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在建工程項(xiàng)目檔案的管理及其應(yīng)用論文
摘要：管好用好在建工程項(xiàng)目檔案并將檔案管理工作直接放在建設(shè)一線，是科學(xué)管理檔案工作的方法之一。這一方法的應(yīng)用，為在青藏鐵路運(yùn)營(yíng)管理創(chuàng)世界一流水平目標(biāo)中發(fā)揮了極大的作用。
關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目;檔案管理;青藏鐵路
青藏鐵路格爾木至拉薩段建設(shè)項(xiàng)目檔案信息是直接記述青藏鐵路建設(shè)過(guò)程的原始、真實(shí)記錄，是寶貴的信息資源。鐵路建設(shè)項(xiàng)目工程檔案是鐵路建設(shè)科學(xué)資源儲(chǔ)備的寶庫(kù)，只有以工程檔案為依據(jù)，才能進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)和管理。
1青藏鐵路格爾木至拉薩段建設(shè)項(xiàng)目工程檔案概況
青藏鐵路檔案全部歸青藏鐵路公司檔案室管理。青藏鐵路公司檔案室前身是西寧分局綜合檔案室，在青藏鐵路2001年6月29日開工時(shí)期，文書檔案由青藏鐵路公司辦公室管理，科技檔案由工程部管理，會(huì)計(jì)檔案由計(jì)財(cái)部管理。整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的會(huì)計(jì)檔案，由計(jì)財(cái)部統(tǒng)一移交歸檔;西寧分局檔案室負(fù)責(zé)收集、整理、鑒定、保管公司的文檔。對(duì)科技檔案、會(huì)計(jì)檔案在各部門分別設(shè)立專人負(fù)責(zé)制。
2004年6月19日，西寧分局檔案室并入青藏鐵路公司檔案室，形成了新的檔案室，并對(duì)青藏鐵路格爾木至拉薩段建設(shè)過(guò)程中形成的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。為了確保所有工程文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地分發(fā)到有關(guān)部門并完整地保存，避免工程文件的丟失，公司采取了工程文件統(tǒng)一接收、分發(fā)管理的措施，并把工程文件的進(jìn)出渠道歸口控制起來(lái)，確保了工程文件歸檔的完整性、清晰可讀性。在收集工程文件的同時(shí)，還編制了《文件材料歸檔范圍和要求》等工作程序。在2006年6月工程初驗(yàn)通過(guò)后，共接收各施工單位移交的竣工檔案共5987卷，其中可行性研究檔案8卷、初步設(shè)計(jì)檔案18卷、科技檔案58卷、施工設(shè)計(jì)圖1052卷、聲像檔案28卷、其他各專業(yè)竣工檔案4823卷。
青藏鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的主要內(nèi)容是以基本建設(shè)為主，涵蓋了建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備、安裝、調(diào)試到竣工的全過(guò)程檔案。根據(jù)《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》的規(guī)定，在城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)進(jìn)行建設(shè)的鐵路工程形成的檔案報(bào)送城建檔案館，共移交給拉薩市城建檔案館134卷。目前建設(shè)項(xiàng)目檔案分類準(zhǔn)確、組卷合理，符合部頒標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。
其中，科研檔案依據(jù)《鐵道部科技研究開發(fā)計(jì)劃管理辦法》和《青藏鐵路公司科技研究開發(fā)計(jì)劃管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)對(duì)課題的研究報(bào)告、技術(shù)資料按檔案管理的有關(guān)規(guī)定分類存檔、妥善保管，共接收由科研管理部門按標(biāo)準(zhǔn)整理后移交科研檔案58卷。聲像檔案的收集與建設(shè)項(xiàng)目工程施工檔案同步進(jìn)行，并由施工單位按施工標(biāo)段，根據(jù)《聲像檔案管理辦法》規(guī)定組卷、移交。
2建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的模式及控制措施
青藏鐵路公司對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案確定了強(qiáng)化制度約束、加大規(guī)范管理、主動(dòng)超前介入、共同參與建檔的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式，形成了較為完整、符合工程建設(shè)和運(yùn)營(yíng)需要的上下結(jié)合、橫向協(xié)調(diào)的管理體系，所采取的控制措施有以下幾個(gè)方面：
2.1健全制度，強(qiáng)化管理
鐵道部和青藏鐵路公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)始終高度重視建設(shè)項(xiàng)目檔案工作。2001年6月29日青藏鐵路格拉段開工時(shí)，鐵道部檔案史志中心下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)青藏鐵路檔案工作的通知》，要求設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的領(lǐng)導(dǎo)，要高度重視工程設(shè)計(jì)、施工中形成的檔案。青藏鐵路公司在此基礎(chǔ)上下發(fā)了《青藏鐵路建設(shè)工程竣工文件編制和歸檔辦法》，并將檔案工作納入工程管理程序和施工技術(shù)管理，堅(jiān)持工程檔案收集工作與工程勘測(cè)、設(shè)計(jì)施工同步進(jìn)行。
