數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應(yīng)用對(duì)策論文

　　【摘要】檔案管理的數(shù)字化是檔案管理工作適應(yīng)新形勢(shì)的一項(xiàng)重要工作。本文論述了數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應(yīng)用，指出信息通信技術(shù)的應(yīng)用非常重要，能夠?yàn)闄n案管理及服務(wù)提供科學(xué)技術(shù)的良好支持，也為其提供了發(fā)展路徑。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；信息通信技術(shù)；應(yīng)用對(duì)策

　　數(shù)字化檔案管理主要是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)而建立起有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字化檔案資源存儲(chǔ)信息庫(kù)，能夠克服傳統(tǒng)文本檔案管理的缺陷，發(fā)揮出提質(zhì)增效的作用。而信息通信技術(shù)在其中的應(yīng)用具有一定的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，但是要讓檔案服務(wù)得到更實(shí)質(zhì)性的發(fā)展，還需要對(duì)信息通信技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行優(yōu)化。

　　一、信息通信技術(shù)的基本概述

　　信息通信技術(shù)是信息技術(shù)和通信技術(shù)的有效融合，如今在許多領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用，是企業(yè)在轉(zhuǎn)型升級(jí)中或者產(chǎn)業(yè)發(fā)展過程中不可或缺的技術(shù)支持力量。而在檔案管理領(lǐng)域，信息通信技術(shù)依舊可以為其業(yè)務(wù)發(fā)展與社會(huì)服務(wù)提供優(yōu)良的技術(shù)路徑。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理也實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化的發(fā)展，使得傳統(tǒng)檔案實(shí)體朝向檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)型發(fā)展。而在這一檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，傳統(tǒng)的手工檢索手段被計(jì)算機(jī)搜索技術(shù)所取代，提高了檔案信息查閱和調(diào)閱的便捷性。而這也離不開信息通信技術(shù)的重要作用，要求檔案管理部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬件的建設(shè)，并加大信息通信技術(shù)的推廣應(yīng)用，利于提高數(shù)字化檔案管理水平。

　　二、數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應(yīng)用

　�。ㄒ唬┰趯�(shí)踐中改進(jìn)檔案管理信息通信技術(shù)。1.信息通信技術(shù)的優(yōu)勢(shì)與缺陷。在信息通信技術(shù)的支持下，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)得到了良好的應(yīng)用。且云計(jì)算技術(shù)的引入在極大程度上豐富了文檔管理模式，既有速度快和精準(zhǔn)度高的優(yōu)勢(shì)，也具有查詢便捷和方式多樣的特點(diǎn)，已經(jīng)成為關(guān)鍵信息管理和溝通的重要工具。而在技術(shù)的飛速發(fā)展之下，檔案管理也越來(lái)越依賴于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，一旦發(fā)生軟硬件故障，就容易帶來(lái)數(shù)據(jù)失真或者數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險(xiǎn)。而且在處理文件時(shí)，若操作失誤，也會(huì)直接影響數(shù)據(jù)的真實(shí)性和有效性。2.信息通信技術(shù)的應(yīng)用對(duì)策。在這優(yōu)勢(shì)與缺陷并存的現(xiàn)狀下，檔案部門需要在實(shí)踐過程中對(duì)檔案管理方式進(jìn)行改進(jìn)，既充分發(fā)揮信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的顯著作用，又可以享受信息通信技術(shù)帶來(lái)的有效管理成果。因此，檔案部門需要降低檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)設(shè)備的依賴性，不斷更新軟硬件，增強(qiáng)軟硬件的兼容性，減少甚至避免信息丟失或失真的問題。同時(shí)，針對(duì)數(shù)字化檔案的安全與保密漏洞，可設(shè)置使用限制，禁止文件被隨意修改。另外，還需要對(duì)數(shù)字化檔案信息實(shí)施定期更新與備份，加強(qiáng)身份驗(yàn)證技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)的安全性，為數(shù)字化檔案管理提供安全保障。

