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雙套制下檔案管理理念的變革論文
摘要：網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來臨，使得電子文件的傳遞也更加方便。使過去采用的紙質(zhì)文件已經(jīng)面臨淘汰局面，甚至不能再滿足企業(yè)的需要。盡管如此，很多企業(yè)卻對電子文件的安全性表現(xiàn)出了不信任的態(tài)度，所以在采用電子文件的同時(shí)，也采用了紙質(zhì)文件。這種“雙套制”的檔案管理模式容易給檔案部門帶來一些問題，所以必須進(jìn)行變革。筆者對此進(jìn)行了分析，希望能為廣大的相關(guān)工作者提供一些參考依據(jù)。
關(guān)鍵詞：“雙套制” 檔案管理 理念 變革
1 什么是“雙套制”
在電子文件管理時(shí)代，為了促使電子文件能保存長久，也為了促使文件更加真實(shí)，所以產(chǎn)生了“雙套制”的檔案管理理念。
第一，紙質(zhì)檔案里的“雙套制”需建立在檔案的安全性方面，要求檔案文件根據(jù)規(guī)定保存在檔案館內(nèi)。另外一套則由文件生成部門自行保存，實(shí)行備份。到了后來，“雙套制”不但包括紙質(zhì)文件的保存，同時(shí)也以縮微膠片等形式保存了另外一套。也因此，不管是哪種載體，不管是異地、本地都實(shí)施備份。在電子環(huán)境當(dāng)中，“雙套制”主要針對的是歸檔保存狀態(tài)，所以顧名思義，被稱為“雙套歸檔”。也就是說，針對同一份文件不但保存紙質(zhì)文件，同時(shí)也保存電子文檔，兩者均可進(jìn)行使用。
第二，“雙套制”還存在一個(gè)“雙軌制”的概念，這是針對文件使用和處理階段所提出的。電子文件與紙質(zhì)文件隨著處理流程而不斷轉(zhuǎn)化，在進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)演變成了紙質(zhì)、電子兩種。工作人員必須對內(nèi)容相同的兩種文件進(jìn)行一定程度的處理，現(xiàn)行階段完成之后，“雙套制”導(dǎo)致“雙套”歸檔產(chǎn)生。在“雙軌制”中也包括了“雙套制”，使得文件得到了合理化管理。電子文件也屬于“原始文本”，能起到處理事務(wù)的作用。若是管理到位，那么便能產(chǎn)生完善的元數(shù)據(jù)，同時(shí)產(chǎn)生全面化的電子文件。
在實(shí)現(xiàn)了“雙套制”之后，不但能對紙質(zhì)文件進(jìn)行復(fù)印，同時(shí)也能對紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化掃描。但一般環(huán)境下紙質(zhì)文件的數(shù)字化歸檔，則不在筆者闡述的范圍內(nèi)。
2 實(shí)施“雙套制”的原因
2.1電子文件比紙質(zhì)文件更具備優(yōu)勢
比起紙質(zhì)文件，電子文件的方便性更強(qiáng)。而且電子文件的存儲(chǔ)密度很大，存儲(chǔ)空間小，所以也滿足了人們對于文件和檔案信息的使用需求。隨著大家對信息的時(shí)效性要求越來越高，電子文件的優(yōu)勢也越來越突出，其具備紙質(zhì)文件所沒有的優(yōu)勢，同時(shí)得到了一定的普及。
2.2電子文件所存在的劣勢
電子文件具有幾個(gè)劣勢，這些劣勢限制了電子文件的使用，所以很多人采用“雙套制”的理念。
一是安全性。電子文件必須依靠軟硬件技術(shù)設(shè)備，而且設(shè)備更新會(huì)使得信息無法讀取。存儲(chǔ)的載體若是產(chǎn)生了問題，那么就會(huì)影響文件的安全性。此外，信息在傳遞的過程中非常容易暴露。但紙質(zhì)文件卻具有穩(wěn)定性強(qiáng)的特點(diǎn)，不但保存時(shí)間長，而且非常安全。
二是法律憑證性。由于電子文件的內(nèi)容和載體容易分離，而且也容易進(jìn)行修改和復(fù)制，最終影響信息的真實(shí)性。此外，電子文件不能被作為法律憑證。盡管我國法律沒有排除將電子文件作為證據(jù)和憑證，然而電子文件的證明力卻不夠。不僅如此，法律也沒有對電子文件的歸類進(jìn)行規(guī)定，所以電子文件通常不能被當(dāng)成直接證據(jù)。但紙質(zhì)文件卻相反，其不但具有原始記錄性，而且安全可靠。在法律訴訟或者案件調(diào)查中，紙質(zhì)文件可以被當(dāng)成憑證、證據(jù)。
3 檔案“雙套制”管理模式存在的問題
3.1館藏紙質(zhì)檔案難以進(jìn)行數(shù)字化處理
