無紙化檔案管理的思考

　　摘 要：隨著計算機(jī)的廣泛應(yīng)用和普及，無紙化辦公和電子檔案管理以它節(jié)能降耗、操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、多表現(xiàn)形式、復(fù)制不易丟失和信息資源共享等優(yōu)點將越來越多的被機(jī)關(guān)、單位、個人所應(yīng)用 。盡管現(xiàn)在還不能完全實現(xiàn)無紙化辦公和無紙化檔案管理，但是隨著社會的進(jìn)步和信息化時代的發(fā)展，紙質(zhì)辦公和無紙化辦公的比例將會越來越小 。

　　關(guān)鍵詞：無紙化 電子化 檔案管理

　　無紙化檔案管理，是指利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)進(jìn)行檔案整理和管理。主要傳媒工具是計算機(jī)等現(xiàn)代化辦公工具，可以實現(xiàn)不用紙張和筆進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)以及事務(wù)處理。有些單位和團(tuán)體從二十世紀(jì)末就計劃并開始實施無紙化辦公。無紙辦公，即不用紙張而辦公。在無紙化辦公環(huán)境中，計算機(jī)、應(yīng)用軟件、通信網(wǎng)絡(luò)是三個最基本無紙化辦公本的要素。盡管未來幾十年之內(nèi)還不能全部變成無紙化辦公，但隨著更多的信息都是以數(shù)字或電子的形式儲存和發(fā)送，所以未來將會使我們越來越走向無紙化辦公，無紙化的檔案管理也相應(yīng)提高和普及。

　　一、電子檔案的優(yōu)點

　　有些事物它之所以存在就是在等待被更新或代替。在辦公自動化和現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)普及的今天，無紙化辦公將逐漸取代和覆蓋有紙化辦公，這是社會進(jìn)步必然的趨勢。電子檔案可以彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的很多方面的缺點，易學(xué)易用、具有一般計算機(jī)水平的工作人員便可以利用電子設(shè)備輕松進(jìn)行檔案的收集、整理、 統(tǒng)計 、歸類、 編號和存檔 。這一切只要一個小小的移動硬盤就可以完成。它的優(yōu)點是：節(jié)能降耗、一張紙呈現(xiàn)的不單是物質(zhì)能源上的消耗，在其背后還有為這一張紙而進(jìn)行的瑣細(xì)工作，為此付出的寶貴時間。無紙化辦公在技術(shù)允許的情況下，可以簡化工作環(huán)節(jié)，節(jié)省辦公成本，提高辦公效率。 全球因為辦公而消耗掉的紙張是一個龐大的數(shù)字，在紙張背后的能源消耗，更是一個追尋可持續(xù)發(fā)展所必須關(guān)注的問題。 據(jù)市場分析家報告指出、紙張的用量， 每年增長率是6%―7%，真是難以置信。所以電子檔案不僅節(jié)能環(huán)保而且傳送速度快 、優(yōu)化管理流程，甚至連個人或領(lǐng)導(dǎo)的簽名都可以在網(wǎng)上完成。電子檔案材料收集方便、全面、而且具備原始的聲音和動畫，根據(jù)需要可第一時間發(fā)送， 體積小、 基本無重量 、對存放的條件要求適中。

　　二、資源共享

　　隨著無紙化辦公在檔案建設(shè)管理中的應(yīng)用和普及對有些檔案資源的電子檔案整合后在網(wǎng)絡(luò)情況下實現(xiàn)檔案內(nèi)部資源共享。一是建立檔案內(nèi)部的局域網(wǎng)。在全國范圍內(nèi) 、建立和逐步完善系統(tǒng)內(nèi)檔案局域網(wǎng)，實現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建全國檔案信息平臺。二是 打破單一格局橫向發(fā)展實現(xiàn)信息資源共享。打破檔案、 圖書 、情報等有關(guān)信息部門各自為陣的局面，把各企事業(yè)單位系統(tǒng)信息加以整合，實現(xiàn)檔案、 情報、 圖書等一體化系統(tǒng)管理，建立一個完整的檔案信息系統(tǒng)。三是建立信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中心。隨著檔案內(nèi)部信息網(wǎng)的建立和完善，檔案部門應(yīng)充分利用各部門內(nèi)部的網(wǎng)站和自己制作的網(wǎng)頁積極收發(fā)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，以便服務(wù)廣大用戶，達(dá)到資源共享的目的。四是建立自動化網(wǎng)絡(luò)信息接收系統(tǒng)，實行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的電子軟件，以便及時自動接收和發(fā)送最新的相關(guān)信息。

