高�；n案管理問(wèn)題及對(duì)策論文

時(shí)間：2022-10-08 07:12:58 檔案管理畢業(yè)論文我要投稿

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高校基建檔案管理問(wèn)題及對(duì)策論文

　　摘要：高�；n案是高校在基建工程建設(shè)過(guò)程中形成的重要檔案資源，做好高�；n案管理工作具有十分重要的意義。本文結(jié)合高�；n案的特點(diǎn)，指出了當(dāng)前高�；n案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出了加強(qiáng)高校基建檔案管理工作的對(duì)策。

　　關(guān)鍵詞：高�；n案；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

　　隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)的高等教育事業(yè)也取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，高等學(xué)校基建工程項(xiàng)目的建設(shè)也越來(lái)越多。在高校基建工程施工中，基建檔案是對(duì)基建項(xiàng)目進(jìn)行核查、審計(jì)、管理以及后期擴(kuò)建、維修的重要依據(jù)，做好高�；n案管理工作具有十分重要的作用。但是，當(dāng)前高�；n案管理工作中存在著許多問(wèn)題，對(duì)其展開(kāi)探討十分必要。

　　一、高�；n案管理工作的特點(diǎn)

　　在高�；n案中因?yàn)榫哂卸嘀鼗芾砗投嘣顿Y主體的特點(diǎn)，致使高校檔案的管理工作具有社會(huì)性和復(fù)雜性的特點(diǎn)[1]。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，高校管理工作的不斷進(jìn)步，使其對(duì)高�；n案的質(zhì)量、檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性有了更高的要求�；n案管理工作只有不斷地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，才能充分發(fā)揮高校基建檔案管理工作的作用�；n案主要包含影像資料、聲像資料、紙質(zhì)檔案等形式，在基建過(guò)程中會(huì)連續(xù)不斷地產(chǎn)生各種資料。因此，如何有效、準(zhǔn)確、完整地采集、整理和移交基建資料是目前基建檔案管理工作中面臨的重要問(wèn)題[2]。

　　二、高�；n案管理工作中存在的問(wèn)題

　�。ㄒ唬﹩我坏幕n案使用方式。目前，在大多數(shù)高校中，使用者都是通過(guò)上門(mén)借閱的方式使用基建檔案，上門(mén)借閱的方式使基建檔案得到了利用，但是因?yàn)殚L(zhǎng)期、單一的使用原件，會(huì)使檔案原件發(fā)生字跡不清、頁(yè)面污漬等現(xiàn)象，嚴(yán)重的則導(dǎo)致檔案破損，甚至?xí)l(fā)生檔案遺漏或丟失等問(wèn)題，從而不能完好地保護(hù)基建檔案。（二）整理檔案不規(guī)范。基建檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，它要求基建檔案管理人員具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和相關(guān)的基建工作專(zhuān)業(yè)知識(shí)。而在實(shí)際的高�；n案管理工作中，很多高�；n案管理人員并非專(zhuān)業(yè)出身，大多只具備一種專(zhuān)業(yè)技能，并不能完全符合基建檔案管理工作的要求，由此也影響了其管理工作，從而在管理過(guò)程中面臨各種困難[3]。在整理基建檔案資料時(shí)，因?yàn)槭┕し胶捅O(jiān)理方等單位會(huì)源源不斷地連續(xù)提交各種資料，而管理人員由于專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)的缺乏，嚴(yán)重影響了基建檔案的質(zhì)量。特別是在分類(lèi)復(fù)雜的圖紙時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)生各種失誤，使檔案整理工作雜亂無(wú)章[4]。（三）書(shū)寫(xiě)檔案不規(guī)范。在整個(gè)檔案管理工作中，當(dāng)然也包括在編制過(guò)程中的設(shè)計(jì)院、項(xiàng)目施工方、監(jiān)理方，他們?cè)跈n案編制過(guò)程中，因?yàn)椴灰?guī)范地書(shū)寫(xiě)檔案資料，比如書(shū)寫(xiě)用筆的不規(guī)范，有需要手工書(shū)寫(xiě)的資料卻打印，需要打印的資料卻書(shū)寫(xiě)。因?yàn)楣P墨不耐久，時(shí)間長(zhǎng)了會(huì)發(fā)生字跡擴(kuò)散或脫落等現(xiàn)象，而需要特殊強(qiáng)調(diào)的字體顏色卻沒(méi)有正確使用，以致影響了資料的準(zhǔn)確性。不規(guī)范地書(shū)寫(xiě)檔案不利于檔案的保存。（四）記錄檔案信息不規(guī)范�；n案包括很多的基本信息和資料，比如編制檔案的日期、簽字日期、印章、簽名、設(shè)計(jì)方、施工方等，在記錄檔案的基本信息時(shí)，檔案管理人員不仔細(xì)、疏忽大意地對(duì)待工作，會(huì)使得檔案資料缺乏完整性。（五）檔案資料收集難度大。因?yàn)榛n案具有完整性、專(zhuān)業(yè)性和成套性的特點(diǎn)，而且它形成的周期長(zhǎng)、涉及的單位部門(mén)多，使得檔案管理人員在收集檔案資料時(shí)的難度增大�；n案包括很多資料，既有基本的檔案資料也有隱蔽的內(nèi)部工程和地下管網(wǎng)資料等。很多基建工程大都隱藏在地下或墻體內(nèi)，而隱蔽在地下、墻體內(nèi)的資料，其收集的難度更大，也容易使管理人員在收集過(guò)程中出現(xiàn)遺漏或缺失。（六）單位部門(mén)間缺乏合作和溝通。因?yàn)楦咝n案管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)的基建知識(shí)，使其不能主動(dòng)地協(xié)助、指導(dǎo)和督導(dǎo)基建部門(mén)對(duì)于檔案資料的收集和整理工作。而基建單位和部門(mén)因?yàn)樽约旱谋憷�，不�?huì)主動(dòng)提交基建檔案資料，而是將其放置在自己的單位部門(mén)留己私用。各單位部門(mén)缺乏合作和溝通，使基建檔案資料不能及時(shí)的收集、整理、移交。