站在量的角度來分析，發(fā)現(xiàn)企業(yè)在促使紙質(zhì)檔案朝著數(shù)字化方向發(fā)展時(shí)，需要耗費(fèi)較多的資金和技術(shù)。站在職能的角度來分析，發(fā)現(xiàn)檔案部門屬于企業(yè)中的一部分。在推動(dòng)檔案數(shù)字化的進(jìn)程時(shí)，容易產(chǎn)生不少阻力。而且很多檔案部門只注重收藏，不注重利用，導(dǎo)致檔案無法得到全面規(guī)劃，數(shù)字化進(jìn)程也無法得到推進(jìn)。所以，難以達(dá)到良好的效果。
3.2紙質(zhì)檔案的量越來越大
企業(yè)在發(fā)展的過程中，紙質(zhì)檔案的量會(huì)越來越大。一般的方法是在歸檔后對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，然而工作量太大，而且需要成熟的技術(shù)和管理制度作為保障。大部分企業(yè)的科技檔案都仍然以紙質(zhì)檔案為主。配套電子檔案的歸檔方式有兩種，一種是促使電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步歸檔，但這樣的方式不容易實(shí)現(xiàn)。另外一種則是在歸檔時(shí)僅僅只收紙質(zhì)版本，等到紙質(zhì)檔案整理結(jié)束，再將紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描，變成電子檔案。所以“雙套制”管理模式所產(chǎn)生的工作量非常大。
3.3檔案日常管理事務(wù)繁雜
在對檔案進(jìn)行日常管理時(shí)，可將管理工作分為兩部分。一部分是紙質(zhì)檔案的搜集、整理、鑒定、保存等。這些工作非常繁瑣，任務(wù)量也很大，屬于管理中的核心部分。另外一部分是紙質(zhì)檔案的借閱利用服務(wù)。在借閱紙質(zhì)檔案時(shí)，檔案工作者必須要進(jìn)行登記，辦理手續(xù)，進(jìn)行注銷等，經(jīng)歷很多流程。
3.4缺少電子檔案的歸檔接口
因?yàn)槭艿健半p套制”管理模式的影響，所以電子檔案歸檔接口至少需要兩個(gè)，一個(gè)是檔案系統(tǒng)接收數(shù)字化檔案的接口；另外一個(gè)則是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的歸檔接口。然而目前的問題是，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接口和檔案系統(tǒng)接口的標(biāo)準(zhǔn)不一致。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的電子公文流轉(zhuǎn)完畢后，不能自動(dòng)歸檔到檔案系統(tǒng)。此外，檔案系統(tǒng)也缺乏一定的能力來支撐電子公文的使用。同時(shí)也容易出現(xiàn)這樣的情況：增量檔案導(dǎo)入的流程不明確。此外，數(shù)據(jù)導(dǎo)入的流程太復(fù)雜，可能產(chǎn)生操作方面的失誤。
3.5電子檔案歸檔的范圍不明確
企業(yè)的檔案分為很多種，其包括了財(cái)務(wù)檔案、文書檔案、技術(shù)檔案、設(shè)計(jì)檔案、商品檔案等等。要促使這些檔案全部被轉(zhuǎn)化為電子檔案，工作量非常大。舉個(gè)例子，之前的圖紙檔案的掃描，包括了會(huì)計(jì)檔案的導(dǎo)入、憑證的掃描等。這些工作均可能產(chǎn)生瓶頸方面的問題。
3.6檔案管理人員缺失
目前，很多企業(yè)都存在檔案部門人員緊缺的現(xiàn)象。一些企業(yè)將其他部門的人員放在檔案工作崗位上，致使工作人員身兼數(shù)職。這樣一來，工作人員日復(fù)一日地重復(fù)著機(jī)械式的操作，逐漸失去了檔案工作的創(chuàng)新性和進(jìn)步性。此外，很多檔案工作者的年齡都偏大，這些工作者偏執(zhí)于紙質(zhì)檔案的管理和保存，不會(huì)使用電子檔案，甚至對信息技術(shù)產(chǎn)生了抵觸心理。也因此，檔案部門缺少新鮮血液的輸入，甚至無法突破全新的思路和理念，因此難以獲得技術(shù)方面的進(jìn)步。
4 “雙套制”下檔案管理理念的變革
4.1明確電子檔案的收集范圍，制定出科學(xué)合理的檔案歸檔范圍
從目前來看，企業(yè)針對電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要注重這兩個(gè)方面的內(nèi)容：第一個(gè)方面是文書檔案，第二個(gè)方面是技術(shù)檔案。
4.1.1對文書檔案進(jìn)行歸檔整理
