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檔案的提供利用要求及途徑論文（通用10篇）
論文常用來指進行各個學術領域的研究和描述學術研究成果的文章，簡稱之為論文。它既是探討問題進行學術研究的一種手段，又是描述學術研究成果進行學術交流的一種工具。它包括學年論文、畢業(yè)論文、學位論文、科技論文、成果論文等。下面是小編精心整理的檔案的提供利用要求及途徑，歡迎大家分享。
檔案的提供利用要求及途徑論文 篇1
[摘要]
檔案工作的根本目的就是開發(fā)檔案信息資源，服務經濟建設。
檔案利用工作是達到這一目的的直接途徑，所以，檔案利用工作是檔案業(yè)務工作的中心環(huán)節(jié)，在整個檔案工作中占有極為重要的地位。
[關鍵詞]
檔案；提供利用；要求；途徑
檔案提供利用工作是檔案館（室）通過一定的方式和方法提供檔案為利用者利用，為社會主義各項事業(yè)服務的工作，習慣上亦稱檔案利用工作。
其內容基本上包括兩個部分：一是準備檔案檢索工具，介紹和報道檔案館（室）保存檔案的內容和成分，為提供利用做好準備。
二是通過各種方式和手段提供檔案為社會各項工作服務，這是目前檔案利用工作的核心。
一、檔案利用工作的要求
1、有正確的服務觀念，良好的服務態(tài)度
服務性是檔案工作的基本屬性之一，是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基本原因。
因此，檔案工作者要樹立服務觀念，改變檔案服務的被動狀況。
變過去你上門我服務的被動服務為積極尋找信息的主動服務，同時努力提高服務水平；端正服務態(tài)度，熱情、主動、負責，熟悉自已的服務對象，依據(jù)自己的服務市場，深入了解廣大利用者的需求，及時、準確、有效地為利用者提供有價值的檔案信息。
2、充分研究和了解社會需要，熟悉館（室）藏檔案
�。�1）職能機構辦事人員的利用需求
與其所承擔的業(yè)務工作任務相適應。
他們經常需要利用具有業(yè)務指導作用的檔案，其利用需求往往以特定的某份文件為對象，具有較強的專指性。
由于具體工作十分復雜，這類用戶的需求往往帶有較明顯的隨機性，并且對利用時間有著嚴格的要求。
�。�2）中樞秘書機構辦事人員的利用需求
具有較強的系統(tǒng)性、全面性特征。
由于這類用戶要幫助領導者制訂計劃、做出決策、組織生產、協(xié)調工作，所以，他們必須掌握大量的、系統(tǒng)的回溯性檔案信息材料。
�。�3）領者導利用需求
表現(xiàn)出以下兩個突出的特點：
①他們對檔案信息的利用需求具有濃縮性的特征。
如向上級部門匯報工作時，他們需要查考歷年的基礎數(shù)字及某些重要問題的處理信息材料。
這類需求不是直接用檔案原件就可以滿足的，它需要檔案工作者或文秘人員對檔案信息進行加工、提煉；
�、陬I導者的檔案需求，具有間接性的特征。
多數(shù)領導者受到工作時間的限制和檔案相關信息分散性的影響，往往不能親自到檔案室查閱檔案，而是通過文秘人員間接地實現(xiàn)其需求。
為此，檔案室工作人員應主動了解和掌握有關領導者的需求動向，結合單位的工作或生產計劃及工作任務，為這類用戶提供及時、準確、系統(tǒng)的檔案信息服務。
�。�4）基層管理者對檔案信息的需求
基層管理者主要從事業(yè)務管理、事務性工作。
其利用特點是：
�、傩枰唧w、詳細、實用性強的信息，能對具體工作給予幫助。
檔案人應編制詳細的檢索工具，以方便查詢。
�、谛枰P于管理對象的有關信息，范圍相對固定，如會計人員利用會計檔案、銷售人員利用銷售檔案。
�、壑饕闷髽I(yè)內部信息，且比較有規(guī)律，檔案人員應注意其利用規(guī)律，有針對性地開展工作。
（5）科研人員檔案需求
�、僭敢饫迷疾牧希�
�、诓槿室蟊容^高；
�、蹠r間上相對較寬松。
�。�6）工程技術人員檔案需求
從檔案信息的性質來講，要求具有針對性強和內容具體的檔案，如查找某個具體的圖形、數(shù)據(jù)、報表等；從檔案信息的內容來講，比較注意專利文獻和標準化材料，需要同類課題、同類項目或同行業(yè)的最新信息；在利用時間上，要求迅速和及時。
熟悉館藏是檔案人員的基本功，更是開展好服務的前提。
熟悉館藏，就是熟悉檔案館（室）保存檔案的內容、成分、數(shù)量以及存放的庫房位置；熟悉每一個全宗檔案的形成、整理狀況以及全宗之間、全宗群之間的有機聯(lián)系；熟悉每一個全宗檔案的利用價值。
尤其對那些重點全宗和珍貴檔案更需“如數(shù)家珍”。
3、正確處理基礎工作與利用工作的關系
檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計與檢索等工作是整個檔案工作的基礎，利用工作是在此基礎上提供檔案為社會服務的`環(huán)節(jié)。
基礎工作為利用工作提供物質保障，創(chuàng)造工作條件。
沒有基層工作就無法開展利用工作。
利用工作直接體現(xiàn)檔案工作的目的與方向。
它反映了基礎工作的成果，也向基礎工作提出要求，沒有利用工作、基礎工作就失去了存在的意義和工作目標。
因此，必須妥善處理好它們之間的關系，既要重視基礎工作，又要看視利用工作，既不能重管輕用，也不能重用輕管。
4、正確處理利用與保密的關系
從根本上講，檔案的提供利用和保密是―致的，都是為了更好地發(fā)揮檔案對學位與社會的積極作用。
保密的目的，也是為了更好的利用檔案信息資源。
保密只是相對地把檔案的使用限制在一定的范圍內，而且隨著社會的發(fā)展和環(huán)境條件的變化，檔案保密的等級、范圍、對象等也在不斷地發(fā)生變化；為了合理地處理好兩者間的關系，首先，必須澄清思想，肅清長期流行的“左”的“利用危險，保密保險”的錯誤思想；相反，檔案開放后出現(xiàn)的“檔案無密可�！钡乃枷雰A向，也是非常有害的。
其次，要適時地研究、審查檔案的內容，依法開展檔案的解密、降密工作，減少繁瑣的利用、審核手續(xù)，方便廣大檔案用戶的正常利用。
檔案在什么情況下可以提供利用，在什么情況下需要保密和控制使用，都必須服從黨和國家及人民的根本利益，在這個大前提下，將兩者有機地統(tǒng)一起來。
二、檔案提供利用的途徑
1、通過提供檔案原件，滿足檔案用戶的利用需要開辟閱覽室，讓檔案用戶查閱所需的檔案原件，但比較珍貴的檔案原件及容易損壞的歷史檔案，則不宜通過這種途徑直接提供給有關的檔案用戶使用。
檔案一般不借出館外使用。
但在某些特殊情況下，為了照顧黨政領導工作上的方便或必須使用原件作證時，也可以暫時借出使用。
檔案的外借使用，要有嚴格的制度，必須經過一定的批準手續(xù)，借出的期限不宜過長，數(shù)量也應有必要的控制。
出借檔案應認真清點，借用單位要對檔案的保密和安全負責，保證按時交回。
檔案收回時要認真細致的清點檢查，借還檔案要有記錄和簽收手續(xù)。
2、制發(fā)檔案復本服務
制發(fā)檔案復本服務，是指檔案館根據(jù)檔案用戶的合理需要，以檔案原件或已有的檔案副本為依據(jù)，通過復制、摘錄等手段，提供檔案復制品的一種服務方式。
制發(fā)檔案復制品時，對復制珍貴及易損檔案應嚴格控制；復制應履行一定的審批手續(xù)，復制后應對照原件認真校對；必要時還應注明檔案復制件的出處，并加蓋檔案館的印章。
此外，檔案館應對制發(fā)復制本的范圍、審批權限等作出明確規(guī)定。
3、通過提供檔案信息加工品，滿足檔案用戶的利用需求
編寫大事記、組織沿革、基礎數(shù)字匯集、會議簡介、專題概要、年鑒、圖冊、圖集、科技成果簡介，制發(fā)檔案證明，編纂各種檔案史料書籍等。
4、檔案展覽與陳列
檔案展覽與陳列服務，是指檔案收藏部門按照一定的主題，以展出檔案原件或其復制品的方式系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館藏中有關檔案的內容與成分的一種具體服務方式。
5、制發(fā)檔案證明服務
檔案證明是指檔案館根據(jù)有關檔案用戶的詢問和申請，為核查某種事實在館藏檔案中記載情況而摘抄編寫的一種書面證明材料。
制發(fā)檔案證明，是檔案收藏部門開展檔案提供利用服務的方式之一。
有些單位和公民，為了解決、處理或研究實際工作中的某些問題，常常需要檔案館為之提供有關的檔案信息，以便證實和核查有關事項在檔案中的原始記錄情況。
在這種情況下，檔案館（室）就可以依據(jù)檔案用戶的合法申請或詢問，為他們提供制發(fā)檔案的證明服務。
6、檔案目錄信息服務
檔案目錄是聯(lián)系檔案用戶與檔案館（室）的一個重要橋梁。
檔案用戶只有借助于一定的檔案目錄信息，才能順利地實現(xiàn)其利用需要。
由于檔案信息的特殊性，許多館藏在檔案館（室）必須采取一定的服務方式，消除檔案用戶的需求障礙，促進其利用需求的產生與實現(xiàn)。
