檔案利用效率的提升方式探索

　　如何提高檔案的利用效率呢，不知道的趕緊來看看小編給大家整理的這篇論文吧。

　　“雙軌”制文件在流轉(zhuǎn)過程中以兩種載體的形式并存，有保存價(jià)值的記錄成為檔案以紙質(zhì)和電子的形式移交檔案館。此外，檔案館在進(jìn)行檔案數(shù)字化處理，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、文字識別處理形成紙質(zhì)檔案的電子版，也是館藏檔案的重要組成部分。電子檔案既實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的備份又為檔案利用提供便捷的服務(wù)，提高了檔案的利用效率。

　　一、檔案管理的現(xiàn)代化、信息化是提高

　　檔案利用效率的重要保證檔案管理是理論性與技術(shù)性緊密結(jié)合的一項(xiàng)工作，面對信息技術(shù)的發(fā)展和電子文件的膨脹，現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案管理產(chǎn)生了深刻的影響。一方面，現(xiàn)代化的管理技術(shù)使檔案信息的獲得更加方便快捷，另一方面，管理對象的數(shù)字化、管理手段的現(xiàn)代化、管理模式的多樣化為檔案利用提供便捷、高效率的服務(wù)。

　　1.建設(shè)專題檔案數(shù)據(jù)庫和數(shù)字化檔案，是提高檔案利用效率的基礎(chǔ)。國家檔案局、中央檔案館關(guān)于《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中明確指出要積極推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)對珍貴、重要檔案的保護(hù)，提高檔案利用的效率和水平。大力開展館藏檔案的數(shù)字化，建設(shè)數(shù)字化檔案館，提供數(shù)字化檔案服務(wù)是今后檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

　　2.檔案網(wǎng)絡(luò)是提高檔案利用效率的重要手段。網(wǎng)絡(luò)資源使檔案館的工作發(fā)生了翻天覆地變化。局域網(wǎng)、遠(yuǎn)程網(wǎng)、公眾信息網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，已經(jīng)成為各級檔案部門向用戶提供檔案的重要渠道。通過自主開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，借助局域網(wǎng)、遠(yuǎn)程網(wǎng)利用者了解了檔案館的基本工作制度、檔案利用制度、館內(nèi)新聞、檔案館現(xiàn)狀以及檔案工作人員發(fā)布的聲音資料、影像資料、最新檔案編研成果、最新展出的特色檔案等。通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)交流平臺使檔案利用信息需求和反饋信息即時(shí)在交流平臺上實(shí)現(xiàn)，如對檔案服務(wù)利用的需求、檔案提供利用的方式方法的評價(jià)、對檔案工作人員服務(wù)態(tài)度的評價(jià)、檔案利用工作中存在的問題和不合理之處、檔案歸檔過程中的技術(shù)問題及檔案工作人員對用戶借用檔案的超期提醒和催還等，從而使檔案編研的方向和歸檔范圍根據(jù)利用反饋的信息及時(shí)得到調(diào)整，工作中的疏漏可以隨時(shí)糾正，檔案庫房盤點(diǎn)工作隨時(shí)進(jìn)行，不至于積壓到年底。

　　二、高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍是提高檔案利用效率的需要

　　1.檔案館主管領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)能力和領(lǐng)導(dǎo)能力至關(guān)重要。

    網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案管理信息化對檔案管理和檔案利用提出了新的要求，檔案館主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理事業(yè)的長期發(fā)展應(yīng)具有預(yù)見性，前瞻性。

　　(1)主管領(lǐng)導(dǎo)的專業(yè)技術(shù)能力。主管領(lǐng)導(dǎo)是檔案管理的領(lǐng)軍人物，不但要具備寬廣的專業(yè)知識背景，還應(yīng)深入基層，熟悉、鉆研檔案業(yè)務(wù)、善于接受新生事物、新的思想觀念，發(fā)現(xiàn)檔案管理過程和利用過程中存在的問題，并根據(jù)工作需要提出解決問題的策略。

　　(2)主管領(lǐng)導(dǎo)決策利用人才、培養(yǎng)人才的能力。檔案管理既需要檔案意識強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力高、計(jì)算機(jī)操作熟練的檔案管理從業(yè)人員，又需要信息技術(shù)技能強(qiáng)，綜合素質(zhì)高的IT人員，這就要求領(lǐng)導(dǎo)在深入檔案管理過程中，在選人、用人與培養(yǎng)人才方面要綜合考慮，建立科學(xué)的人才評價(jià)機(jī)制，注重實(shí)踐背景，選擇能力強(qiáng)、懂管理、懂技術(shù)、懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。

　　(3)主管領(lǐng)導(dǎo)的組織公關(guān)能力。檔案事業(yè)的發(fā)展依賴于方方面面，要搞好檔案工作，需要社會各界的參與、支持和配合。檔案管理資金、數(shù)字化專項(xiàng)資金籌措需要主管領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策做好各方面協(xié)調(diào)工作;購進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)備需要主管領(lǐng)導(dǎo)的積極參與和決策。主管領(lǐng)導(dǎo)要真正“融入”到檔案事業(yè)長期發(fā)展的規(guī)劃和決策中，不僅要把握檔案事業(yè)發(fā)展的方向而且又要有開拓創(chuàng)新，以較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)能力、以較高的綜合素質(zhì)影響全館人員，提升檔案管理的水平，為檔案利用創(chuàng)造良好的平臺，促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

　　2.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)是提高檔案利用效率的有力支持。

　　(1)精深的檔案專業(yè)技術(shù)知識。檔案特有的形成規(guī)律決定檔案工作具有與其他管理性工作不同的一套科學(xué)的理論原則與技術(shù)方法，檔案人員必須具備檔案專業(yè)知識，掌握檔案工作的理論原則和技術(shù)方法，具備較高的專業(yè)素質(zhì)。檔案主管領(lǐng)導(dǎo)具備寬廣的檔案專業(yè)知識背景，是為檔案管理的宏觀決策服務(wù)，而檔案從業(yè)人員是日常檔案工作的主力軍，工作中要做到做真、做細(xì)、做實(shí)，因此檔案從業(yè)人員要具備較為廣博的檔案學(xué)基本理論知識即檔案整理分類知識、檔案編研知識、檔案鑒定和檢索知識、檔案文獻(xiàn)編纂知識以及情報(bào)學(xué)知識、目錄學(xué)知識等，還應(yīng)系統(tǒng)掌握檔案法規(guī)知識、信息化管理知識、檔案保護(hù)知識等，并運(yùn)用這些知識指導(dǎo)實(shí)際工作。

　　(2)團(tuán)結(jié)協(xié)作的能力。檔案工作是扎實(shí)、有序、規(guī)范的檔案業(yè)務(wù)管理和提供有效檔案利用的綜合性工作。如果各科室各自為政、業(yè)務(wù)不銜接、信息資源不共享，檔案業(yè)務(wù)工作則無法開展，檔案從業(yè)人員之間要充分溝通、相互協(xié)作、相互支持、相互信任，處理好業(yè)務(wù)部門和技術(shù)部門之間的關(guān)系;要協(xié)調(diào)好內(nèi)部人員與各利用單位人員之間、上下左右之間的關(guān)系，只有處理好各種關(guān)系，才能為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境。

　　保存檔案的根本宗旨在于檔案的利用,我們在做好檔案編研、數(shù)字化工作的同時(shí),既做到主動提供檔案信息服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，提高檔案的利用效率,還要及時(shí)對利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究,找出工作中的不足,以科學(xué)的態(tài)度,把檔案工作做好,使之發(fā)揮出更大的作用。

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