高校財務(wù)檔案管理問題及對策論文

　　【文章摘要】財務(wù)會計檔案管理是學(xué)校檔案管理的組成內(nèi)容之一。高校的財務(wù)檔案應(yīng)該保證真實性、完整性、準確性，但當前我國高校的財務(wù)檔案管理工作還存在著許多的問題，一定程度上影響了財務(wù)管理工作的開展。

　　【關(guān)鍵詞】高校；會計檔案；檔案管理

　　高校財務(wù)檔案能夠記錄和反映學(xué)校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，對于學(xué)校的財務(wù)管理工作十分重要。現(xiàn)階段，我國大部分高校的財務(wù)管理工作還存在財務(wù)檔案管理意識淡薄、檔案的鑒定銷毀工作不及時等問題，嚴重影響了財務(wù)工作的正常開展，本文主要就高校財務(wù)檔案管理的內(nèi)容、存在的問題進行簡單的分析討論，并提出幾點解決措施。

　　1財務(wù)檔案的主要內(nèi)容

　　財務(wù)會計檔案主要包括四個組成部分，即會計憑證、會計賬薄、會計報表及其它會計核算資料。其中，會計憑證主要包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等等；會計賬簿主要包括明細賬、日記賬、總賬等等；會計報表包括季度報表、年度報表、會計報表、資產(chǎn)負債表等等；其它會計核算資料包括銀行對賬單、會計檔案移交清冊、財務(wù)備份光盤等等。不同類型檔案的管理期限、管理方法存在著較大的區(qū)別，下文主要就高校財務(wù)檔案管理的工作流程進行簡單的介紹。

　　2高校財務(wù)檔案管理工作流程

　　高校財務(wù)檔案管理主要包括檔案接收、立卷、管理、查閱、銷毀幾部分內(nèi)容。檔案接收工作主要是在每年的第一季度開始，接收的檔案主要是上年的各種會計資料，檔案接收之前必須由交接雙方分別清點檔案內(nèi)容，必須保證檔案的完整性。檔案交接完成后需要填寫相應(yīng)的檔案移交清單，以便于后期的查詢管理。檔案立卷時必須參照移交清單根據(jù)時間、內(nèi)容價值、數(shù)量、保管期限等等內(nèi)容將交接的檔案進行分類、編號、整理、組卷，并在檔案管理系統(tǒng)中將檔案的基本信息進行記錄、審核、保存。檔案庫的管理工作對于保證檔案的完整、無損十分重要，檔案管理員必須保證檔案庫的清潔、干燥，市場部要對檔案進行檢查，防止檔案受潮或被蟲蛀，對于破損的檔案應(yīng)及時進行修補復(fù)制，此外檔案管理還應(yīng)做好防火防盜工作，避免檔案損毀失竊。檔案查閱時必須進行登記，檔案復(fù)印應(yīng)該經(jīng)過相關(guān)責(zé)任人審批、復(fù)印人員必須保證證件有效，會計檔案中如會計憑證等相關(guān)檔案疑慮不得出借，特殊需要必須經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門批轉(zhuǎn)，并在查閱復(fù)印過程中由檔案管理人員陪同。財務(wù)會計檔案大多擁有一定的管理期限，比如，會計的原始憑證保存期限為15年，現(xiàn)金及銀行存款日記賬保存期限為25年，保存期滿的檔案應(yīng)該根據(jù)相關(guān)程序進行銷毀，檔案銷毀時必須注意，如果某項原始憑證已經(jīng)達到保管權(quán)限，但沒有結(jié)清債權(quán)債務(wù)或者涉及到其它未了事項，不得銷毀。針對這一類的檔案，應(yīng)該進行單獨立卷，直到相關(guān)事件完結(jié)才能銷檔。

