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會計電算化檔案管理論文
引言：
會計檔案是真實記錄一個單位經(jīng)濟方面業(yè)務(wù)往來和數(shù)據(jù)信息的歷史資料，是切實反映此單位經(jīng)濟狀況的重要歷史憑證和依據(jù)。電算化會計檔案作為會計基礎(chǔ)工作的重要組成部分，與過去紙質(zhì)作為載體的會計檔案比較，具有其獨特的優(yōu)勢和基本管理要求。電算化會計檔案主要指通過磁性介質(zhì)或光盤存儲的形式存儲于電腦系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)，以及通過電腦打印形成的書面形式的會計數(shù)據(jù)。近些年來，我國各領(lǐng)域和各行業(yè)已經(jīng)廣泛應(yīng)用會計軟件進行經(jīng)濟數(shù)據(jù)信息處理，會計電算化極大提高了工作效率，為會計基礎(chǔ)管理工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。
一、電算化會計檔案的基本內(nèi)容
1.1紙質(zhì)會計檔案
主要指通過計算機系統(tǒng)打印形成的書面形式的會計數(shù)據(jù)檔案，包括會計賬簿、會計憑證、財務(wù)報表、財務(wù)分析報告等，以及依據(jù)法律界定要求的會計檔案保管、移交以及銷毀等不同類別檔案。
1.2非紙質(zhì)會計檔案
主要指依靠計算機硬盤和軟盤系統(tǒng)作為磁性介質(zhì)，以電子數(shù)據(jù)的形式進行介質(zhì)存儲的會計數(shù)據(jù)資料，包括會計賬簿、會計憑證、會計報表等數(shù)據(jù)信息和會計資料數(shù)據(jù)庫。
1.3計算機系統(tǒng)檔案
主要指計算機本身硬件系統(tǒng)類型、存儲空間、設(shè)備類型等具體情況；計算機操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的具體型號；財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)名稱、版本號、磁盤、配套光盤以及用戶手冊等一系列資料；財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型、編程語言及操作程序等。
二、電算化會計檔案管理的基本特征
2.1與傳統(tǒng)會計檔案管理形式不同，基于電算化會計檔案存儲于硬盤、磁盤和光盤等磁性媒介中，需要嚴(yán)格確保內(nèi)外環(huán)境因素，必須確保會計檔案信息不被惡意篡改，全面考慮會計數(shù)據(jù)信息的安全問題，因此必須建立完備的軟硬件系統(tǒng)。此外，需要檔案管理人員做好本職工作，加強數(shù)據(jù)庫的防護工作，并做好病毒庫的設(shè)置和升級工作，以有效避免會計數(shù)據(jù)信息被刪除或無法恢復(fù)。
2.2采用‘‘雙套制”歸檔的形式，將計算機會計系統(tǒng)產(chǎn)生的會計資料實施雙備份管理，同時將雙備份檔案分別存放在不同的區(qū)域，以及將相配套的電算化會計軟件安裝版本共同做好保存，以避免發(fā)生意外情況而引起資料丟失或系統(tǒng)破壞。此外，電算化會計檔案數(shù)據(jù)信息進行及時備份，做好報表數(shù)據(jù)和賬務(wù)數(shù)據(jù)的備份工作。定期或不定期對電算化軟硬件系統(tǒng)和存儲裝置進行嚴(yán)格檢查，備份后的磁性媒介由檔案管理員嚴(yán)格穩(wěn)妥保管。
2.3會計電算化需要通過計算機軟硬件系統(tǒng)進行會計基礎(chǔ)工作，應(yīng)首先明確會計人員作為電算化系統(tǒng)的實施者，必須精心設(shè)計和輸入各種會計數(shù)據(jù)信息以被計算機系統(tǒng)識別，這些數(shù)據(jù)信息有效決定了電算化系統(tǒng)的順利實施。同時，對于維護電算化會計系統(tǒng)運行的數(shù)據(jù)查詢資料，嚴(yán)格確保了電算化會計檔案管理系統(tǒng)的安全可靠性，以保證整個會計電算化核算正常運行和開展。此外，將會計軟件版本和整個軟件系統(tǒng)一并進行歸檔管理，有效實現(xiàn)了會計檔案數(shù)據(jù)信息的完整性，并保證所保存數(shù)據(jù)適時或及時調(diào)出。
2.4從數(shù)據(jù)信息輸入開始就不斷更新數(shù)據(jù)資料，有效存儲和利用檔案信息，實現(xiàn)會計檔案管理的動態(tài)化、信息化管理。通過建立會計圖表真實反映過去和預(yù)測未來，并建立相應(yīng)的電算化會計檔案管理的法規(guī)和制度，為科學(xué)決策提供全面服務(wù)，這樣一定程度上提高了工作效率，并利于會計檔案管理質(zhì)量水平的提升。
