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高校會計電算化檔案管理的研究論文
為了適應現(xiàn)代化的管理,會計電算化和傳統(tǒng)的會計檔案管理成為了一個新型的研究話題。會計電算化的產生,同時帶來更為廣闊的會計檔案范圍、會計信息以及會計檔案的載體形態(tài)。高校通過實行會計電算化,使用計算機代替了不少人工完成的賬務處理工作和信息分析工作,大大提高了學校的檔案管理的效率。
一、會計電算化檔案的內容和特點
(一)會計電算化檔案的內容
就會計電算化檔案管理的內容來說,主要包括機制會計檔案、機讀會計檔案、計算機系統(tǒng)檔案。其中機制會計檔案主要是指電算化系統(tǒng)打印的會計憑證、會計賬簿、財務報表等紙質的檔案和會計檔案移交、保管銷毀清冊等檔案;機讀會計檔案是指以電子數據形態(tài)存在的會計數據,一般存在計算機硬盤、軟盤、光盤等介質中;計算機系統(tǒng)檔案則是計算機相關的硬件設備的類型和變化情況,以及相關配套的光盤、磁盤等所有的文檔資料。
(二)會計電算化檔案的特點
同傳統(tǒng)形式的會計檔案相比,電算化的會計檔案具有以下幾個特點:
1、內容的廣泛性 由會計電算化的內容所決定,電算化的會計檔案除了包括傳統(tǒng)的書面形式的會計數據信息,還包括計算機硬盤、軟盤、光盤等介質中存在的會計數據信息,并且還包括進行數據信息處理的相關軟件和文檔等內容�？傊�,高校通過采用電算化進行會計檔案管理從內容的表現(xiàn)形式和存儲形式上都有了更廣闊的的空間。
2、載體的差異性 電算化的會計檔案管理使用的載體不再限于傳統(tǒng)的紙張,更多的是具有容量大、空間小快捷方便的計算機類電子載體,數據信息需要使用計算機和特定的軟件來進行閱讀和使用。通過計算機的使用使得會計檔案的管理更加快捷、方便和直觀。
3、安全性要求更高 一方面通過使用電算化使用的存儲介質對溫度、濕度和一些其他因素有著較高的要求,所以在檔案的存儲環(huán)境方面提高了要求;另外一方面,由于電子數據可以在不留痕跡的情況下被修改,并且不容易被發(fā)現(xiàn),所以具有一定的隱蔽性和危害性,這也是最應該重視的部分。
二、高校會計電算化檔案管理存在的問題
(一)會計電算化檔案管理內容有所欠缺
雖然不少高校已經應用了會計電算化,但由于缺乏相關的經驗,導致高校對會計電算化的內容不夠了解。所以一般的高校都是只是定期向相關部門遞交紙質的會計檔案,而不包括相關的電子數據。另外,有可能因為會計軟件的升級問題,原先版本的資料未進行及時處理,而導致高版本的軟件無法調用之前的會計檔案。
(二)會計電算化檔案自身存在一定的問題
首先,會計電算化檔案本身的機制記賬憑證內容不夠完整,缺少相關人員的印章或者簽字,這就使得責任不夠明確。其次,備份打印不夠及時,有些高校由于過度依賴計算機的存儲設備,并不將相關的檔案資料進行備份保存,一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題,就會造成數據的損壞或者丟失,而影響正常工作的進行。再者,由于資金或者其他方面的限制,有些高校的相關硬件設施跟不上標準,比如缺乏激光打印機或噴墨打印機,就會影響紙質會計檔案的保存期限;用于備份數據檔案的磁盤質量偏低,就可能導致會計電子檔案數據的破壞。
(三)會計電算化檔案管理缺乏專業(yè)性管理人才
會計電算化檔案管理人員除了要懂得會計方面的知識,還應該動的計算機方面的知識,以及檔案管理的相關內容。而不少高校只注重了教學方面,而忽略了檔案的管理,往往請一些非專業(yè)的人員進行檔案管理,對檔案管理的秩序完全不了解。
(四)會計電算化檔案管理缺乏完善的管理制度
就目前來看,我國對會計電算化檔案管理的要求僅限于最基礎的層面,缺乏深層的規(guī)范和要求。而隨著會計電算化的逐步深入,檔案管理的內容頁增加不少,而學校并未根據其變化而修訂學校的會計檔案管理制度。
三、加強高校會計電算化檔案管理的有效措施
(一)完善高校內部相關硬件設施
先進的硬件設施是會計電算化檔案管理的重要保證,所以高校應該注重對硬件的優(yōu)化和維護。比如定期對機房進行維護和檢查以保持機房良好的環(huán)境、檔案存儲庫房擁有適宜的濕度和溫度、配備先進的打印機和高質量的電子檔案存儲磁盤等。
(二)加強對檔案管理的重視
高校的領導應該加強對會計電算化檔案管理的重視,一方面應該建立并完善相關的制度,另一方面應該加強對電算化檔案管理專業(yè)人才重視。只有同時具備會計、計算機、管理這三方面技能的人才能夠做好高校的檔案管理,所以高校一方面應該做好對當前在值管理人員的培訓工作,另外還要積極引進具有高水平電算化檔案管理能力的人才。
(三)完善各項管理制度
首先對電算化的檔案保存,無論是電子版的還是紙質的都應該按類進行歸檔和標號,并且對于電子檔案的保存還應該做好備用盤與存儲盤的分放以及防塵防光、防腐、防壓等工作。其次,對于檔案的借用也應該做好嚴格控制,檔案的調用和借閱都要進行詳細的記錄,一旦出現(xiàn)檔案的丟失和損壞能夠找到相關人的責任。再次,還應該建立檔案的備份制度,定期將檔案信息備份到磁盤,并進行定期的檢查和復制,重要信息還應該做雙備份處理。再者,還應對檔案管理進行分用戶、分權限調用,以保證數據的安全性。
四、結束語
會計電算化是計算機技術與會計檔案管理的良好結合,通過電算化能夠使會計檔案管理更加科學化、規(guī)范化,同時還能夠提高檔案管理的效率,實現(xiàn)高校檔案管理的網絡化、智能化、數字化與信息化,全面推動高校會計檔案管理的發(fā)展進程。雖然如此,當前會計電算化仍然存在著一些問題亟待解決,所以各個采用了會計電算化檔案管理的高校應該注重對本校會計電算化的管理措施,以保證其教育改革的更好發(fā)展。
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