疾控中心檔案數(shù)字化管理的重要性論文

　　疾病預(yù)防控制機構(gòu)(簡稱疾控中心)是由政府舉辦的實施國家疾病預(yù)防控制與公共衛(wèi)生技術(shù)管理和服務(wù)的公益事業(yè)單位，在防止疾病傳播流行、保護人民健康、維護社會穩(wěn)定和促進經(jīng)濟發(fā)展等方面起著重要作用。工作職能涵蓋傳染病、慢性病、地方病等疾病的防控、突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急處置、實驗室檢測分析、健康危害因素監(jiān)測等。其檔案是疾控工作的原始記錄，尤其疫情數(shù)據(jù)更是保密資料，需要長期完整保存，這些資料有著重要的科學(xué)研究價值，它對于提高疾病預(yù)防控制工作的整體水平、保障人民的健康有著重大的意義。而檔案的規(guī)范化數(shù)字化管理則能夠大大提高檔案管理水平和利用率，更好地為疾控事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力支持，為維護廣大群眾身體健康做出積極貢獻。

　　一、疾控機構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

　　目前，多數(shù)疾控部門的檔案仍采用傳統(tǒng)的、煩瑣的、人工的方式進行管理，并且分科室進行資料的收集、整理、存放。沒有專人負(fù)責(zé)全中心的檔案管理，單位內(nèi)部業(yè)務(wù)考核和上級各部門的考核需要查閱相關(guān)資料時，都要到具體科室翻閱審核紙質(zhì)檔案，電子版資料也存放在各自科室的計算機中，非常零散不便查找。沒有做到統(tǒng)一的規(guī)范化、信息化管理，資料整合利用率低下，已不適應(yīng)現(xiàn)在疾控工作發(fā)展的需要。

　　二、實施檔案規(guī)范化數(shù)字化管理的必要性

　�。ㄒ唬﹪�家自2009年實行疾控機構(gòu)績效考核，對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求提高了，資料分類要求更加細(xì)化。疾病預(yù)防控制工作績效考核操作手冊（2009版）考核指標(biāo)體系中，省級機構(gòu)34個項目77個指標(biāo)，設(shè)區(qū)市級35個項目104個指標(biāo)，縣級機構(gòu)35個項目101個指標(biāo)，主要包括日常工作記錄、監(jiān)測數(shù)據(jù)、檢測結(jié)果現(xiàn)行的信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、有關(guān)專業(yè)的專項調(diào)查資料等，需要收集信息數(shù)以萬計。面對著日常工作中產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)，疾控檔案數(shù)字化規(guī)范化管理已是勢在必行。

　�。ǘ�）辦公設(shè)備自動化、信息化技術(shù)應(yīng)用的不斷發(fā)展，以及大數(shù)據(jù)時代的到來，為疾控檔案管理提供了技術(shù)平臺。以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實現(xiàn)規(guī)范化數(shù)字化檔案管理，可以確保檔案及時收集整理、統(tǒng)一保管，不但高效、安全，而且能夠及時提供利用，實現(xiàn)資源共享，必將使疾控檔案管理模式發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變。

　�。ㄈ�）實現(xiàn)檔案規(guī)范化數(shù)字化管理的具體措施。

　　1、加強檔案管理人員培訓(xùn),增強業(yè)務(wù)人員專業(yè)技能。定期對檔案管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)，內(nèi)容主要有計算機基礎(chǔ)知識，數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字檔案信息存儲、管理、索引等，以及網(wǎng)絡(luò)安全、電子檔案保密等相關(guān)知識與技能。培訓(xùn)可以采用“請進來，走出去”等多種方式，定期請行業(yè)專家到疾控中心進行專題講座，派出專業(yè)人員到檔案管理先進單位進修學(xué)習(xí)。通過專業(yè)化、系統(tǒng)化培訓(xùn)，檔案管理人員能夠及時了解檔案的最新發(fā)展動態(tài)及信息，并實現(xiàn)日常電子檔案的維護、管理與利用，不斷提高疾控中心檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

　　2、加大投入，逐步完善檔案管理的軟硬件設(shè)施。疾控中心首先要整合各科室現(xiàn)有資源，將目前的檔案信息采集設(shè)備、存儲設(shè)備等集中歸中心檔案室管理使用，檔案室配備專職人員具體負(fù)責(zé)，在此基礎(chǔ)上再購進一些高端的掃描儀、計算機、服務(wù)器、關(guān)盤等設(shè)備，更好地完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、存儲、檢索、統(tǒng)計等功能。

　　3、各業(yè)務(wù)科室檔案管理員對本科室紙質(zhì)檔案進行數(shù)據(jù)錄入、全文添加、目錄整理、圖片掃描等，將整理后的資料設(shè)為共享，由中心檔案室專職人員負(fù)責(zé)將各科室的檔案進行統(tǒng)一編目、標(biāo)引，在計算機上進行文檔一體化管理，本單位局域網(wǎng)用戶都能查閱，方便文件的檢索，可以大大提高了疾控中心檔案管理質(zhì)量與效率。

　　4、建立疾控中心的檔案信息網(wǎng)站，將必要的檔案信息網(wǎng)聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)或公眾信息網(wǎng)，不但可以實現(xiàn)本單位部門間的信息交流和資源共享，而且使異地檔案信息資源傳輸和利用成為可能，更加突出疾控檔案工作社會化服務(wù)的時效性、廣泛性。

　　5、嚴(yán)格控制電子檔案的質(zhì)量，中心檔案專職人員定期對業(yè)務(wù)科室的檔案數(shù)據(jù)錄入情況進行抽查，對數(shù)據(jù)的年號、卷宗號、卷內(nèi)目錄順序、保管期限等內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤，掃描的圖片是否清晰完整、目錄與文件、圖像的對應(yīng)、保密資料是否加密等內(nèi)容重點檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保電子檔案的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。

　　三、建議

　　我國的檔案管理工作已進入網(wǎng)絡(luò)信息時代。疾控機構(gòu)專用的檔案信息管理系統(tǒng)操作方便，數(shù)據(jù)輸入方式靈活，易于升級和維護，業(yè)務(wù)處理高度智能化，信息自動識別分類歸檔，資料檢索查詢快速而準(zhǔn)確，且可實現(xiàn)系統(tǒng)功能的增加及調(diào)整，國家應(yīng)采取必要措施在疾控機構(gòu)盡快推廣使用，以提高了檔案的整體利用率�？傊�，檔案數(shù)字化規(guī)范化管理已成為疾控機構(gòu)檔案發(fā)展的必然趨勢，疾控部門要在工作實踐中不斷創(chuàng)新與完善，提高檔案管理水平和檔案的利用率，更好地為疾控工作服務(wù)，為群眾健康服務(wù)。

　　參考文獻

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