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無紙化辦公條件下檔案管理的實(shí)踐與探索
導(dǎo)讀：美國未來學(xué)家托夫勒在《在第三次浪潮》里預(yù)言：“后工業(yè)社會(huì)將必然進(jìn)入無紙化辦公的時(shí)代”�，F(xiàn)有的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作的管理體制及其收集、整理、鑒定、保管和提供利用等工作模式，已經(jīng)很難適應(yīng)新技術(shù)下檔案管理工作的新要求。在工作程序、工作方法、管理制度上都是對(duì)傳統(tǒng)檔案工作的挑戰(zhàn)，隨然現(xiàn)在顯現(xiàn)的還不是很明顯，但隨著辦公現(xiàn)代化程度逐漸深入，由此產(chǎn)生的矛盾和工作瓶頸會(huì)逐步加劇。
關(guān)鍵詞：無紙化辦公，檔案管理，方法
進(jìn)入20世紀(jì)以后，隨著以電子計(jì)算機(jī)為核心的數(shù)字化辦公技術(shù)的普及和運(yùn)用，電子文檔及部分音像制品進(jìn)入了檔案領(lǐng)域，盡管沒有能夠動(dòng)搖傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的地位。但是，我們可以看到，數(shù)字化檔案已經(jīng)越來越多地代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，辦公逐步實(shí)現(xiàn)了無紙化。美國未來學(xué)家托夫勒在《在第三次浪潮》里預(yù)言：“后工業(yè)社會(huì)將必然進(jìn)入無紙化辦公的時(shí)代”。這是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在辦公領(lǐng)域的一次革命，帶來了人們觀念、制度、乃至生活和工作方式上的巨大變化，無紙化辦公已然成為現(xiàn)代化辦公的一種標(biāo)志。現(xiàn)有的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作的管理體制及其收集、整理、鑒定、保管和提供利用等工作模式，已經(jīng)很難適應(yīng)新技術(shù)下檔案管理工作的新要求。本文結(jié)合齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院無紙化辦公與檔案管理工作實(shí)際情況探討如何在無紙化辦公條件下開展檔案管理工作。
一、實(shí)現(xiàn)無紙化檔案管理的好處
(一)無紙化辦公與檔案管理實(shí)現(xiàn)無縫連接，能夠減少檔案管理工作成本，提高檔案管理工作效率。
(二)檔案資料的收集、整理等工作變得非常方便，使得檔案資料實(shí)現(xiàn)高密度永久保存。
(三)檔案資料的目錄和索引生成快捷，在查詢和利用方面也是傳統(tǒng)檔案管理所不能比擬的。論文發(fā)表。
(四)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料更加安全的加密保護(hù)。
(五)可以實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的快速統(tǒng)計(jì)和分析。
二、齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀分析及實(shí)現(xiàn)無紙化條件下檔案管理的途徑
(一)檔案管理現(xiàn)狀分析
今天數(shù)字技術(shù)的高度發(fā)展，電腦日趨普及，互聯(lián)網(wǎng)全面開通，人們?cè)谥饾u習(xí)慣電腦上辦公，政府機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)單位都已逐步建立起自己的電子政務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公系統(tǒng)和門戶網(wǎng)站，數(shù)字化電子文件在現(xiàn)代化辦公中大量出現(xiàn)，辦公越來越多的實(shí)現(xiàn)了無紙化，人們可以在互聯(lián)網(wǎng)上非常便捷地查詢和閱讀所需要的文件檔案�，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)開創(chuàng)了電子文件生成和閱讀的多元化以及文檔合一的全新管理方式，為適應(yīng)這一發(fā)展方向，齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院在2008年下發(fā)了《關(guān)于實(shí)行無紙化辦公的通知》，文件要求根據(jù)學(xué)院辦公特點(diǎn)，推進(jìn)辦公現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化水平，提高工作效率，節(jié)約辦公成本，決定從2008年3月1日起所有部門的各類文件材料，通過辦公平臺(tái)發(fā)布，實(shí)行無紙化辦公，根據(jù)工作實(shí)際情況盡量采用電子存檔、網(wǎng)上傳送、網(wǎng)上交換等形式，一般不得再印制紙質(zhì)文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)。在此種情況之下，勢(shì)必會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生很大的影響，各部門產(chǎn)生的檔案的形式會(huì)變的更加復(fù)雜。在工作程序、工作方法、管理制度上都是對(duì)傳統(tǒng)檔案工作的挑戰(zhàn)，隨然現(xiàn)在顯現(xiàn)的還不是很明顯，但隨著辦公現(xiàn)代化程度逐漸深入，由此產(chǎn)生的矛盾和工作瓶頸會(huì)逐步加劇。論文發(fā)表。
傳統(tǒng)的檔案管理方式難以適應(yīng)現(xiàn)代化辦公方式，做到檔案收集、檔案管理、檔案利用等方面能夠適應(yīng)新形式，那么只是探索一套新的檔案管理模式，如管理制度、工作程序、工作方法、利用手段等，為齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院教育教學(xué)工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。論文發(fā)表。
