淺析高校會計(jì)檔案管理存在的問題及對策的論文

　　會計(jì)檔案管理工作是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要組成部分，也是最后一環(huán)。在工作中往往沒有得到高度重視，忽略了其在高校財(cái)務(wù)管理中的重要作用，有效提高高校會計(jì)檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，高校會計(jì)檔案管理人員要積極主動(dòng)學(xué)習(xí)，不斷更新觀念，高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)該建立行之有效的管理制度。

　　1高校會計(jì)檔案定義

　　高校會計(jì)檔案作為高校財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)活動(dòng)中的產(chǎn)物，體現(xiàn)了高校財(cái)務(wù)活動(dòng)情況，也體現(xiàn)了高校在一會計(jì)期間的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益的狀況，包括某一會計(jì)期間的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量狀況，并且反映了高校財(cái)務(wù)核算的具體內(nèi)容、核算方法、核算過程和核算結(jié)果。和其他的檔案對比，高校會計(jì)檔案的屬性比較專業(yè)。建立健全會計(jì)檔案管理制度勢在必行，為了更好地理解高校會計(jì)檔案的概念，我們需要明確下面的內(nèi)容:

　�、俑咝�會計(jì)檔案是處理完成的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)憑證和財(cái)務(wù)資料，并且核算行為已經(jīng)完成，財(cái)務(wù)資料已經(jīng)整理完畢。并按一定的邏輯規(guī)律整理完畢，具有保存價(jià)值。

　�、跁�計(jì)檔案主要來源于外部接收獲得及內(nèi)部直接形成;外部接收獲得主要從單位外部取得，包括發(fā)票、購銷合同、收據(jù)、銀行回單等。內(nèi)部直接形成是指在會計(jì)核算的過程中所產(chǎn)生的會計(jì)資料，包括記賬憑證、明細(xì)賬、季度年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等。

　�、垭娮訒�計(jì)檔案也屬于會計(jì)檔案的一種，只不過它的存儲形式、傳輸途徑及保存方式與普通檔案不同，是以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為載體的。

　　2高校會計(jì)檔案管理工作中的問題分析

　�、俑咝Ｘ�(cái)務(wù)部門往往覺得會計(jì)檔案管理工作是已經(jīng)處理完了的會計(jì)業(yè)務(wù)憑證和會計(jì)資料，所以，高校對于會計(jì)檔案的管理沒有做到同會計(jì)業(yè)務(wù)一樣重視，管理不到位、不嚴(yán)格，沒有與會計(jì)工作有機(jī)的結(jié)合起來，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理成效不夠完整。大部分高校財(cái)務(wù)工作者只注重日常的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的管理，對會計(jì)檔案的工作流于形式。高校會計(jì)檔案管理工作者有的沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)，有的并不是科班出身，業(yè)務(wù)水平很低，導(dǎo)致會計(jì)檔案管理工作沒有得到科學(xué)的管理。更有甚者不安排專業(yè)的會計(jì)檔案管理工作人員。

　�、诟咝Ｘ�(cái)務(wù)部門對會計(jì)檔案資料保存不齊全，不完整。一些高校只注重會計(jì)賬簿、會計(jì)憑證、會計(jì)報(bào)表等財(cái)務(wù)資料的歸檔與整理，而沒有對文件性的財(cái)務(wù)資料、電子存儲資料進(jìn)行歸檔整理，導(dǎo)致了會計(jì)檔案管理工作不夠系統(tǒng)、不夠完整。

　�、鄹咝�會計(jì)檔案管理制度不健全。高校會計(jì)檔案管理制度的建立健全有利于會計(jì)檔案工作人員有法可依，有章可循。往往在一些單位并沒有健全的會計(jì)檔案管理制度，會計(jì)檔案管理人員工作起來沒有抓手，沒有依據(jù)，更不能做到規(guī)范、科學(xué)的管理。

　�、芨咝�會計(jì)檔案的紙質(zhì)資料沒能有效的和電子存儲會計(jì)檔案進(jìn)行同步。一些高校沒能把儲存的電子資料進(jìn)行有效的歸檔管理，導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)信息丟失。目前，高校財(cái)務(wù)電算化發(fā)展很快，有的高校沒有與時(shí)俱進(jìn)，財(cái)務(wù)軟件升級緩慢，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)電算化檔案的有效調(diào)閱。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視。

