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檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)與利用中存在的問題及對策
20世紀(jì)90年代以來,檔案網(wǎng)站伴隨著檔案信息化工作的推進而產(chǎn)生并發(fā)展著。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案館向用戶提供檔案信息服務(wù)的重要途徑。隨著各地綜合檔案館網(wǎng)站的陸續(xù)開通,檔案信息化工作的不斷推進,檔案網(wǎng)站已逐漸成為檔案界乃至社會各界關(guān)注的焦點。下面小編為大家獻上關(guān)于檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)與利用中存在的問題及對策的論文，歡迎大家借鑒!
摘要：檔案網(wǎng)站信息資源已成為社會公眾查閱檔案信息的首選渠道。我國檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中仍然存在信息資源匱乏、網(wǎng)站各自為政、信息資源利用水平低等許多問題;檔案網(wǎng)站應(yīng)該以紙質(zhì)資源數(shù)字化為基礎(chǔ)，豐富網(wǎng)站信息資源數(shù)量，優(yōu)化提高信息資源質(zhì)量，重視信息資源共建共知共享，深入開發(fā)檢索途徑，增強服務(wù)意識，完善相關(guān)法律法規(guī)，為檔案信息利用提供保障。
關(guān)鍵詞：檔案信息;檔案網(wǎng)站;信息資源建設(shè);信息資源利用
隨著整個社會信息化和檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)已經(jīng)逐漸成為檔案界和社會公眾關(guān)注的焦點。2007年4月5日公布的《中華人民共和國政府信息公開條例》明確規(guī)定，檔案館是政府信息的公布和查閱場所，這對于促進檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)、發(fā)掘和傳播檔案信息資源具有重要意義。
我國的檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)目前已經(jīng)初具規(guī)模，信息資源總量逐年增長，檔案文獻數(shù)據(jù)庫的建設(shè)也在不斷加強，為檔案信息增值、共享，加快檔案信息的傳播速度，提高服務(wù)質(zhì)量和檔案部門形象，促進檔案館社會化建設(shè)提供了平臺。但我們也應(yīng)該看到由于技術(shù)、資金、人才等各種原因，我國的檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)過程中仍然存在諸多問題，嚴(yán)重影響了信息資源的利用。
一、我國檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)現(xiàn)存的問題
始于1996年的我國檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)已經(jīng)逐步由最初的數(shù)量擴充轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)量擴充與質(zhì)量提高相結(jié)合的發(fā)展階段，而信息資源匱乏、各網(wǎng)站之間各自為政、服務(wù)功能缺失等問題也逐漸顯現(xiàn)出來。
(一)信息資源匱乏
信息種類少。檔案資源數(shù)量巨大、種類繁多，如行政領(lǐng)域產(chǎn)生的文書檔案，科技生產(chǎn)領(lǐng)域產(chǎn)生的科技檔案，人事領(lǐng)域產(chǎn)生的人事檔案，財會檔案等，再加上其各種不同的載體和表現(xiàn)形式，更是數(shù)不勝數(shù)。但目前我國很多檔案網(wǎng)站一般只能提供文本信息和圖像信息，如文書檔案和部分照片檔案，而像科技檔案、人事檔案和其他載體形式的檔案卻很少見。能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上全文查閱的更少。
檔案信息資源深層次開發(fā)不足。目前我國檔案網(wǎng)站上所提供的檔案信息資源多是目錄級數(shù)據(jù)，如全宗目錄、專題目錄、開放檔案目錄等，而檔案全文卻很少，全文檔案在網(wǎng)站信息資源中所占比例很低。只有極少數(shù)檔案網(wǎng)站能夠提供部分內(nèi)容全文檢索，這也就意味著，即使公眾從網(wǎng)站能夠查閱到其所需檔案的某些信息，其需求也極有可能無法得到全部實現(xiàn)，仍需要到檔案館進行進一步的查詢。即使是提供全文檢索的檔案網(wǎng)站，大部分也只是提供現(xiàn)行文件查詢，遠遠不能達到所有的開放檔案的全文獲取。即使這些目錄級數(shù)據(jù)也只停留在案卷級別的檢索層次，對于能夠更深刻揭示、評價館藏的編研材料，如檔案匯編、大事記、組織沿革、統(tǒng)計數(shù)字匯編等，則很少見到。
