- 相關(guān)推薦
檔案館危機(jī)管理問(wèn)題研究論文
由于信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷引入，各種檔案管理系統(tǒng)的生成及普遍應(yīng)用以及信息公開(kāi)、信息共享等理念的深入人心，檔案館一方面獲得了難得的發(fā)展機(jī)會(huì)；另一方面也導(dǎo)致檔案館在檔案館管理、資源建設(shè)、檔案實(shí)體及檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行安全、檔案館服務(wù)等方面“危機(jī)四伏”。
一、檔案館危機(jī)及其管理
檔案館危機(jī)是由于檔案館系統(tǒng)內(nèi)部以及系統(tǒng)與外部環(huán)境之間的一種由不平衡而引發(fā)的矛盾狀態(tài)，往往表現(xiàn)為對(duì)檔案館生存與發(fā)展帶來(lái)威脅的事件。這些看起來(lái)“突發(fā)”的事件都要經(jīng)歷一個(gè)檔案館內(nèi)部與外部的構(gòu)成要素、運(yùn)作規(guī)則、發(fā)展秩序由常態(tài)到異化、裂變的過(guò)程。因此檔案館應(yīng)以系統(tǒng)的視角全程管理的觀點(diǎn)協(xié)調(diào)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)中各要素的關(guān)系，從而達(dá)到防止危機(jī)、優(yōu)化系統(tǒng)的目標(biāo)。[1]如解決檔案館的服務(wù)危機(jī)，需要將新媒體技術(shù)的發(fā)展、Web2。0技術(shù)、智能手機(jī)等移動(dòng)終端的使用，檔案從內(nèi)容到形式的變化以及用戶需求等都納入到考慮之中。雖然近年來(lái)檔案館的危機(jī)事件大多表現(xiàn)為庫(kù)房及檔案實(shí)體面臨危險(xiǎn)，但任何檔案館外部環(huán)境與內(nèi)部子系統(tǒng)的不協(xié)調(diào)都可能導(dǎo)致檔案館危機(jī)。檔案館危機(jī)既存在于與外界環(huán)境或相關(guān)組織的不平衡或沖突中，也存在于檔案自生成到流轉(zhuǎn)至檔案館的整個(gè)過(guò)程中。據(jù)此，本文將檔案館危機(jī)歸納為四類，即管理危機(jī)、資源危機(jī)、檔案實(shí)體及檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行安全危機(jī)、服務(wù)危機(jī)，各類危機(jī)。
二、關(guān)于檔案館危機(jī)管理的認(rèn)識(shí)誤區(qū)
檔案館危機(jī)管理，就是針對(duì)檔案館在運(yùn)營(yíng)管理及發(fā)展過(guò)程中可能發(fā)生或正在發(fā)生的危機(jī)，進(jìn)行事先防范、事中反應(yīng)、事后及時(shí)妥善處理的一種戰(zhàn)略管理手段。[2]《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》的第四部分為“建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系”，涉及到加大安全保密執(zhí)法檢查、建立完善檔案安全應(yīng)急管理制度、改善檔案保管保密條件、重要檔案實(shí)行異地異質(zhì)備份保管、保障檔案信息安全共五個(gè)方面。[3]可見(jiàn)，檔案館危機(jī)管理已引起了普遍關(guān)注，但由于檔案館自身結(jié)構(gòu)及外部環(huán)境的復(fù)雜性，對(duì)檔案館危機(jī)及其管理的認(rèn)識(shí)還存在著誤區(qū)。
（一）檔案館危機(jī)管理是全面管理而非局部的管理
檔案館與外界環(huán)境或相關(guān)組織的任何不平衡或沖突都可能導(dǎo)致檔案館危機(jī)。檔案在收集、整理、鑒定、保管、利用、展覽等整個(gè)過(guò)程中，每個(gè)環(huán)節(jié)的疏忽或處理不當(dāng)也都可能引發(fā)危機(jī)，制定危機(jī)預(yù)案以及處理危機(jī)時(shí)，應(yīng)系統(tǒng)分析和統(tǒng)籌安排，不能“頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳”。另外，危機(jī)管理是檔案館的重要管理職能，是一項(xiàng)系統(tǒng)的、有計(jì)劃、有組織、決策非程序化的管理過(guò)程，有效的危機(jī)管理應(yīng)該包括培養(yǎng)危機(jī)意識(shí)和危機(jī)管理能力、設(shè)置危機(jī)管理機(jī)構(gòu)、制定相關(guān)的法律法規(guī)、完善檔案館管理制度、妥善安排危機(jī)管理的人、財(cái)、物等各個(gè)方面，只有全面地為危機(jī)預(yù)警和處理做好各種安排，才能真正做到未雨綢繆，防患于未然。
�。ǘn案館的危機(jī)管理是全程管理而非某一階段的管理