　�。ǘ�）信息通信技術(shù)的功能優(yōu)化。信息技術(shù)和通信技術(shù)相融合的背景下，對(duì)數(shù)字化文檔的處理提出了非常高的要求。每份檔案文件都可以分為前端、中端與末端，其中前端主要是文件的形成，而中端包括文件的處理、鑒定、整理及其編目，而末端即是文件的永久保存或者到期銷毀。在這些數(shù)字化檔案管理的過程中，與信息技術(shù)和通信技術(shù)存在緊密的聯(lián)系。其中信息系統(tǒng)集成部署系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案的無(wú)縫傳遞與信息共享，解決了信息不對(duì)稱的問題，也緩解了信息孤島現(xiàn)象。而這一系統(tǒng)可以支持不同部門或個(gè)人結(jié)合工作需求而進(jìn)行便利的查詢與使用，若是數(shù)據(jù)比較龐大，可能會(huì)產(chǎn)生冗余問題，但是卻能夠減少員工文檔處理的工作壓力。在數(shù)字化檔案管理過程中，信息通信技術(shù)能力的改善一直受到重視，針對(duì)其關(guān)鍵基礎(chǔ)設(shè)施依舊和目標(biāo)存在差距的現(xiàn)狀，要求加大信息部門的建設(shè)力度，并提高檔案工作人員對(duì)數(shù)字化檔案管理中的信息通信新技術(shù)的運(yùn)用水平，構(gòu)建系統(tǒng)辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，推動(dòng)OA系統(tǒng)、現(xiàn)代電子政務(wù)和電子商務(wù)等方面的建設(shè)與發(fā)展，這可以突顯信息通信技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)點(diǎn)，也可以在這個(gè)探索與前進(jìn)的過程中實(shí)現(xiàn)信息通信技術(shù)功能的進(jìn)一步優(yōu)化。

　�。ㄈ�）以信息通信推送技術(shù)提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)前人們信息交流與傳遞方式的嬗變促進(jìn)了檔案信息服務(wù)技術(shù)水平的提升，而當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息溝通工具體現(xiàn)出集成化、開放化的特點(diǎn)，突破了時(shí)空與地理上的限制。要優(yōu)化其應(yīng)用效果，則需要有效整合信息通信技術(shù)資源。只是在實(shí)際情況下，網(wǎng)站服務(wù)平臺(tái)及其服務(wù)體系的更新周期并不短，導(dǎo)致其服務(wù)內(nèi)容主要體現(xiàn)在被動(dòng)的信息咨詢反饋，甚至缺少主動(dòng)的信息通信推送服務(wù)。因此，應(yīng)該要讓信息通信推送技術(shù)成為服務(wù)的主功能，探索網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)及智能服務(wù)平臺(tái)的新生技術(shù)。另外，在信息公開的環(huán)境下，數(shù)字化檔案在線服務(wù)應(yīng)該注重從用戶需求出發(fā)，對(duì)當(dāng)前的檔案管理和服務(wù)理念進(jìn)行更新，并且更新信息通信技術(shù)手段，積極踐行信息通信推送服務(wù)，同時(shí)推廣站點(diǎn)鏈接和網(wǎng)頁(yè)聚合等多方面的服務(wù)功能，在信息通信技術(shù)的推動(dòng)力下，最大限度上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的互聯(lián)共享與合理利用，實(shí)現(xiàn)提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量的目的。

　　三、結(jié)束語(yǔ)

　　綜上所述，在數(shù)字化檔案管理中，信息通信技術(shù)的應(yīng)用非常重要，能夠?yàn)闄n案管理及服務(wù)提供科學(xué)技術(shù)的良好支持，也為其提供了發(fā)展路徑。使其在實(shí)際應(yīng)用中克服其中存在的不足，不斷推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的實(shí)質(zhì)化發(fā)展。

　　【參考文獻(xiàn)】

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