(二)檔案網(wǎng)站之間缺少溝通和交流，各自為政
檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)缺乏宏觀指導(dǎo)。目前，我國檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)仍處于各自發(fā)展階段，各個檔案網(wǎng)站之間缺乏緊密聯(lián)系，沒有形成全國性的檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系。全國的檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)缺乏整體規(guī)劃，對建設(shè)方式和標(biāo)準(zhǔn)也沒有統(tǒng)一的規(guī)定。迄今為止，我國檔案行政主管部門還沒有就檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)發(fā)展制定出相應(yīng)的規(guī)范，各檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)基本上處于各行其是、各自為政的狀態(tài)。
資源獲取單一，局限于一館之藏。由于檔案網(wǎng)站之間各自為政，僅對各自擁有的信息資源提供服務(wù)，缺少與其他檔案網(wǎng)站進行溝通和交流，必然會帶來部分檔案資源重復(fù)建設(shè)，造成不必要的浪費。用戶在訪問一個檔案網(wǎng)站時，所能利用的僅局限于本館所擁有和提供的信息資源和服務(wù)，若想獲取更多，則需要對不同的檔案網(wǎng)站逐個瀏覽。
(三)網(wǎng)站信息資源利用水平低
檢索功能不健全。我國檔案網(wǎng)站的檢索能力較弱，有的僅僅是一個網(wǎng)頁，根本不具備檢索功能，有的則是頁面上雖有檢索工具，但無法檢索出結(jié)果，因為缺乏完備的數(shù)據(jù)庫支撐。檔案信息檢索僅局限于案卷級或目錄級，無法深入。
我國檔案網(wǎng)站普遍采用的檢索工具過于簡單或?qū)I(yè)化，檢索方式單一，用戶很難通過輸入關(guān)鍵詞或任意詞進行檢索，甚至是跨字段檢索。而過于專業(yè)化的檔號等檢索方式對普通用戶來說難度太大，在一定程度上限制了非專業(yè)用戶對檔案信息資源的獲取和利用。
服務(wù)功能缺失。服務(wù)功能缺失是我國檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)過程中所面臨的另一個重要問題，也是導(dǎo)致信息資源利用水平低的主要原因之一。我國對檔案網(wǎng)站服務(wù)功能的關(guān)注不夠充分，大多局限于從管理、行政的角度加以規(guī)劃，內(nèi)容多為本部門機構(gòu)職能、部門設(shè)置等信息，較少考慮服務(wù)的需要。而訪問檔案網(wǎng)站的大多是出于學(xué)習(xí)和研究目的的用戶，這種沒有實質(zhì)性內(nèi)容的宣傳性信息根本無法滿足用戶的需求，起不到為用戶查詢檔案、解決問題的作用，是對網(wǎng)絡(luò)空間和信息資源的一種浪費。而缺乏以服務(wù)為導(dǎo)向的信息資源建設(shè)，其真正價值難以得到充分發(fā)揮，
二、優(yōu)化我國檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)與利用的若干對策
在當(dāng)前我國檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)與利用工作初具規(guī)模的同時，我們需要對檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)與利用過程中存在的問題保持清醒的認(rèn)識，正視這些不足，采取有效措施，改變目前這種狀況。筆者認(rèn)為可以從以下幾方面做出改進。
(一)以本館館藏資源為基礎(chǔ)，豐富網(wǎng)站信息資源
首先，加快本館館藏信息資源數(shù)字化進程。每個檔案館(局)都擁有著數(shù)量巨大、種類繁多、內(nèi)容豐富的信息資源，尤其一些專門檔案館更是擁有著特色鮮明的館藏資源，這些都是檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)的重要基礎(chǔ)，檔案網(wǎng)站必須首先立足本館館藏資源，加快實現(xiàn)本館資源的數(shù)字化進程，充分發(fā)揮各自檔案網(wǎng)站的作用，實現(xiàn)自身價值，這也是檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)和利用工作的首要任務(wù)。
