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研究生學(xué)位檔案管理的思考論文
關(guān)鍵詞：檔案論文范文
研究生教育是高層次知識(shí)結(jié)構(gòu)人才的培養(yǎng)，在研究生教育、培養(yǎng)過(guò)程中形成的研究生學(xué)位檔案是研究生學(xué)習(xí)、科研和實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記載，是具有保存價(jià)值的重要?dú)v史資料，記載并反映了導(dǎo)師和研究生之間教與學(xué)活動(dòng)的學(xué)術(shù)思想、學(xué)術(shù)水平和學(xué)術(shù)成果，同時(shí)也反映了研究生管理部門(mén)的管理情況和管理水平。因此，研究生學(xué)位檔案管理作為各高等院校檔案管理工作的重要組成部分也越來(lái)越受到重視，加強(qiáng)研究生學(xué)位檔案的管理具有十分現(xiàn)實(shí)的意義。
一、研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)
�。ㄒ唬┭芯可鷮W(xué)位檔案的內(nèi)容。要做好研究生學(xué)位檔案的管理和利用，首先要明確研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容。研究生學(xué)位檔案主要是指培養(yǎng)和學(xué)位授予等活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的的文字、圖表、照片、聲像等文件材料，涵蓋了研究生培養(yǎng)的整個(gè)過(guò)程，能夠比較客觀地反映高等院校研究生培養(yǎng)的能力、水平和最終結(jié)果。具體包括：研究生學(xué)籍信息表、培養(yǎng)計(jì)劃書(shū)、開(kāi)題報(bào)告書(shū)、中期考核報(bào)告、必修環(huán)節(jié)記錄（包括參加學(xué)術(shù)活動(dòng)手冊(cè)、科研實(shí)踐、社會(huì)實(shí)踐報(bào)告等）、成績(jī)單（包括學(xué)位課、選修課和專(zhuān)業(yè)課考試成績(jī)）、學(xué)位論文評(píng)閱及答辯產(chǎn)生的一系列材料以及在學(xué)期間取得的科研成果（包括正式見(jiàn)刊的學(xué)術(shù)論文、著作、專(zhuān)利、獲獎(jiǎng)等）和最終版學(xué)位論文等等。
（二）研究生學(xué)位檔案的特點(diǎn)。
個(gè)性化。學(xué)位檔案是以每個(gè)研究生個(gè)體為單位單獨(dú)立卷，是研究生在學(xué)期間整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程的真實(shí)記錄和教育結(jié)晶，與每個(gè)研究生的學(xué)習(xí)、科研密不可分，反映了研究生個(gè)人的綜合素質(zhì)，對(duì)研究生本人求職、深造具有憑證價(jià)值。
2.廣泛性和多樣性。研究生學(xué)位檔案記錄了研究生從入學(xué)到授予學(xué)位的全過(guò)程，涉及研究生、指導(dǎo)教師、教研室、論文評(píng)閱人、答辯委員會(huì)、學(xué)位評(píng)定委員會(huì)和各級(jí)研究生管理部門(mén)等，需要多方面的合作才能完成，可見(jiàn)其來(lái)源及形成既廣泛又復(fù)雜。由于學(xué)位檔案的內(nèi)容涉及面廣，檔案中既有文字材料，又有表格、照片、影像材料;既有紙質(zhì)版材料，也有電子版材料，且各自具有不同的特點(diǎn)和要求，從而使得學(xué)位檔案的內(nèi)容和形式也是多樣性的。
3.階段性和連續(xù)性。研究生從入學(xué)到最后獲得學(xué)位，需要經(jīng)過(guò)學(xué)位課程的集中學(xué)習(xí)、參加臨床教學(xué)實(shí)習(xí)、社會(huì)實(shí)踐、實(shí)施科研課題、完成學(xué)位論文及論文答辯、學(xué)位申請(qǐng)等多個(gè)階段。每一階段都隨之產(chǎn)生相應(yīng)的學(xué)位檔案材料，每一階段形成的檔案材料又是相互聯(lián)系的，貫穿于研究生培養(yǎng)和學(xué)位授予的全過(guò)程，反映了研究生專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)理論知識(shí)由淺入深、科研能力由弱到強(qiáng)的漸進(jìn)式發(fā)展全過(guò)程。
