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淺談如何做好檔案利用工作
在平平淡淡的日常中，大家對(duì)工作都再熟悉不過(guò)了吧。以下是小編收集整理的淺談如何做好檔案利用工作，僅供參考，歡迎大家閱讀。
淺談如何做好檔案利用工作 篇1
一、檔案利用工作的含義
檔案部門向用戶直接提供檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。檔案利用工作包括了解和熟悉館藏檔案信息的內(nèi)容，分析和預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)檔案信息的需求和發(fā)展規(guī)律;積極開展檔案咨詢服務(wù)，向檔案用戶提供所需的檔案內(nèi)容。因此檔案部門要進(jìn)一步認(rèn)清自身的職責(zé)，積極主動(dòng)地開發(fā)和提供檔案信息，為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。
二、檔案利用工作的指導(dǎo)思想
檔案利用工作的指導(dǎo)思想是全面、及時(shí)、準(zhǔn)確，有效地為檔案用戶服務(wù)。
(一)全面為檔案用戶服務(wù)
檔案館是對(duì)那些具有正當(dāng)利用目的的用戶，應(yīng)通過(guò)各種服務(wù)方法滿足其需求，主動(dòng)向他們提供有關(guān)的檔案信息，向他們推薦、介紹與其利用需要相關(guān)的檔案，讓檔案用戶的利用需求得以全面實(shí)現(xiàn)。
(二)及時(shí)為檔案用戶服務(wù)
許多檔案用戶來(lái)館室查找檔案，是為了解決現(xiàn)實(shí)生活中的根本問(wèn)題。因此，檔案館室必須建立科學(xué)的檢索體系，同時(shí)檔案人員也應(yīng)當(dāng)熟悉檔案的內(nèi)容，這樣才能及時(shí)地滿足檔案用戶的需要。
(三)準(zhǔn)確地為檔案用戶服務(wù)
檔案館要準(zhǔn)確地分析和把握檔案用戶的利用需求，對(duì)于那些由于缺乏經(jīng)驗(yàn)，不能準(zhǔn)確表達(dá)其利用需求的用戶，檔案服務(wù)人員應(yīng)依據(jù)用戶的目的，幫助他們篩選有用的檔案信息，準(zhǔn)確地為檔案用戶提供所需的檔案與資料。
(四)有效地為檔案用戶服務(wù)
檔案館要積極主動(dòng)地為用戶查找檔案與資料，努力提高檔案利用效果，大力開發(fā)檔案信息資源，建立完善檢索系統(tǒng)，編輯各種檔案資料，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)為社會(huì)提供檔案信息的能力，有效地為利用者服務(wù)。
三、檔案利用工作的意義和要求
任何一項(xiàng)事業(yè)能夠生存和發(fā)展的根本原因是社會(huì)的需要，黨和國(guó)家之所重視檔案工作，是因?yàn)闄n案工作對(duì)各項(xiàng)事業(yè)有用。因此，便于黨和國(guó)家各個(gè)部門、各項(xiàng)工作對(duì)檔案的利用，是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸屬，而整個(gè)檔案工作中，利用環(huán)節(jié)便是這一根本目的體現(xiàn)。檔案利用工作對(duì)整個(gè)檔案工作的發(fā)展有決定影響，檔案利用工作是最實(shí)際、最富有說(shuō)服力的宣傳，通過(guò)檔案實(shí)際發(fā)揮的作用，人們就能深刻認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值和檔案工作的重要性，從而擴(kuò)大檔案工作在社會(huì)上的影響贏得各方面的支持。
檔案利用工作不是單憑主觀意愿所能做好的、必須遵循客觀規(guī)律，妥善處理一系列問(wèn)題，其基本要求是：
(一)明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度
檔案工作是條件性、服務(wù)性的工作，二者都集中表現(xiàn)在利用工作上，要想真正做好，首先取決于服務(wù)方向的正確。而正確的服務(wù)方向又是與黨和國(guó)家的工作重點(diǎn)、奮斗目標(biāo)一致的。十六屆六中全會(huì)后，黨和國(guó)家工作重點(diǎn)是以人為本，構(gòu)建和諧社會(huì)。隨即檔案服務(wù)工作重點(diǎn)也放到了開放、利用、科學(xué)研究、技術(shù)進(jìn)步、特色建檔、家庭建檔等方面。因此檔案工作須在明確服務(wù)方向的同時(shí)，還必須有堅(jiān)定的服務(wù)思想和良好的服務(wù)態(tài)度;檔案工作者也必須具有高度的政治責(zé)任感和甘于默之無(wú)聞，不圖各利、全心全意為人民服務(wù)的精神，才能積極主動(dòng)地做好檔案利用工作。
(二)熟悉檔案，了解需要
檔案利用工作是解決檔案供需矛盾的，因而，檔案人員只有在熟悉所保存檔案的內(nèi)容，即做到知已知彼，才能有效地做好利用工作，所以檔案人員還應(yīng)注意以下兩點(diǎn)：
1、熟悉重點(diǎn)：先熟悉經(jīng)常查用的檔案，后熟悉不常用的檔案，先熟悉形成時(shí)間近的檔案，后熟悉形成時(shí)間遠(yuǎn)的檔案。先熟悉形成檔案單位的歷史和檔案的保管，收存情況，后熟悉檔案的具體內(nèi)容。
2、結(jié)合收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、熟悉檔案的內(nèi)容及存放地點(diǎn)。
