檔案信息化管理體系的建設與完善是檔案管理信息化建設取得成效的核心要素。有關于當前信息化管理體系在高職院校的建設途徑，需要從以下兩個方面入手：其一，建立獨立的檔案管理機構。檔案管理工作作為高職院校發(fā)展的關鍵性工作之一，在開展信息化建設的過程中需要以獨立的檔案管理機構為基礎，意識到檔案管理信息化建設與傳統(tǒng)檔案管理之間的差異性，建立專門負責檔案管理的機構，以健全的管理機制為前提條件，指導該機構的各項工作，在規(guī)范化的基礎之上發(fā)揮出檔案管理機構的價值；其二，高職院校擴大檔案管理信息化建設經(jīng)費投入。云計算與大數(shù)據(jù)視角下，雖然為檔案管理信息化建設提供了便捷途徑，但對于現(xiàn)代化設備的需求明顯增加，擴大經(jīng)費投入既是為了采購現(xiàn)代化設備為信息化建設提供支撐，也需要預留后期維護所需成本。

　　（三）提高信息化管理人員專業(yè)素質。信息化管理人員是高職院校信息化管理工作得以實現(xiàn)的關鍵性要素，為實踐過程提供可能。從當前檔案管理工作的本質特征來看，具有知識性、專業(yè)性與系統(tǒng)性特點，正是憑借其特點，才需要依賴于高質量的管理人員對信息進行處理、分析、挖掘與開發(fā)工作。因此，提高信息化管理人員專業(yè)素養(yǎng)顯得十分必要，具體途徑如下：其一，充分發(fā)揮出“引進來”策略。這里所提到的“引進來”則是高職院校從外部引進人才，為充分適應檔案管理工作信息化建設的基本要求，做好對人才的儲備工作。以激勵機制為核心吸引高質量人才，在市場競爭中持續(xù)的發(fā)揮優(yōu)勢，為信息化建設提供堅實保障；其二，執(zhí)行“走出去”策略�！白叱鋈ァ辈呗允菍⒏呗氃盒�內部的檔案管理工作人員以培訓機會的提供實現(xiàn)綜合素質的提升，高職院校提供平臺，工作人員接受培訓，最終目的是將先進的檔案管理信息化理念與知識帶回來，從而優(yōu)化高職院校本身的檔案管理工作。

　　【參考文獻】

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