4.科研性和保密性。研究生在導(dǎo)師的指導(dǎo)下完成研究課題，由此產(chǎn)生的學(xué)習(xí)成果、發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、實(shí)驗(yàn)記錄、科研成就等相關(guān)材料是學(xué)位檔案的重要組成部分，代表著研究生的學(xué)術(shù)水平，對(duì)學(xué)位檔案中的個(gè)案進(jìn)行研究，可以了解到每一個(gè)研究生具備的科研素質(zhì)和能力，因此學(xué)位檔案本身就具有一定的科研價(jià)值。同時(shí)，有些優(yōu)秀的研究課題具有前瞻性、創(chuàng)造性，在研究生學(xué)位檔案中的學(xué)位論文、科研記錄等都有深刻的反映，并且會(huì)提出保密申請(qǐng)，對(duì)涉及技術(shù)創(chuàng)新、知識(shí)產(chǎn)權(quán)或科研開(kāi)發(fā)等特殊的信息資源，為了情報(bào)信息的安全性、知識(shí)經(jīng)濟(jì)的嚴(yán)肅性，學(xué)位檔案管理必須具有保密意識(shí)，嚴(yán)格保密制度。而且，研究生學(xué)位檔案的形成過(guò)程也是研究生教育與管理的過(guò)程，學(xué)位檔案是研究生自我歷史的階段性記錄，有些涉及個(gè)人隱私，作為學(xué)位檔案管理者一定要嚴(yán)格遵守保密制度。
二、目前研究生學(xué)位檔案管理普遍存在的問(wèn)題
�。ㄒ唬┭芯可鷮W(xué)位檔案管理者意識(shí)淡薄，專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺。大多數(shù)研究生管理者的思想意識(shí)仍限于傳統(tǒng)的管理體制，對(duì)于檔案管理的意識(shí)還較淡薄，沒(méi)有予以足夠重視。加之研究生管理的日常工作也非常繁雜，對(duì)學(xué)位檔案管理缺乏時(shí)間和精力，而且研究生管理者大多是兼職檔案管理人員，知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，檔案管理知識(shí)相對(duì)欠缺，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的檔案基本業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏有效的約束機(jī)制，責(zé)任心不強(qiáng)，造成歸檔資料不齊全，整理不規(guī)范，查找利用困難。
�。ǘ┭芯可鷮W(xué)位檔案管理規(guī)章制度欠缺，相關(guān)管理部門(mén)歸檔不及時(shí)。高校和培養(yǎng)單位的研究生管理者往往對(duì)如何提高研究生培養(yǎng)質(zhì)量予以重點(diǎn)關(guān)注，忽視了研究生學(xué)位檔案管理的重要性。由于對(duì)研究生學(xué)位檔案的地位和作用認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠，致使研究生學(xué)位檔案缺乏系統(tǒng)有效的管理制度，給歸檔的完整性和規(guī)范性帶來(lái)了一定影響。學(xué)位檔案材料涉及內(nèi)容多而廣，不僅具有多樣性和復(fù)雜性，時(shí)效性也很強(qiáng)，還具有跨年度性。但目前多數(shù)研究生學(xué)位檔案都是在研究生離校前才匆忙整理，材料內(nèi)容千篇一律，不僅質(zhì)量不高，也體現(xiàn)不出學(xué)位檔案的個(gè)性化特征。
�。ㄈ┭芯可鷮W(xué)位檔案管理信息化程度低。目前多數(shù)高校、培養(yǎng)單位雖配備了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，研究生學(xué)位檔案管理手段仍很陳舊，大多仍采用手工作業(yè)，距檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理還相差甚遠(yuǎn)，許多珍貴的信息資源隨著檔案材料的歸檔被束之高閣，沒(méi)有發(fā)揮出學(xué)位檔案資料的應(yīng)用價(jià)值。而且，隨著研究生招生數(shù)量的增加，檔案數(shù)量也必然隨之增多，對(duì)檔案質(zhì)量的要求也會(huì)提高，僅靠有限的檔案管理人員手工操作顯然已不合時(shí)宜，所以改變現(xiàn)行檔案管理模式，提高研究生學(xué)位檔案系統(tǒng)化、信息化管理勢(shì)在必行。
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