探討人事檔案管理及其發(fā)展趨勢(shì)論文

　　【摘要】人事檔案是屬于社會(huì)公共信息，人事檔案可以作為人力資源開發(fā)機(jī)構(gòu)進(jìn)行人員調(diào)配時(shí)的重要參考依據(jù)，對(duì)于實(shí)現(xiàn)人力資源配置合理化有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。所以，管理部門要重視對(duì)人事檔案的管理，并認(rèn)清其發(fā)展趨勢(shì)，以實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，從而有效地提高企事業(yè)單位的管理水平，對(duì)于企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展起到了不可忽視的促進(jìn)作用。

　　【關(guān)鍵詞】人事檔案管理 發(fā)展趨勢(shì)

　　人事檔案管理是人力資源管理工作重要組成部分，隨著人們對(duì)人才管理重要的認(rèn)識(shí)的不斷提高，人事檔案管理工作的地位也逐漸提高。加強(qiáng)人事檔案管理，使管理部門對(duì)人才有更全面、詳細(xì)、正確的了解和評(píng)價(jià)，是正確使用人才的重要依據(jù)，它能夠促進(jìn)人才的合理使用、合理流動(dòng)和合理配置，是保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要手段。

　　1、人事檔案管理中的問題

　　1.1思想認(rèn)識(shí)不夠

　　目前，在我國(guó)普遍存在管理部門對(duì)于人事檔案管理重視程度不夠，認(rèn)識(shí)不到其重要性，只停留于保證人事檔案的安全，不丟失、不泄密的程度，沒能使人事檔案發(fā)揮出其人才調(diào)控作用，所以對(duì)于人事檔案管理工作的關(guān)注度不夠，導(dǎo)致檔案室由于經(jīng)費(fèi)不足其設(shè)施建設(shè)和配置都不夠標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，嚴(yán)重阻礙了檔案工作的良性發(fā)展。

　　1.2人事檔案管理工作效率低

　　我國(guó)雖然有健全的人事檔案管理制度，但在實(shí)際工作中還是存在很多因素影響人事檔案的工作效率，如檔案收集歸檔過程相對(duì)緩慢，新技術(shù)手段并沒有在檔案管理中發(fā)揮其應(yīng)有的作用，還無法實(shí)現(xiàn)真正意義上的現(xiàn)代化人力資源管理。在資料匯編時(shí)，由于外部信息少，不能及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地反應(yīng)人員的實(shí)際信息情況，不能滿足人力資源管理形勢(shì)發(fā)展的需求，嚴(yán)重影響了人事檔案的利用率。而且在對(duì)人事檔案查詢和使用時(shí)，受到諸多因素的限制使其仍需要通過手工的形式來查閱資料，即費(fèi)力又耗時(shí)。

　　1.3人事檔案管理不夠規(guī)范

　　在人事檔案管理工作還存在很多缺陷。由于人事檔案材料的搜集過程繁瑣，再加上工作人員的檔案管理意識(shí)較差，經(jīng)常會(huì)將檔案資料放在臨時(shí)存放處，使其不能及時(shí)歸檔，有可能導(dǎo)致檔案資料不完整、不系統(tǒng)、連續(xù)性差等情況的出現(xiàn)。而且由于人才競(jìng)爭(zhēng)非常激烈，單位對(duì)人才的招聘大都依靠人力資源開發(fā)中心，對(duì)于人事檔案的管理有些單位也會(huì)通過人事代理的方式進(jìn)行。在人才發(fā)生流動(dòng)時(shí)，由于檔案在轉(zhuǎn)遞和交接的過程中沒有第三方參與審查監(jiān)管，經(jīng)常會(huì)發(fā)生檔案資料損壞或丟失的現(xiàn)象。

　　1.4人事檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程緩慢

　　通過計(jì)算機(jī)可以完成檔案的收集、開發(fā)、傳遞、查詢等工作，即節(jié)省了管理人員的時(shí)間又提高了檔案管理的工作效率，是最基本、最有效的現(xiàn)代化管理手段。但在實(shí)際工作中，雖然多單位都已經(jīng)開發(fā)了人事檔案管理系統(tǒng)，但開發(fā)者并沒有從本單位的實(shí)際需求入，使其不能發(fā)揮其方便、快捷、高效的優(yōu)點(diǎn)，以至于出現(xiàn)信息歸類不嚴(yán)謹(jǐn)、輸入困難、搜索結(jié)果不匹配等問題，使其很難得以運(yùn)用，影響了人事檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展速度。

