檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)
檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)【1】
【摘要】本文論述了檔案管理信息化的意義，論證了檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。
【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;發(fā)展趨勢(shì)
檔案是各單位必不可少的信息資源。
由于信息化迅速發(fā)展，檔案管理工作的內(nèi)涵已經(jīng)有了巨大的變化。
檔案不僅成為了文化資源與知識(shí)資源，還成為了信息資源。
隨著人類社會(huì)不斷向信息社會(huì)邁進(jìn)，信息資源的戰(zhàn)略地位也進(jìn)一步提升，人們普遍把信息與材料和能源并列，將它們共同視作對(duì)整個(gè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有決定性作用的重要戰(zhàn)略資源。
這些都促使檔案信息的收集方式、管理方式與利用方式有了本質(zhì)性的改變。
傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)當(dāng)今世界計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，檔案管理信息化成為新形勢(shì)下檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。
一、什么是檔案管理的信息化
檔案是各單位必不可少的信息資源，檔案工作反映的是一個(gè)單位的歷史面貌，所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。
也就是指通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸后，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
這是一個(gè)長期發(fā)展的過程，在這一過程中，要不斷地利用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。
二、檔案管理信息化的意義
(一)檔案信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。
隨著人類社會(huì)不斷向信息社會(huì)邁進(jìn)，信息資源的戰(zhàn)略地位進(jìn)一步提升，處于改革開放關(guān)鍵時(shí)期的中國，社會(huì)與國民經(jīng)濟(jì)信息化進(jìn)程明顯加快，急需人們真正把信息資源化，把信息作為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要資源來進(jìn)行管理。
隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)當(dāng)今世界計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案管理信息化成為新形勢(shì)下檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。
檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代賦予檔案管理部門新的任務(wù)和使命，是檔案資料管理向檔案信息的一種轉(zhuǎn)化，是由單一的管理工作向社會(huì)服務(wù)性工作轉(zhuǎn)化的一個(gè)具體過程。
檔案管理信息化，有利于檔案調(diào)取、檔案共享、人才隊(duì)伍建設(shè)等方面的工作開展，更符合我國現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，也是檔案管理工作的最終發(fā)展方向。
(二)檔案信息化建設(shè)也是我國現(xiàn)階段工作的重要內(nèi)容。
《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中一項(xiàng)重要任務(wù)就是：“貫徹落實(shí)國家有關(guān)電子文件管理、數(shù)字檔案館建設(shè)的文件精神，加強(qiáng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè);加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件接收、重要數(shù)字信息采集等數(shù)字檔案資源建設(shè);實(shí)施公共檔案信息資源共享服務(wù)工程項(xiàng)目，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務(wù)平臺(tái)，為社會(huì)提供全方位的檔案信息服務(wù)。
檔案數(shù)字化工作的迅速發(fā)展，使檔案數(shù)字化的規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)字化對(duì)象也不斷豐富，不僅僅局限在紙質(zhì)檔案方面，已經(jīng)擴(kuò)展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、微縮膠片等各種不同種類載體檔案的數(shù)字化。
檔案數(shù)字化作為一項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的地位得到了確立。
(三)社會(huì)的發(fā)展促進(jìn)和推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)的變革。
隨著檔案信息化的逐步推進(jìn)和發(fā)展，以手工操作為主的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)新的信息環(huán)境，在歸檔、館藏建設(shè)、目錄編制、統(tǒng)計(jì)、編研、檔案信息開發(fā)利用等諸多管理環(huán)節(jié)都需要隨之而變。
傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過度，檔案管理的主要環(huán)境開始逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移。
檔案領(lǐng)域通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助立卷、全文的存貯與檢索、自動(dòng)標(biāo)引、編目、統(tǒng)計(jì)、借閱、庫房管理等，并能使傳統(tǒng)檔案管理的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)無縫銜接，大幅度提高檔案工作的效率和質(zhì)量。
(四)檔案信息化可進(jìn)一步完善檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)。
我國目前傳統(tǒng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相對(duì)健全，但在數(shù)字環(huán)境中，這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范需要重新審視，相當(dāng)部分的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范需要按照信息化環(huán)境的要求進(jìn)行調(diào)整。
文檔管理軟件的廣泛運(yùn)用是導(dǎo)致文書檔案按“件”歸檔模式的直接推動(dòng)力之一;文檔一體化、館室一體化、電子文件管理的前端控制都是檔案信息化在檔案集中管理層面的具體表現(xiàn)，這都直接導(dǎo)致了檔案累積、移交模式的變革創(chuàng)新;同時(shí)，對(duì)于實(shí)時(shí)歸檔、技術(shù)鑒定、存儲(chǔ)管理、載體轉(zhuǎn)換、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)遷移、實(shí)時(shí)發(fā)布等大量新型業(yè)務(wù)內(nèi)容，有賴于檔案管理乃至電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與完善，這是檔案信息化工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一。
這些都需要大量的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來進(jìn)行支撐。
而“加強(qiáng)檔案法律制度建設(shè)，完善以《檔案法》為核心、符合我國國情并適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要的科學(xué)、縝密、配套的檔案法規(guī)體系。
”也是《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》的首要任務(wù)。
(五)檔案信息化將為社會(huì)提供更多有效的資源和服務(wù)。
國家檔案局提出建立“覆蓋人民群眾的檔案資源體系”和“建立方便人民群眾的檔案利用體系”。
這是新時(shí)期給檔案信息化提出的任務(wù)目標(biāo)和工作方向。
信息技術(shù)對(duì)檔案管理的作用是提高工作效率。
檔案管理工作是十分復(fù)雜繁瑣的例行性事務(wù)工作，其中大部分都是基于經(jīng)驗(yàn)的重復(fù)勞動(dòng)，但又是不可或缺的基本事務(wù)，需要占據(jù)管理人員的大量時(shí)間。
檔案管理信息化可以極大地提高工作效率，使管理人員從日常的瑣碎的事務(wù)中解脫出來。
實(shí)現(xiàn)信息共享。
信息化以其先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)其最大范圍、最快速度的檔案信息資源共享。
檔案信息化又可促進(jìn)信息資源利用最大化。
傳統(tǒng)的檔案信息大都是以紙為載體的實(shí)物資源，不僅不便攜帶，更不利于傳遞。
實(shí)現(xiàn)檔案信息化以后，各種信息資源不再以實(shí)物的形式出現(xiàn)，而是以磁信號(hào)和數(shù)字信號(hào)的形式出現(xiàn)，(下轉(zhuǎn)第63頁)(上接第84頁)這就極大地便利了傳輸和使用。
而且應(yīng)用各種功能齊全的管理軟件，還可以對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行分析整理，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享，為充分實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用最大化提供可能。
三、檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)
檔案管理信息化是檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢(shì)，也是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的有效改革。
信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展為檔案信息化帶來難得的機(jī)會(huì)同時(shí)也提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。
檔案信息化是現(xiàn)階段檔案管理工作發(fā)展的重要戰(zhàn)略階段，實(shí)現(xiàn)國家信息工程的重要步驟，其意義深遠(yuǎn)而任重道遠(yuǎn)。
信息化管理在提高了工作效率的基礎(chǔ)上，促進(jìn)了檔案信息的交流和共享，促進(jìn)了我國檔案管理工作的有效開展。
因此，檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)面對(duì)全球信息化浪潮的必然選擇。