社會(huì)上的各行各業(yè)存著職能上的差異，對(duì)檔案的需要也是多方面的，同一行業(yè)在不同的時(shí)期，面臨不同的`任務(wù)，又會(huì)提出不同的需求。所以要了解客觀需要，就必須努力學(xué)習(xí)，熟悉黨和國(guó)家的路線、方針、政策、了解改革開放和構(gòu)建和諧社會(huì)的發(fā)展需要;了解本系統(tǒng)、本單位的生產(chǎn)、生活、工作的計(jì)劃和任務(wù)，只有了解這些才能有針對(duì)性地做好檔案利用工作。
(三)正確處理利用和保密的關(guān)系
從根本上說(shuō)，檔案利用和保密是一致的，保密只是相對(duì)地把檔案的使用限制在一定的范圍，而且這種限制也是隨著形勢(shì)的發(fā)展和時(shí)間、地點(diǎn)、條件的變化而不斷變化的;保密的最終目的還是為了更好地發(fā)揮檔案在社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)中的作用。但在實(shí)際工作中，如果對(duì)什么檔案要保密，什么檔案不保密，保密范圍寬窄，期限長(zhǎng)短等問(wèn)題處理不當(dāng)，就會(huì)導(dǎo)致利用與保密之間矛盾發(fā)生。保密過(guò)嚴(yán)，無(wú)疑會(huì)造成檔案信息資源的浪費(fèi)，有密不保，又極容易危害國(guó)家利益。因此要正確處理二者的關(guān)系，就必須在維護(hù)黨和國(guó)家利益的前提下，根據(jù)黨的方針政策，根據(jù)國(guó)內(nèi)外形勢(shì)，把二者有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，加以綜合分析，凡是能促進(jìn)安定團(tuán)結(jié)和社會(huì)發(fā)展的檔案信息，應(yīng)積極地大膽地提供利用，凡是在一定范圍內(nèi)限制利用才有利于黨和國(guó)家利益的，則應(yīng)嚴(yán)格地、合理地堅(jiān)持保密。
(四)正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系
檔案利用工作雖然在整個(gè)檔案工作中居于主導(dǎo)地位，但必須依賴于基礎(chǔ)工作，撇開基礎(chǔ)工作便不能生存和發(fā)展。如果基礎(chǔ)工作開展得不好，利用工作就會(huì)成為無(wú)源之水、無(wú)本之木，陷于衰竭的境地。同樣，如果不根據(jù)客觀需要，積極主動(dòng)地開展利用，只是關(guān)門埋頭于內(nèi)部基礎(chǔ)工作，那么基礎(chǔ)工作就會(huì)失去存在的意義。所以，要以加強(qiáng)基礎(chǔ)工作來(lái)保證、推動(dòng)利用工作的發(fā)展，以搞好利用工作來(lái)檢驗(yàn)、促進(jìn)基礎(chǔ)工作的完善。
(五)注重被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)并舉
被動(dòng)服務(wù)是利用者來(lái)檔案館提出利用檔案的要求，檔案人員盡量去滿足這種需求，包括接待閱覽，外借檔案和檔案證明等。而主動(dòng)服務(wù)是通過(guò)各種形式主動(dòng)向外宣傳報(bào)道館藏檔案內(nèi)容，主動(dòng)了解用戶需要，主動(dòng)送檔案到各部門為他們服務(wù)。利用者來(lái)查找檔案，只要能找出來(lái)，就可以發(fā)揮利用。這是檔案館提高利用的重要方式，如果能做好接待工作，主動(dòng)幫助查找，就能在被動(dòng)服務(wù)中爭(zhēng)取主動(dòng)。
(六)注意掌握檔案的利用效果
檔案的利用效果，是指檔案用戶在利用檔案館提供的檔案信息后，所獲得的結(jié)果，檔案館應(yīng)當(dāng)把利用效果的收集、整理、分析和研究作為一項(xiàng)基本工作來(lái)抓。了解和掌握檔案用戶利用檔案后取得的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，了解和掌握檔案用戶利用后有沒有產(chǎn)生積極效果。只有這樣，才能全方位地把握各類檔案與資料的利用價(jià)值，從而為改善館藏結(jié)構(gòu)和各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的建設(shè)，提供可靠的科學(xué)依據(jù)。
隨著時(shí)間的推移，檔案利用工作日益重要和明顯，大批檔案在社會(huì)中已經(jīng)發(fā)揮和將發(fā)揮不可替代的作用。因此檔案工作人員要做好檔案利用工作，為構(gòu)建和諧的社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)。這是對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想。
淺談如何做好檔案利用工作 篇2
一、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)宣傳，是做好檔案提供利用工作的前提
�。ㄒ唬⿵�(qiáng)化社會(huì)檔案意識(shí)。檔案工作涉及社會(huì)的各個(gè)方面，聯(lián)系千家萬(wàn)戶。因此，就需要我們通過(guò)多種形式，宣傳檔案工作的重要性，宣傳以《檔案法》為主的檔案法律法規(guī)，使廣大干部群眾理解、關(guān)心、重視和支持檔案工作，在工作中自覺養(yǎng)成遵照檔案法律法規(guī)要求收集、整理、保管和使用檔案的良好習(xí)慣。
�。ǘ┨岣邫n案管理人員的認(rèn)識(shí)。檔案人員首先要牢固樹立從事檔案工作的光榮感、自豪感，進(jìn)一步增強(qiáng)做好這項(xiàng)工作的使命感和責(zé)任感。只有熱愛檔案工作，獻(xiàn)身檔案事業(yè)，端正服務(wù)態(tài)度，完善服務(wù)措施，才能變被動(dòng)為主動(dòng)，把工作做好，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。