實踐表明，印發(fā)、出版、交換檔案目錄，是一種有效地解決問題，提高庫藏檔案利用率的服務方式。
在檔案館工作中，檔案工作者可在了解社會利用需求的特點、發(fā)展趨勢的基礎上，有計劃地出版檔案目錄、索引、指南等檔案信息材料、有效地幫助檔案用戶了解館藏檔案信息資源狀況，引導檔案用戶順利地查找檔案。
檔案的提供利用要求及途徑論文 篇2
檔案利用服務是檔案界一直以來關注的重點問題。在專業(yè)方面，它是檢驗檔案保管和編研等各環(huán)節(jié)工作質量并推進其發(fā)展的主導性環(huán)節(jié)，代表著檔案工作的根本目的;在社會方面，它是檔案工作與社會聯(lián)系的窗口，是滿足社會需求、實現(xiàn)檔案專業(yè)社會功能的基本途徑。公共管理形勢下的時代在進步，人們對檔案的利用需求越來越多，對服務要求也越來越高，對于檔案相關工作者來說，需要主動適應，才能更好地應對新時期的挑戰(zhàn)。
一、公共管理視閾下開展檔案利用服務工作的必要性
1.信息社會發(fā)展的客觀要求。為了適應當下瞬息萬變的社會，幾乎各個行業(yè)都與信息化有著千絲萬縷的關系，這種客觀因素無論是誰都無法回避。在信息化社會中，檔案信息資源更加多元化，不僅僅局限于最初的紙質檔案，還融入了聲像檔案、電子檔案等載體形式的檔案，人們利用檔案的形式更加多樣，檔案利用服務工作的開展更為廣泛，檔案事業(yè)取得的進步也更加迅猛。
2.檔案事業(yè)建設的主觀要求。信息時代的檔案事業(yè)需要提升自身的高度，增強其在社會上的認可度，需要從其利用服務方面來加強。檔案各項管理工作對于檔案信息資源的處理更接近于信息化，而想要真正立足于與其他各個部門各項工作競爭的不敗之地，檔案工作者就必須為更多的社會公眾服務，就必須從提供利用服務著手，總結以往的工作經驗，吸收更廣泛的工作技巧，制定出更加方便快捷的工作方案，將提供利用服務工作做更好，為更多的人所熟知、所稱贊。
3.檔案部門進步的必然選擇。在信息社會的客觀要求和檔案事業(yè)的主觀要求下，檔案部門想要取得更大的進步，還需要更大的認知度和認可度。盡管時代在進步，但是檔案這一資源對于絕大多數(shù)人來說，依舊是相當陌生的。檔案部門需要開展各項宣傳活動，盡可能地使檔案走進尋常百姓家，使人們打破常規(guī)觀念，重新認識檔案，積極利用檔案，從中得到收獲，從而轉變看法，并彼此宣揚，使檔案的利用服務更加深入、廣泛，最大化地發(fā)揮檔案的價值，讓其真正地做到取之于民用之于民。社會的進步、檔案事業(yè)的進步以及檔案部門的進步，都與檔案利用服務工作相互影響相互作用不可分離。
二、檔案利用服務的發(fā)展現(xiàn)狀和挑戰(zhàn)
(一) 我國檔案利用服務的發(fā)展現(xiàn)狀
1.利用價值凸顯。我國政治、經濟、文化等方面的發(fā)展變化，使得各個行業(yè)對檔案價值和作用的認識有所提升，檔案利用服務越來越受到重視。檔案利用目的呈現(xiàn)出多元化的特點，利用價值也越來越廣泛，從過去基本的行政管理和編史修志，逐步擴展為學術研究、工作利用、宣傳教育、經濟建設甚至維護自身權益等諸多方面，涉及公民生活的方方面面，人們從利用服務中感受到了檔案自身的價值魅力。
2.利用群體廣泛。公共管理視閾下，檔案用戶的群體呈現(xiàn)出日益廣泛的趨勢。過去，利用檔案的用戶以機關工作人員和史學研究者為主。而現(xiàn)在，用戶的范圍已經不斷擴大，不僅包括企、事業(yè)單位的管理者，機關的工作人員，還有科研人員、文藝和教育工作者，甚至普通公民以及在校學生們也包括在內。當然，這也從一個側面說明了我國的檔案利用服務工作已經引起了社會各界的關注，利用群體也將越來越廣泛，人們對檔案的利用也將越來越普及。
3.利用需求豐富。由于檔案利用群體十分廣泛，而且利用目的各有千秋，因此檔案的利用需求變得非常豐富：一是利用者查檔的范圍和內容涉及面廣、時間跨度大，利用目的不同，使得用戶查檔的內容和范圍非常廣泛;二是利用者查檔的節(jié)奏不斷加快，利用需求更加急迫;三是利用者查閱檔案的針對性較強，對檔案的查準率和查全率要求比較高;四是利用方式復雜、形式多樣，包括咨詢服務、編輯出版、制作交互式光盤、網(wǎng)上自助查詢、信息交流、宣傳報道等等。
(二) 我國檔案利用服務存在的問題
1.觀念制度趨老態(tài)。檔案利用服務工作在思想觀念上體現(xiàn)為很落后，在檔案制度上也體現(xiàn)得較為陳舊。檔案利用依然只是更多地為本單位本機關相關工作所服務，而忽略了更多的用戶群體，人們的觀念依然墨守成規(guī)，致使檔案利用服務至今沒有表現(xiàn)出很好的發(fā)展勢頭。思想的老舊，制度的落后，使得檔案工作還是保持在重保管輕利用的階段。利用者沒能更貼切地了解檔案，管理者沒能很好地做好宣傳服務工作，檔案利用處于相對尷尬的境地。所以，急需我們打破傳統(tǒng)，打開大門，主動提供利用服務。
2.館藏建設受局限。從收集范圍看，我國大多數(shù)檔案部門中收集保存本機構的檔案比較多，而那些非官方形成的檔案卻較少;從收集內容看，記載公務性檔案居多，貼近百姓生活和地方特色的私人檔案較少;從收集門類看，多數(shù)為紙質檔案，其他載體形式的檔案則甚少。而且還可以看出，基本上檔案部門比較重視文書、科技和專業(yè)方面的檔案，對于包括實物、聲像等方面的檔案都不夠重視。事實上，大多數(shù)公民很難查詢到直接反映個人經歷的檔案，單一的館藏信息，使檔案館的館藏盡失吸引力和民心，其局限性給檔案的利用也帶來了一定的局限。
3.技術手段顯落后。檔案工作發(fā)展到現(xiàn)在，我國大多數(shù)的管理部門對于檔案的接收依然多以紙質檔案為主，對于新型載體形式的檔案的接收還很少。在信息化日漸彌漫的今天，我們這種單一的檔案形式根本無法支撐整個檔案事業(yè)來適應這個社會。在對現(xiàn)存檔案信息資源的技術操作層面，我們只是單純的手工作業(yè)，效率非常低。公共管理下我們的檔案資源越來越多，也將越來越復雜，如果不能及時創(chuàng)新，而繼續(xù)使用現(xiàn)有的傳統(tǒng)的技術手段的話，我們的檔案事業(yè)的發(fā)展將受到更多更大的'制約而無法正常前行。
4.利用效果不理想。我國檔案提供利用服務的效果依然很不理想、提供服務的方式還是很單一的，即以被動等待為主。檔案工作沒有能很好地把握住科學技術進步、信息化的發(fā)展所帶來的機遇。檔案管理工作人員缺乏積極主動意識，檔案管理工作缺乏宣傳力度和廣度。
5.電子檔案多風險。信息化時代，電子檔案應運而生。檔案管理各個階段都受到了相應的影響，檔案利用服務也不例外。虛擬網(wǎng)絡的不確定性，使得電子檔案工作存在很多風險。電子檔案不僅會受到外在的保存環(huán)境的影響，還會受到內在的病毒的威脅，會使檔案的完整、原始、安全等方面受到質疑。在這個人人喊著“大數(shù)據(jù)”的時代，電子檔案只會更多而不會減少，所以這些風險絕對不容小覷。
三、公共管理視閾下檔案利用服務的發(fā)展前景
1.更新服務理念。檔案管理相關部門的工作人員應當轉變以往傳統(tǒng)的服務觀念，充分發(fā)揮主觀能動性，轉變自身意識，變被動服務為主動服務，更多關注與相關行業(yè)相關部門的聯(lián)系，更多培服務能力。當然，工作人員還可以適當?shù)貙ζ涔ぷ髯鞒稣{整，不只是坐等利用者上門，還可以主動進行檔案宣傳和檔案開放服務，使檔案為更多的人所認知、所熟悉、所傳播。
2.豐富館藏內容。從長遠來看，我國檔案利用服務工作將越來越趨于公眾化。檔案管理部門應當以滿足公眾需求為目標來豐富館藏內容。一方面，應盡可能地把反映社會生活、對人們生活有利用價值的檔案收歸館藏;另一方面，應有廣度、有深度地確定收集范圍，加大接收和征集的力度，調整方向，使館藏更接近公眾化，以適應更多公眾不同的需求。
3.創(chuàng)新技術手段。隨著檔案數(shù)目增多和電子檔案的增加，創(chuàng)新技術手段已經刻不容緩。當前的社會形勢要求我們通過運用先進的技術，使用新知識新工具，創(chuàng)造新價值，使檔案為公眾提供更多服務。過去老舊的技術手段根本無法適應時代的步伐，更無法滿足信息化的要求。檔案利用服務也需要建設自己的創(chuàng)新型和服務型產業(yè)，借助于數(shù)字化手段，打造自己的文化產業(yè)，豐富檔案利用形式，讓檔案服務常態(tài)化。
4.優(yōu)化利用功能。信息社會發(fā)展到現(xiàn)在，公共部門都在竭盡全力地向社會公眾展示著自身獨特的優(yōu)勢，檔案部門也應當變被動服務為主動開放，以館藏檔案資源為基礎，在已有服務的基礎上，拓展利用檔案更好地服務社會的功能，更多渠道、更多途徑地吸引更多的公民，以更多形式來盡量發(fā)揮更積極的社會效應。在服務社會的內容上，要貼近公眾的需要，在服務社會的形式上，要便于公眾的參與。