(二)實(shí)現(xiàn)途徑
1.必須擁有一支適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的檔案管理人才隊(duì)伍。我們傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)載體為主的檔案管理工作，按照檔案管理相關(guān)工作制度和工作方法開展工作，通過多年的工作已經(jīng)建立了一套完善的檔案管理制度，積累了豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。而在現(xiàn)代化辦公條件和方法下，檔案管理工作也已逐步向著現(xiàn)代化和數(shù)字化方向發(fā)展，面對(duì)檔案管理工作中產(chǎn)生的新問題，那么能夠擁有一支適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的檔案管理隊(duì)伍是更好地完成檔案管理工作的關(guān)鍵。因此，當(dāng)前檔案管理工作需要培養(yǎng)一批年輕化、專業(yè)化隊(duì)伍。一是要做好專門人才的引進(jìn)、吸納;二是對(duì)原有檔案管理人員進(jìn)行定期專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)掌握新知識(shí)，盡快適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作;三是合理的組織形式。
2.修訂完善檔案管理制度是保證檔案管理工作有序開展的基礎(chǔ)�，F(xiàn)在齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院檔案管理各項(xiàng)制度共十四個(gè)，主要包括《檔案管理制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱管理制度》、《檔案室工作制度》等，這些工作制度都是建立在紙質(zhì)載體為主的形式之下，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作。需要我們根據(jù)檔案管理工作現(xiàn)狀，充分進(jìn)行調(diào)研和分析，建立和完善一套適合檔案管理工作現(xiàn)狀制度體系，保證在學(xué)院推進(jìn)無紙化辦公條件下檔案管理工作順利開展。主要面向電子文檔、聲像、圖片等數(shù)字信息，要從形成、收集、鑒定、管理、利用等環(huán)節(jié)入手，依據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和已成熟的經(jīng)驗(yàn)，自上而下逐步展開。規(guī)范制度不能自搞一套，要建立科學(xué)化、規(guī)范化和兼容性強(qiáng)的工作制度來指導(dǎo)檔案管理工作實(shí)際。
3.檔案載體的變化給檔案工作方法和程序帶來了新問題。自從紙張的誕生檔案載體就從原始的石頭、行簡、青銅等逐步轉(zhuǎn)向?yàn)榧堎|(zhì)載體，并形成了現(xiàn)在的關(guān)于紙質(zhì)檔案的一套完整的管理體制與工作程序。過去我們一直著重檔案的實(shí)體性，因其作為歷史的見證，它具有原始性、唯一性,可以說“原件”就是傳統(tǒng)檔案的靈魂。但隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，無紙化辦公以高工作效率、低成本逐步推廣開來，以至于在日常工作中大量的產(chǎn)生電子文檔等以磁盤和光盤等介質(zhì)保存的文件，這些以虛擬形式存在的文件，在編輯、修改、傳遞、復(fù)制等方面相當(dāng)方便和快捷。
四、具體工作方法
一、以人為本，注重人才引進(jìn)和培養(yǎng)。并將電子文檔的收集、分類、整理、歸檔、保管、利用納入文字處理人員崗位職責(zé)之中。按照電子文件處理的要求保證歸檔電子文件的真實(shí)性。
二、檔案管理應(yīng)是實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理。紙質(zhì)檔案具有直觀性和法律效力的原始憑據(jù)。而電子檔案具有不確定性，但其形成、傳遞和數(shù)據(jù)共享相對(duì)于紙質(zhì)檔案更加便捷，能夠大大提高我們的工作效率。作為現(xiàn)代化辦公發(fā)展的方向，我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，同時(shí)要更好的開發(fā)電子檔案的價(jià)值。
三、電子檔案的形成應(yīng)有一套規(guī)范的制度和程序。在電子檔案形成時(shí)就應(yīng)確定其是否在歸檔范圍，在歸檔時(shí)將電子檔案制成光盤或其它數(shù)字承載形式，上交檔案室進(jìn)行歸檔，上交時(shí)要上交二份，一份進(jìn)行永久保存，一份備查利用。
四、檔案室在接收時(shí)要認(rèn)真檢查。檢查電子檔案的完整性、有效性和原始性，保證接收電子檔案是否有信息破損或是被非正常改動(dòng)。
五、電子檔案保管應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。配備電子檔案保管設(shè)施和設(shè)備，達(dá)到防寫處理，豎立存放，避免擠壓，遠(yuǎn)離磁場(chǎng)和強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離，環(huán)境溫度和相對(duì)濕度達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案的安全與完整。
參考文獻(xiàn)：
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[4]張海洋 從檔案管理角度看“無紙化辦公”[J]《中國檔案報(bào)》 2006年第3版
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