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信息化時代高校檔案管理存在的危機及對策探討論文
摘要：高校檔案管理有著通用性、系統(tǒng)性、綜合性以及社會性等多方面的特征，集中體現(xiàn)了學生在思想道德、文化生活、學歷、學業(yè)等方面的綜合素養(yǎng)。當前高校的科研課題以及相關產(chǎn)品設計，都是源自于社會實際的，相應的成果最終也是服務于社會，相關工作都會應用到檔案信息內(nèi)容。在很長時間里，不管是學生自身、學校和社會，都對檔案內(nèi)容比較重視，在數(shù)據(jù)龐大以及種類繁多的檔案信息中，如何建設獨特、全新的檔案管理模式，有效引入信息化管理手段，是當前重點研究的內(nèi)容。
關鍵詞：信息化 高校檔案 管理 危機
信息化和數(shù)字化是當前的社會發(fā)展的主流趨勢，在當前的背景下，我國在教育、建筑以及醫(yī)療等多個方面都加強了信息化技術的應用，目的是提升相關領域的核心競爭力和服務水平。對于教育信息化來說，指的是在教育領域深入和全面引入現(xiàn)代信息技術，進而促進教育改革的進步和發(fā)展，這個過程具有共享性和開放性、協(xié)作性和交互性，可以融合多媒體、智能化、網(wǎng)絡化以及數(shù)字化，這樣可以促進教育的跨越式發(fā)展。在當前的檔案管理工作中，學校需要掌握具體信息，進而發(fā)揮這些信息的作用和價值。
1 高校檔案管理存在的危機
當前的檔案管理中，存在一定的潛在危機因素，所以在實際的檔案管理中需要關注這些危機因素。具體的危機因素包括：一是檔案的實體安全因素，二是管理技術方面的危機。這里所說的實體安全隱患，指的是地震和高溫高濕等自然因素的影響，也包括檔案丟失和無意破壞等人為因素。當前的高校檔案中，還存在較多的紙質文件，所以更加容易受到人為因素的影響。在當前信息化和數(shù)字化的背景下，管理方面的技術影響因素比較多，必須引起重視。
1.1安全危機方面的因素
引發(fā)檔案管理安全危機的因素比較多，主要包括外部環(huán)境的突然變化以及漸進性變化，這些變化會導致檔案受到嚴重的影響，蟲害以及高溫潮濕都是比較常見的。還包括自然災害等等，例如庫房電線短路、雷擊意見地震等等，這些因素可能導致可燃物品燃燒，讓信息化電子設備受到影響。對于這些因素，檔案管理人員需要做好相關的防護措施。對于雷擊、地震等因素，需要提起重視，盡可能防患于未然。檔案庫房的設計需要符合標準，同時需要定期檢查相關電器設備，避免電器超負荷運行，同時盡可能淘汰存在安全隱患的設備，避免出現(xiàn)不安全因素。
1.2電子檔案危機
當前檔案屬于信息化檔案管理的重要內(nèi)容，是重要信息資源。電子檔案具有獨特的管理規(guī)范以及管理方式。以往的檔案管理都是依靠人工，但是電子檔案的管理需要借助于計算機信息系統(tǒng)才能實現(xiàn)。軟件和計算機的性能對檔案管理和文件處理的效率和質量有著直接影響，不兼容的應用軟件和計算機在生成文件的利用和交換中存在一定的困難因素。與此同時，對于電子檔案來說，信息并不固定于特定的物理位置上的，所以沒有文件實體的概念。這種非實體化的特點，使得這些電子檔案的完整性存在問題，缺乏紙質檔案的真實性。所以，在電子檔案管理的具體環(huán)節(jié)中，需要引入完善的管理措施。同時，需要確保這些檔案的真實性，因為電子檔案都是容易修改并且不會留下痕跡的，進入網(wǎng)絡之后，文件的簽署和信息控制都需要應用專門的技術。在技術層面，電子檔案的管理離不開計算機設備，不同格式的文件需要使用不同的軟件進行查閱，電子文件具有的這些復雜性提升了管理的難度，在實際的檔案資料開發(fā)、利用和管理方面都出現(xiàn)了一定的問題。