危機(jī)生命周期理論指出，危機(jī)從出現(xiàn)到結(jié)束過(guò)程有不同階段，且不同階段有不同特征。危機(jī)管理需要按階段確定工作重點(diǎn)。檔案館應(yīng)根據(jù)各種征兆來(lái)辨別危機(jī)，并著手處理。許多檔案館投入大量精力于危機(jī)后的救治及恢復(fù)工作，殊不知，有些損失本可以避免的。檔案館危機(jī)管理應(yīng)是事前、事中、事后全程監(jiān)控處理的連續(xù)鏈條，是一個(gè)系統(tǒng)工程，絕不等于危機(jī)后的救治，也不僅是危機(jī)前的預(yù)防。
（三）檔案館危機(jī)管理是全員管理而非某部門的管理
危機(jī)管理作為檔案工作的重要內(nèi)容，各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)將其納入到所制定的法規(guī)、制度、方針、政策中。檔案館領(lǐng)導(dǎo)者是危機(jī)管理中主要的管理主體，領(lǐng)導(dǎo)者的危機(jī)意識(shí)、創(chuàng)新管理能力、專業(yè)技能以及對(duì)技術(shù)發(fā)展和外界環(huán)境變化的敏感性決定了檔案館危機(jī)管理的有效性。檔案館工作人員是檔案業(yè)務(wù)工作的主要承擔(dān)者，要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行加工整合、組織、提供利用，因此需要熟練掌握相關(guān)信息技術(shù)、正確操作各種信息系統(tǒng)，時(shí)刻注意保護(hù)檔案實(shí)體安全及檔案信息資源的安全營(yíng)造有益于危機(jī)管理的組織文化。
除此以外，檔案館危機(jī)管理還涉及檔案界研究人員、學(xué)術(shù)團(tuán)體、學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)、社會(huì)公眾以及相關(guān)部門工作人員（有關(guān)政府部門、電信管理部門、交通運(yùn)輸部門等），實(shí)現(xiàn)這些主體在分工基礎(chǔ)上的通力合作是進(jìn)行有效危機(jī)管理的基本策略。
三、改進(jìn)我國(guó)檔案館危機(jī)管理的策略
�。ㄒ唬﹥�(yōu)化檔案館管理危機(jī)的管理
管理危機(jī)是由于檔案館管理水平落后，思想意識(shí)保守，管理體制不健全，責(zé)權(quán)利不明確，缺乏激勵(lì)機(jī)制和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，缺乏可供借鑒的標(biāo)準(zhǔn)等原因而造成的危機(jī)，[4]實(shí)現(xiàn)檔案館的可持續(xù)發(fā)展，必須在管理理念和管理方法上與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。
首先，提升戰(zhàn)略規(guī)劃水平。戰(zhàn)略規(guī)劃是在全面了解檔案館所處環(huán)境及發(fā)展趨勢(shì)的基礎(chǔ)上，制定面向未來(lái)的使命、遠(yuǎn)景、目標(biāo)、戰(zhàn)略及其實(shí)施計(jì)劃的思維過(guò)程與框架。提升戰(zhàn)略規(guī)劃水平，檔案館應(yīng)主要從以下三點(diǎn)入手：一是準(zhǔn)確定位，即根據(jù)本館的組織結(jié)構(gòu)、人員素質(zhì)、服務(wù)能力、館藏狀況、研究與開(kāi)發(fā)能力、設(shè)備與財(cái)務(wù)狀況、檔案館外部環(huán)境特征等，制定其長(zhǎng)期與短期發(fā)展目標(biāo)。二是在戰(zhàn)略規(guī)劃中要突出數(shù)字資源管理開(kāi)發(fā)與創(chuàng)新檔案館服務(wù)，以更好地滿足用戶需求。三是強(qiáng)化評(píng)估體系，監(jiān)督戰(zhàn)略規(guī)劃的實(shí)施過(guò)程，以確保其戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
其次，創(chuàng)新檔案館組織結(jié)構(gòu)。傳統(tǒng)的檔案館組織結(jié)構(gòu)，是根據(jù)檔案在檔案館的流動(dòng)而進(jìn)行的分工，因?yàn)椴块T與部門之間缺乏溝通而不免會(huì)存在重復(fù)勞動(dòng)、責(zé)任推諉現(xiàn)象。在《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》中，也明確提出“有條件的地方要對(duì)機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)和人員進(jìn)行有效整合，進(jìn)一步降低行政成本，提高工作效能�！盵5]創(chuàng)新組織結(jié)構(gòu)是在檔案業(yè)務(wù)流程重組的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案館組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行的改革，使檔案館成為一個(gè)緊湊、富有彈性的組織。