　　三、完善管理制度

　　當(dāng)然，無紙化檔案管理不是完美的，它也有一定缺陷。比如說，容易被修改、對溫度也有一定的要求，還有木馬病毒的侵入等，所以建立嚴(yán)格的管理制度是非常重要的。

　　1.為了加強(qiáng)系統(tǒng)單位電子文件歸檔管理，保管電子文件和電子檔案的安全保管和有效開發(fā)利用，更好的為系統(tǒng)單位發(fā)展和實施資源共享服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)單位的實際，特制定如下規(guī)定。

　　2.建立健全電子文件的管理體制和工作職責(zé)

　　2.1 電子文件是本系統(tǒng)單位開設(shè)的一種獨立的檔案門類和載體，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管。電子文件從形式到歸檔由本單位檔案部門負(fù)責(zé)。

　　2.2電子文件應(yīng)按制度嚴(yán)格要求，妥善保管，確保文件不丟失、不損毀、不失真，從而保證電子文件的完整、真實和有效的利用。

　　2.3電子文件一定要實行集中統(tǒng)一管理。檔案室要配備與業(yè)務(wù)部門相兼容的計算機(jī)軟件和系統(tǒng)，使歸檔的電子文件能有效的識別和自動收發(fā)。

　　3.電子檔案歸檔方式

　　3.1檔案部門根據(jù)要求，在應(yīng)歸檔的電子文件產(chǎn)生時打上相應(yīng)的標(biāo)記，把經(jīng)辦過程中的情況記錄在相應(yīng)的文件中;辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)處理歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件進(jìn)行分類組盤。填寫必要的著錄項目，編制機(jī)讀記錄和要存放載體的編號。

　　3.2歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具，其基本著錄項目為：序號、提名、責(zé)任者、文號、每份文件機(jī)讀時間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容，歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國家檔案管理著錄規(guī)則的基本要求。

　　4.電子文件的移交與保管

　　4.1電子文件在每年定期將上年度應(yīng)歸檔的電子文件向檔案部門歸檔，移交時要做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、安全利用、編目規(guī)范、賬目一致、手續(xù)清楚、移交清單根據(jù)需要一式多份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。

　　4.2單位檔案室負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)，以及歸檔檢查驗收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用。做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機(jī)測試無病毒和準(zhǔn)確率。

　　4.3入庫的電子檔案，每年要機(jī)讀和定期殺毒，發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救。

　　4.4保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備，室氣溫要適度，不能太低也不能過高。

　　5.電子文件的提供和利用

　　5.1對于封存歸檔的電子檔案不外借，利用時使用復(fù)制體，互聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。

　　5.2銷毀電子檔案，需本單位檔案鑒定小組、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，編制銷毀清冊，鑒毀人、銷毀人簽名和單位印章。

　　無紙化的檔案管理是高科技電子信息時代的必然趨勢，也是自動化辦公的自然潮流，更是時代進(jìn)步的體現(xiàn)，雖然現(xiàn)在還不能完全實現(xiàn)無紙化，但它以節(jié)能環(huán)保、方便快捷、省時省力、提高效率、功能全面等諸多的絕對優(yōu)勢被各個行業(yè)和個人所廣泛應(yīng)用。

　　參考文獻(xiàn)：

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　　[2]張永利、文獻(xiàn)信息工作的標(biāo)準(zhǔn)化和資源共享{J}、圖書館學(xué)研究，1999(4)。

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