商務(wù)交際中英文書(shū)信的寫(xiě)法

　　商務(wù)交際中英文書(shū)信的寫(xiě)法

　　[摘要] 在商務(wù)交際中英語(yǔ)書(shū)信的格式、結(jié)構(gòu)和寫(xiě)作原則都是有固定的原則可循的,不能任意變更。

　　熟練掌握商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信的格式與結(jié)構(gòu)是從事對(duì)外貿(mào)易工作的高職生必備的技能之一。

　　[關(guān)鍵詞] 商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信 格式 結(jié)構(gòu)

　　隨著各國(guó)之間貿(mào)易交流的加深, 尤其是在我國(guó)加入WTO后,國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)日益頻繁，作為對(duì)外貿(mào)易中的一種基本的交際方式,商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信也得到廣泛應(yīng)用。

　　然而，有些信件冗長(zhǎng)而結(jié)構(gòu)不嚴(yán)謹(jǐn);有些措辭粗略無(wú)禮，空洞無(wú)物;有些累贅而模棱兩可，充滿著陳詞濫調(diào)，晦澀的行話和難懂的專業(yè)術(shù)語(yǔ);有的甚至還有拼寫(xiě)和語(yǔ)法錯(cuò)誤,這都會(huì)阻礙有效的交流。

　　對(duì)于國(guó)貿(mào)專業(yè)的學(xué)生,以及從事對(duì)外貿(mào)易的工作者來(lái)說(shuō),熟練掌握商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信的格式與結(jié)構(gòu)并加以應(yīng)用,是不可或缺的一項(xiàng)技能。

　　一、商務(wù)英文書(shū)信的格式

　　一般來(lái)說(shuō),現(xiàn)在使用的商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信的格式主要有兩種:傳統(tǒng)的縮頭式和現(xiàn)代的齊頭式。

　　根據(jù)英國(guó)傳統(tǒng)做法,縮頭式要在信文每一段縮進(jìn)五或六個(gè)字母的空間,有時(shí)可能會(huì)縮進(jìn)更多。

　　現(xiàn)在,齊頭式在商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信中使用得非常普遍。

　　它的突出特點(diǎn)就是所有信的內(nèi)容都從信紙的左邊開(kāi)始,段落與段落之間要比縮頭式多空出兩到三行,以便于區(qū)分。

　　這種格式被稱作齊頭式。

　　但是,有時(shí)把日期放在信紙的左邊會(huì)給查找?guī)��?lái)不便,所以,人們使用了一種改良的齊頭式,即把日期放在右邊,而把其他內(nèi)容放在左邊。

　　一般來(lái)說(shuō),我們通常使用單行距來(lái)布局一封信,這會(huì)使信函有一種緊湊感。

　　根據(jù)個(gè)人或公司的喜好,可以選擇使用齊頭式或縮頭式。

　　二、商務(wù)英文書(shū)信的結(jié)構(gòu)

　　不論傳統(tǒng)的縮頭式,還是現(xiàn)代的齊頭式,一般商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信的結(jié)構(gòu)都包括十三部分內(nèi)容,前七部分是每一封商務(wù)英語(yǔ)信件所必需包含的內(nèi)容。

　　在商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信中,每一部分內(nèi)容都有自己固定的位置,包含自己獨(dú)特的內(nèi)容,是不能隨意互換的。

　　1.信頭。

　　信頭所包含的是寫(xiě)信人的基本情況,包括姓名、地址、電話號(hào)碼、電傳號(hào)碼，以及傳真號(hào)碼甚至E-mail 地址。

　　信頭在信紙的最上方,有的公司把信頭直接印在所使用的信紙上。

　　質(zhì)量?jī)?yōu)良的信紙,以及一個(gè)整潔、勻稱的信頭,可以展示一個(gè)公司的風(fēng)采,增強(qiáng)公司的信譽(yù)。

　　2.案號(hào)和日期。

　　案號(hào)是寫(xiě)信時(shí)所給的、以便查詢的字母或數(shù)字。

　　經(jīng)常以“Our ref”和“Your ref”來(lái)區(qū)分。

　　它的位置一般是在信頭的右邊。

　　而日期在信頭以下三行或四行,不管是齊頭式還是縮頭式,一般把日期放在右端,這可起到行尾的作用,使信看上去更整齊。

　　在商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信中,日期一定要寫(xiě)全,不能用數(shù)字的形式,因?yàn)槊绹?guó)和英國(guó)的日期標(biāo)示法是不同的。

　　月、日的后面用逗號(hào),年份后面不用標(biāo)點(diǎn)。

　　3.封內(nèi)名稱和地址和開(kāi)頭稱呼語(yǔ)。

　　封內(nèi)名稱和地址要用齊頭式,緊靠信紙的左邊,這樣會(huì)使信看上去整齊。

　　開(kāi)頭稱呼語(yǔ)是寫(xiě)信人開(kāi)始信文的禮貌用語(yǔ),在英文書(shū)信中要使用敬語(yǔ),在稱呼方面,商業(yè)上最普遍的有Gentlemen(美國(guó)式)與Dear Sirs(英國(guó)式)二種,相當(dāng)于我國(guó)的“敬啟者”或“謹(jǐn)啟者”。