針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案積累、收集中存在的問(wèn)題，制定下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步明確竣工文件編制有關(guān)問(wèn)題的通知》統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。還根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)存在的具體問(wèn)題，先后制定下發(fā)了《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件移交辦法》、《關(guān)于青藏鐵路竣工文件編制移交的補(bǔ)充規(guī)定》和《進(jìn)一步明確站前工程竣工文件編制移交有關(guān)規(guī)定》。
青藏鐵辦下發(fā)了《關(guān)于青藏鐵路格拉段竣工文件編制與移交驗(yàn)收的通知》，及時(shí)解決了項(xiàng)目檔案材料形成過(guò)程以及移交過(guò)程中出現(xiàn)的難點(diǎn)和疑點(diǎn)。
2.2崗前培訓(xùn)，規(guī)范要求
青藏鐵路開工時(shí)，公司派有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的檔案專業(yè)人員，給進(jìn)場(chǎng)的各項(xiàng)目施工單位的項(xiàng)目經(jīng)理辦培訓(xùn)班，從項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)總工到質(zhì)檢員、施工員、測(cè)量員、內(nèi)業(yè)資料員都能明確自己的職責(zé)。針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案從原始積累、到歸檔范圍提出具體要求，使每個(gè)參建的施工單位和監(jiān)理單位從工程開工建設(shè)時(shí)起，就能夠明確本工程的建設(shè)項(xiàng)目檔案有哪些要求、編制的依據(jù)是什么，達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)，采取什么措施，保證建設(shè)項(xiàng)目檔案收集齊全，內(nèi)容準(zhǔn)確，整理規(guī)范，按期歸檔和移交。公司根據(jù)工程進(jìn)度召開專題會(huì)議，就建設(shè)項(xiàng)目檔案積累收集、編制移交等問(wèn)題展開培訓(xùn)、討論并現(xiàn)場(chǎng)解答，進(jìn)一步規(guī)范了編制建設(shè)項(xiàng)目檔案內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。
2.3現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，堵塞漏洞
在建設(shè)項(xiàng)目施工期間，青藏鐵路公司和建設(shè)總指揮部的檔案人員，經(jīng)常深入建設(shè)施工現(xiàn)場(chǎng)，特別是深入到各個(gè)施工單位的項(xiàng)目部，針對(duì)各單項(xiàng)工程的施工進(jìn)度，積累施工材料的過(guò)程中存在的問(wèn)題做具體指導(dǎo)。堵塞了建設(shè)項(xiàng)目檔案在施工和移交期間出現(xiàn)的漏洞。公司檔案部門、建設(shè)指揮部和接管單位共同組成建設(shè)項(xiàng)目檔案初驗(yàn)檢查指導(dǎo)組，對(duì)全線33個(gè)站前工程標(biāo)段，和站后房建、通信、信號(hào)、電力標(biāo)段，先后分別召開專題會(huì)議，及時(shí)解決建設(shè)項(xiàng)目檔案材料形成過(guò)程中出現(xiàn)的難點(diǎn)、疑點(diǎn)等問(wèn)題。公司規(guī)定了移交檔案的時(shí)間和地點(diǎn)，做到移交不混亂，接收有辦法，保證了建設(shè)項(xiàng)目檔案的齊全完整。
2.4主動(dòng)介入，共同建檔
青藏鐵路格拉段建設(shè)項(xiàng)目施工后期，公司檔案部門和建設(shè)總指揮部、接管單位有關(guān)人員主動(dòng)介入到各施工單位，就如何編制好竣工檔案、如何歸類組卷、如何排列卷內(nèi)文件順序等問(wèn)題進(jìn)行全面指導(dǎo)，保證了建設(shè)項(xiàng)目檔案材料齊全完整，組合排列有序，確保文件之間保持著有機(jī)聯(lián)系。根據(jù)公司檔案部門提供的專業(yè)竣工文件范本，每個(gè)專業(yè)各做一套建設(shè)項(xiàng)目檔案，以點(diǎn)帶面，待驗(yàn)收合格后全面鋪開。公司選出一些項(xiàng)目竣工檔案作為樣板工程，召開全線參建單位項(xiàng)目工程檔案樣板觀摩會(huì)。
3確�？⒐D的編制及質(zhì)量
青藏鐵路格拉段施工設(shè)計(jì)圖由鐵道部第一設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)，由各參建單位施工，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核、監(jiān)督。在建設(shè)施工中堅(jiān)持設(shè)計(jì)施工并重、監(jiān)理審核的原則，保證了竣工圖的質(zhì)量。
編制竣工圖的主要依據(jù)包括設(shè)計(jì)施工圖、設(shè)計(jì)變更通知單、工程變更通知單、施工過(guò)程中的具體措施及其他相關(guān)資料。從工程建設(shè)各方的關(guān)系來(lái)看，對(duì)竣工圖的編制起主要作用的是設(shè)計(jì)單位，但是施工單位和監(jiān)理單位缺少任何一方都很難保證竣工圖編制資料的齊全和完整。設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)提供施工圖紙和設(shè)計(jì)變更通知單;施工單位負(fù)責(zé)施工，對(duì)施工的真實(shí)情況、更改過(guò)程再反饋到設(shè)計(jì)單位;