5.發(fā)展數(shù)字管理。大數(shù)據(jù)時代，信息技術的發(fā)展，給檔案工作也提出了數(shù)字化的要求。紙質檔案的那些傳統(tǒng)的管理模式以及無法完全適應檔案形式發(fā)展演變的過程，無紙化和電子化占據(jù)各行各業(yè)工作的重心。對于檔案利用服務工作來說，更應該將計算機技術和網(wǎng)絡化服務運用到檔案管理甚至利用中來，建立起檔案數(shù)據(jù)庫，將自動化和智能化引入到人們的生活中來，提升檔案利用服務工作的效率，促進檔案信息資源的傳播。
檔案的提供利用要求及途徑論文 篇3
摘要：修史工作需要檔案工作者提供系統(tǒng)、準確的檔案利用服務。這就需要檔案工作者熟悉館藏，甄別檔案資料，具備多種技能，掌握多方面的檔案檢索和利用工具，能有效開展檔案利用服務。
關鍵詞：修史；檔案管理；檔案利用
引言：
檔案工作的目的在于利用！進入新世紀，在信息技術的引領下，航空工業(yè)企事業(yè)單位的檔案管理工作有了突飛猛進的發(fā)展。各種檔案、技術資料信息系統(tǒng)的建立，各種通用數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫的打造，極大地推動了企事業(yè)單位檔案、資料專業(yè)現(xiàn)代化建設的發(fā)展。也為航空工業(yè)檔案工作水平的不斷提高提供了數(shù)據(jù)運用、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析和知識服務支撐，同時也使檔案利用呈現(xiàn)了多方位、多用途、多方法、多手段的功能，為檔案利用服務創(chuàng)造了良好的條件。航空工業(yè)利用檔案修史工作就具體體現(xiàn)了這一點。中國航空工業(yè)認真貫徹執(zhí)行黨的路線方針政策，在20世紀80年代修史的基礎上，從2012年開始，開展了新一輪航空工業(yè)史的編修工作，逐步推動了中國航空工業(yè)總史、系統(tǒng)史、專題史、企事業(yè)單位史、型號史和以《老照片》為代表的史料編修工作。這些工作，離不開史料的收集，史料的征集，檔案收集、甄別、選用工作。修史工作的開展，也為檔案管理和檔案利用創(chuàng)造了條件，提升了空間、拓展了利用范圍和展現(xiàn)了檔案利用工作的成果。
1、求真務實，是修史工作的基本要求
修史工作需要檔案工作者提供系統(tǒng)、準確的檔案利用服務。航空工業(yè)修史工作，是一項系統(tǒng)的文化工程。不管是航空工業(yè)總史、專業(yè)系統(tǒng)史、專題史、型號史還是其他修纂工作，都離不開檔案的提供利用。這對檔案工作者充分熟悉館藏、提高檢索效率、開展編研工作，都具有很好的促進作用。
1.1熟悉館藏，仍是檔案工作者基本素養(yǎng)熟悉館藏，才能有效地利用館藏。在修史的過程中，會大量地利用到各門類的檔案、企事業(yè)單位史，會利用到文書檔案中黨務檔案、政務檔案、統(tǒng)計報表、上下行文等等。這些檔案中，各類會議紀要、大事記、請示、報告、批復等在修史中，對于理清歷史事件脈絡、決策程序和內容、改革程序和做法、人與事的基本情況都有清晰的記載。而型號定型檔案中，定型報告會把型號立項、研制過程、重大事件時間內容信息，結果和評價都有完整的敘述。而基本建設檔案，把配套型號的建設項目立項、建設內容、面積、設備、安裝調試和投入使用記錄等完整地記錄下來。通過梳理，就可得到修史所需的基本素材，加上人員信息和作用、評價，結合科研項目和科技課題信息，就可以把建設項目技術水平提高的途徑等情況梳理清楚。同時，結合照片的使用，更能較全面地描繪出整個歷史發(fā)展的面貌。要達到以上目的，需要檔案管理人員具備全面的檔案管理知識，對檔案門類和檔案內容非常熟悉，以達到修史有需求、檔案能滿足的目標。同時，由于現(xiàn)在檔案工作者只負責一個或幾個門類的檔案，不能全面了解館藏，文檔與科檔之間不能充分溝通協(xié)調，對有效和全面利用檔案也提出了挑戰(zhàn)。
1.2甄別檔案資料，提供準確的檔案信息服務，是檔案工作者必備的條件數(shù)十年甚至近百年的檔案資料，門類多、數(shù)量大、介質不同，都是歷史發(fā)展的原始記錄。由于年代久遠，制成材料不同，其歷史性雖不容懷疑，但其準確性仍可商榷。數(shù)十年的技術發(fā)展，檔案材料仍有系統(tǒng)性準確性不佳的問題。用于修史，如果準確性有問題，必對史料的真實性產生影響。檔案形成的材料中，有當年手寫的、有鉛字打印的、有電傳打印的、有計算機打印的，由于自動化程度不同、手工的失誤，雖當時經過審校，仍有很多錯誤、錯字、筆誤等問題，需要檔案工作者通過多種方法進行甄別。比如，有的鉛印的打字統(tǒng)計報表中，存在單位統(tǒng)計由“萬元”，誤打為“萬美元”的，有把姓名的'拼音打錯打誤的，年代久遠了，就會“以訛傳訛”。雖然不是很大的謬誤，但一旦入史，輕則“貽笑大方”，重則影響修史質量！這就要求檔案工作者，具備甄別檔案能力，既要熟悉館藏，也要對歷史檔案和歷史背景有多方面的了解，只有長期積累和不斷學習實踐，才能逐步具備這些條件。
1.3信息技術運用的不平衡，需要檔案工作者具備多種技能，有效開展檔案利用服務隨著信息技術運用水平不斷提升，越來越多的企事業(yè)單位運用信息交互技術、檢索技術、數(shù)據(jù)庫建立及數(shù)據(jù)挖掘技術和縮微技術提升檔案管理水平。但由于各單位應用信息技術水平各不相同，出現(xiàn)了重開發(fā)、輕利用，重成果、輕基礎，重全文、輕著錄的情況。這對檔案利用，特別是修史過程中有效檢索，帶來了不利影響。例如，開發(fā)檔案信息系統(tǒng)時，比較重視信息提供利用的覆蓋面，讓多數(shù)人在線通過檢索目錄查找檔案，由于著錄不全或不系統(tǒng)，一般應用不能及時準確查到檔案，可能會由于時間緊迫轉而采用別的辦法查找利用。但修史不同，修史是建立在有事實依據(jù)的基礎上進行的梳理、總結、提煉工作。史從事出，必須以原始檔案為依據(jù)。如果著錄不全，查找不到原始檔案，是不能做出歷史結論的。尤其是照片檔案，因為修史過程中需要相關圖片，如果歷史久遠，照片檔案著錄又不齊全準確，不能判斷照片的具體內容、人物和事件，就會給修史帶來重要影響。這就要求檔案工作者，不但熟練掌握現(xiàn)有信息系統(tǒng)的檢索方法，還要具備特別的技能，能根據(jù)線索，應用縮微靶標檢索、通過文本目錄檢索、運用出版物內容檢索，甚至根據(jù)檔案中某個線索，提出查找聯(lián)系人、當事人進行回憶，想盡一切辦法滿足修史的需要。同時，要求檔案部門在系統(tǒng)開發(fā)后，加大存量檔案信息的電子化工作，確保館藏檔案逐步電子化并著錄完整，為利用服務創(chuàng)造條件。
2、注重史料挖掘
開展檔案編研注重史料挖掘。開展檔案編研，是檔案工作的一項基礎性工作，需要檔案工作者提升個人素質和能力，拓展檔案利用的層次和水平，進行檔案資料匯編、產品簡介、編寫檔案館指南、基建工程簡介、大事記等不同形式的編研工作，是檔案利用的重要方法，也是修史的基礎條件。
2.1重要史料挖掘，要求檔案工作者有較高的眼光和能力重要史料的挖掘，需要檔案工作者熟悉檔案館藏，同時具備敏銳的思維和較高的眼光，才能在高層次配合修史工作，提升修史工作的水平，為修史和提出歷史評價提供堅實的檔案基礎。我們曾經發(fā)現(xiàn)，不論是修企業(yè)史還是修型號史，某些檔案本身只在某一個方面起到作用，但其檔案作用不能完全反映修史服務。如在修史過程中，曾查到中央領導20世紀80年代初視察某航空企業(yè)指示：企業(yè)也應該實行合同制；工廠職工多，可以實行三班倒，把工人組織起來參加培訓，提高技能。雖然對修企業(yè)史、型號史不具有直接的作用，但把這段史料用于軍工史、改革史則會起到很重要的作用。這就需要檔案管理人員具備很高的素質，充分理解修史的意義和提供檔案史料參與修史的重要性，通過平時檔案編研，為修史提供經過挖掘的、重要的史料。
2.2掌握多方面的檔案檢索和利用工具檔案管理從20世紀80年代末，經歷了以檔案管理達標升級的基礎管理和現(xiàn)代化管理的發(fā)展歷程。由于技術進步，檔案管理從分散管理向集中統(tǒng)一管理、由基礎管理向現(xiàn)代化管理、由紙介質向多媒體介質管理、由手動檢索向電子檢索手段、由目錄級向全文級檢索管理提升。由于檔案從歷史積淀向知識管理發(fā)展，在信息技術飛速發(fā)展的今天，如何提供檔案資料為企業(yè)發(fā)展服務、為修史服務，對檔案管理人員提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。技術進步和管理水平的提高，為檔案工作提供了便利的同時，也給檔案管理者提出了挑戰(zhàn)，特別是對修史這項檔案利用服務提出了挑戰(zhàn)。一是要求檔案管理者為了提供利用這個中心，必須熟悉呈指數(shù)級擴大的檔案館藏；二是一個優(yōu)秀的檔案管理者，不但要熟悉館藏，還要掌握不同時代、不同門類、不同介質的檔案，隨技術進步掌握相應的檢索方法，達到為不同對象服務的目的；三是除了檔案管理外，還要了解和掌握資料、圖書、報刊等這些媒體信息的主要內容，為修史和其他檔案利用服務。這些服務工作，所需的檢索工具多，涉及檔案檢索服務面大、內容龐雜，只有掌握更多的檢索工具，才能真正利用好歷史檔案和當前檔案，為修史工作服務。
