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信息時代檔案管理的發(fā)展方向研究論文
摘 要：隨著近年來信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我們已經(jīng)進入了信息時代這已經(jīng)成為無可厚非的實事。在信息時代，人們的檔案儲存方式也發(fā)生了前所未有的變化，對檔案管理的方式也提出了新的要求。本文以信息時代為檔案管理提供的新條件以及檔案管理出現(xiàn)的新特點為切入點，重點對信息時代檔案管理的發(fā)展方向進行了一定的探討。
關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；發(fā)展方向
隨著社會的不斷發(fā)展，信息化時代已經(jīng)來臨，人們的生活和工作方式也發(fā)生了前所未有的變化。在信息化時代，檔案管理也逐漸改變了傳統(tǒng)的管理方式，無論在管理特點還是在發(fā)展要求和方向上都發(fā)生了深刻的變革。那么在信息化時代的影響下，檔案管理到底發(fā)生了什么變化，出現(xiàn)了什么新的特點，在這些基礎(chǔ)上，信息時代又對檔案管理發(fā)展的方向產(chǎn)生了什么樣的影響，檔案管理到底會朝那個方向發(fā)展。這些問題都成為業(yè)內(nèi)人士所關(guān)注的焦點。本文主要針對信息時代檔案管理的發(fā)展方向進行一定的探討，以期對相關(guān)工作以及研究人員提供些許幫助，同時起到拋磚引玉的作用，從而促進這一領(lǐng)域的研究和發(fā)展。
一、信息時代檔案管理的新條件以及出現(xiàn)的新特點
在信息網(wǎng)絡(luò)這一大環(huán)境中，檔案的信息資源變得越來越豐富，人們通過網(wǎng)絡(luò)對各種檔案信息的檢索也變得更加方便、快捷。無論是在信息資源的儲存還是檢索上，都可以使用更快更先進的途徑和方法，從而一方面增加了檔案信息內(nèi)容的豐富程度和廣度，另一方面又增強了檔案所提供信息的完整程度以及準(zhǔn)確性。此外，用戶檢索起來也更加方便和快捷，不再受到時間和空間的限制，同時還可以通過使用打印等方式輕松獲得和查閱有關(guān)信息。
在信息時代，檔案管理出現(xiàn)了一系列的新特點。首先是在檔案信息的收錄、編目、檢索等方面都電子化，從而提高了檔案的利用率。其次則是工作程序上的變化。使用電腦進行立卷程序，刪除不具有保存價值的文件，對不同的文件注明不同的保管期限，同時也可以及時修改和補充新的檔案信息。這樣一來，由于使用計算機可以隨時迅速地對單份文件進行各種主題的分類，并對文件的各種信息有詳細(xì)表現(xiàn)，便有效節(jié)省了因為人工分類整理檔案帶來的人力物力。再次在檔案的整理方面，一是省去了卷宗的整理任務(wù)，檔號只需保留全宗號及文件號即可，另一方面就是在檔案的分散性上更加靈活，因為使用電腦可以快速查找檔案來源，從而便于檔案的保管和使用。最后，在檔案的保管上，由于電子檔案的占用空間小，同時存儲載體的信息容量又相當(dāng)巨大，所以對于電子檔案庫存的管理就相對來說方便得多。
二、信息時代檔案管理的發(fā)展方向及要求
在信息時代中，檔案管理的各種發(fā)展的前提是觀念上的轉(zhuǎn)變，有一定的時代感，管理觀念跟得上時代的變化和信息時代的發(fā)展進程。具體的發(fā)展方向以及在繼續(xù)發(fā)展中提出的各種要求主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
�。ㄒ唬┘訌姽芾頇�(quán)限，增強保密措施
