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民生檔案管理存在的問題及對策
民生檔案管理存在的問題及對策
[關(guān)鍵詞]民生檔案;管理;對策
一、民生檔案管理存在問題
我縣的民生檔案建設(shè)工作起始于2006年。
經(jīng)過幾年的探索實(shí)踐，基本掌握了民生檔案的特性及發(fā)展脈絡(luò)。
民生檔案種類繁多，涉及面廣，包括：下崗職工檔案、養(yǎng)老保險和醫(yī)療保險檔案、再就業(yè)檔案、低保檔案、殘疾人檔案、社會救助檔案、婚姻檔案、土地承包(延包)和流轉(zhuǎn)檔案、失地農(nóng)民檔案、新型合作醫(yī)療檔案、城鎮(zhèn)居民醫(yī)保檔案、獨(dú)生子女檔案、公民出生檔案、房產(chǎn)檔案、公證檔案、婚姻檔案、地籍檔案、林權(quán)檔案等近40種。
由于立檔單位多，要求不統(tǒng)一，管理水平參差不齊。
給民生檔案規(guī)范化管理造成諸多困難，并產(chǎn)生一些亟待解決的問題，具體表現(xiàn)出以下幾方面問題。
1.部分涉民單位的民生檔案管理較為混亂。
從工作實(shí)踐中看，有的檔案管理人員崗位職責(zé)不明，流動性大。
有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直單位只注重文書檔案資料的歸檔整理和移交進(jìn)館，而對專業(yè)檔案(也就是涉民檔案)要求則比較松散，隨意性較大，造成部分涉民單位的民生檔案管理比較混亂。
有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直單位的民生檔案資料不僅沒有交檔案室集中統(tǒng)一管理，留存在有關(guān)的股室或鄉(xiāng)鎮(zhèn)各站辦保管，而且長期以來沒有進(jìn)行整理歸檔，零零散散地隨處堆放，處于無序管理或失管狀態(tài)。
有的單位隨意借閱，不履行借閱手續(xù)，遺失現(xiàn)象較為嚴(yán)重。
2.個別不愿意移交到期的民生檔案。
一是個別涉民單位檔案法治觀念不強(qiáng)，以平時業(yè)務(wù)工作要經(jīng)常查閱為由，不愿意把到期的民生檔案移交給縣檔案館。
二是影響到單位的經(jīng)濟(jì)利益，而不愿意移交。
3.民生檔案管理分散，不利于資源共享。
民生檔案涉及面廣，形成的主體多而復(fù)雜，致使民生檔案資源分散保存于不同的部門，因而形成了多頭管理、各自為政的局面，群眾查閱利用很不方便，民生檔案的資源共享程度不高。
如房產(chǎn)地產(chǎn)檔案、各類社保檔案、戶口遷移檔案、土地承包檔案等都由各形成部門自我保管，比較分散，而民眾又往往直接到檔案館查閱利用檔案，結(jié)果難以查到所需檔案，這就給廣大民眾查閱民生檔案帶來了一定的不便，難以使民生檔案資源真正為社會所用。
4.民生檔案信息化建設(shè)步伐緩慢。
縣檔案局現(xiàn)有3臺微機(jī)，配置非常低，現(xiàn)在使用的DARMS200檔案軟件功能落后，影響了民生檔案數(shù)據(jù)庫存建設(shè)步伐。
全文掃描及掛接無法開展。
其他硬件設(shè)備如復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等或陳舊損壞、或空白，急需配備。
5.民生檔案管理資金不足、人才短缺、庫房狹小。
一是民生檔案資金投入不足。
檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費(fèi)依法列入財(cái)政預(yù)算但沒有及時撥付。
2008年3月5日年政府常務(wù)會議紀(jì)要，同意從2008年起縣綜合檔案館整理、保管費(fèi)用實(shí)行每年每卷0.5元，三年來累計(jì)資金85,626元至今沒有撥付到位。
二是管理人員不足。
檔案館現(xiàn)有干部2名，只有一名計(jì)算機(jī)專業(yè)人員負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫錄入，而館藏近6萬卷，需錄入數(shù)據(jù)40萬余條，任務(wù)量非常大目前，急需計(jì)算機(jī)專業(yè)人才充實(shí)到檔案館數(shù)據(jù)庫建設(shè)當(dāng)中。
三是檔案館庫房狹小。
目前，縣檔案館只有175平方米，面積狹小非常潮濕，存在安全隱患，庫容已經(jīng)飽和，也達(dá)不到國家檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。
二、加強(qiáng)民生檔案管理工作的對策及建議
黨的大會作出了加快推進(jìn)以改善民生為重點(diǎn)的社會建設(shè)的重大部署。