3、結論
修史，只是檔案利用的目的之一。隨著航空工業(yè)第二輪大規(guī)模修史的開展和大量的修史成果的呈現(xiàn)，突出了檔案管理成果對修史工作的支撐與支持。在修史工作中，也發(fā)現(xiàn)了檔案管理中存在的短板與問題。需要在后續(xù)的檔案管理中，不斷運用多年來檔案管理信息化的成果，解決檔案管理提供利用中存在的問題，為后續(xù)修史與新的、多方面、多媒體的檔案利用提供服務。
檔案的提供利用要求及途徑論文 篇4
1、檔案安全管理實施工作思路
1.1加強檔案安全體系建設，確保檔案安全
我們要在組織層面加強檔案安全管理體系建設，為檔案管理工作人員分配任務，實行管理工作的責任制，做到明確職責專人專管，杜絕工作中的疏漏。我們還要從監(jiān)督層面加強檔案安全管理工作，企業(yè)領導加強對檔案安全管理工作的監(jiān)督，可以成立專門的對檔案安全管理工作的監(jiān)督小組，充分重視檔案安全管理工作，不定期的檢查檔案安全管理工作的開展，及時查缺補漏，防微杜漸。另外確立相應的檔案安全管理的規(guī)章制度和實施有力的保護措施也是十分必要的，可以制定《檔案安全管理工作細則》《檔案安全管理工作制度》等，由制度來規(guī)范和約束檔案安全管理工作人員的行為，確保檔案的安全�！安慌乱蝗f，就怕萬一”，意外難免發(fā)生，我們還應該建立檔案安全管理工作突發(fā)事件的預警機制，對突發(fā)事件要有指定的工作負責人，負責人應熟悉檔案室的布局，備有檔案室的鑰匙，能夠做到不慌不忙穩(wěn)重有序地處理事件，最大程度地減少損失。
1.2加強檔案保管安全，確保檔案完整
檔案保管工作是檔案安全管理的基礎。檔案保管要做到不丟，把檔案弄丟了肯定要出大問題，檔案管理人員一定要認真負責，及時核對檔案的數(shù)量，按要求借出、審閱檔案。檔案還不能壞，檔案缺頁漏頁，字跡不清會損害檔案的使用率，檔案壞了應該及時修補好，保證檔案的完整。檔案不能散，檔案的保管要集中，一個人的檔案要裝在一個檔案袋里，一個科室的檔案要集中在同一片區(qū)域，不能亂拿亂放，否則會導致檔案的丟失或者查閱效率低等問題。檔案不能亂，檔案的擺放和整理都有相應的要求細則，應按照標準整齊地擺放，以方便查閱。無論何時檔案管理人員都應該提高警惕，實施防范，加強檔案保管安全，認真負責整理檔案，杜絕檔案的丟、壞、散、亂，確保檔案完整。相應的檔案管理部門應制定檔案的管理制度和方案，從原則上保證檔案的安全，用規(guī)則約束檔案管理人員的行為，從方方面面都確保檔案的安全，減少人為因素或自然因素對檔案的破壞。
1.3加強檔案庫房安全，延長檔案使用壽命
按照國家的有關標準，保存檔案的庫房應該單獨興建。但是一些機關單位不具備這樣的條件或者意識，通常把檔案庫房設置在辦公樓內，這樣就會存在一定的安全隱患。沒有能力興建單獨庫房的，檔案庫房應該與其他的辦公場所分開，不要設置在同一個房間內，并且檔案庫房要安裝防盜設施，如防盜門、防盜窗、警報器，等等，防止意外發(fā)生。檔案庫房還應該有專門的人員負責看管，禁止一切閑雜人等入內，如果需要進入，需要出示有關部門的證明或介紹信。檔案庫房內也要做好安全防護，做好“八防”，即防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。庫房內配備滅火器，確�；馂陌l(fā)生時能及時滅火；配備溫度計和干燥劑，防止檔案因潮濕而造成的字跡不清不能利用；配備殺蟲劑，防止蟲子、老鼠咬壞檔案；配備厚窗簾，防止強光直接照射，過于干燥的檔案庫房還要配備加濕器，防止紙質檔案自燃；配備清潔工具，定期打掃庫房，防止過多的灰塵；配備監(jiān)控設備和防磁設備，防止他人盜取或利用一些高科技的電子設備掃描檔案資料，非法使用。
1.4加強檔案利用安全，促進企業(yè)健康發(fā)展
21世紀是信息時代，互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展，企業(yè)利用網(wǎng)絡這一平臺取得了更多的發(fā)展。檔案管理也應該充分利用電腦技術，熟練應用一些辦公軟件，采集、保存和查閱資料，實現(xiàn)一鍵調出資料，只要登錄公司相應的`系統(tǒng)，無論何時何地都可以查閱資料，把冗繁復雜的檔案管理工作變得輕松簡單，提高辦公效率，促進企業(yè)更快更好的發(fā)展。但是互聯(lián)網(wǎng)也有不安全的因素，比如病毒、木馬等，企業(yè)要聘請專業(yè)的技術人員做好安全保護工作，防止入侵盜取資料，防止病毒損毀資料。除此之外，企業(yè)應更多方面的加強檔案的利用，依據(jù)員工檔案了解職工特點，充分發(fā)揮員工的特長，使各司其職，各盡其能；依據(jù)企業(yè)檔案，理清企業(yè)的發(fā)展脈絡，去粗取精，未雨綢繆，找出適合企業(yè)發(fā)展的道路，為企業(yè)規(guī)劃發(fā)展藍圖。
2、結語
檔案管理安全第一。檔案是信息庫的生成地，關乎著企業(yè)和國家的安全。做好檔案管理安全工作不僅要從體制上嚴加規(guī)范，從制度上嚴肅約束，從管理上嚴格要求，還要強化檔案管理人員的責任意識和防范意識，加強物質條件的建設，確保檔案管理工作的順利開展，加強檔案的安全和充分利用，促進國家和企業(yè)的發(fā)展。
檔案的提供利用要求及途徑論文 篇5
1、農業(yè)科技檔案的收集
1.1制定收集歸檔范圍
與其他科技研究工作不同的是，農業(yè)研究大部分是在田間地頭進行，所以農業(yè)研究數(shù)據(jù)的內容和分類比較復雜，數(shù)據(jù)采集量大增加了農業(yè)科技檔案的形成、積累的難度。這就要求檔案管理部門根據(jù)實際情況，制訂詳細的農業(yè)科技文件材料歸檔范圍，讓科技人員清楚什么材料需要上報歸檔。通過確定收集資料的種類、形式、內容等來強化對檔案形成過程的控制，保證資料來源的完整性和豐富性，以此來完善科技檔案的收藏。
1.2定時收集信息歸檔
科研工作的內在競爭導致一些科研人員為了個人榮譽和個人利益，將在科研工作中一部分科研資料當作個人資源而不及時歸檔，從客觀上影響了科技檔案歸檔的完整性。并且農業(yè)科研周期普遍較長，農業(yè)科技信息處理后得到的結果需要時間驗證，這無疑延長了農業(yè)科技檔案收集歸檔的時間。
因此，就目前的情況來看，需要制定合理的收集時間，定期收集農業(yè)科技資料歸檔，如每次收集的時間間隔太長，將導致檔案更新速度過慢，使最新農業(yè)科技信息難以共享。時間間隔太短又會增加不必要的人力物力，對農業(yè)科技檔案數(shù)量的增補不顯著。檔案管理人員應根據(jù)合理的時長定時到各科室收集應歸檔的材料，督促有關人員及時補辦缺少和不符合歸檔要求的文件材料，填補信息空白處。
2、農業(yè)科技檔案的保存
隨著時代的進步，電子信息技術飛躍發(fā)展，特別是計算機的廣泛應用，使得檔案工作由傳統(tǒng)手工操作朝著自動化方向轉變，檔案的形式也由紙質文本、實物向電子文檔、圖片、和數(shù)據(jù)等形式轉變。這樣的轉變給檔案的保存提供了極大地便利，對檔案的保存條件也有了更高的要求。
2.1將農業(yè)科技信息數(shù)字化
多年來，廣大農業(yè)科技人員積累了大量的第一手真實、有效的科研資料，這些資料大部分是以紙質物的形式存在，存放這些資料需要很大的空間。隨著科技的進步，通過將科技檔案進行整理、錄入、掃描圖形圖表等一系列工作，把紙質文本轉化成數(shù)字存放于磁性材料、光盤和硬盤等載體上，除了可以大量節(jié)約存儲空間，還可以通過網(wǎng)絡來傳送這些資料，極大的'提升了農業(yè)科技檔案的利用率。
2.2建立農業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫
目前，國家加大對農業(yè)研究的投入，農業(yè)科技信息量不斷增加，傳統(tǒng)手工管理紙質檔案的方式已無法滿足檔案收錄的要求，隨著計算機的普及，通過建立農業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫，可以把傳統(tǒng)紙檔案以數(shù)據(jù)的形式存儲于數(shù)據(jù)庫中，方便檔案管理員對數(shù)據(jù)進行網(wǎng)絡化管理，也有利于科研人員通過搜索關鍵字迅速準確獲取信息，不僅提高科研人員工作成效，也提高檔案的利用率，從而加速了科研發(fā)展進程。