2 信息化時代高校檔案管理的對策
2.1關注檔案管理信息化建設
對于高校管理層來說，需要把檔案信息化建設當作學校的主要發(fā)展策略，并且明確當前的內(nèi)部治理機構，把這方面的建設當成基礎工作內(nèi)容。高校檔案管理信息化建設中，需要遵循先進的理念和原則，否則難以發(fā)揮信息化技術的優(yōu)勢。所謂的頂層設計，包括結構設計以及功能設計。這里所說的功能設計，涉及到學校的主要發(fā)展策略，需要遵循為師生服務的宗旨，統(tǒng)籌后勤保障、人事、科研以及教學方面的工作，這樣可以有效發(fā)揮檔案管理中心的作用，進而建設重要的信息維護、處理、歸檔以及匯總平臺。這里所說的結構設計，指的是依據(jù)當前的學校內(nèi)部治理機構變革，明確當前的學校網(wǎng)絡系統(tǒng)架構，進而合理配置相關資源、管理權限以及信息流服務。當前的實踐證明，建設有效的信息化管理制度，可以切實提升信息化發(fā)展水平，促進信息化服務效率以及質量的提升，進而構建維護成本和運行成本較低的體制，這樣可以科學指導當前的檔案管理信息化工作。
2.2重視檔案管理的安全措施
在安全措施方面，需要制定嚴格和完善的檔案信息安全保密制度，進而持續(xù)強化和培養(yǎng)從業(yè)人員的安全保密意識和安全防護水平。同時，高校需要引進比較先進的檔案管理系統(tǒng)，進而落實嚴格的流程化處理機制，這樣可以把具體責任落實到每個人身上，進而構建完善的監(jiān)控機制，落實相關的網(wǎng)絡安全管理策略。依據(jù)當前的電子檔案信息數(shù)據(jù)安全標準，在實際的數(shù)據(jù)使用和管理中，需要引入相應的權限。在實際的數(shù)據(jù)管理中，需要對數(shù)據(jù)審核、編輯、采集落實權限要求。在實際的數(shù)據(jù)查詢中，需要考慮到相關查閱者的具體查詢范圍、訪問權限以及資格等等。
2.3構建數(shù)字化檔案信息庫
對于高校來說，需要重視自身的檔案信息資源庫建設，要根據(jù)我國相關部門的檔案規(guī)定，明確相應的檔案工作要求以及檔案服務對象的實際需求，進而明確檔案信息源端口，進而采集信息。與此同時，學校功能拓展的過程中，需要加強對用戶端口的實際需求分析，進而調整相關檔案信息的具體采集方向，構建特色鮮明的信息數(shù)據(jù)庫。這些檔案信息資源可以為學校的發(fā)展和改革服務，可以為當前的師生服務，可以切實提升學校的管理效率和質量，在持續(xù)的維護、整理和保存過程中，可以形成學校的文化軌跡以及精神材料，進而記錄學校在發(fā)展中的不同數(shù)據(jù)信息，成為學校文化建設的重要內(nèi)容。這些檔案內(nèi)容都是學校可持續(xù)發(fā)展的基因文化庫。在當前的通信技術以及計算機網(wǎng)絡條件下，具有較快的速度以及較大的儲存容量，出現(xiàn)了許多信息處理的技術內(nèi)容。網(wǎng)絡技術的先進性周期持續(xù)縮短，所以，信息網(wǎng)絡化的實際價值主要體現(xiàn)在信息資源的應用和建設層面上，需要加強在這個方面的信息資源建設投入[1]。
2.4提升管理人員管理理念