在館藏資源數(shù)字化進程中，要本著利用優(yōu)先、分步實施的原則，對一些珍貴檔案資源如重要紙質(zhì)檔案、照片檔案、音像檔案優(yōu)先進行數(shù)字化，采集文件級目錄數(shù)據(jù)，建設(shè)館藏檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫、全宗目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件目錄數(shù)據(jù)庫，再逐步建立各種專門檔案目錄數(shù)據(jù)庫，最終形成檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，使檔案網(wǎng)站真正成為動態(tài)的網(wǎng)頁而非靜態(tài)的展示窗口。
其次，建設(shè)一批特色信息資源，凸顯網(wǎng)站優(yōu)勢。檔案網(wǎng)站應(yīng)根據(jù)自身特色對信息資源進行整合，建設(shè)一批與普通用戶息息相關(guān)的基礎(chǔ)信息專題數(shù)據(jù)庫。如職務(wù)任免、個人榮譽、職稱評定、工作調(diào)動、畢業(yè)結(jié)業(yè)、婚姻登記等普通群眾人物信息數(shù)據(jù)庫群。
(二)保證檔案網(wǎng)站信息資源的質(zhì)量
檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)應(yīng)當(dāng)從檔案館的文化事業(yè)機構(gòu)屬性出發(fā)，本著服務(wù)民眾、方便民眾、尊重民眾的宗旨，為用戶提供實時、適用、可信的檔案信息，站在用戶角度，研究用戶的信息需求，準(zhǔn)確定位信息資源范圍，精心選擇和組織網(wǎng)站信息資源，加大檔案信息的開發(fā)開放力度，及時解密、降密重要文件，公開非保密文件。擺脫檔案信息專業(yè)性、神秘性的陰影，使檔案信息真正實現(xiàn)大眾化，將其溶于網(wǎng)絡(luò)、溶于社會，這是檔案網(wǎng)站進行信息資源建設(shè)的必由之路。
其實，檔案網(wǎng)站信息資源在吸引用戶方面具有其獨特魅力。檔案網(wǎng)站所提供的信息資源具有可信度高、權(quán)威性強等優(yōu)勢，檔案網(wǎng)站應(yīng)充分利用這些優(yōu)勢，為廣大用戶提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。
(三)對檔案網(wǎng)站信息資源進行整合，加快實現(xiàn)信息資源共建共享
整合檔案網(wǎng)站信息資源，可以在很大程度上豐富和充實網(wǎng)站信息資源容量，吸引用戶眼球，激起用戶的查看欲望。而我國檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)長期以來缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，信息數(shù)據(jù)庫沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各自為政，資源割據(jù)的局面，勢必會阻礙社會公眾對檔案信息資源的利用。
目前全國各地檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)正如火如荼，國家應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一規(guī)劃，整體推進，盡快建立統(tǒng)一、規(guī)范的全國檔案網(wǎng)站信息資源體系，形成全國檔案網(wǎng)站的規(guī)模效應(yīng)。國家檔案館應(yīng)在全國檔案網(wǎng)站信息資源體系建設(shè)進程中發(fā)揮統(tǒng)領(lǐng)協(xié)調(diào)的作用，分層次整合檔案信息資源，實現(xiàn)各級各類檔案網(wǎng)站之間的有效鏈接，構(gòu)建分布式國家檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)體系，提高網(wǎng)站信息發(fā)布水平，為用戶實現(xiàn)便利的跨庫檢索利用信息資源創(chuàng)造有利條件，使用戶不論身處何地，都能便捷地找到所需檔案信息，實現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。
(四)深入開發(fā)檢索工具，提供多途徑檢索
深入開發(fā)檢索工具，為用戶提供多種檢索途徑，實現(xiàn)有效的跨庫檢索，是檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)的一大目標(biāo)，也是是檔案網(wǎng)站維持其生命力、幫助用戶更加有效地利用網(wǎng)站信息資源的重要措施和保障。
檔案網(wǎng)站要及時增加和推出更多的檢索工具和服務(wù)，提高檢索工具的易用性。一方面，使用以自然語言為基礎(chǔ)的分類體系，避免在檢索界面上出現(xiàn)學(xué)術(shù)性、專業(yè)性很強的詞匯。另一方面，友好化用戶界面，使檢索工具能夠支持用戶進行多語言、多角度、多種邏輯方式進行提問檢索，盡可能使用戶以最小的付出掌握檢索工具，從而方便、快捷地找到所需信息資源。