　　三、提高高�；n案管理工作的策略

　�。ㄒ唬┙⒕唧w的基建檔案系統(tǒng)。目前，大多數(shù)高校的基建檔案管理系統(tǒng)都存在局限性，沒(méi)有整體性和針對(duì)性的基建管理系統(tǒng)。筆者根據(jù)基建檔案的管理特點(diǎn)，提出建立具體的基建檔案管理系統(tǒng)，以方便管理人員的基建檔案管理工作。因?yàn)榛n案資料非常多，而且涉及的范圍很大，而管理人員又必須手工記錄，增加了工作量和工作難度，降低了基建檔案管理工作的效率。為了保證基建檔案收集的完整性和齊全性、整理的便捷性和條理性，建立具體的基建檔案管理系統(tǒng)，可以及時(shí)地記錄檔案資料、清晰地分類(lèi)檔案資料，實(shí)行分區(qū)管理檔案，避免管理人員的重復(fù)性工作。具體的基建檔案管理系統(tǒng)如圖1所示。（二）建立相應(yīng)的基建檔案管理制度。基建檔案資料數(shù)量繁多、收集時(shí)間長(zhǎng)、涉及單位廣，而很多檔案資料需要重復(fù)使用和審批，致使在基建檔案的收集過(guò)程中經(jīng)常發(fā)生文件移交和文件借閱的問(wèn)題。因此，需要建立相應(yīng)的基建檔案管理制度，規(guī)范文件移交和文件借閱等手續(xù)，實(shí)時(shí)掌控檔案資料的完整性，防止發(fā)生檔案遺漏、缺失等損失[5]。（三）設(shè)立專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)�；n案管理工作涉及的單位部門(mén)廣泛，必須得到校領(lǐng)導(dǎo)和基建處領(lǐng)導(dǎo)的支持，由具備專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)和專(zhuān)業(yè)基建知識(shí)的工作人員進(jìn)行基建檔案管理工作，并設(shè)立專(zhuān)門(mén)的基建檔案管理部門(mén)，嚴(yán)格操作檔案的收集、整理、移交、保存等各環(huán)節(jié)。在基建檔案管理部門(mén)必須配備專(zhuān)業(yè)的基建檔案管理軟件和硬件，對(duì)檔案的收集、整理、移交、保存等各環(huán)節(jié)提供便利。（四）對(duì)檔案實(shí)施分類(lèi)模式�；n案資料數(shù)量繁多、收集時(shí)間長(zhǎng)、涉及單位廣泛，容易導(dǎo)致在管理工作中發(fā)生失誤。因此，要對(duì)基建檔案實(shí)施分類(lèi)模式，保證檔案資料可以及時(shí)地收集和分類(lèi)整理，以此提高基建檔案管理工作的效率和質(zhì)量。具體的檔案分類(lèi)模式如圖2所示�；n案的資料包括名稱(chēng)、編號(hào)、日期、批準(zhǔn)部門(mén)、發(fā)文部門(mén)，對(duì)基建檔案必須依照時(shí)間進(jìn)行順序排列，在編制基建檔案時(shí)實(shí)施分冊(cè)立卷、歸類(lèi)排序。由于在高�；n案的移交環(huán)節(jié)，管理人員必須按照校檔案館和當(dāng)?shù)爻墙n案館的移交要求進(jìn)行不同的分類(lèi)編制。因?yàn)楸仨殞⒒n案中的工程竣工檔案移交給城建檔案館，而城建檔案館更注重的是基建工程項(xiàng)目竣工的資料；工程建設(shè)全套檔案移交給校檔案館，而校檔案館更注重整個(gè)基建工程項(xiàng)目的全部資料。因此，在編制基建檔案時(shí)，可以分為大型工程的分期分項(xiàng)模式和單體工程模式[6]。1.大型工程的分期分項(xiàng)模式圖1基建檔案管理系統(tǒng)大型的工程檔案編制由設(shè)計(jì)院、施工方、監(jiān)理方等單位進(jìn)行，在編制過(guò)程中，以工程的總體規(guī)劃為主線，以分期工程為索引、以分項(xiàng)工程為基點(diǎn)，對(duì)整個(gè)工程資料進(jìn)行編制。以整個(gè)工程主體進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，對(duì)每期每項(xiàng)工程進(jìn)行檔案編制，化繁為簡(jiǎn)。