淺談抽水蓄能電站工程檔案管理存在的問題及對策論文

　　一、 基本情況介紹

　　張河灣公司從工程項目開工建設以來就十分重視工程檔案管理工作，把基建工程的竣工檔案視為工程建設的重要環(huán)節(jié)，結(jié)合張河灣抽水蓄能工程資料范圍廣、種類多以及涉及單位多等特點，對整個建設項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，明確了檔案工作由總經(jīng)理主管，副總經(jīng)理分管，辦公室主抓，在辦公室設立了檔案室，隸屬辦公室，配備了4名檔案專職人員，同時各部門設立一名兼職檔案員，并規(guī)定了工作職責。

　　張河灣公司完成了工程檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作，竣工圖編制符合規(guī)范，工程檔案歸檔率達到百分之百。已歸檔檔案符合國家及電力行業(yè)的有關(guān)檔案管理的規(guī)范、標準。

　　二、調(diào)研分析

　　在工程檔案管理過程中普遍存在的問題有：

　　（一）施工初期一些施工單位領導對檔案工作重視不夠，且施工隊伍流動性強，檔案人員職責不清，檔案資料流向網(wǎng)絡不健全，使得工程建設中技術(shù)、施工人員調(diào)動、變更，導致人走檔案走。人走檔案資料交接不及時的現(xiàn)象出現(xiàn)，影響了檔案工作的質(zhì)量。

　　（二）在某些施工單位中存在著檔案管理水平普遍不高的問題。在工程項目檔案管理工作上還沒有達到標準化、制度化、規(guī)范化管理。在制度執(zhí)行上不按制度執(zhí)行，檔案規(guī)章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制，在制度執(zhí)行上存在軟的現(xiàn)象。

　�。ㄈ�）檔案專業(yè)人才缺乏。檔案人員一般是新參加工作的同志或臨時聘用人員，缺乏檔案專業(yè)知識，對工程檔案比較陌生，具有檔案專業(yè)或有職稱、又懂技術(shù)的人很少，熟悉檔案法規(guī)和制度，熟練掌握網(wǎng)絡技術(shù)，應用電腦進行操作并對檔案進行開發(fā)和再利用的專業(yè)人才更是奇缺。

　　（四）收集檔案資料不及時。檔案工作人員大都是在單位工程收尾完工階段才著手檔案的收集整理，在項目建設過程中工程技術(shù)和施工人員是產(chǎn)生檔案的主體，而他們往往在項目即將竣工時抽調(diào)到新的項目點，這樣勢必造成過程施工檔案資料之間關(guān)系不清，簽字不全，對工程施工檔案的齊全完整產(chǎn)生不利影響。

　　三、 思考

　　針對以上問題，如何解決是擺在公司面前的一大難題。面對困難，公司領導一定要高度重視，各有關(guān)業(yè)務部門密切配合，有了這個前提條件，就可以建立健全并落實檔案管理工作的各項制度。

　　四、采取的措施

　�。ㄒ唬┙�立檔案管理體系，確保檔案管理工作順利開展

　　為了統(tǒng)一領導、統(tǒng)一部署張河灣抽水蓄能電站工程檔案工作，專門成立了由我公司牽頭，監(jiān)理、設計、施工等有關(guān)單位負責人和檔案專職人員參加的“工程竣工檔案驗收小組及檔案管理網(wǎng)絡”，制訂了檔案網(wǎng)絡成員的職責。各參建單位也成立相應的檔案管理機構(gòu)，設立了專職檔案人員，便于公司和各參建單位進行工程資料的發(fā)放、接收、竣工檔案移交直接對口聯(lián)系。

　　為確保各施工單位的執(zhí)行力度，針對基層施工單位工程進展情況，督促其成立檔案工作領導小組，配備專職或兼職檔案人員，并每年對其進行業(yè)務培訓，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃。我公司檔案人員會同監(jiān)理部門，質(zhì)檢部門不定期指導檢查施工檔案資料，查漏補缺，對存在問題及時指出，多層審核，把好驗收關(guān)。在基建過程中，多次組織施工單位檔案管理人員進行檔案法規(guī)和專業(yè)知識培訓、考核，大大提高了檔案人員的業(yè)務素質(zhì)，使他們在檔案整理的過程中有法可依有章可循。加強檔案人員與工程技術(shù)人員的聯(lián)系，發(fā)揮全員參建的檔案意識，力求施工檔案的規(guī)范系統(tǒng)。

　�。ǘ�）采取有效措施，保證工程檔案的完整性和準確性

　　在工程前期工作時，就注重項目前期時的相關(guān)文件資料的收集，確定專人負責做好文件和圖紙資料的管理，及時辦理歸檔。

　　采取前端控制。為了保證工程檔案收集的完整、齊全，在工程設計、設備采購、施工及監(jiān)理的招標投標、簽訂合同協(xié)議時就設立專門條款，明確規(guī)定乙方應提交竣工圖的套數(shù)、時間，明確對項目檔案整理、歸檔的責任。支付工程款時，必須經(jīng)檔案部門確認竣工檔案的齊全、規(guī)范，財務部門才能付款。

　　（三）用活檔案，充分發(fā)揮檔案存史資政的積極作用

　　圍繞工程建設的實際，檔案管理人員廣泛收集資料，盡力提供文件資料注意用活檔案，讓檔案從工程建設中來，再服務于工程建設中去。在工作中做到腿勤、口勤、手勤，講究熱心、細心、耐心。無論是領導還是一般技術(shù)人員查閱檔案，都熱情服務。不僅提供直接資料，還根據(jù)需要提供相關(guān)文件材料；不僅提供文字材料，還盡量提供圖片、錄像等直觀材料。在嚴格履行審批手續(xù)，切實做好安全保密工作的同時，注意發(fā)揮檔案的服務功能，在服務中收集檔案，在服務中完善檔案，努力提高檔案管理水平。

　　工程檔案不同于一般的歷史資料，對工程的運行及設備安全有直接影響，因此收集與管理好工程建設時期檔案資料至關(guān)重要。在檔案利用與服務中體現(xiàn)檔案價值，維護機組的安全運行。

　　增加參建單位工程管理人員的檔案意識，認真抓好檔案的收集、保管、利用三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。重點建設項目檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程，工程的管理、設計、技術(shù)和施工人員對工程項目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。一組完整、準確、系統(tǒng)的檔案形成，必須發(fā)揮全體參建人員的作用，特別是在項目建設階段，遵循項目建設和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，及時收集整理，在安全保管的基礎上，加大檔案的開發(fā)利用力度。在實際工作中，檔案人員深入現(xiàn)場，進行及時指導。一方面向工程技術(shù)、管理人員宣傳檔案在工程建設中的重要作用，使他們能自覺地把握好檔案材料的完整程度；另一方面加強檔案人員與工程建設人員的聯(lián)系，積極提供有效服務，通力合作，保證工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)。

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