2.3配備現(xiàn)代化設備
檔案數(shù)字化目前用得最多、效率最高的是掃描法，掃描法是將原始檔案文件放在掃描儀平板上，通過掃描儀把文書檔案轉化為數(shù)字圖形輸人計算機，經文字識別、校對后，轉化為可編輯的數(shù)字化檔案[8]。掃描儀的分辨率參數(shù)、亮度參數(shù)、掃描速度都影響到數(shù)字化檔案的質量，因此配備性能優(yōu)越、質量過硬的掃描儀對于檔案數(shù)字化是極為重要的。農業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)化后存入數(shù)據(jù)庫中便于廣大科技人員查詢使用，數(shù)據(jù)庫的正常運行需要強大的計算機平臺，這就要求計算機的硬件系統(tǒng)能夠支持這個平臺。
3、農業(yè)科技檔案的利用
加快科技成果的轉化和應用可以大力的促進我國農業(yè)和農村經濟的增長，使科技成果盡快轉化為現(xiàn)實生產力，有利于農業(yè)、農村經濟的快速發(fā)展。然而，這一終極目標可以通過提高農業(yè)科技檔案的利用率來實現(xiàn)。農業(yè)科技檔案管理的意義在于使科技成果更好地被交流和利用。傳統(tǒng)的檔案利用方式有:到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件等。在信息化時代里，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替，人們可以通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。
3.1建立查詢檢索系統(tǒng)
科研檔案數(shù)量多、面廣、專業(yè)性強，需要不斷完善服務方式和手段，特別是充分利用信息處理和網(wǎng)絡技術，建立快捷、實用的查詢檢索系統(tǒng)，以滿足農業(yè)科研工作者對技術檔案的檢索需求，提高檔案服務效率、質量和利用率。發(fā)達國家普遍建立了完善的檔案數(shù)據(jù)庫，形成了強大的信息檢索能力，為廣大讀者提供先進的信息服務技術。例如英國國家檔案館通過建設國家檔案目錄信息網(wǎng)，全球用戶可以隨時隨地利用互聯(lián)網(wǎng)進行檔案信息檢索。
3.2制定合理利用制度
科技檔案的核心內容是科技成果，一部分科技成果具有知識產權，因此，許多檔案具有機密性。正確處理科技檔案保密與開發(fā)利用的關系，正確劃分檔案開放與限制利用范圍的同時，積極做好科技檔案信息資源的開發(fā)利用工作，可以擴大科技檔案的利用范圍。這樣，需要制定合理的檔案利用制度。在日常管理工作中正確處理保密和提供利用的關系，根據(jù)實際情況劃定密級，保密檔案可適時解密。嚴格控制高機密性檔案的使用范圍，設定合理的檔案的外借制度。建立催還制度，加速檔案周轉。
3.3做好檔案信息編研工作
編研工作的實質是對檔案資源進行深層開發(fā)，是根據(jù)信息可以擴展和濃縮的原理對檔案的原生信息進行深度加工，把散存在檔案中的相關信息集中起來進行綜合或分類，以便及時、有效地向利用者提供綜合性的或專題性的檔案信息。
顯而易見，編研工作可以為廣大科研工作提供更加全面、豐富的科技信息，但是這要求參與編研工作的檔案管理人員具有一定的專業(yè)知識，編研工作涉及的信息量大，因此工作量巨大是不可避免的，需要檔案管理人員付出極大的努力�？蒲袡n案管理工作是一項極為重要的基礎工作，檔案收集、保存和利用工作做得好與壞直接關系到檔案的數(shù)量與質量，要把檔案這項基礎工作做好，才能更好地為科技發(fā)展服務。
隨著“科技是第一生產力不斷”被論證，科技檔案管理工作也顯得日益重要。完善農業(yè)科技檔案收集、保存和利用，為科研工作提供有價值的科技檔案信息資源，對提高科研水平有著十分重要的意義。
檔案的提供利用要求及途徑論文 篇6
公立醫(yī)院是以醫(yī)療服務為中心的公益型事業(yè)單位，核心是“治病救人”。醫(yī)改中，公立醫(yī)院改革是一項難點和重點工作，改革的最終目的是實現(xiàn)更好的管理醫(yī)院，更好的救治病人，滿足人民群眾就診需求。為此，應調動和利用醫(yī)院檔案管理在內的一切積極因素來實現(xiàn)這一目標。在醫(yī)改新形勢下，公立醫(yī)院檔案管理工作如何加強和發(fā)展，才能更好的服務醫(yī)療業(yè)務，助推醫(yī)院提升管理水平和“治病救人”能力，是一個值得思考和探索的課題。
一、公立醫(yī)院檔案管理存在的問題
�。�1）重要性認識不足，檔案意識不強，檔案收集不完整
對檔案重要性認識不足，認為與醫(yī)療中心工作相比微不足道，可有可無，涉及到相應工作時不主動、不積極、不用心。檔案意識淡薄，認識不到檔案是一種信息資源，是一筆不可再生的財富，對檔案敏感度不夠，造成該收集的檔案不收集，該完善的檔案不完善，該歸檔的檔案不及時。
（2）管理制度不健全，監(jiān)督獎懲不到位，利用率不高
管理制度不健全，特別是歸檔范疇、種類、要求不清不細，無具體的細化標準，使歸檔出現(xiàn)不應有的遺漏和空白。在執(zhí)行歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀等系列管理制度時，沒有建立起良好的監(jiān)督檢查和獎懲機制，造成檔案管理各環(huán)節(jié)中有不規(guī)范、不嚴密、隨意性和出差錯的現(xiàn)象。
（3）人員配備不合理，經費投入無保障，硬件條件不達標
很多醫(yī)院都沒有專職管理人員，多為兼職，造成管理人員精力不夠，責任心不強。特別是檔案管理專業(yè)出身的人員更是鳳毛麟角，人才缺乏導致管理技能不高，不能支撐和滿足醫(yī)院檔案管理水平的提升和檔案管理發(fā)展的需求。同時由于認識不到位，必要的經費投入無保障，造成硬件不達標，不能滿足檔案保管的“八防“要求，為檔案管理埋下嚴重的隱患。
二、加強公立醫(yī)院檔案管理要抓好的重點工作
�。�1）加強宣傳，講清作用，形成領導重視、職工參與的強大工作合力
高水平的檔案管理，是需“全民”參與的一項系統(tǒng)工作，領導重視與否是抓好公立醫(yī)院檔案管理的關鍵，領導知道檔案管理在醫(yī)院建設和發(fā)展中的重要意義，讓職工知道透檔案在科研、教學、業(yè)務技能提升等個人發(fā)展上的積極作用，只要主要領導重視，就會在人員配備、經費投入、軟硬件建設等方面形成良好的寬松環(huán)境，各部門收集檔案的人員積極參與，就會形成強大的工作合力。
�。�2）加強建設，保障投入，形成人員配備合理、硬件條件達標的堅實工作基礎
要重視檔案管理的軟硬件建設，檔案人才建設是抓好檔案管理的核心，達標的硬件條件是抓好檔案管理的基礎，科學的信息化手段是現(xiàn)代檔案管理必須借助的先進工具。這些都需要醫(yī)院認同并保障投入，把經費拿人醫(yī)院預算，檔案人才培養(yǎng)納入醫(yī)院人才建設規(guī)劃，檔案信息化納入醫(yī)院整體建設方案，為建設醫(yī)院高水平的檔案管理打下堅實的軟硬件工作基礎。
（3）完善制度，狠抓落實，形成職責分工明確、各環(huán)節(jié)運行流暢的高效工作機制
要根據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)，結合各自實際，完善檔案歸檔范圍、種類、要求、保管、借閱、移交、保密、銷毀等規(guī)章制度，制定檔案綜合管理辦法，明確職責分工、監(jiān)督到位、斗硬獎懲，讓相關人員清楚怎樣工作，減少檔案管理隨意性，保證檔案管理各環(huán)節(jié)工作高效流暢的運行。同時醫(yī)院自身檔案管理有其局限性，需加強與上級檔案管理部門的溝通和聯(lián)系，定期和不定期的邀請上級部門專家指導、幫助，對檔案管理有關最新動態(tài)、發(fā)展方向、人員技能提升等都有積極作用，是提高檔案水平的有力手段和有效措施。
三、注重以下幾方面的檔案價值利用，助推醫(yī)院提升管理水平和治病救人的`能力
�。�1）利用好醫(yī)療、人事檔案，助推醫(yī)療業(yè)務和人才建設水平的提升
要注重利用好病歷、影像等醫(yī)療檔案，讓其在科研、教學、學術、治療、新技術新項目引進等方面發(fā)揮積極作用，體現(xiàn)應有價值，以此助推醫(yī)院整體醫(yī)療技術能力和水平的提升；利用好人事檔案，善于從人事檔案結合實際找準醫(yī)院人才隊伍的優(yōu)與劣、長處與短板，有的放矢以發(fā)展的眼光做好人才規(guī)劃，提升醫(yī)院人才規(guī)劃和人才隊伍建設的水平。
�。�2）利用好基建、設備檔案，助力醫(yī)院基本建設、設備采購的科學規(guī)劃和合理維修的高效實施
