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電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理問題與思考論文
一.前言
由于計(jì)算機(jī)應(yīng)用范圍越來越廣，在政務(wù)管理工作中出現(xiàn)了很多的電子檔案，通過電腦進(jìn)行存儲(chǔ)、瀏覽、傳遞、發(fā)布，在方便了人們?nèi)粘９ぷ骱蜕畹耐瑫r(shí)，由于電腦網(wǎng)絡(luò)的開放和自由特點(diǎn)，誰都能夠自由便捷地登陸互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站，也很容易出現(xiàn)電子政務(wù)檔案被隨意訪問、人為破壞、病毒感染、資料丟失等情況，一定程度上制約了電子政務(wù)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理。因此筆者試就電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理，談些粗淺的認(rèn)識(shí)。
二.電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題
2.1電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理基本情況
電子政務(wù)檔案的出現(xiàn)是伴隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及和完善而產(chǎn)生的，國際上往往認(rèn)為從上個(gè)世紀(jì)60年代起，計(jì)算機(jī)就對電子檔案產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。60年代初期召開的倫敦國際檔案會(huì)議上，就提出了自動(dòng)處理檔案的要求。60年代末期和70年代初期的國際檔案會(huì)議上，也相繼對電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展進(jìn)行了熱議，提出了在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檔案應(yīng)用的新概念，之后經(jīng)過了機(jī)讀文件、機(jī)讀檔案和電子文件等幾個(gè)發(fā)展歷程，近些年逐漸規(guī)范地使用了電子文件和電子檔案的準(zhǔn)確概念。比如，關(guān)于電子政務(wù)檔案的概念解釋，《美國聯(lián)邦文件管理術(shù)語手冊》就將其稱為機(jī)讀文件，認(rèn)為是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理的文檔材料。美國聯(lián)邦管理法規(guī)將電子文件定義為涵蓋了數(shù)字、圖形和文本的信息資料，能夠通過計(jì)算機(jī)這一手段進(jìn)行記錄，同時(shí)符合了文件的基本特征。二十一世紀(jì)初，國家質(zhì)檢部門頒布實(shí)施了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，對電子文檔進(jìn)行了明確的定義，把在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件統(tǒng)稱為電子文檔。
上述概念和定義一個(gè)共同的特點(diǎn)就是，認(rèn)為電子政務(wù)檔案是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)、閱讀和傳遞的文件類型。并且相比于傳統(tǒng)的文檔材料，電子政務(wù)系統(tǒng)檔案一般有這樣幾個(gè)特征：
一是電子政務(wù)檔案具有獨(dú)立性。由于電子檔案可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，所以相對來說沒有固定的存儲(chǔ)位置，并且能夠經(jīng)常變換存儲(chǔ)環(huán)境，經(jīng)常更換利用載體，但保持內(nèi)容和信息形態(tài)的固定。
二是充分利用計(jì)算機(jī)設(shè)備。由于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案材料主要通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行，所以對其軟硬件設(shè)施、操作系統(tǒng)依賴性比較強(qiáng)，無論是電子檔案的制發(fā)、存儲(chǔ)、處置，還是分類歸檔，往往均需要利用計(jì)算機(jī)來完成，所以一旦不依靠電腦設(shè)備，電子檔案將失去存在的空間。
三是存在一定的安全隱患。由于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案是依靠計(jì)算機(jī)來完成，由于計(jì)算機(jī)中互聯(lián)網(wǎng)登陸的非常便捷，任何人都可以使用，所以電子檔案的修改、復(fù)制相對就非常容易，并且能夠在極短的時(shí)間就將原電子檔案材料進(jìn)行變更而不留處理痕跡，這就給電子檔案的管理帶來了一定的現(xiàn)實(shí)問題，如果原材料沒有備份，在傳遞的過程中，如果計(jì)算機(jī)硬盤系統(tǒng)出現(xiàn)了故障，就很容易丟失或者遭到破壞。