最后，完善管理制度。“無(wú)規(guī)矩?zé)o以成方圓”，制度是檔案館管理不可缺少的工具，是檔案館工作順利進(jìn)行的重要保障。檔案館所面臨的管理危機(jī)、檔案實(shí)體及檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全危機(jī)、資源危機(jī)、服務(wù)危機(jī)等都需要通過(guò)制定、執(zhí)行完善的制度而減免。
�。ǘ﹥�(yōu)化檔案館資源危機(jī)的管理
首先，優(yōu)化館藏資源建設(shè)。一方面，綜合檔案館、高校檔案館、專門檔案館、城建檔案館等由于社會(huì)分工不同，在資源建設(shè)方面?zhèn)戎攸c(diǎn)也應(yīng)有所不同。檔案館應(yīng)根據(jù)本館定位建設(shè)館藏，如綜合檔案館作為社會(huì)記憶保存的主要場(chǎng)所，其資源體系也應(yīng)是多維的，要能反映社會(huì)活動(dòng)的方方面面。另一方面，應(yīng)將數(shù)字檔案資源與傳統(tǒng)檔案資源進(jìn)行整合。大量檔案以電子郵件、音（視）頻等電子形式生成、傳輸、利用，這些記錄作為人類社會(huì)生活的產(chǎn)物，在構(gòu)建社會(huì)記憶中起著不可替代的作用�？上驳氖�，數(shù)字檔案資源的建設(shè)在上海、青島等地的檔案館已經(jīng)取得了較大的進(jìn)展。
其次，完善檔案組織存儲(chǔ)效果。組織是使檔案資源程序化的過(guò)程，是其可用的前提。檔案組織是為了更好地揭示和利用檔案及其價(jià)值，然而，大多數(shù)檔案組織是專業(yè)性有余而可用性不足。筆者在訪問(wèn)國(guó)內(nèi)大多數(shù)檔案信息網(wǎng)站時(shí)發(fā)現(xiàn)，各檔案館能夠從多個(gè)角度組織檔案信息，進(jìn)而提供多個(gè)檢索途徑，如分類號(hào)、檔號(hào)、關(guān)鍵詞、責(zé)任者、發(fā)文時(shí)間等，但這些組織方式無(wú)不是從檔案工作的角度出發(fā)，很少用戶能真正了解這些術(shù)語(yǔ)的含義，更別說(shuō)利用這些途徑檢索檔案了。因此完善檔案信息組織效果，應(yīng)以用戶需求為中心，從完善館藏分類體系、優(yōu)化檔案著錄效果、優(yōu)化電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、采用XML等資源描述方法等方面入手。
（三）優(yōu)化檔案實(shí)體及檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行安全危機(jī)的管理
檔案實(shí)體及檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全是檔案館賴以存在的前提。近年來(lái)，由于天災(zāi)人禍等突發(fā)事件致使庫(kù)房及檔案實(shí)體遭遇滅頂之災(zāi)的事件已不罕見(jiàn)。病毒、hacker、不正當(dāng)操作等對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)造成的損失有時(shí)也是致命的。應(yīng)對(duì)這些危機(jī)，檔案館需從以下幾個(gè)方面入手：
首先，加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的安全建設(shè)。檔案館建筑設(shè)計(jì)及分區(qū)布局必須嚴(yán)格按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范（JGJ25—2000）》以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，在日常管理工作中要根據(jù)實(shí)際情況配備相適應(yīng)的防火、防盜、除塵、加濕、空氣凈化等設(shè)備設(shè)施，做好日常的防護(hù)工作，確保各種形式的檔案在保管、利用等過(guò)程中的安全。
其次，確保檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全。信息系統(tǒng)環(huán)境下，檔案著錄、檔案檢索、原件的批量掃描與批量掛接、鑒定銷毀等業(yè)務(wù)活動(dòng)中有一大部分是通過(guò)管理信息系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。在可以預(yù)見(jiàn)的將來(lái)，檔案工作對(duì)信息系統(tǒng)的依賴性還會(huì)增強(qiáng)。因此，應(yīng)注意以下三點(diǎn)：第一，保證機(jī)房的安全。在《電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范》（GB50174—2008）中，根據(jù)機(jī)房所承載服務(wù)的重要性將其分為A、B、C、D四個(gè)等級(jí)，并對(duì)各級(jí)機(jī)房制定明確的設(shè)計(jì)規(guī)范。檔案館應(yīng)為本館機(jī)房選擇合適級(jí)別并嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)計(jì)規(guī)范。