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新形勢(shì)下企業(yè)檔案提供利用方式
新形勢(shì)下企業(yè)檔案提供利用方式【1】
【摘要】新形勢(shì)下，用戶用檔需求對(duì)企業(yè)提供檔案利用的方式提出了新的要求，企業(yè)檔案部門(mén)需改變傳統(tǒng)落后的檔案提供利用方式，用發(fā)展的眼光去革新檔案提供利用方式。
本文從四個(gè)方面進(jìn)行探討：檔案編研、檔案信息推送、檔案數(shù)字化、微信公眾平臺(tái)。
【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);企業(yè)檔案;檔案利用
馬克思哲學(xué)原理告訴我們：一切事物都處于永不停息的運(yùn)動(dòng)、變化和發(fā)展過(guò)程中，整個(gè)世界就是一個(gè)無(wú)限變化和永恒發(fā)展的物質(zhì)世界，發(fā)展就是新事物代替舊事物的過(guò)程。
檔案提供利用自然也不例外，在新的形勢(shì)下，企業(yè)檔案提供利用的方式也會(huì)受周圍環(huán)境的變化而作必要的變革。
本文就此作簡(jiǎn)單探析。
一、企業(yè)檔案利用的“新形勢(shì)”分析
(一)企業(yè)自身發(fā)展。
現(xiàn)代社會(huì)是激烈競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)，而企業(yè)是以盈利為目的，運(yùn)用各種生產(chǎn)要素，向市場(chǎng)提供商品或服務(wù)，實(shí)行自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧、獨(dú)立核算的經(jīng)濟(jì)組織。
企業(yè)要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，就需要企業(yè)自身獲得持續(xù)的發(fā)展，充分利用各種生產(chǎn)要素，這其中就包括檔案，而檔案這種生產(chǎn)要素是否利用得當(dāng)，取決于檔案如何提供利用以及利用的程度怎樣。
因此，如何高效提供檔案利用是當(dāng)務(wù)之急。
(二)信息技術(shù)進(jìn)步。
現(xiàn)代社會(huì)，信息技術(shù)日新月異，信息環(huán)境日漸成熟，在信息化的浪潮中，企業(yè)融入信息化是必然態(tài)勢(shì)。
因此，企業(yè)檔案提供利用信息化也是順應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展的需求，改革傳統(tǒng)的企業(yè)檔案提供利用方式，代之以信息技術(shù)環(huán)境下的企業(yè)檔案提供利用方式是必然趨勢(shì)。
(三)用戶用檔需求。
隨著企業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案用戶需求也發(fā)生了明顯變化，主要表現(xiàn)為：第一，對(duì)檔案信息的質(zhì)量要求提高，要求檔案檢索結(jié)果集約化、系統(tǒng)化、濃縮化。
第二，對(duì)檔案部門(mén)的服務(wù)能力要求提高，要求檔案部門(mén)做到快速檢索、及時(shí)反饋、隨查隨用。
第三，對(duì)檔案的自助查詢要求提升，檔案查詢途徑多元化、利用檔案便利化成為企業(yè)檔案用戶的普遍訴求。
二、新形勢(shì)下企業(yè)檔案提供利用方式略述
(一)積極開(kāi)展企業(yè)檔案編研工作。
積極開(kāi)展企業(yè)檔案編研工作，出版實(shí)用的編研產(chǎn)品以保證檔案用戶對(duì)檔案檢索結(jié)果的集約化、系統(tǒng)化、濃縮化要求。
開(kāi)展檔案編研工作需要注意以下問(wèn)題：第一，編研選題要緊緊圍繞企業(yè)當(dāng)前的中心任務(wù)，例如近期某個(gè)產(chǎn)品的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、制造等環(huán)節(jié)，對(duì)某產(chǎn)品的相關(guān)檔案進(jìn)行編研;針對(duì)正在實(shí)施的某個(gè)項(xiàng)目，對(duì)涉及的相關(guān)檔案進(jìn)行編研。
第二，編研要確保質(zhì)量，在編研過(guò)程中要力求材料堅(jiān)實(shí)、信息可靠、表意明晰、信息集中。
(二)主動(dòng)推送檔案信息。
檔案部門(mén)主動(dòng)出擊，圍繞企業(yè)當(dāng)前主要工作，積極主動(dòng)向相關(guān)部門(mén)推送檔案信息。
一方面，可以提高檔案部門(mén)在企業(yè)的地位。
另一方面，可以充分開(kāi)發(fā)利用企業(yè)檔案信息，最大限度提高檔案的利用效率。
應(yīng)當(dāng)注意的是，在推送信息前，要對(duì)目標(biāo)部門(mén)做充分的調(diào)查，以確保推送的檔案信息真正發(fā)揮效用。
例如，財(cái)務(wù)部門(mén)近期正在審核近三年辦公經(jīng)費(fèi)支出情況，據(jù)此可推送近三年財(cái)務(wù)檔案中的相關(guān)憑證信息;設(shè)備管理部門(mén)近期準(zhǔn)備購(gòu)買(mǎi)一臺(tái)數(shù)控車床，可以推送單位現(xiàn)有數(shù)控車床的性能、價(jià)位、廠家等相關(guān)設(shè)備信息。
總之，主動(dòng)推送檔案信息，主動(dòng)提供咨詢是檔案部門(mén)新時(shí)期檔案提供利用的新思路。
(三)逐步實(shí)施企業(yè)數(shù)字檔案館工程。
2010年6月，國(guó)家檔案局辦公室下發(fā)的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》中指出：數(shù)字檔案館是指各級(jí)各類檔案館為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和資源利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。