　　3當前我國高校財務(wù)檔案管理存在的問題

　　3。1財務(wù)檔案管理人員編制不足、人員缺失要想保證財務(wù)檔案管理工作順利進行，完善的財務(wù)檔案管理機制是必不可少的，但現(xiàn)階段我國大多數(shù)高校的財務(wù)檔案管理工作人員編制嚴重不足，導(dǎo)致財務(wù)檔案的管理工作無法順利開展，大量的財管檔案沒有按時歸檔。此外，財務(wù)檔案的管理涉及到學(xué)校的多個部門，許多部門并不重視檔案的收集整理，在一定程度上也加劇了財務(wù)檔案管理人員的工作量。另外，保管期滿的財務(wù)會計檔案可以按照相關(guān)規(guī)定申請鑒定后進行銷毀，但在實際的檔案管理工作中，由于人員缺失等，導(dǎo)致許多檔案都沒有按規(guī)定銷毀，大量的檔案超齡存放，也會加大管理人員的工作量。3。2檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊大多數(shù)高校的檔案管理工作者都是由檔案室的非會計人員兼職管理，他們?nèi)狈�專業(yè)的財務(wù)檔案管理的相關(guān)知識，許多管理人員對于會計檔案的分類方法、管理期限、銷毀制度等等內(nèi)容都不夠清晰明了，導(dǎo)致財務(wù)會計檔案分類混亂、資料真實性、完整性難以保證，銷毀工作沒有按時進行等等不良現(xiàn)象出現(xiàn)，嚴重影響了檔案管理的質(zhì)量。

　　4高校財務(wù)會計檔案管理措施

　　4。1建立健全的財務(wù)會計檔案管理機制為了保證財務(wù)會計檔案的完整性、真實性、有效性，必須建立健全財務(wù)會計檔案管理機制。結(jié)合學(xué)校的財務(wù)會計管理工作的實際情況，根據(jù)會計檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，加強對學(xué)�，F(xiàn)有的財務(wù)會計檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)水平，并積極招收專業(yè)的財務(wù)會計檔案管理人才，完善學(xué)校財務(wù)會計檔案管理機制。4。2制定完善的財務(wù)會計檔案管理制度為了保證財務(wù)會計檔案管理工作的有序開展，學(xué)校必須根據(jù)會計檔案管理法律法規(guī)，制定完善的財務(wù)檔案歸檔制度，安全保密制度、會計檔案期滿銷毀制度等相關(guān)規(guī)章制度，保證檔案管理人員在日常的管理工作中有法可依、有章可循，解決當前階段我國高校財務(wù)檔案管理混亂、會計檔案銷毀工作滯后、檔案的真實性、完整性不足等等問題，促進財務(wù)檔案管理工作順利開展。4。3檔案室硬件設(shè)備配備齊全檔案室的環(huán)境對于檔案有著十分重要的影響，因此，檔案室硬件設(shè)施的配備必須齊全。為了保證檔案室檔案的安全，學(xué)校應(yīng)該在檔案室配備一定的防火、防盜、防潮等硬件設(shè)備，比如防盜門、空調(diào)、煙霧警報器、溫度計、濕度計、滅火器、去濕機等等。此外，根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理的實際需求，檔案室還需要配備計算機、復(fù)印機、掃描儀等辦公設(shè)備，為檔案管理人員及查閱人員工作提供便捷。學(xué)校還可以積極的引入現(xiàn)代信息技術(shù)，使財務(wù)會計數(shù)據(jù)的處理傳輸實現(xiàn)自動化、電子化，使學(xué)校的財務(wù)檔案內(nèi)容更加豐富，以促進財務(wù)會計檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

　　5結(jié)束語

　　財務(wù)會計檔案管理工作有利于促進高校財務(wù)資源分配的合理性，對于高校的發(fā)展十分重要，當前我國高校的財務(wù)檔案管理存在著較大的問題，學(xué)校必須重視財務(wù)會計檔案管理工作，結(jié)合自身的實際情況，針對財務(wù)檔案管理中存在的問題制定相應(yīng)的管理方法，以保證財務(wù)檔案管理工作順利開展，從而充分發(fā)揮出財務(wù)檔案管理的作用。

　　【參考文獻】

　　[1]梁淑艷。高校財務(wù)檔案管理中存在的問題及對策[J]。財稅會計。2011（12）

　　[2]李萍。高校會計檔案鑒定銷毀滯后原因分析與對策[J]。機電兵船檔案。2006（05）

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