除此之外，還應(yīng)從機(jī)房選址、機(jī)房抗震防洪、防雷電、電磁屏蔽、通風(fēng)、供電、防火、排水以及安全保衛(wèi)系統(tǒng)等方面確保機(jī)房的安全。[6]第二，保證計(jì)算機(jī)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)交換設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、通信設(shè)施等硬件的安全。除了要采用質(zhì)量合格的產(chǎn)品外，還必須要做好日常的監(jiān)測(cè)、維護(hù)工作，以及時(shí)將問(wèn)題解決在萌芽狀態(tài)。第三，保證軟件系統(tǒng)的安全，可以從定時(shí)升級(jí)、殺毒、合理劃分使用權(quán)限、制定并執(zhí)行嚴(yán)格的管理制度、用戶培訓(xùn)等方面入手，防止各種有意或無(wú)意行為對(duì)管理系統(tǒng)造成的損害。
（四）優(yōu)化檔案館服務(wù)危機(jī)的管理
為了避免在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代慘遭淘汰，檔案館必須轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，提升服務(wù)能力、創(chuàng)新服務(wù)方式。首先，提高服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力。檔案在支持決策及業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)方面價(jià)值日益凸顯，這就要求檔案館工作人員不僅要具備較高的思想道德修養(yǎng)、條理化、精細(xì)化的品格、較高的溝通能力和業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)該有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，多維的知識(shí)結(jié)構(gòu)、較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)及溝通能力，主動(dòng)將檔案信息及信息產(chǎn)品推送出去，實(shí)現(xiàn)檔案多元的價(jià)值。在天津、浙江等省市實(shí)施的《天津市檔案工作人員持證上崗實(shí)施辦法》、《浙江省檔案管理崗位資格證書(shū)管理辦法》等規(guī)定，就有利于提高檔案實(shí)踐工作者的專業(yè)素質(zhì)及理論素養(yǎng)。
其次，利用信息技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)方式。數(shù)字環(huán)境下，用戶需求個(gè)性化越來(lái)越強(qiáng)，但檔案館的個(gè)性化信息服務(wù)還有待進(jìn)一步完善。若能將日前較流行的微博、微信以及一些即時(shí)交流的方式整合到檔案館服務(wù)體系中，必將大大拉近檔案館與用戶的距離。另外，檔案館應(yīng)承擔(dān)起社會(huì)教育的職能，目前檔案館大多是通過(guò)成立愛(ài)國(guó)主義教育基地、舉辦展覽、講座等方式實(shí)現(xiàn)的，這些方式的受益人群有限。而在美國(guó)、加拿大等國(guó)家，檔案信息網(wǎng)站是履行其教育職能的重要陣地，如在NARA網(wǎng)站中，有“數(shù)字化教室”這一板塊，并根據(jù)用戶類型（如教師、學(xué)生、科研人員、軍人等）提供不同的內(nèi)容，這對(duì)我國(guó)檔案館服務(wù)領(lǐng)域的拓展是非常有借鑒意義的。
綜上所述，當(dāng)前檔案館的生存與發(fā)展是“�！迸c“機(jī)”并存的，全面、深入分析由于外界環(huán)境及內(nèi)部諸要素的變化導(dǎo)致的檔案館的管理危機(jī)、資源危機(jī)、檔案實(shí)體及檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行安全危機(jī)、服務(wù)危機(jī)是檔案界不可回避的問(wèn)題。有效的危機(jī)管理不僅能減少或避免危機(jī)事件對(duì)檔案及檔案工作人員的損失，更有助于迎來(lái)檔案館在數(shù)字時(shí)代的華麗轉(zhuǎn)身以及檔案資源的大放異彩。
【檔案館危機(jī)管理問(wèn)題研究論文】相關(guān)文章：
我國(guó)火電企業(yè)危機(jī)管理研究論文10-12
企業(yè)參與公共危機(jī)管理問(wèn)題及對(duì)策論文10-11
腦外科護(hù)理危機(jī)管理價(jià)值分析研究論文10-11
后金融危機(jī)下中小企業(yè)融資問(wèn)題研究論文10-11
企業(yè)人力資源管理問(wèn)題的實(shí)證研究論文10-12
危機(jī)管理在醫(yī)院護(hù)理管理中的作用論文10-11
企業(yè)危機(jī)管理的必要性論文10-11