　　如果信是寫(xiě)給某個(gè)公司單位的,美語(yǔ)用Gentlemen(復(fù)數(shù)形式),英語(yǔ)用Dear Sirs。

　　稱呼后一般要使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),英國(guó)式采用逗號(hào),美國(guó)式用分號(hào)。

　　4.信文。

　　信文是實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容,信文的書(shū)寫(xiě)要求是簡(jiǎn)潔、清晰、禮貌;語(yǔ)法正確,切中要點(diǎn);段落劃分明確,每段集中于一個(gè)話題;打印準(zhǔn)確,布局要有藝術(shù)性,使信件看上去賞心悅目。

　　尤其注意頁(yè)邊空欄,它是信文的框架。

　　信文多用單行距,有些短信可用雙行距。

　　5.結(jié)尾敬語(yǔ)。

　　結(jié)尾敬語(yǔ)是信件結(jié)束時(shí)的一種禮貌用語(yǔ)。

　　最為典型的美國(guó)式寫(xiě)法是Sincerely和Best regards，典型的英國(guó)式表達(dá)有Yours sincerely(熟人或知道對(duì)方姓名)，Best wishes,kind regards 和yours faithfully(不知姓名)。

　　結(jié)尾敬語(yǔ)必須和信文緊連一起,不能分開(kāi),更不能把它單獨(dú)放到另一頁(yè)。

　　如遇此種情況,則信件必須重新安排、打印。

　　6.寫(xiě)信人簽名或簽署。

　　簽署是寫(xiě)信人或其所代表公司的名稱或標(biāo)記。

　　公司名稱可以打印,而主管人簽名則必須是手寫(xiě),兩者都不可用印章代替。

　　這部分在結(jié)尾敬語(yǔ)以下三行,大約留出五行或更多的空間。

　　7.注意事項(xiàng)。

　　注意事項(xiàng)的習(xí)慣用語(yǔ)是:For the attention of或簡(jiǎn)單的Attention,下面一般要加上橫線。

　　當(dāng)信件是寫(xiě)給特定的人或主辦部門(mén)時(shí),則用此用語(yǔ)。

　　它在開(kāi)頭稱呼語(yǔ)以上兩行。

　　除齊頭式外,可放在信文以上中間。

　　8.事由、標(biāo)題。

　　事由或標(biāo)題在開(kāi)頭稱呼語(yǔ)以下兩行,下加橫線,除齊頭式外,一般放在信文以上中間。

　　經(jīng)常是用一詞或簡(jiǎn)單的幾個(gè)詞來(lái)表示信文的主題,讓收信人先對(duì)所談內(nèi)容有所了解。

　　9.經(jīng)辦人代號(hào)和附件。

　　經(jīng)辦人代號(hào)在簽署以下兩行。

　　是打字員名字的首字母縮寫(xiě),可用小寫(xiě),也可用大寫(xiě)。

　　附件在經(jīng)辦人代號(hào)以下兩行。

　　寫(xiě)信人可標(biāo)示出一個(gè)或多個(gè)信中所提到的附件。

　　經(jīng)常使用的形式有:Enclosure,Enclosures,Encl.Enc等。

　　10.抄送。

　　抄送在附件以下兩行。

　　抄送有明、暗兩種方式。

　　明示的標(biāo)記為cc,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和復(fù)印件上。

　　暗示的標(biāo)記為bcc,后加收件人或公司的名字,只打印在復(fù)印件上,并且只有寫(xiě)信人和收信人知道。

　　11.附言。

　　附言在抄送以下兩行。

　　如寫(xiě)信人想增加些信中忘記提到的內(nèi)容,可用此方式,但應(yīng)盡量避免使用。

　　因?yàn)樗�可能�?huì)給人一種錯(cuò)覺(jué),即在寫(xiě)信前,你未能很好地安排你的信件,這可能會(huì)影響到你的信譽(yù)。

　　總之,當(dāng)書(shū)寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信的時(shí)候,必須謹(jǐn)記:選定一種格式,堅(jiān)持使用,不能變來(lái)變?nèi)?結(jié)構(gòu)中的內(nèi)容要安排合理得當(dāng)。

　　布局好的信件是雙方交易的好的開(kāi)始。

　　一封布局優(yōu)雅、端莊勻稱的信件,會(huì)留給人一種良好的印象,促進(jìn)雙方的進(jìn)一步往來(lái),直至交易的達(dá)成。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]戴冬冬:論商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作[J];東北大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版); 2001年03期;68～70

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