　　2、人事檔案管理策略

　　2.1從思想上提高認(rèn)識(shí)

　　管理部門要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，并通過有效的手段引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，并將人事檔案管理納入到發(fā)展計(jì)劃之中，除了要在思想上提高認(rèn)識(shí)還要給予一定的資金支持，成立專門的人事檔案管理部門，并保證相關(guān)設(shè)施建設(shè)，建立規(guī)范化的檔案室，對(duì)于檔案的保護(hù)、維護(hù)和搶救待方面要有預(yù)留經(jīng)費(fèi)，有條件的單位還可以配備掃描儀等設(shè)備，以提高人事檔案的現(xiàn)代化管理水平，確保檔案室的檔案安全和完整。

　　2.2建立健全的信息化人事檔案管理體系

　　要想建立建立健全的信息化體系，首先要保證硬件配套設(shè)備齊全，保證能夠?qū)�檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速的處理，還能夠?qū)�圖片、視頻等各種形式的檔案進(jìn)行保存和錄入處理。要要按統(tǒng)一的國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建立完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，通過網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)不同地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)的資源共享。另外，要重視信息安全保安系統(tǒng)的建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)可以為工作帶來方便，同時(shí)也存在很大的安全隱患，一定要重視人事檔案信息的安全保密問題，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的信息要做好備份，以防由于意外或人為手段造成檔案信息的破壞或丟失。

　　2.3提高檔案管理人員的素質(zhì)

　　人事檔案管理對(duì)于工作人員的要求比較高，這主要取決于由人事檔案管理工作的特殊性。人事檔案管理工作是一項(xiàng)原則性、政治性較強(qiáng)，保密性較高的工作。所以人事檔案管理工作人員不僅要具有較高的業(yè)務(wù)水平，還需要有一定的政治覺悟和道德修養(yǎng)。新時(shí)期人人事檔案管理工作人員必需要有高度的政治責(zé)任心、紀(jì)律性和敏銳性，同時(shí)要熟練掌握現(xiàn)代化的檔案管理方法。

　　2.4加強(qiáng)制度建設(shè)，使管理更加規(guī)范

　　嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化的基本條件和重要手段，同時(shí)各單位還需要根據(jù)自己的實(shí)際情況建立相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，從檔案的收集、鑒別、歸檔、借閱等各方面都做出詳細(xì)的規(guī)定，使人事檔案管理工作有章可循。

　　3、人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

　　3.1現(xiàn)代化人事檔案管理

　　雖然很多單位已經(jīng)實(shí)行人事檔案信息化管理，但其中還存在很多的缺陷和弊端。堅(jiān)持信息化管理方針，檔案的收集、歸檔、查閱等各階段都徹底地脫離紙質(zhì)檔案的手工管理模式，全面實(shí)行電子化運(yùn)行，統(tǒng)籌規(guī)劃，不斷提高人事檔案管理信息化的水平，建立完善的信息化管理體系，將成為人事檔案管理發(fā)展的主要方向。

　　3.2對(duì)人事檔案實(shí)施“三化”管理

　　“三化”管理即對(duì)人事檔案實(shí)行現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。標(biāo)準(zhǔn)化是人事檔案管理信息化發(fā)展的基礎(chǔ)，是加快檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的重點(diǎn)，而規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的必要手段。其根本在于要徹底地改變檔案不規(guī)范、材料不統(tǒng)一、裝訂不整齊、內(nèi)容不完整等問題，通過健全的規(guī)章制度對(duì)人事檔案管理工作實(shí)施有效的約束，以形成人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，即有利于我國(guó)檔案事業(yè)的健康、持續(xù)的發(fā)展，又能夠有效地促進(jìn)和提升人力資源管理工作，從而提高企事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]胡杰軍.淺談人事檔案管理及發(fā)展趨勢(shì)展望[J].科協(xié)論壇,2012.

　　[2]段曉亮,崔亞芬.人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中的發(fā)展趨勢(shì)[J].管理世界,2009.

　　[3]楊柳.人事檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢(shì)[J].價(jià)值工程,2010.

　　作者：劉石 單位：伊通滿族自治縣糧食和商務(wù)局

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