(五)增強服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量和效率
在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)過程中，逐步增強服務(wù)功能是檔案信息資源利用和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的必然發(fā)展趨勢。首先，樹立服務(wù)意識有利于利用工作，為檔案利用開拓了更多的渠道。網(wǎng)站咨詢業(yè)務(wù)的有效增強也有利于擴展利用工作。擴大檔案工作的社會影響力，拉近社會公眾與檔案工作之間的距離。其次，服務(wù)功能的增強，有利于提高社會檔案意識，激發(fā)社會公眾對檔案工作的關(guān)心。信息資源利用的方便快捷，服務(wù)的專指性，大大提高了用戶的參與程度，增強了用戶的信任程度和依賴感，使檔案網(wǎng)絡(luò)信息資源成為用戶獲取檔案信息的首選途徑。
(六)提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
目前，各級檔案部門在進行檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)和利用過程中遇到的一個難題就是人才問題。雖然檔案人員對信息技術(shù)應(yīng)用的熟練程度較前幾年有了很大程度的提高，但仍與當(dāng)今迅猛發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)不相適應(yīng)。檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)的水平與質(zhì)量，在很大程度上取決于檔案工作人員對現(xiàn)代信息技術(shù)的運用程度。而既掌握現(xiàn)代管理思想，又有堅實的檔案專業(yè)理論功底和高超的專業(yè)技能，同時又掌握一定的計算機基本知識，能將二者有機結(jié)合起來的復(fù)合型人才更是少之又少。因此，各級檔案部門要把加強人才隊伍建設(shè)當(dāng)作進行檔案信息化發(fā)展的前提性工作來做，打破各種束縛和局限，廣羅人才，并加快對現(xiàn)有人才培養(yǎng)的步伐，盡快組建一支掌握各方面專業(yè)知識和技能的高素質(zhì)人才隊伍。此外，還應(yīng)該提倡地方檔案部門與有關(guān)高校、科研單位加強合作。只有人才問題解決了，檔案網(wǎng)站信息資源的建設(shè)和利用工作才有動力。
(七)完善相關(guān)法律法規(guī)，為信息資源利用提供保障
檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)和利用過程中會涉及到著作權(quán)、隱私權(quán)等問題，應(yīng)從法律法規(guī)上加以明確，不至于在建設(shè)和利用過程中引起糾紛。這不僅涉及到檔案界的問題，還涉及到信息和計算機立法等多個方面，需要各界的合作與配合。目前我國有關(guān)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)管理方面的法律法規(guī)很不完善，無法可依、無章可循的現(xiàn)象比較突出，這也阻礙了信息資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展。只有提供了更加完善的法律保障，檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)才能走得更遠，才能更好地為社會公眾服務(wù)。
在檔案信息普遍數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的今天，全民檔案意識和信息意識全面提高。鑒于其利用的方便快捷、服務(wù)的專指性，檔案網(wǎng)站信息資源已經(jīng)成為用戶獲取檔案信息的首選，它打開了檔案部門通向網(wǎng)絡(luò)世界的窗口，為檔案信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。為社會公眾服務(wù)是檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)的目標(biāo)，也是檔案網(wǎng)站建設(shè)的出發(fā)點和歸宿。因此，對檔案網(wǎng)站信息資源的建設(shè)和利用工作進行深入研究已經(jīng)刻不容緩，促使檔案網(wǎng)站真正成為以人為本的公共檔案信息資源平臺，為檔案事業(yè)的發(fā)展?fàn)I造更加良好的社會氛圍，培養(yǎng)和提高社會的檔案意識，拉近公眾與檔案的距離，推動檔案信息化進程，促進檔案社會價值的實現(xiàn)。
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