如今的社會背景下，信息化的發(fā)展趨勢已經(jīng)涉及方方面面，高校的教育管理也需要大量應用信息技術，高校檔案管理也需要跟隨發(fā)展的步伐，積極地創(chuàng)新和提升自身的檔案信息管理能力，這樣可以為學校的發(fā)展提供優(yōu)質的服務，有著重要的意義。在實際工作中，應該完美結合信息技術和檔案管理工作，提升管理人員的管理理念屬于重要前提。當前背景下，許多高校的檔案管理者還是應用傳統(tǒng)的管理思路和模式，一些高校領導缺乏對于當前檔案管理工作的深度認識，僅僅片面完成相關的數(shù)據(jù)處理任務，檔案管理工作者受到傳統(tǒng)思想和體制的影響比較大，所以僅僅把工作中心放到excel和word數(shù)據(jù)處理和編目方面，缺乏對于新服務方式和方法的規(guī)劃和思考。對于這些檔案管理者來說，需要接受信息化管理思路的灌輸。學�？梢越M織針對性培訓，并且積極和各個院校進行溝通和互動，同時可以引入一些新技術。引入技術內(nèi)容屬于重點培訓內(nèi)容，如果條件允許的話，可以邀請專業(yè)技術人員基于技術講解和思想方面的培訓和灌輸。
2.5加強檔案管理人員培訓
檔案管理人員的素質，直接影響整體的檔案管理工作。因為一些檔案管理人員長期缺乏必要的培訓，所以他們的素質和能力無法適應當前的檔案管理工作。對于高校來說，需要加強對他們的教育和引導，積極拓展這些人員的知識面，確保管理人員提升自己的技能和知識掌握程度，進而了解微縮攝影、計算機網(wǎng)絡方面的知識，了解現(xiàn)代科技、管理、經(jīng)濟方面的業(yè)務技能。與此同時，還需要落實優(yōu)惠政策，鼓勵檔案管理人員積極學習相關知識，引導他們主動地探索相關的工作內(nèi)容，確保信息的快速更新，讓管理人員處于最佳工作狀態(tài)，進而精通他們平時接觸的業(yè)務。如此一來，這些管理人員可以為高校的管理、科研以及教學等工作良好服務。
2.6積極引入數(shù)字化技術手段
當前的高校檔案管理中，存在管理內(nèi)容繁瑣和管理方法比較落后的問題。對于檔案管理中的儲存、記錄、快速檢索工作，需要投入大量的精力，消耗的物力和人力都比較多，而且工作的準確率也得不到保證。高�？梢苑e極引入信息技術，進而構建專業(yè)的電子檔案庫，如果到了檔案記錄的特別時期，可以公開進行使用，指導學生自主完成自己的檔案，而后指導員進行針對性審核，如果通過審核，可以記錄備案，檔案管理員則需要進行統(tǒng)一整理。通過這種方式，可以減少檔案管理者的實際工作量，可以提升記錄的質量，學生也可以全面了解自己的信息和數(shù)據(jù)，在實際填寫中會比較認真。通過引入數(shù)字信息化技術，學生的個人信息可以對應二維碼或者條形碼等標識，如果用人單位或者學生想要查閱學生的信息，可以利用掃描的方式來了解相關信息，如果想要提升安全性，可以在相關信息查閱窗口設置密碼。
3 結束語
高校檔案管理的網(wǎng)絡化和數(shù)字化是重要發(fā)展方向，屬于當前檔案事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容和組成，信息化建設屬于自身發(fā)展的必要工作內(nèi)容。但是在實際的建設中，需要涉及多方面、多方位的工作，同時具有見效慢和投資多的問題。對此，高校需要積極引入相關設備，更新管理思路和觀念，確保高校教育事業(yè)和檔案工作的同步發(fā)展和進步。
參考文獻：
[1] 張莉莉.高校檔案信息化建設之安全問題與完善策略[J].通化師范學院學報，2015，（12）：136- 138.
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