我們必須要不斷完善檔案管理技術(shù)，把握機(jī)遇、開拓創(chuàng)新，緊跟時(shí)代的步伐，以積極的姿態(tài)、有效的措施高效開發(fā)利用檔案信息資源，為國家檔案管理事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展作出貢獻(xiàn)。
檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)【2】
摘 要：近年來，隨著國內(nèi)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化在各行業(yè)的應(yīng)用與發(fā)展速度非常的快，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐的檔案管理信息化發(fā)展面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，。
檔案作為記錄信息的有效載體，由于其具備其他任何領(lǐng)域均不具備的歷史記錄、啟迪未來等功能，因此更應(yīng)當(dāng)實(shí)行信息化。
本文將對(duì)檔案管理信息化的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上就檔案管理未來發(fā)展趨勢(shì)及信息化發(fā)展策略，談一下自己的觀點(diǎn)和認(rèn)識(shí)，以供參考。
關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;發(fā)展趨勢(shì);研究
所謂檔案管理信息化，實(shí)際上就是在充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，以大型的數(shù)據(jù)庫管理為基礎(chǔ)，通過先進(jìn)的通信技術(shù)應(yīng)用創(chuàng)建高度集成化的現(xiàn)代管理系統(tǒng)。
信息化技術(shù)在當(dāng)前國內(nèi)檔案管理工作中的應(yīng)用非常的廣泛，而且效果非常的好，信息化必將成為檔案管理的主流發(fā)展趨勢(shì)。
1 檔案管理信息化認(rèn)識(shí)
首先，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化。
檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化是檔案實(shí)體管理實(shí)現(xiàn)信息管理過程中不可或缺的業(yè)務(wù)規(guī)范以及相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
從實(shí)踐來看，該標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門進(jìn)行制定、統(tǒng)一施行。
對(duì)于檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化而言，其主要有檔案信息采集、檔案信息存貯、檔案信息管理以及檔案信息網(wǎng)絡(luò)和檔案信息管理軟件等五個(gè)方面的標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容。
其次，電子檔案特性。
信息化檔案管理工作中，可以促使檔案信息檢索查詢、實(shí)施利用等更加的方便與快捷，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案信息及相關(guān)資源的有效共享具有非常重要的作用。
就檔案信息數(shù)字化而言，其主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：檔案目錄、檔案編研成果、檔案全文等數(shù)字化，同時(shí)還包括檔案實(shí)體圖片化，在此過程中，檔案全文數(shù)字化是整個(gè)檔案管理工作數(shù)字化的關(guān)鍵所在。
最后，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。
將檔案資源信息實(shí)施數(shù)字化處理以后，利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，建立一個(gè)高效合理的檔案信息網(wǎng)站，以供公眾檔案信息查詢以及相關(guān)資源信息的有效共享，并在此基礎(chǔ)上有效實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的開放性、交互性以及社會(huì)化利用等。
實(shí)踐中可以看到，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化本文的優(yōu)勢(shì)非常的明顯，不僅可以促使檔案資源成信息為社會(huì)公共共享資源和財(cái)富，而且還可以實(shí)現(xiàn)不同空間多用戶受益的同步性，這在很大程度上有效的提高了檔案信息服務(wù)質(zhì)量和效率。
2 檔案管理信息化發(fā)展策略
對(duì)于各單位而言，檔案是不可或缺的信息資源，因此檔案管理工作顯得特別重要。
近年來，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理理念和模式已經(jīng)不能有效適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，而是應(yīng)當(dāng)將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)融入到檔案管理工作之中，信息化將成為檔案管理的未來發(fā)展主流趨勢(shì)。
但需要注意的是檔案管理工作中存在著很多的問題和影響因素，要想實(shí)現(xiàn)信息化的全面發(fā)展，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做好以下幾個(gè)方面的工作：