三、加強電算化會計檔案管理的具體要點
3.1提高電算化會計檔案管理觀念和意識
(1)應(yīng)樹立和強化會計電算化檔案管理的思想和觀念。應(yīng)樹立符合現(xiàn)代化發(fā)展要求的信息化管理觀念和意識，深刻認(rèn)識會計電算化規(guī)范管理的重要性，并在具體工作實施中，順應(yīng)內(nèi)外環(huán)境的需要，逐步培養(yǎng)信息化管理意識和綜合素養(yǎng)，并適時進行調(diào)整和創(chuàng)新。（2)加強領(lǐng)導(dǎo)和管理者的大力支持。做好輿論宣傳和全方面努力，強化領(lǐng)導(dǎo)對于電算化會計檔案信息化、科學(xué)化管理的重要性和現(xiàn)實作用的認(rèn)可，以給予大力的重視和充足的經(jīng)費投入，促進計算機軟硬件系統(tǒng)的逐步完善和升級，以確保電算化會計檔案管理工作健康、有序運行。
3.2建立和完善崗位責(zé)任制
依據(jù)責(zé)、權(quán)、利有效結(jié)合的原則，科學(xué)明確規(guī)定各崗位不同的權(quán)限范疇，做好不相容職責(zé)相應(yīng)工作內(nèi)容的分離管理，嚴(yán)格執(zhí)行崗位責(zé)任制。應(yīng)設(shè)置專門的會計電算化檔案管理人員，主要負(fù)責(zé)會計數(shù)據(jù)檔案的歸檔管理工作，嚴(yán)格禁止由會計人員兼任。電算化檔案管理員的崗位職責(zé)內(nèi)容如下：在一定期限內(nèi)，向各類相關(guān)人員收集會計數(shù)據(jù)存檔及備份資料，同時準(zhǔn)確填寫存儲清單；按照相關(guān)規(guī)定妥善保管各種會計數(shù)據(jù)信息檔案；做好會計數(shù)據(jù)檔案的安全和保密工作，不能隨意借出和擅自外泄；經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)和電算化主管批準(zhǔn)允許借閱或復(fù)制的檔案資料必須辦理登記手續(xù)；定期對磁介質(zhì)的信息化檔案資料進行升級和殺毒工作。
3.3實施科學(xué)化、系統(tǒng)化管理
(1)加大力度完善硬件設(shè)施建設(shè)。有效保證計算機運行系統(tǒng)功能、會計檔案存儲的環(huán)境均符合規(guī)定要求的標(biāo)準(zhǔn)。（2)不斷加強軟件系統(tǒng)建設(shè)。選擇基本功能符合實際經(jīng)濟業(yè)務(wù)需求的電算化軟件，建立完善的會計檔案管理信息化系統(tǒng)，對全部數(shù)據(jù)信息資料實施信息化、數(shù)字化的有效管理，合理運用數(shù)據(jù)信息使電算化會計檔案管理工作滿足實際經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。（3)做好會計檔案的移交管理工作。進行檔案移交時，認(rèn)真準(zhǔn)確做好移交清冊，列明所移交檔案的名稱、數(shù)量、編號等基本內(nèi)容，同時嚴(yán)格各相關(guān)責(zé)任人的簽字手續(xù)。（4)做好保管到期檔案的銷毀工作。若會計檔案資料保管期限已滿，保管人員須向負(fù)責(zé)人提出銷毀建議，同時要求負(fù)責(zé)人簽署具體意見。
3.4全面提高會計檔案管理人員的綜合素養(yǎng)
會計檔案管理是集專業(yè)性、技術(shù)性和科學(xué)性于一體的綜合性工作，這就要求會計檔案管理人員具備較高的綜合素養(yǎng)。針對當(dāng)前各企事業(yè)單位缺乏既懂財會知識、又精通檔案管理及計算機技術(shù)水平過硬的復(fù)合型人才，已經(jīng)明顯不能滿足新形勢下會計檔案管理工作的實際需要，因此，必須加大力度進行會計檔案管理人才的培養(yǎng)，其綜合素質(zhì)的高低是決定會計檔案管理質(zhì)量優(yōu)劣的關(guān)鍵因素，應(yīng)進一步強化會計檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)，逐步加強其財會知識水平、檔案管理水平以及綜合素質(zhì)的提高，定期或不定期組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)工作，以進一步提高會計檔案管理水平。
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