要注重基建、設備檔案的完善和利用，要明確所有基建、設備資料必須收集完整并歸檔，特別是基建中的設計圖、施工圖、各種“管線”圖，設備中的說明書、廠商聯(lián)系方式、各種維修保養(yǎng)資料等。樹立基建、設備檔案對基建、設備維修保養(yǎng)非常重要的理念，注重其檔案在維修保養(yǎng)以及醫(yī)院基建規(guī)劃、設備采購計劃中的價值和利用。
（3）利用好財經檔案，以數(shù)據(jù)助升醫(yī)院經濟運行水平
要注重財經檔案利用，善于從各種數(shù)據(jù)中分析醫(yī)院經濟運行的狀態(tài)，為醫(yī)院成本控制、病人費用控制、各種收支和重大經濟活動的決策提供重要參考和真實依據(jù)，助升醫(yī)院經濟運行水平。
總之，檔案管理和利用是公立醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，其工作好壞是醫(yī)院整體實力和管理水平高低的一項重要指標，只要我們重視并加強檔案管理，注重檔案價值利用，就一定能不斷提升醫(yī)院檔案管理水平，讓其在醫(yī)院管理、運行、業(yè)務能力提升、更好服務病人以及醫(yī)院升級達標等工作中發(fā)揮更大的積極作用。
檔案的提供利用要求及途徑論文 篇7
對檔案信息加以科學高效地管理，靈活地對檔案信息資源進行開發(fā)和利用，并使其在高校各單位實現(xiàn)更好地服務，是當今檔案信息管理人員繼續(xù)重點考慮的問題之一。通過對檔案信息管理技巧論述的同時，還提出了檔案信息的利用策略。
隨著社會的發(fā)展和時代的進步，人們對于信息的需求量也越來越大，而檔案信息也開始發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，如何對檔案信息加以科學高效的管理，靈活地對檔案信息資源進行開發(fā)和利用，并使其在高校各單位實現(xiàn)更好的服務，是當今檔案信息管理人員繼續(xù)重點考慮的問題之一。
一、檔案信息管理技巧
檔案信息是一種重要的信息資源，新形勢下可以運用以下管理技巧來做好檔案信息的管理工作：
1、提高管理人員素質
要想做好檔案信息管理，首先必須提高管理人員的素質。因為，檔案管理人員水平的高低、專業(yè)知識的好壞，直接關系到檔案信息管理的成效和發(fā)展。因此，提高管理人員的素質顯得尤為重要。
比如，應組織培訓讓管理人員掌握熟練的專業(yè)知識，并通過不斷學習來提高他們的現(xiàn)代化管理技能以及科學管理與開發(fā)檔案資源的能力，只有通過培訓和學習才能有效提高檔案人員對檔案資源的使用效益。所以，相關單位應充分充實檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓工作。
同時，還應組織管理人員集中學習現(xiàn)代化科學知識，計算機操作技能等。因為隨著信息化時代的到來，檔案信息電子化、辦公自動化是檔案管理的`發(fā)展趨勢，只有提高檔案管理者的專業(yè)知識、計算機操作技能以及綜合能力，才能使之成長為時代需要的復合型人才或信息專家，才能促進檔案事業(yè)高水平的持續(xù)發(fā)展。
并且還應積極培養(yǎng)檔案工作人員的敬業(yè)愛崗精神以及樂于奉獻、全心全意為用戶服務的品質和良好的職業(yè)道德。還應讓他們了解一定的法律法規(guī)，以做好相關檔案信息的保密工作。只有這樣，才能真正促使他們做好檔案信息管理工作，才能為用戶和各單位，甚至為社會提供快速、優(yōu)質的信息服務。
2、完善檔案信息管理制度
要想對檔案進行科學規(guī)范的管理，還必須完善檔案信息管理制度。只有建立健全的管理制度，才能保障檔案信息管理工作的順利開展，并使高校的檔案資源充分發(fā)揮出應有的效用。
比如，可以根據(jù)高校檔案資源管理的實際情況，制訂科學合理的兩級檔案管理制度，如一級管理主要是由高校檔案室來進行檔案信息管理工作，另一極管理則由基層立卷單位來進行高校檔案的管理工作。兩級同時進行管理，并制訂相應的管理細則，就可以在分工明確的基礎上，依據(jù)制度來進行管理。這樣可以取得良好的管理效果。
在高校的檔案管理過程中，建立有效的檔案管理機制，可以規(guī)范檔案管理并形成規(guī)范的檔案信息管理體系。比如，對檔案管理人員建立崗位責任制，對失職失責的管理人員依照懲罰制度進行相應的懲罰，可以防范或杜絕泄密違法事件發(fā)生，比如，建立檔案信息借閱或使用制度，可以在保障信息安全的同時充分發(fā)揮其利用價值。只有建立健全的管理制度，才能使整個檔案信息管理工作做到有章可循。
3、加快檔案信息現(xiàn)代化管理
當今是科學技術高度發(fā)展的社會，檔案信息管理只有順應時代發(fā)展加快現(xiàn)代化管理進程才能更好地發(fā)揮其作用和價值。因為傳統(tǒng)的檔案管理，大多是以紙質檔案為主進行保存，或者以照片、錄音、錄像等實體作為檔案載體，工作人員主要是以手工操作為主完成檔案管理，因此，費時費力，管理過程繁瑣且工作量較大，以致很多有價值的檔案信息資源大量被閑置或浪費。
隨著電子信息時代的到來，為了提高檔案信息的利用價值，為了優(yōu)化其存儲環(huán)境，可以借鑒計算機存儲技術，以便于檔案信息的長期保存，同時還可以有效避免紙質檔案造成的受潮、蟲蝕以及火災等災害，減少一定的損耗和保管經費等。同時，現(xiàn)代化的科學技術管理還有利于檔案信息的反復借閱。
在傳統(tǒng)的檔案管理的基礎上加快檔案信息現(xiàn)代化管理，運用電腦多媒體技術等科學技術的信息管理，不僅順應了信息社會的發(fā)展趨勢，還能加快檔案信息系統(tǒng)化建設，并且能有效地實現(xiàn)檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的現(xiàn)代化發(fā)展，比如，借助計算機、光盤、縮微、多媒體等技術進行管理可以更好地為當代檔案管理的現(xiàn)代化提供良好的幫助。
二、檔案信息利用策略
檔案信息是檔案管理者進行各項管理工作的依據(jù)，作為檔案管理者可以運用以下策略，充分發(fā)揮高校檔案信息的利用價值：
1、打破傳統(tǒng)的檔案信息服務形式
檔案工作服務的目的是為用戶提供他們需要的檔案信息服務，尤其是在當今信息化的社會，信息服務顯得越來越重要。因此，管理人員必須打破傳統(tǒng)的檔案信息服務形式，將過去檔案信息待查的服務模式轉變?yōu)闄n案信息的開發(fā)利用，這樣才能真正發(fā)揮檔案信息的使用價值。
打破傳統(tǒng)的檔案信息服務形式，還要求工作人員將檔案的工作重心進行轉移，應積極主動地對那些需要檔案服務的用戶提供引導，提高檔案信息的利用率。比如，對那些處于雪藏式的檔案信息，應將其分類重新歸檔，并設置索引編號，加注檔案類別，以供用戶查閱并發(fā)揮出檔案本身應用的價值；同時還應改變傳統(tǒng)的被動坐等服務形式，應積極改變單一的查詢檢索工具，同時還應積極做好檔案利用信息反饋等工作，這樣才能充分發(fā)揮出檔案信息資源的利用價值，并促使檔案信息管理的健康發(fā)展。因此，作為管理者必須主動轉變服務觀念，強化服務意識，積極改變傳統(tǒng)的檔案管理和服務形式，創(chuàng)造新的服務模式，以為用戶提供他們所需要的檔案資料，并有效實現(xiàn)檔案信息的服務價值。
2、創(chuàng)建檔案信息開發(fā)利用的網(wǎng)絡平臺
檔案信息的有效利用還需要積極創(chuàng)建檔案信息開發(fā)利用的網(wǎng)絡平臺，以借助網(wǎng)絡來充分發(fā)揮檔案信息的利用價值。比如，利用網(wǎng)絡傳輸速度快、存儲容量大，以及資源共享效率高等特點搭建信息網(wǎng)絡平臺，以方便用戶、服務用戶。
例如，以一個檔案館為中心，組建網(wǎng)絡中心，在網(wǎng)上利用數(shù)據(jù)庫進行檔案信息收集、存儲各種檔案信息源等，再集中取舍分析、定量分析、效益分析，并利用網(wǎng)絡平臺高校圖書館以及各級直屬單位等進行網(wǎng)絡信息樞紐相互交流，對有價值的信息進行開發(fā)共享，以發(fā)揮出檔案信息的利用價值。
利用網(wǎng)絡平臺還可以創(chuàng)建虛擬空間來發(fā)揮相應的檔案數(shù)據(jù)信息，將那些可選性強、目的性強、利用效果好的檔案信息，提供在線瀏覽功能，檔案管理者可以根據(jù)用戶的需要及時補充信息內容，以為用戶及時提供準確的檔案信息。因此，利用網(wǎng)絡平臺可以對檔案資源的開發(fā)利用帶來理想的效果。
高校檔案信息是高校辦學資源中重要的組成部分，現(xiàn)代檔案信息資源的管理和利用是聯(lián)系在一起的，是一個整體，科學高效的管理方式可以有效促進檔案信息的利用，通過對檔案信息資源的利用也可以很好地促進檔案信息的管理，甚至還可以提升檔案信息資源的社會貢獻力。因此，作為檔案信息管理人員，應積極做好這兩方面的工作。