監(jiān)理單位既代表業(yè)主的利益，對(duì)業(yè)主負(fù)責(zé)，為工程質(zhì)量負(fù)責(zé)，也是設(shè)計(jì)和施工單位的聯(lián)系紐帶，在施工過(guò)程中，其既要審查設(shè)計(jì)單位的施工圖，也要對(duì)施工單位提出修改意見和處理措施。在項(xiàng)目檔案編制過(guò)程中，由于采取了上下結(jié)合、橫向協(xié)調(diào)的辦法，使竣工圖的編制質(zhì)量得到了保證。做到了由設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位聯(lián)合編制，各取其精，各去其粗，使編制出的竣工圖不僅質(zhì)量可靠，而且真實(shí)地反映了施工過(guò)程的實(shí)際情況。
4建設(shè)項(xiàng)目檔案的基本評(píng)價(jià)
4.1建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性評(píng)價(jià)
參建單位完成建設(shè)項(xiàng)目檔案編制后，公司組織由接管單位和工程管理部門參加的建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案的質(zhì)量檢查和移交歸檔前，按照《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收交接辦法》、《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法》和《科技檔案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》等要求進(jìn)行驗(yàn)收。目前，所產(chǎn)生的建設(shè)項(xiàng)目檔案達(dá)到了收集齊全、內(nèi)容全面、裝訂整潔。
4.2建設(shè)項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性評(píng)價(jià)
青藏鐵路格拉段的建設(shè)項(xiàng)目檔案組卷規(guī)范，內(nèi)容齊全�？⒐の募确謱I(yè)、后按單項(xiàng)工程組成若干案卷，案卷之間，按工藝流程、施工順序前后、系統(tǒng)分類進(jìn)行組合。檔案能夠遵循文件材料形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，體現(xiàn)了較好的系統(tǒng)性。
4.3建設(shè)項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性評(píng)價(jià)
歸檔的建設(shè)項(xiàng)目檔案均經(jīng)文件材料形成單位和監(jiān)理部門審核、批準(zhǔn)，其內(nèi)容、數(shù)據(jù)與事物真實(shí)一致�？⒐D內(nèi)容準(zhǔn)確，線條、文字符合規(guī)定和要求。
真實(shí)反映了項(xiàng)目工程竣工時(shí)實(shí)際情況，圖紙修改方式規(guī)范，修改內(nèi)容在相關(guān)圖紙和部位上修改到位并注明修改依據(jù)。
5建設(shè)項(xiàng)目檔案在公司運(yùn)營(yíng)管理中的作用
檔案作為一種信息資源產(chǎn)生于實(shí)踐，應(yīng)用于實(shí)踐，在運(yùn)用管理中具有不可替代的作用。隨著青藏鐵路格拉段投入運(yùn)營(yíng)，管好用好世界一流高原鐵路實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)管理創(chuàng)世界一流水平是我們的工作目標(biāo)。
建設(shè)項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)地保存下來(lái)，在實(shí)現(xiàn)青藏鐵路運(yùn)營(yíng)管理創(chuàng)世界一流水平目標(biāo)的過(guò)程中不斷發(fā)揮著重要作用。
為管好用好青藏鐵路，實(shí)現(xiàn)“安全持續(xù)穩(wěn)定，運(yùn)輸暢通無(wú)阻，服務(wù)優(yōu)質(zhì)高效，環(huán)保全面達(dá)標(biāo)”的目標(biāo)而科學(xué)決策提供了重要依據(jù)。公司利用工程竣工檔案建立健全了青藏鐵路格拉段線路、橋隧、路基等設(shè)備圖表，為今后養(yǎng)護(hù)維修這條線路提供了詳實(shí)的圖文資料，并為及時(shí)掌握青藏鐵路格拉段多年凍土路基地段的觀測(cè)和整治提供了重要依據(jù)。這些檔案的利用強(qiáng)化了線橋隧涵病害、維護(hù)線路等基礎(chǔ)設(shè)施的穩(wěn)定;切實(shí)提高了機(jī)車車輛和通信信號(hào)等行車設(shè)備質(zhì)量，確保了行車設(shè)備的可靠性;加強(qiáng)了治安綜合治理和安全保衛(wèi)工作，強(qiáng)化了施工作業(yè)控制和組織管理;加強(qiáng)了格拉段應(yīng)急管理和應(yīng)急救援工作，為切實(shí)做好職工和旅客衛(wèi)生保障工作提供了條件，在加強(qiáng)沿線環(huán)境治理、實(shí)現(xiàn)環(huán)保全面達(dá)標(biāo)等方面都發(fā)揮了重要作用。一年來(lái)，為整治線路與設(shè)備借閱檔案1627卷，查閱資料125冊(cè)，為解決經(jīng)濟(jì)建設(shè)和工作中的問(wèn)題查閱檔案1089件。建設(shè)項(xiàng)目檔案在管好用好世界一流高原鐵路的實(shí)踐中所發(fā)揮的作用已得到顯現(xiàn)，青藏鐵路基本實(shí)現(xiàn)了運(yùn)輸安全穩(wěn)定、環(huán)保全面達(dá)標(biāo)的目標(biāo)。
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