　　3解決高校會計(jì)檔案管理工作中存在問題的一些對策

　�、偌訌�(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把會計(jì)檔案管理工作提到日常上來，當(dāng)作日常業(yè)務(wù)來看，視為會計(jì)業(yè)務(wù)的最后一個(gè)流程。針對高校會計(jì)檔案管理工作組織定期的培訓(xùn)，到兄弟單位進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)會計(jì)檔案的管理�！稒n案法實(shí)施辦法》第五條則明確地規(guī)定:“各單位要高度重視會計(jì)檔案管理工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理，要建立健全會計(jì)檔案管理規(guī)章制度，提高會計(jì)檔案管理人員工作能力，使會計(jì)檔案管理工作能夠做到及時(shí)歸檔、方便查閱、安全存儲保管。應(yīng)該督促相關(guān)部門對會計(jì)檔案管理進(jìn)行內(nèi)部控制，定期督察，使高校會計(jì)檔案管理工作朝著又好又快的方向發(fā)展，高校財(cái)務(wù)管理也更完整有效。

　　②提高高校會計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。高校會計(jì)檔案管理工作的提高最終落實(shí)在工作人員，工作人員的能力水平、職業(yè)操守決定會計(jì)檔案工作是否科學(xué)有效。高校對會計(jì)檔案管理給予高度重視，把檔案管理提到日常上來，把檔案管理與會計(jì)業(yè)務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來，使其成為了一個(gè)整體，會計(jì)檔案管理人員就會主動(dòng)的，自然而然的把會計(jì)檔案管理工作當(dāng)成會計(jì)業(yè)務(wù)工作一樣重視。高校會計(jì)檔案管理工作者有義務(wù)有責(zé)任不斷學(xué)習(xí)會計(jì)檔案管理知識，更新觀念，提高會計(jì)檔案管理水平。高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)該通過自我學(xué)習(xí)和走出去學(xué)習(xí)相結(jié)合，每周定期組織培訓(xùn)，還可以去兄弟院校去學(xué)習(xí)，彼此交流經(jīng)驗(yàn)，提高會計(jì)檔案管理工作的整體水平。另外，還要加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的后續(xù)工作，針對會計(jì)檔案管理工作中存在的諸多問題做到防患于未然，使得會計(jì)檔案管理工作從人員素質(zhì)到制度保障都能得到提高，促使高校會計(jì)檔案管理工作健康有序的開展，提高整個(gè)財(cái)務(wù)管理的水平。

　�、劢�立健全有效的高校會計(jì)檔案管理工作相關(guān)制度。高校應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)制定相應(yīng)的會計(jì)檔案管理制度，做到有效監(jiān)管，科學(xué)管理。財(cái)務(wù)部門也應(yīng)該制定會計(jì)檔案管理規(guī)章制度，使會計(jì)檔案管理人員工作起來有章可循，有法可依，并且建立內(nèi)控制度，財(cái)務(wù)部門內(nèi)部進(jìn)行監(jiān)管，層層監(jiān)督，防患于未然，使會計(jì)檔案管理工作制度化、規(guī)范化，合理化。高校財(cái)務(wù)部門還應(yīng)該把會計(jì)檔案管理工作納入到日常工作當(dāng)中來，目標(biāo)就是規(guī)范高校會計(jì)檔案管理工作，明確高校責(zé)任人，并且完善一整套健全的高校會計(jì)檔案管理規(guī)章制度，合理的會計(jì)檔案管理制度確保高校會計(jì)檔案資料及時(shí)歸檔、科學(xué)保存、管理規(guī)范，使高校會計(jì)檔案管理工作有好的制度作為保障。

　　④高校要根據(jù)相應(yīng)的“會計(jì)檔案管理辦法”，對會計(jì)檔案做出準(zhǔn)確的鑒定，判斷會計(jì)檔案是否已經(jīng)保管到期，并及時(shí)進(jìn)行銷毀，按照科學(xué)的流程進(jìn)行處理。高校應(yīng)該高度重視會計(jì)檔案的鑒定工作，根據(jù)“會計(jì)檔案管理辦法”對本單位的會計(jì)檔案給予正確的定位，確保各種會計(jì)檔案的保管期限，對于保管到期的及時(shí)銷毀，高校會計(jì)檔案工作者要對有價(jià)值的會計(jì)檔案保管妥當(dāng)，對按規(guī)定可以銷毀的會計(jì)檔案進(jìn)行及時(shí)有效的銷毀，并在銷毀及保管清冊的備注欄內(nèi)標(biāo)注。

　　在會計(jì)電算化高速發(fā)展的今天，高校會計(jì)檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，會計(jì)檔案管理工作者通過不斷學(xué)習(xí)，更新觀念，提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)，高校要建立健全會計(jì)檔案管理制度和內(nèi)控制度，使會計(jì)檔案管理工作有法可依，有章可循，監(jiān)管到位，最終確保高校會計(jì)檔案管理工作合理規(guī)范、科學(xué)有效。

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