檔案的提供利用要求及途徑論文 篇8
摘要：供電企業(yè)科技檔案是記錄建設和生產領域中各項事務的重要資料，這種類型的原始資料可以將行業(yè)特征呈現(xiàn)在人們的眼前，所以應當在管理領域中將組織管理工作做好。與此同時，也應當提升檔案管理利用工作的效率，盡可能使科技檔案在實際應用過程中發(fā)揮出基礎性作用，最終也就可以在供電企業(yè)日常運營過程中起到一定的促進性作用。
關鍵詞：供電企業(yè)；科技檔案；檔案管理
科技檔案實際上是一種較為重要的企業(yè)資源，其本身的價值一定是需要在得到開發(fā)領用的基礎上，才可以為企業(yè)創(chuàng)造出來一定的價值。供電企業(yè)科技檔案中記載的內容一般情況之下都是施工或是輸變電領域中的真實數(shù)據(jù)，針對其展開管理、利用以及積累工作過程中，應當將經驗和創(chuàng)新技術總結下來，從而科技檔案也就會演變?yōu)槿粘９ぷ髦幸豁棙O為重要的依據(jù)，最終也就可以在供電企業(yè)日常工作的過程中作出一定的貢獻。
一、供電企業(yè)科技檔案管理工作過程中涉及的內容
在供電企業(yè)發(fā)展的過程中，科技檔案實際上是所有文字、數(shù)據(jù)以及影響等具有保存價值的資料作為原始的記錄形式�？萍紮n案的內容其實和供電企業(yè)各個層面上的相關事務之間都有較為密切的關系，隸屬于潛在層面上的生產力包含的范圍之內，從整體層面上為電力企業(yè)的發(fā)展提供一定的支持。電力企業(yè)的科技檔案是將以往供電企業(yè)的所有活動都記載下來，其中包含電力建設、科研等事物。當人們針對以前的生產建設活動展開研究的過程中，展現(xiàn)出來了極為重要的考證價值，也是在實現(xiàn)發(fā)展過程中需要使用到的一種客服記錄，在各個層面相關研究工作過程中都可以起到一定的考察和憑證作用。電力科技檔案是電力企業(yè)在生產相關工作過程中形成的第一手的資料。比方說，工程項目檔案就是在整個工程項目過程中涉及的各個階段的較為真實的記錄，它不只是工程竣工投產、達標驗收相關工作過程中需要使用到的重要構成成分，更是在不久電網(wǎng)實際運行以及擴建維修相關工作需要使用到的極為重要的憑據(jù)。
二、提升供電企業(yè)科技檔案管理工作的措施
如果沒有專業(yè)的知識和水平，想要提升供電企業(yè)科技檔案管理工作水平，自然是一件較為困難的事情。因此，在第一個層面上應不斷豐富專業(yè)知識，不斷在供電企業(yè)科技檔案管理發(fā)展規(guī)律領域中作相應的歸納總結工作。近年來，科技檔案的種類和數(shù)量呈現(xiàn)出來一種不斷增長的趨勢。在此基礎上，從事檔案管理工作的人員數(shù)量自然也就呈現(xiàn)出來一種不斷提升的態(tài)勢。怎樣才可以妥善完成新老檔案管理人員的培訓和業(yè)務交接工作，從而將檔案工作質量控制在一定的范圍之內，就成為檔案管理工作人員在實際工作過程中需要解決的問題。從事供電企業(yè)檔案管理工作的人員，在實際工作過程中，應在一定程度上提升專業(yè)知識和技能。在此基礎上，保證自身的專業(yè)素質水平。第二個層面上應當充分重視專業(yè)素質領域中的培訓工作。職業(yè)技能培訓工作進行過程中，也應當充分重視新知識的補充。在人才基礎的層面上，保證科技檔案管理工作的質量和效率。貫徹落實科技檔案管理利用制度。供電企業(yè)中的.領導者應充分重視科技檔案管理工作的發(fā)展，為科技檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎。如果企業(yè)領導者不重視科技檔案管理工作，日常生產相關工作過程中也就難以發(fā)揮科技檔案管理工作的經濟效益，就更不會重視檔案管理工作。供電企業(yè)科技檔案管理工作是一項復雜程度比較高的工作，在實際施行過程中需要得到各個層面上的支持。所以，領導的重視非常重要，同時也可以為檔案管理工作水平的提升奠定基礎。
三、結語
供電企業(yè)的科技檔案是企業(yè)開展經營和管理工作過程中需要使用到的一項極為重要的基礎性資料，投資建設以及日常生產相關工作過程中使用的基本數(shù)據(jù)一般情況之下都記錄在科技檔案中。因此，科技檔案在供電企業(yè)技術領域中占據(jù)的地位非常重要。所以，我們要充分發(fā)揮科技檔案在實際應用過程中的各項性能，最終也就可以在供電企業(yè)日常管理工作以及設備后期維護工作過程中作出一定的貢獻，最終在我國社會經濟發(fā)展過程中作出一定的貢獻。
檔案的提供利用要求及途徑論文 篇9
【摘要】
隨著我國醫(yī)學的不斷發(fā)展，其檔案信息工作正在作為醫(yī)學信息的載體，服務于整個醫(yī)學界。檔案信息作為一種材料記載的媒介，不僅在醫(yī)學界甚至是整個社會中對于人們借鑒、參考、促進等工作都是具有很高的利用價值。這樣，對于醫(yī)學檔案信息的開發(fā)、利用、管理等就顯得尤為重要。我們只有不斷的利用新的檔案信息服務去積極主動的配合當今發(fā)展的經濟、生活、建設，才能夠讓全體人民的生活質量更上一層樓，充分完善醫(yī)院檔案信息的開發(fā)與利用，是當今醫(yī)學不斷深入、發(fā)展、細化的資料保障。
【關鍵詞】
醫(yī)學;檔案信息;開發(fā);利用
隨著社會的發(fā)展，經濟與科技的不斷進步，對于醫(yī)學界中檔案信息的開發(fā)與利用越來越重視。那么就會對每一個開發(fā)與利用的必備內容、特點等進行嚴格的審核，控制與把握住整體的質量性能，避免一切的影響因素。通過研究與解析醫(yī)學檔案信息開發(fā)和利用的有效價值，提出逐步完善與豐富醫(yī)學檔案信息的相應對策。以此，保障我國醫(yī)學的檔案信息化能夠不斷的完善、豐富醫(yī)院管理，進一步的提高醫(yī)學界的信息化管理效能。
1.醫(yī)學檔案信息開發(fā)和利用的內容、特點
醫(yī)學檔案信息作為醫(yī)學科研工作的記錄過程、積累過程，在整個醫(yī)學管理、績效上是具有一定研究、應用價值的。其具體的開發(fā)與利用是需要逐步完善的，在醫(yī)學檔案信息開發(fā)和利用過程中，有效的記錄文字、圖表數(shù)據(jù)、影音文件等都是能夠體現(xiàn)其研究基礎內容的材料，因此具有一定的保存價值。
在醫(yī)學檔案信息開發(fā)和利用的整體內容中，包含著醫(yī)學研究階段的報告、方案、專家評論、計劃、合同、病例等方方面面。其最為重要與具有價值意義的是針對于特殊醫(yī)學病例進行的實驗與試驗記錄、測量、技術分析、藥物配方、標本等。其醫(yī)學檔案信息的內容是未來醫(yī)學界及病理學中檔案與信息查詢、科研、學習、開發(fā)、利用的寶貴財富。醫(yī)學檔案信息開發(fā)和利用的特點，具有一個項目能夠自成一套宗卷的特點;具有科研項目完成后的第一手資料價值;頂尖科學、技術、材料、方法的.研究與記錄過程;檔案信息數(shù)據(jù)具備完善、可靠、安全性能;檔案信息具備高級保密性;檔案信息的開發(fā)和利用的最終歸屬權屬于醫(yī)學自身。
2.醫(yī)學檔案信息的開發(fā)和利用
2.1拓寬檔案編制范圍，強化信息利用效率。
對于醫(yī)學中檔案信息來說，其檔案是就是醫(yī)學資料管理中開展與編研的相應物質基礎。信息的使用則是建立在完善的檔案編制后的成果體現(xiàn)及應用。為了進一步的拓寬檔案編制與信息的使用效率，我們必須加強與醫(yī)學科研相關方、患者等之間的聯(lián)系。在快速的開展醫(yī)學科研工作的同時，也要注重檔案編制的科研成果信息的與時俱進性。讓廣泛、深度都能夠全部整合到醫(yī)學檔案信息中。
2.2樹立“三個結合”的開發(fā)、利用思想。
�、偻ㄟ^將近期與遠期的醫(yī)學檔案信息相結合，對比、豐富以往的醫(yī)療經驗與弊端，完善醫(yī)療工作的應用性。
�、谧寵n案信息的研究與編制相結合，通過多元化的研究數(shù)據(jù)，真實的記錄與體現(xiàn)醫(yī)學的艱難性。更好的滿足人們的醫(yī)療需求，從而達到強化研究醫(yī)學的真正目的。
�、蹚V泛與個別相結合，通過結合普通病情與信息，在個別記錄、歸檔特有的病例，讓醫(yī)學檔案信息中的病例與診治能夠達到最優(yōu)的效果，讓其醫(yī)學檔案信息的編制具有專業(yè)化與教育性。
2.3檔案信息與時俱進的開發(fā)和應用。