2.2電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理存在的問題
如前所述，電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案經(jīng)常面臨著一些薄弱環(huán)節(jié)，一旦處理不當(dāng)，就會(huì)給檔案管理帶來安全隱患。主要問題表現(xiàn)在：
一是原有電子政務(wù)檔案遭到破壞。由于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案資料在計(jì)算機(jī)或存儲(chǔ)介質(zhì)中予以保存，所以確保其真實(shí)、全面、完整地反映出來，具有很強(qiáng)的技術(shù)要求。檔案管理就是要求各項(xiàng)資料的原始性，但是電子政務(wù)檔案不如紙質(zhì)文件那樣始終保持其原始結(jié)構(gòu)，經(jīng)常會(huì)隨著載體的變化而發(fā)生明顯的改變甚至丟失、破壞等，如果被人為地修改、刪除或者被計(jì)算機(jī)病毒侵?jǐn)_，就將無法恢復(fù)。
二是電子政務(wù)檔案安全隱患嚴(yán)重�，F(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用非常普遍，而互聯(lián)網(wǎng)有具有極強(qiáng)的開放、共享和自由特性，誰都能夠非常方便快捷地登陸互聯(lián)網(wǎng)，如果電子政務(wù)檔案經(jīng)由互聯(lián)網(wǎng)大量的傳遞、發(fā)布、瀏覽，就經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人為地破壞、修改、刪除等情況，而且保管、存檔過程中還能夠被各種計(jì)算機(jī)病毒或者h(yuǎn)acker侵襲，造成原有電子政務(wù)檔案的損壞或者無法恢復(fù)利用，給電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理帶來嚴(yán)重的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。
三.解決電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理問題的措施
針對上述問題，為了有效地防范電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理更加安全、科學(xué)、規(guī)范、高效，結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，可以通過以下措施解決：
一是規(guī)范電子政務(wù)檔案管理體系建設(shè)。隨著電子政務(wù)檔案出現(xiàn)的越來越多，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)充分考慮到這種現(xiàn)實(shí)情況，加強(qiáng)電子政務(wù)檔案管理體系建設(shè)，健全完善統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確電子政務(wù)檔案管理流程和主要工作任務(wù)，明細(xì)歸檔的電子政務(wù)檔案材料的類別和技術(shù)難點(diǎn)，確保電子政務(wù)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
二是完善電子政務(wù)檔案管理技術(shù)手段。在電子政務(wù)檔案接收、鑒定、存儲(chǔ)、應(yīng)用等環(huán)節(jié)，提前做好各種準(zhǔn)備工作，科學(xué)防范人為破壞、病毒侵?jǐn)_、傳遞丟失等風(fēng)險(xiǎn)，并且提前做好備份，防止出現(xiàn)電子政務(wù)檔案管理技術(shù)手段缺失的問題。
三是健全電子政務(wù)檔案管理相關(guān)法規(guī)。強(qiáng)化法律法規(guī)建設(shè)，在現(xiàn)行檔案法中修改完善電子政務(wù)檔案管理的有關(guān)內(nèi)容條款，解決電子政務(wù)檔案管理法治環(huán)境的保障問題，做到有法可依、有法必依，增強(qiáng)電子政務(wù)檔案管理的法律效力。
四.結(jié)束語
綜上所述，由于計(jì)算機(jī)普及程度的日益提高，電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案材料將會(huì)越來越多，在方便工作的同時(shí)，也增加了一系列的管理問題，因此對于檔案管理機(jī)構(gòu)和工作人員來說，確保電子政務(wù)檔案的真實(shí)、完整存在，便于日后參考利用便成為了一項(xiàng)重要任務(wù)。在日常管理中，應(yīng)當(dāng)科學(xué)地了解和把握檔案管理中存在的各種問題，并且及時(shí)采取行之有效的措施加以解決，保證電子檔案管理更加安全、科學(xué)，促進(jìn)檔案事業(yè)健康協(xié)調(diào)穩(wěn)步發(fā)展。
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