逐步實(shí)施企業(yè)數(shù)字檔案館工程，建設(shè)企業(yè)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，將企業(yè)現(xiàn)存的檔案通過(guò)掃描、拍照等技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化，通過(guò)相應(yīng)的接口與OA、ERP等信息管理系統(tǒng)互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)電子文件的在線歸檔，使企業(yè)相關(guān)的信息資源通過(guò)數(shù)字檔案館平臺(tái)進(jìn)行集成，以達(dá)到企業(yè)信息資源的整合，便于企業(yè)檔案用戶利用相關(guān)信息資源。
(四)利用新時(shí)代傳播媒介――微信公眾平臺(tái)。
1.微信公眾平臺(tái)的概念。
微信公眾平臺(tái)是騰訊公司在微信的基礎(chǔ)上新增的功能模塊，通過(guò)這一平臺(tái)，個(gè)人和企業(yè)可以打造一個(gè)微信的公眾號(hào)，可以群發(fā)文字、圖片、語(yǔ)音、視頻、圖文消息五個(gè)類別的內(nèi)容。
目前微信公眾平臺(tái)支持 PC 端網(wǎng)頁(yè)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)客戶端登錄，并可以綁定私人賬號(hào)進(jìn)行群發(fā)信息。
將微信公眾平臺(tái)充分應(yīng)用于檔案信息服務(wù)中，為傳播優(yōu)秀檔案文化，改善檔案信息服務(wù)方式提供了條件。
2.微信公眾平臺(tái)在檔案提供利用上的便利之處。
第一，即時(shí)提供在線咨詢，隨時(shí)為用戶提供所需檔案信息，且可提供文字、圖畫(huà)、聲音等多種形式的檔案信息，能使檔案用戶獲得全方位檔案提供利用服務(wù)，使其滿意度顯著提升，檔案提供利用效率提高。
第二，即時(shí)發(fā)布館藏最新信息。
利用微信公眾平臺(tái)可以即時(shí)發(fā)布最新歸檔或收集的檔案信息，告知企業(yè)檔案用戶館藏最新動(dòng)態(tài)，使館藏檔案信息與用戶檔案需求二者保持即時(shí)“聯(lián)系”。
三、結(jié)語(yǔ)
企業(yè)檔案是企業(yè)重要的生產(chǎn)要素，提供企業(yè)檔案利用服務(wù)是企業(yè)檔案部門(mén)義不容辭的責(zé)任，做好這項(xiàng)服務(wù)工作，要與時(shí)俱進(jìn)，需要用發(fā)展的眼光去捕捉社會(huì)最新發(fā)展動(dòng)態(tài)，吸收借鑒其他行業(yè)的先進(jìn)技術(shù)及管理方法。
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，相信還會(huì)有更多的先進(jìn)技術(shù)涌現(xiàn)，檔案提供利用的方式還會(huì)有新的變革，企業(yè)檔案部門(mén)需要用發(fā)展的眼光去不斷探索新的檔案提供利用的方式，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供高效便捷的檔案信息服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
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新形勢(shì)下企業(yè)檔案發(fā)揮的作用【2】
摘要：企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理以及企業(yè)改制過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的重要依據(jù)和重要憑證。
企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，新形勢(shì)下企業(yè)檔案又賦予了新的內(nèi)容，并形成了一定的規(guī)模。
隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理的發(fā)展又形成了一批企業(yè)電子檔案。
在新形勢(shì)下，發(fā)揮企業(yè)檔案的關(guān)鍵作用將是功在當(dāng)前、蔭澤后世的重要課題
關(guān)鍵詞：新形勢(shì);企業(yè)檔案;發(fā)揮作用
前言：新形勢(shì)下，企業(yè)檔案是財(cái)富、是效益，是現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，是企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的重要組成部分。
企業(yè)檔案不僅關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和科研管理的方方面面，而且與企業(yè)員工有千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。
企業(yè)檔案為民營(yíng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，推動(dòng)民營(yíng)經(jīng)濟(jì)規(guī)模、上檔次，使之健康發(fā)展具有重要意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史意義。
企業(yè)檔案也是所有企業(yè)管理工作的最后歸宿，檔案是企業(yè)寶貴的精神和物資財(cái)富，是不可生的資源。
1.新形勢(shì)下企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的作用
1.1企業(yè)檔案可作為企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考