通過編制、研究醫(yī)學的著眼點，讓檔案信息通過記錄真實的步驟、時間，與時俱進性的逐步完善檔案信息化管理。由于當今社會正處在于電子計算機與多媒體網(wǎng)絡技術時代，這樣對于整體的檔案信息編制，就要求速度快、精準、豐富，一改以往的手抄式，不僅在時間上節(jié)省了很多，在內容上更加的豐富了醫(yī)學的整體實驗過程。同時，隨著網(wǎng)絡技術的應用，對于相應的保健、預防等信息的傳播與講解能夠做到更加細微、細致、完善、覆蓋面積廣泛等，讓醫(yī)學檔案信息的開發(fā)與利用能夠始終的跟隨社會發(fā)展而發(fā)展。
3.醫(yī)學檔案信息開發(fā)和利用的有效價值
3.1為醫(yī)院管理者提供需求類信息。
檔案信息作為醫(yī)院自身管理的重要信息資源，是醫(yī)院進行記錄、管理與參考的有效價值體現(xiàn)。對于醫(yī)院管理者來說，無疑是處理、決策、布置工作時所制定、計劃必不可缺少的材料與條件之一，同時也是醫(yī)院管理者作為未來進行重要決策的信息來源渠道。
3.2更好的保障患者的需求信息。
醫(yī)院的正確經營與管理是必須通過以進一步、細致、充分了解醫(yī)療市場及患者需求的方式進行的檔案信息管理、開發(fā)、利用。也就是說其檔案信息就是醫(yī)院在經營與管理過程中一定要以患者為中心。為了使醫(yī)院的醫(yī)療檔案信息化更加科學、有效。因此，必須提供醫(yī)療患者的相關需求信息，我們通過對醫(yī)學檔案信息進行回顧與分析，在有效的結合現(xiàn)有資源，進一步的從醫(yī)院如何能夠滿足居民、患者醫(yī)療需求的角度進行分析，再根據(jù)其醫(yī)療所需的信息開發(fā)與利用之間的關系和變化規(guī)律，建立醫(yī)療檔案信息供需關系最佳適應性模型。
3.3更好的完善、開發(fā)醫(yī)院檔案信息化管理。
通過建立醫(yī)院的檔案信息化管理，讓醫(yī)療中的實驗、實踐、檢驗等都能夠成為攻克疾病的有力研究數(shù)據(jù)。通過進一步的開發(fā)這些醫(yī)院醫(yī)學檔案信息，對于醫(yī)院與患者雙方都是十分有利的。通過醫(yī)學檔案信息的有效開發(fā)與利用，不僅為醫(yī)院的整體診療水平創(chuàng)造了走向市場、參與市場的良好環(huán)境，更加為整個醫(yī)療服務機構增加活力，而且還能夠通過建立與開發(fā)醫(yī)院檔案信息化的管理讓患者更好、更安心的接受治療。這些，都是醫(yī)學上的重大完善與價值突破。
3.4高度統(tǒng)一醫(yī)學檔案信息的一體化管理。
對于醫(yī)院醫(yī)學檔案信息與一體化管理，我們可以看作是醫(yī)學中的科技信息化的使用突破。這樣不僅有利于醫(yī)院的良好發(fā)展，更加有利于醫(yī)院發(fā)揮其檔案與資料的高度統(tǒng)一化管理。
4.結論
綜上所述，通過分析醫(yī)學檔案信息的具體內容與特點，明確檔案信息開發(fā)與利用的績效，逐步的通過完善與豐富我國醫(yī)學檔案信息的有效管理，而完善我國醫(yī)學界中醫(yī)療水平的與時俱進性，幫助我國的醫(yī)學能夠穩(wěn)步發(fā)展。
檔案的提供利用要求及途徑論文 篇10
幼兒園檔案資料不僅真實地刻錄下幼兒園內教育教學及課余活動的過程，而且也如實地反映出教師以及幼兒的陰晴圓缺，可以說是研究幼兒園教育教學方向和考察幼兒園質量的主要依據(jù)。除此之外，科學化管理檔案也規(guī)范了幼兒園的章程，同時也為幼兒考量提供了一個標準。筆者就幼兒園檔案管理及利用問題提出一些粗略的看法。
一、幼兒園檔案管理
幼兒園檔案主要涵蓋幼兒成長檔案、幼兒園事件記載、教師個人檔案等其他內容，他就像一個萬花筒折射出幼兒園的方方面面。它是一份在幼兒園教育活動及發(fā)展過程中的原始記錄，包括紙質資料、照片、實物、音像文件、光盤和電子數(shù)據(jù)等其他載體。這份檔案對幼兒園管理，教育實踐和教學研究來說具有重要意義，具有憑證和參考價值，見證了幼兒園發(fā)展的歷史進程以及主要職能活動。因此，幼兒園檔案管理是幼兒園規(guī)范化的不可或缺的保證。
對幼兒園檔案進行科學有效的管理，應當做到以下幾點：
(一)及時收集
收集是檔案管理的第一步，也是進行檔案管理的基礎。收集的方式主要是教師和管理者采集為主，對材料的選擇應該采用分重要程度去糙取精的態(tài)度。比如說，對待幼兒資料的檔案資料，應該取用其中主要資料等優(yōu)勢部分，而對待日常筆記的部分，需要去除沒有任何重大意義的部分。諸如此類，材料的采集應該關注與其重要性。
具體收集的資料應該包括兩大類，一類是計劃性活動，這類活動主要是根據(jù)幼兒園在學期初確定下的本學期的工作內容和活動，并且均是根據(jù)工作和發(fā)展需要開設的，因此系統(tǒng)和完整地收集這類資料是毋庸置疑的。通知、計劃、過程中的文字、音像資料以及活動總結都需要被收集;另外一類則是非計劃性活動資料，這類活動在學期計劃之外，可以將突發(fā)性事件、幼兒的心智發(fā)展狀況或者特殊教學體驗等其他有價值的活動、經驗等計入其內。
所有這些值得收集的資料必須具備一定的價值，能夠體現(xiàn)幼兒園發(fā)展、教學活動、師生成長的歷程或者其他有意義的因素。此外及時性和完整性也需要考慮在內。
(二)科學整合
資料收集之后的整合要具備一定的科學性之后才可以成為幼兒園的最終檔案。檔案整合的科學性就在于它是否分門別類，系統(tǒng)有序，完整無缺。比如說，幼兒園管理者可以抽出些許檔案室，對檔案袋中的資料的完整性檢查，是否有缺頁漏頁破損等現(xiàn)象發(fā)生，如果有要及時替換。
在進行整理和歸檔的時候，應當將檔案依內容分為園舍設施、行政管理、隊伍建設、安全工作、衛(wèi)生保健、保教工作等幾個大類，所有這些資料必須具備完整性，沒有缺少重要的資料。此外，檔案根據(jù)其重要性也要進行分類，重要的、能夠明顯體現(xiàn)意義的檔案理應放在首位，次要的應押后放置。最后，檔案在歸類置位的時候須考慮布局順序、放取難易等其他影響到檔案閱讀、修改、保存的因素。
(三)系統(tǒng)管理
資料在整合成檔之后，系統(tǒng)化的管理能夠讓檔案做到被更好的利用、發(fā)揮其作為檔案資料的價值以及易于修改儲存的作用。為了做到系統(tǒng)化的管理，園內檔案管理者需要做到周期性整理、多樣化處理。
周期性整理指的是，根據(jù)檔案的時間順序對檔案資料進行排序，一般而言每次活動記載都有一個周期，管理者依據(jù)這個周期將最新的活動記載放在首位。這樣做不僅有利于新編檔案的調整和修改，而且能夠彰顯幼兒園管理的規(guī)范性。除此之外，針對不同質地的材料，管理者需要每隔一段時間就對檔案進行一次清理，如灰塵、遺失檢查等等。
處理的多樣性在于管理者根據(jù)資料的性質和內容對檔案資料本身的記載形式進行變動，如將適合作為電子存檔的紙質案件存入電腦。還有，根據(jù)檔案記錄者對內容的調整合理布局檔案放置的優(yōu)先，由此將便于檔案的查改。所謂的多樣性處理是為了能夠最大化儲存檔案、多樣化地管制檔案。
二、檔案利用
對幼兒園內的教育教學活動以及各種進程進行裝載入檔最終目的就是為了利用，將其中蘊含的可見教育教學、活動經驗，以及不可見的隱藏的信息資源開發(fā)出來幫助幼兒園自身的發(fā)展。為了能夠更好的使用內容豐富、信息量大、形式多樣的檔案資料，筆者以下的建議可以作為參考：
(一)加強編研工作
教師應當加強檔案資料編寫的真實性和完整性，比如說執(zhí)筆教師需要如實且完整地反映出活動的所有過程、目的、收獲以及問題，這樣做不僅為檔案本身提供了新鮮的血液，也為這份資料的查詢和意義研究、經驗獲取都做了良好的開端。除了對檔案的編寫需要具備嚴謹性和完善性之外，對檔案的研究本身也需要做到細致入微，面面俱到。
除此之外，筆者建議對待同一份檔案，執(zhí)筆老師的數(shù)量不要單一，這是因為多位執(zhí)筆老師的撰寫可以豐富思考角度，避免了完整性的缺失。
(二)科學利用
筆者就幼兒園檔案中記載的安全事故為例，若未對事故發(fā)生原因和易發(fā)地點和人群做好調研工作，那么很有可能下一次類似的事故的發(fā)生不僅會造成幼兒園本身的.損失，而且再次重復記錄的檔案也會降低幼兒園檔案的科學性。為此筆者建議為了科學利用幼兒園檔案，提出一下意見：
1.認真反思事故記載的原因、地點等等因素，避免意外的再次發(fā)生。
2.對待檔案記載中的經驗限性的內容進行周期性的查整，這樣做不僅能夠提高管理者、撰寫者的對檔案認識的水平，而且能夠減少檔案入選的重復性，以此增加檔案收錄的多樣性。
結語：
總而言之，幼兒園檔案的管理是一項非常重要的工作。對可以入檔的資料進行及時收集、科學整合以及系統(tǒng)管理不僅規(guī)范化幼兒園的各項活動章程，而且對于能夠有效的挖掘和利用檔案資料的潛在和表面價值具有基礎性的作用。檔案資料的利用無不外乎編研和探討，對于如何做到這一點仁者見仁智者見智，但目的非挖掘對教育教學管理的意義莫屬。
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