�。ㄈ┺D(zhuǎn)變利用者對(duì)檔案利用工作的看法。由于過(guò)去檔案采取封閉或半封閉式的管理方式，使一部分人對(duì)檔案廣泛的社會(huì)性和豐富的內(nèi)容不甚了解，甚至認(rèn)為檔案是“保密禁地”，不敢或不愿涉足，這些誤解在一定程度上影響了檔案的利用效率。隨著《檔案法》等法律法規(guī)的頒布實(shí)施和人們對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)的提高，查閱檔案的人員越來(lái)越多，檔案工作已越來(lái)越成為整個(gè)社會(huì)事業(yè)中不可缺少的一部分，檔案作用的重要性是難以替代的，已逐漸成為人們的共識(shí)。
二、固本強(qiáng)基，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，是做好檔案提供利用工作的關(guān)鍵
�。ㄒ唬┘訌�(qiáng)檔案收集整理工作，力爭(zhēng)檔案的門類、載體齊全完整。只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質(zhì)量的檔案，才能在提供利用上掌握主動(dòng)權(quán)。反之，檔案的利用工作便失去了物質(zhì)保障。為保證檔案的齊全完整，就需要加強(qiáng)檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全。同時(shí)把好接收關(guān)，特別注意接收一些有科研價(jià)值的專業(yè)檔案。
�。ǘ┘哟髮�(duì)檔案的審查、編排力度。隨著檔案現(xiàn)代化管理力度的不斷加強(qiáng)，需要我們對(duì)接收的各類檔案進(jìn)行重新編排。由于許多接收的檔案或多或少地存在案卷號(hào)混亂、與卷號(hào)不相符，或者頁(yè)碼不齊全、裝訂不齊全、卷內(nèi)文件目錄未編寫等問(wèn)題，因此，在接收時(shí)應(yīng)嚴(yán)格審查，加大編排力度，及時(shí)解決存在的各種問(wèn)題。
�。ㄈ┩晟茩n案檢索工具。能否及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案，為利用者服務(wù)，在很大程度上取決于有無(wú)完備的檢索工具。針對(duì)這一情況，我們?cè)谠械陌妇砟夸�、全引目錄的基礎(chǔ)上編制了文號(hào)索引、專題目錄、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等檢索工具，既為查檔者提供了快捷的服務(wù)，又進(jìn)一步提高了檔案利用的工作效率。
三、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，健全制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是做好檔案利用工作的根本途徑
（一）加強(qiáng)對(duì)檔案人員的`學(xué)習(xí)培訓(xùn)。隨著檔案業(yè)務(wù)范圍的不斷拓寬和現(xiàn)代化管理設(shè)備的逐步使用，對(duì)檔案管理工作的主體檔案人員提出了新的更高的要求。只有充分利用各種形式，抓好檔案干部職工的政治、業(yè)務(wù)和科學(xué)技術(shù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提高“兩個(gè)素質(zhì)”和管理水平，才能充分發(fā)揮檔案的作用，提供及時(shí)、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。
�。ǘ┙⒔∪珯n案工作各項(xiàng)規(guī)章制度�！稒n案法》第十條明確規(guī)定：“各級(jí)各類檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其它組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；配備必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化”。為了更好地落實(shí)《檔案法》，搞好檔案的提供利用工作，各級(jí)都建立了一套行之有效的制度。諸如《檔案資料收集辦法》、《檔案接收制度》、《檔案利用制度》和《檔案工作人員崗位責(zé)任制》等，這些制度規(guī)范了檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)上的程序和標(biāo)準(zhǔn)，明確了檔案人員工作范圍和職責(zé)，確保檔案利用工作建立在堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)之上。
�。ㄈ┲鸩綄�(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。目前，機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化已廣泛?jiǎn)?dòng)，檔案管理現(xiàn)代化也是必然趨勢(shì)，這對(duì)檔案的提供利用工作具有重要的意義。檔案管理向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，將是一場(chǎng)歷史性的變革，我們只有從現(xiàn)在起就抓緊工作，創(chuàng)造條件，才能盡快完成這個(gè)轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)這個(gè)變革。
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