由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的匿名性以及許多信息的共享性，使網(wǎng)絡(luò)下相關(guān)信息的保密成為許多人關(guān)注的一個焦點。尤其是檔案信息豐富，涵蓋了政治、經(jīng)濟、軍事、科技等各種秘密，如本單位的檔案資料就是屬于國家秘密范疇，這些也都是需要保護的。因此就需要對用戶的使用權(quán)限進行一定的措施進行保密，從而保證這些信息被合法、合理的使用。依次表現(xiàn)為：注冊保密、受托權(quán)保密、目錄保密以及屬性保密。這些都可以對用戶的使用權(quán)限進行一定的限制和規(guī)范，從而保證檔案不會被濫用，保護各方面的利益，使信息環(huán)境下的檔案可以健康發(fā)展。另外，檔案管理者還需要針對使用者的使用權(quán)限進行一定的限制，使用網(wǎng)絡(luò)限度功能，防止非法刪改、復(fù)制或銷毀等現(xiàn)象的出現(xiàn)，從而更有效地保護好檔案資源，防止泄露秘密。
�。ǘ┱蠙n案資源，做到專業(yè)特色
與傳統(tǒng)的檔案獲取方式不同，現(xiàn)在用戶可以足不出戶，使用電腦在各檔案部門的公開網(wǎng)頁查找自己所需信息。一方面以往大量繁重需要人工完成的工作如今只需要電腦自動完成，人力可以解脫出來進行技術(shù)鉆研，為用戶提供更多、更好的檔案信息服務(wù)；另一方面，在信息環(huán)境下，如果各檔案部門的信息重復(fù)，只講求豐富，沒有自己的特色，那么就會造成檔案信息重復(fù)，不僅不利于用戶查詢自己所需要的資源和信息，還會造成資源浪費，同時檔案信息也很難做深、做細(xì)。所以，各檔案部門要形成自己的檔案信息資源特色，建立起獨具特點的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源，這樣才做到節(jié)省資源優(yōu)化資源，將本檔案部門的信息資源結(jié)構(gòu)整合得更加合理，相關(guān)特色信息也更加完善和深入，從而更受用戶的喜愛和青睞。
（三）大力推進技術(shù)創(chuàng)新
在信息時代，檔案管理一定要跟上時代的進程，完成向信息化的跨越。首先需要檔案管理系統(tǒng)跟上其他計算機系統(tǒng)的升級和功能發(fā)展速度。其次就是要求將紙質(zhì)檔案信息向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變過程作為一項重要任務(wù)來完成，這樣才能使檔案館獲得長足的發(fā)展。另外還需要充分利用互聯(lián)的各種功能，選擇合適的工具和方式，對網(wǎng)絡(luò)資源進行一定的加工和整理，開發(fā)相關(guān)主題，從而更加有利于相關(guān)信息的儲存和使用。如作者所在的佛山市三水區(qū)國土信息中心，就是通過聘請有資質(zhì)的科技有限公司，對本中心的檔案信息網(wǎng)絡(luò)進行技術(shù)改進和升級，以進一步優(yōu)化和整合國土檔案資源，以最快捷、最便民的信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)群眾。
�。ㄋ模�(gòu)建檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境
眾所周知，使用電腦保存檔案材料的一個突出隱患就是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)升級或遭受hacker攻擊的時候，有可能造成檔案材料的流失和缺失。這對保護各種包含國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案材料帶來了極大的安全隱患。為了減輕安全風(fēng)險，建議各檔案部門必須做好預(yù)防措施，制訂出現(xiàn)各種安全隱患的應(yīng)急方案，構(gòu)建本單位的檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境。作者所在單位也充分考慮這方面的因素，對全部錄入電腦的檔案材料進行電子刻錄和書面留檔案的雙重備份，以應(yīng)對影響網(wǎng)絡(luò)安全的應(yīng)急事件發(fā)生。
綜上所述，信息時代不僅為檔案管理提供了新條件和新的發(fā)展契機，同時加速了檔案管理在新環(huán)境下的發(fā)展和改進，從而為檔案管理的發(fā)展提出了新的方向。
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