在新的形勢和條件下，檔案部門作為黨和政府對檔案監(jiān)督、管理的職能部門，在深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀的實(shí)踐中，就要主動服從、服務(wù)于黨和政府的工作大局，積極推動檔案工作服務(wù)民生、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會，使檔案工作的成果更多體現(xiàn)到維護(hù)民權(quán)、服務(wù)民生、改善民生上來。
1.加大檔案法規(guī)宣傳力度，全面提高全社會的民生檔案意識。
一是要在廣度上進(jìn)一步提升全社會的民生檔案意識，充分利用電視、報紙雜志及檔案信息網(wǎng)等宣傳媒體，宣傳民生檔案的有關(guān)法律法規(guī)和信息，使民生檔案工作的開展有一個良好的思想基礎(chǔ)。
二是要在深度上進(jìn)一步提升檔案人員法律知識理論水平。
2.狠抓民生檔案的源頭管理，建立民生檔案資源體系。
民生檔案來源于不同的行業(yè)和部門，內(nèi)容豐富多樣。
而要做好民生檔案工作既是一項(xiàng)長期性的基礎(chǔ)工作，又是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程，需要各方的支持與配合。
一是建議縣委、縣政府制定《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案管理工作的意見》，將民生檔案工作列入縣委、縣政府對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直各部門的目標(biāo)考核內(nèi)容之一。
二是從源頭上抓好民生檔案的管理。
要從產(chǎn)生民生檔案單位的建檔工作抓起，切實(shí)做好相關(guān)文件材料的收集、整理、歸檔等項(xiàng)工作，縣檔案局應(yīng)本著以保障和改善民生為重點(diǎn)的社會建設(shè)和管理工作開展到哪里，民生檔案工作就延伸到哪里的原則，密切關(guān)注民生工作的熱點(diǎn)，提前介入對民生檔案的指導(dǎo)，及時幫助各有關(guān)單位建立完善民生檔案。
三是縣檔案局要指導(dǎo)和規(guī)范涉民部門制定民生檔案歸檔范圍、分類大綱和保管期限等相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范民生檔案管理的歸屬與流向，健全民生檔案監(jiān)管長效機(jī)制。
3.繼續(xù)整合民生檔案信息資源，形成“大檔案”格局。
針對民生檔案資源分散保存于各部門，給民眾利用帶來不便的客觀情況，必須整合全縣民生檔案信息資源，通過接收、寄存、代管等多種形式，把關(guān)系到人民群眾利益的全縣民生檔案集中到縣檔案館收藏保管。
縣檔案館要加大接收、征集力度。
各有關(guān)單位形成的民生檔案在本部門保存一定的期限后，應(yīng)依法向縣檔案館移交到期檔案。
逐步將全縣范圍內(nèi)婚姻、公證、房產(chǎn)、林權(quán)、地籍、移民、土地承包、教育、就業(yè)、分配、社會保障、醫(yī)療衛(wèi)生、計(jì)劃生育、公共管理等關(guān)系社會管理、國計(jì)民生、公共服務(wù)的民生檔案全面完整地接收進(jìn)縣檔案館，從而形成“大檔案”格局，實(shí)行民生檔案信息資源的社會共享，實(shí)現(xiàn)民眾利益保障的最大化。
4.加強(qiáng)民生檔案信息化建設(shè)，建立檔案查閱利用平臺。
一是建議縣委、縣政府將民生檔案的信息化建設(shè)列入全縣信息網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)的總體規(guī)劃，在全縣建立互聯(lián)互通的民生檔案數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)體系;二是縣檔案局要在豐富館藏民生檔案的基礎(chǔ)上，對涉及民生的各類檔案，集中力量，優(yōu)先編制各種專題目錄，建立起比較完善的民生檔案專題數(shù)據(jù)庫，建立檔案信息查詢利用的平臺，滿足民眾查檔利用需求，真正實(shí)現(xiàn)信息資源共享、利用快捷方便的目標(biāo)。
5.加大民生檔案管理資金投入，保障檔案工作需要。
建議縣政府加大民生檔案工作的投入，根據(jù)2008年3月5日政府常務(wù)會議紀(jì)要的規(guī)定，每年將檔案局(館)的檔案保護(hù)費(fèi)列入財(cái)政預(yù)算，并給予檔案現(xiàn)代化管理、檔案信息化建設(shè)和檔案開發(fā)利用等方面的財(cái)力支持，從而確保民生檔案工作需要。
同時按照縣級綜合檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，應(yīng)加快項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程，盡早開工，盡早竣工，以適應(yīng)民生檔案資源整合的需要。
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