而具體的檔案名稱(chēng)則根據(jù)每期、每項(xiàng)的名稱(chēng)進(jìn)行編制。2.單體工程模式因?yàn)閱误w工程比較獨(dú)立，資料比較清晰明確，只需要根據(jù)常規(guī)的流程收集和整理檔案，在完成檔案后移交相應(yīng)的單位部門(mén)即可。而校檔案館常規(guī)的編制要求是使用學(xué)校規(guī)定的文件盒對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)分冊(cè)按項(xiàng)目名稱(chēng)編號(hào)并保存。城建檔案館常規(guī)的編制要求是工程竣工結(jié)束四方驗(yàn)收后，由設(shè)計(jì)院、施工方、監(jiān)理方等單位共同完成編制工作，按照?qǐng)D紙和文檔進(jìn)行分類(lèi)分冊(cè)保存。（五）對(duì)基建檔案實(shí)施移交歸檔模式。在高�；n案的移交過(guò)程中，檔案必須移交到校檔案館和當(dāng)?shù)爻墙n案館。高�；n案包含工程竣工檔案和工程建設(shè)全套檔案，其中工程竣工檔案移交當(dāng)?shù)爻墙n案館，工程建設(shè)全套檔案移交校檔案館。通常情況下，基建工程都會(huì)存在項(xiàng)目資金問(wèn)題、項(xiàng)目難易問(wèn)題、項(xiàng)目工程大小問(wèn)題等，從項(xiàng)目立項(xiàng)審批到項(xiàng)目竣工使用的時(shí)間并不固定。因此，基建檔案管理人員必須及時(shí)完整地收集、整理檔案資料，最后將檔案移交給相應(yīng)的單位部門(mén)。而檔案移交包括分期移交歸檔和集中移交歸檔兩組模式[7]。1.分期移交歸檔模式因?yàn)榇笮偷幕üこ探ㄔO(shè)的時(shí)間長(zhǎng)，需要分時(shí)間段進(jìn)行建設(shè)，導(dǎo)致資料的收集和整理也需要分時(shí)間段進(jìn)行。在工程建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員必須實(shí)時(shí)地收集和整理資料，當(dāng)完成與工程對(duì)應(yīng)時(shí)間段的檔案后，需將此檔案進(jìn)行及時(shí)的移交歸檔。對(duì)每個(gè)時(shí)間的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)，分期分項(xiàng)排序，有條理的歸檔，可以減少基建檔案管理工作量，為后期檔案的存放提供足夠的空間。2.集中移交歸檔模式集中移交歸檔模式的前提是基建檔案管理室必須具有足夠的存儲(chǔ)空間，可以有效地保存所有的基建檔案。在基建工程竣工后，基建檔案管理人員檢查核對(duì)所有資料是否準(zhǔn)確完整，確認(rèn)無(wú)誤后，將全部檔案資料進(jìn)行集中移交歸檔。將所有檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，使檔案規(guī)則系統(tǒng)。

　　綜上，目前高�；n案管理工作主要存在單一的基建檔案使用方式、整理檔案不規(guī)范、書(shū)寫(xiě)檔案不規(guī)范、檔案資料收集難度大、單位部門(mén)間缺乏合作和溝通等問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，筆者提出要建立具體的基建檔案系統(tǒng)、建立相應(yīng)的基建檔案管理制度、設(shè)立專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)、對(duì)檔案實(shí)施分類(lèi)模式、對(duì)基建檔案實(shí)施移交歸檔模式等策略，以期提高高�；n案管理工作的質(zhì)量和效率。

　　參考文獻(xiàn)：

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