新形勢(shì)下，檔案記述和反映了企業(yè)的技術(shù)資質(zhì)、科技成果、技術(shù)專利、工藝工法以及職工素質(zhì)、人才建設(shè)、文化建設(shè)、設(shè)備配置、技改歷程、財(cái)務(wù)資產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)情況等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起著不可估量的作用。
總之，企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)發(fā)展的歷史過(guò)程。
企業(yè)文化建設(shè)必須立足于本企業(yè)的歷史和現(xiàn)狀，有企業(yè)自身的特色，不可能脫離本企業(yè)的歷史發(fā)展搞一種毫無(wú)本企業(yè)特色的“泛企業(yè)文化”。
從整體而言，企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)文化建設(shè)具有歷史價(jià)值。
可為當(dāng)今企業(yè)文化建設(shè)提供經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，具有較大的歷史借鑒作用。
如新一代大慶企業(yè)精神，必然是對(duì)上世紀(jì)60年代“大慶精神”的繼承和發(fā)揚(yáng)。
1.2企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的直接依據(jù)。
企業(yè)文化建設(shè)在某些方面與企業(yè)檔案有著直接密不可分的聯(lián)系。
如反映企業(yè)發(fā)展精神的《開(kāi)發(fā)志》，宣傳企業(yè)勞動(dòng)價(jià)值觀的《廠勞模事跡匯編》等，離開(kāi)企業(yè)檔案是無(wú)法編寫(xiě)的。
企業(yè)檔案記載了企業(yè)發(fā)展歷史，為企業(yè)文化建設(shè)提供各種歷史線索，可作為一些文化建設(shè)直接依據(jù)。
檔案管理是企業(yè)文化基礎(chǔ)建設(shè)重要內(nèi)容之一
1.3 檔案管理本身就是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分
企業(yè)檔案具有科學(xué)文化屬性，因而企業(yè)檔案建設(shè)就是一種企業(yè)科學(xué)文化建設(shè)。
企業(yè)檔案記載了企業(yè)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展，這是企業(yè)一代又一代職工的勞動(dòng)結(jié)晶;企業(yè)檔案中包含了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，是企業(yè)勞動(dòng)者不可多得的寶貴精神財(cái)富;企業(yè)檔案敘述了企業(yè)發(fā)展的艱辛歷程及幾代勞動(dòng)者的創(chuàng)業(yè)事跡，從而匯成一種企業(yè)精神，是當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的精神動(dòng)力。
綜觀企業(yè)檔案本身，就是一部企業(yè)文化建設(shè)史。
企業(yè)檔案管理是維護(hù)企業(yè)歷史面貌的一項(xiàng)重要事業(yè)，只有管好企業(yè)檔案，才能為企業(yè)留下一份文化遺產(chǎn)，企業(yè)文化建設(shè)和發(fā)展才能源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。
2.新形勢(shì)下企業(yè)檔案在人力資源開(kāi)發(fā)上的作用
2.1有利于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力
人事檔案是記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才的表現(xiàn)，以個(gè)人為單位收集、整理后集中保存起來(lái)，以備查考的文件材料。
人事檔案是合理用人、選人的重要基礎(chǔ)。
人事檔案的管理是人力資源管理的重要組成部分，兩者相輔相成，不可分離，人力資源管理離不開(kāi)人事檔案提供的信息，而人事檔案管理工作直接為人力資源管理活動(dòng)服務(wù)。
利用人事檔案有助于動(dòng)態(tài)分析員工的人生軌跡，從而預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿�，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新人，避免壓制人才，埋沒(méi)人才;任何人才都是人才系統(tǒng)的組成部分，凡有利于系統(tǒng)功能發(fā)揮的都是有用人才，只是類型不同，作用各異。
依據(jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚(yáng)其長(zhǎng)，避其短，司其職，用其智，最大限度地發(fā)揮人才效力。
2.2促進(jìn)人力資源的合理配置
利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息，從而對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理。
根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點(diǎn)，在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行合理的配置，因事而擇人，用人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的作用。
促進(jìn)部門(mén)之問(wèn)、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動(dòng)，避免人才積壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生，為組織的發(fā)展迅速地配置人力資源。