2.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立信息化管理意識(shí)
在當(dāng)前新的形勢(shì)下，檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了非常大的變化，無論是管理理念，還是管理模式，都有了新的發(fā)展變化，即朝著信息化方向發(fā)展。
基于此，檔案管理人員一定要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，樹立檔案信息化管理意識(shí)，這對(duì)于全面推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，具有非常重要的作用。
對(duì)于檔案管理人員而言，其作為檔案信息化建設(shè)、實(shí)施過程中的中堅(jiān)力量，其個(gè)人的思想觀念和管理意識(shí)直接決定著整個(gè)檔案信息化建設(shè)成功與否，因此只有加強(qiáng)檔案信息化管理，提高管理人員的綜合素質(zhì)，才能樹立信息化管理意識(shí)，才能認(rèn)識(shí)到信息化在檔案管理中應(yīng)用的重要性和必要性，這是檔案管理信息化發(fā)展的思想基礎(chǔ)。
2.2 制定信息化發(fā)展目標(biāo)，并嚴(yán)格執(zhí)行
實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持長期與近期目標(biāo)有機(jī)結(jié)合的原則，嚴(yán)格按照總體要求和部署，以“科學(xué)、實(shí)用以及適用為基本原則，對(duì)長期、近期信息化建設(shè)目標(biāo)進(jìn)行確定。
對(duì)于長期目標(biāo)而言，應(yīng)當(dāng)站在制高點(diǎn)上，對(duì)全盤進(jìn)行考慮與分析，確保質(zhì)量、統(tǒng)一性，并且為信息化建設(shè)的發(fā)展留下兼容、再擴(kuò)充富余空間，以免走回頭路，浪費(fèi)資源。
對(duì)于近期目標(biāo)而言，應(yīng)當(dāng)注重其實(shí)用價(jià)值和可行性。
在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化要求對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的整理，做好電子計(jì)算機(jī)著錄、標(biāo)引等方面的工作，即將具體工作做細(xì)、做全，不能馬虎、盲目。
比如，檔案館藏工作中，應(yīng)當(dāng)按照“先重點(diǎn)、后一般”原則，對(duì)當(dāng)前館藏全面分析后，對(duì)有重要價(jià)值的一些檔案先采取數(shù)字化處理措施。
并借此機(jī)會(huì)對(duì)庫藏檔案實(shí)施全面的清理和規(guī)整，對(duì)已失去價(jià)值的館藏資料按要求進(jìn)行銷毀，以免重復(fù)勞動(dòng)，這也是實(shí)施信息化的客觀要求。
2.3 信息化建設(shè)過程中的系統(tǒng)軟件與硬件設(shè)備統(tǒng)一管理
調(diào)查顯示，當(dāng)前國內(nèi)檔案管理各部門之間存在著各自為政現(xiàn)象，信息化手段以及軟硬件設(shè)備不統(tǒng)一，導(dǎo)致很多數(shù)據(jù)信息之間存在著不兼容問題，著在很大程度上給檔案管理信息化工作帶來了障礙。
因此，實(shí)踐中我們應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，配備專業(yè)、統(tǒng)一的數(shù)宇化設(shè)備，實(shí)現(xiàn)字符識(shí)別，以及自動(dòng)轉(zhuǎn)化和編目、檢索，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)自動(dòng)全文存儲(chǔ)、上載以及輔助立卷，自動(dòng)標(biāo)引、文檔一體化管理等。
只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)，統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，才能為檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)提供保障。
2.4 檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制定
檔案信息化建設(shè)的主要目的在于確保用戶可以高效、快捷以及簡易獲取檔案數(shù)據(jù)庫信息數(shù)據(jù)，因此檔案數(shù)據(jù)庫信息存儲(chǔ)、呈現(xiàn)應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)符合檔案各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、編號(hào)以及分類和案卷目錄編制，不同的項(xiàng)目都應(yīng)當(dāng)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化，符合標(biāo)準(zhǔn)之規(guī)定和要求。
同時(shí)，還要從根本上避免傳統(tǒng)檔案信息資源重復(fù)開發(fā)與應(yīng)用問題，從而為檔案信息化資源的有效共享奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3 結(jié)語
總而言之，較之于傳統(tǒng)的檔案管理而言，信息化檔案管理可促進(jìn)檔案信息資源的有效開發(fā)與應(yīng)用，為社會(huì)提供更多的資源和服務(wù)。
因此實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)重視和信息化建設(shè)，只有這樣才能確保檔案管理信息化建設(shè)的快速發(fā)展。
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