文書檔案也可以被分為兩種類型，一種是企業(yè)收文，一種是企業(yè)發(fā)文。企業(yè)的發(fā)文一般都以系統(tǒng)原生電子文件為重點(diǎn)。而且這些文件能夠在企業(yè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中得到轉(zhuǎn)化，通過標(biāo)準(zhǔn)化接口，也可以被歸檔至檔案系統(tǒng)的預(yù)歸檔庫。同時(shí)，也由工作人員對電子文件和紙質(zhì)文件進(jìn)行統(tǒng)一化整理，最終交給檔案部門進(jìn)行保管。企業(yè)收文則大多數(shù)都是紙質(zhì)文件，一些紙質(zhì)文件還包含了光盤。企業(yè)收文的載體除了包括單套紙質(zhì)文件，也包括了通過網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)傳遞的單套電子公文，以及電子文件和紙質(zhì)文件雙套傳遞的文件。對于這些收文，企業(yè)可以構(gòu)建一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化接口，將收文導(dǎo)入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)中，促使其進(jìn)入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，完成公文的流轉(zhuǎn)工作。在處理結(jié)束時(shí)，還要導(dǎo)入檔案系統(tǒng)預(yù)歸庫中。
4.1.2對技術(shù)檔案進(jìn)行歸檔整理
要解決技術(shù)檔案的“雙套管”問題，就需要保證系統(tǒng)原生技術(shù)文件的憑證性，這樣才能使其和紙質(zhì)檔案共同歸檔，減少技術(shù)檔案的掃描工作量。站在技術(shù)方面來分析，發(fā)現(xiàn)借助數(shù)字簽名、蓋水印的方式可促使歸檔系統(tǒng)技術(shù)文件更具備法律性。站在流程方面來分析，要鎖定技術(shù)文件的流轉(zhuǎn)，就要促使數(shù)據(jù)的變化和備份均進(jìn)行登記，從而保障原生態(tài)技術(shù)文件的流轉(zhuǎn)達(dá)到閉環(huán)的目的，從而完成技術(shù)文件的歸檔工作。
4.2促使檔案信息化進(jìn)程加快
企業(yè)檔案信息化水平，對“雙套制”產(chǎn)生了一定的影響。為此，需要將檔案信息化建設(shè)納入到企業(yè)信息建設(shè)中去，從而促使檔案部門的信息化建設(shè)得以加強(qiáng)。其中的重點(diǎn)是檔案管理系統(tǒng)，促使該系統(tǒng)得到創(chuàng)新和開發(fā)，這已經(jīng)成為了重要的任務(wù)。另外，也要開發(fā)出檔案系統(tǒng)和企業(yè)其他系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，促使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中屬于歸檔范圍的文件也能得到自動(dòng)歸檔，減少手工操作量。同時(shí)，還要對檔案數(shù)字化的配套設(shè)施進(jìn)行完善。
所以，企業(yè)中檔案的采集接口分為兩種。一種是應(yīng)用系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的自動(dòng)歸檔接口。另外一種是數(shù)字化檔案手動(dòng)操作接口。需要注意的是：手動(dòng)導(dǎo)入接口需要特殊管控，避免數(shù)字化文件向外散播。
4.3推進(jìn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程
促使檔案“雙套制”理念得到利用，必須要建立在檔案的可用性、可讀性方面，提升檔案管理的水平。為了達(dá)到這樣的目標(biāo)，要促使企業(yè)檔案全部進(jìn)行數(shù)字化掃描，將檔案掛接至檔案系統(tǒng)中。數(shù)字化的方式有兩種，一種是全部外包給外部企業(yè)，另一種是企業(yè)自行掃描。在選擇了合理的掃描方式后，企業(yè)要借助不同技術(shù)手段對電子檔案的使用權(quán)限進(jìn)行約束，提高檔案的安全性。
本文站在“雙套制”的角度闡述了文件管理的現(xiàn)狀，并且針對其中存在的問題提出了對策。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，“雙套制”檔案管理模式會(huì)得到一定的改進(jìn)，同時(shí)朝著標(biāo)準(zhǔn)化、安全化的方向發(fā)展，促使檔案管理更加科學(xué)合理。
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