人事檔案以其材料越集越多為特點(diǎn)。
隨著我國(guó)企事業(yè)單位人員結(jié)構(gòu)的多樣化，傳統(tǒng)的手工人事檔案管理，勢(shì)必會(huì)給查找檔案材料帶來(lái)不方便，容易貽誤時(shí)機(jī)，而且出錯(cuò)率較高。
人事檔案管理的現(xiàn)代化、高效率已經(jīng)是非常現(xiàn)實(shí)的要求，所以必須建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，不斷擴(kuò)大人事檔案信息的內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)用現(xiàn)代化手段管理和利用檔案，使之為選才、用才、育才、激才、留才發(fā)揮更大的作用。
2.3有利于人力資源需求預(yù)測(cè)的科學(xué)化與規(guī)范化
影響人力資源需求的因素主要來(lái)自于組織內(nèi)部，有效的人事檔案管理對(duì)分析組織內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)組織的變革與發(fā)展的要求，是否有利于制定人才資源計(jì)劃方面發(fā)揮著重要作用;脫離人事檔案管理而作的人力資源需求預(yù)測(cè)一定是不科學(xué)、不規(guī)范和片面的。
因此，我們呼吁：企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者要牢固樹(shù)立企業(yè)檔案是無(wú)形資產(chǎn)的新觀念，進(jìn)一步重視和加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作。
企業(yè)各業(yè)務(wù)部門(mén)要積極配合檔案人員，依法上交檔案資料。
企業(yè)的檔案人員要主動(dòng)向企業(yè)的業(yè)務(wù)部門(mén)提供各種檔案材料目錄，通過(guò)電話、網(wǎng)絡(luò)等多種渠道將企業(yè)檔案滲透到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。
3.新形勢(shì)下民營(yíng)企業(yè)檔案發(fā)揮的重要作用概述
在許多員工的印象中，企業(yè)檔案是封塵的卷宗，沒(méi)有什么用途。
其實(shí)，企業(yè)檔案是財(cái)富、是效益，是現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，是企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的重要組成部分。
由于各種原因，目前我國(guó)的民營(yíng)企業(yè)的檔案工作還處在無(wú)序、管理不規(guī)范、檔案材料不齊全等情況存在，這些都將給企業(yè)自身的發(fā)展留下隱患。
加強(qiáng)公司檔案工作勢(shì)在必行，這樣不僅是企業(yè)強(qiáng)化基礎(chǔ)管理、提高市場(chǎng)竟?fàn)幜�、維護(hù)自身權(quán)益的客觀要求，也是企業(yè)的一項(xiàng)法定義務(wù)。
企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案在企業(yè)各項(xiàng)工作中的重要作用，增強(qiáng)依法做好檔案工作的自覺(jué)性和責(zé)任感，從企業(yè)現(xiàn)實(shí)工作和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的客觀需要出發(fā)，把檔案作為生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的重要資源和必不可少的條件切實(shí)加強(qiáng)管理。
健全的檔案管理，有助于企業(yè)的管理和發(fā)展。
隨著企業(yè)的不斷發(fā)展與壯大，檔案資料會(huì)逐年增多，但如果不統(tǒng)一集中管理，將會(huì)給查找利用帶來(lái)不便，特別是現(xiàn)在一些檔案資料在由各部門(mén)自己保存檔案收集很不齊全，管理不當(dāng)，還經(jīng)常出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，查找起來(lái)也不方便特別是一些不常用的資料，放在某一個(gè)地方或是某一領(lǐng)導(dǎo)手中，很容易忘記或是丟失，再用就找不到。
所以說(shuō)企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理利大于弊，沒(méi)有高標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理，就沒(méi)有企業(yè)的現(xiàn)代化管理，更沒(méi)有企業(yè)的發(fā)展壯大。
檔案工作在企業(yè)中的作用是巨大的，是企業(yè)騰飛的助推器，我們說(shuō)恒劍路橋要做強(qiáng)、做大、做久，必須要大力加強(qiáng)檔案工作的科學(xué)管理，要高度引起公司領(lǐng)導(dǎo)和上下員工的重視，使其真正做到科學(xué)化和制度化管理。
結(jié)語(yǔ)：綜上，新形勢(shì)下，檔案作為企業(yè)的信息寶庫(kù)、文化財(cái)富和載體，在企業(yè)文化建設(shè)中將發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。
發(fā)揮企業(yè)檔案的應(yīng)有作用，就是加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)、外樹(shù)形象，提高企業(yè)整體素質(zhì)，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)、健康、和諧發(fā)展的有效途徑。
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