關(guān)于試論文書檔案管理中存在的問題及對策

　　隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，我們逐漸步入信息化的時代，文書檔案管理發(fā)揮著越來越重要的作用，目前文書檔案管理工作中還存在很多問題，需要不斷改進文書檔案管理方式，有效地對文書檔案進行利用。

　　一、文書檔案管理中存在的問題

　　（一）文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

　　目前很多文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，只是對相關(guān)理論知識有一定的了解，沒有豐富的文書檔案管理工作經(jīng)驗，對檔案的立卷、分類等工作不熟悉，在工作中經(jīng)常丟失檔案信息，或者出現(xiàn)其他問題，影響文書檔案管理質(zhì)量，對文書檔案管理工作造成不利影響。文書檔案管理人員對自身專業(yè)素質(zhì)不夠重視，受傳統(tǒng)觀念影響，不重視專業(yè)的文書檔案管理培訓，文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)得不到提高，使文書檔案無法實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的管理。

　�。ǘ�）文書檔案管理人員偏少

　　很多單位的文書檔案管理人員只有一、二位，專業(yè)的文書檔案管理人員十分缺乏。另外，很多單位的檔案管理人員都是由文員、秘書兼任文書檔案管理工作，文員、秘書既負責其專職工作，又要進行文書檔案管理工作，投入到文書檔案管理工作的精力就非常有限，降低文書檔案管理效率。

　�。ㄈ�）文書工作與檔案工作的銜接存在問題

　　文書工作與檔案工作有著密切的聯(lián)系，但是又有一定的區(qū)別，目前在進行文書檔案管理的工作中，很多單位都是將文書工作與檔案工作分開來進行，使文書工作脫離檔案工作，使文書工作人員沒有較強的檔案工作意識，沒有意識到檔案工作的重要作用，會使工作人員不明確檔案收集的范圍，沒有及時地進行檔案收集。工作人員沒有規(guī)范地對文書進行裝訂，文書使用的紙張也沒有按照相關(guān)標準進行選擇，對文書的附件沒有進行規(guī)范的處理，沒有按照相關(guān)的程序進行文書管理，文書沒有按照規(guī)范要求進行編號，降低文書管理工作的質(zhì)量，對檔案收集有一定的影響，影響檔案收集工作的質(zhì)量和利用程度。

　�。ㄋ模╇娮訖n案保存的安全意識不強

　　隨著計算機信息技術(shù)的進步，很多單位已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化的文書檔案管理，但是對檔案管理的安全不夠重視，電子文書檔案對計算機的軟件和硬件有著較強的依賴性，計算機硬軟件出現(xiàn)病毒侵襲、設(shè)備故障等問題的時候，電子文書檔案資料很容易丟失，對需要長期保存的文書檔案的安全造成威脅，文書檔案管理人員對計算機殺毒相關(guān)知識比較欠缺，對計算機防毒意識較差，一旦計算機硬件或者軟件出現(xiàn)問題，難以得到及時地維修和恢復，對文書檔案資料會帶來很大的損失。

　　二、提高文書檔案管理水平的對策

　　（一）提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

　　文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)對文書檔案管理水平有很大的影響，在聘用文書檔案管理人員的時候，要注重其文書檔案管理工作經(jīng)驗和工作能力，文書檔案管理人員要重視專業(yè)素質(zhì)的提高，加強對自身專業(yè)素質(zhì)的鍛煉，參加專業(yè)的文書檔案管理培訓，及時更新文書檔案管理相關(guān)知識，掌握文書檔案管理相關(guān)技能，能夠熟練地完成文書檔案的收集、鑒定、保管、利用等管理工作。

　　（二）提高文書檔案管理工作質(zhì)量

　　很多單位由辦公室文員兼任文書檔案管理員，對文書檔案管理工作一知半解，缺乏專業(yè)的文書檔案管理員，使文書檔案管理工作質(zhì)量得不到保證。為促進文書檔案管理工作更好的開展，必須認識到文書檔案管理工作的重要性，需要聘請專業(yè)的文書檔案管理人員，對文書檔案工作進行規(guī)范化的管理，完善文書檔案管理小組，使文書檔案管理工作具有程序化，專業(yè)化。同時，為提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率，應(yīng)該重視對文書檔案管理人員的培訓，加大培訓力度，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，促進文書檔案管理水平的提高。

　　（三）使文書工作與檔案工作實現(xiàn)規(guī)范銜接

　　文書工作的質(zhì)量直接影響到檔案工作的質(zhì)量，要想提高檔案的質(zhì)量，必須實現(xiàn)文件的高質(zhì)量。文書工作規(guī)范處理文件，認真做好文書的立卷歸檔，對文件進行科學分類，提高檔案管理水平。將文書工作與檔案合理的銜接起來，要注意很多細節(jié)工作，如文書紙張的材質(zhì)、大小問題，文書的格式，起草的時候不能使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水，要及時地處理文件和收集資料，保證文書檔案的完整。

　�。ㄋ模┨岣唠娮訖n案保存的安全性

　　利用計算機技術(shù)進行文書檔案管理能夠有效地處理大量文件信息，提高文書檔案管理效率，節(jié)約文書檔案管理時間。為提高電子文書檔案保存的安全性，必須加強建設(shè)安全保障體系，制定檔案信息安全制度，制定相應(yīng)的安全保護措施，如在文書檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置身份認證、數(shù)字備份等功能，避免文書檔案因計算機硬軟件出現(xiàn)故障導致資料丟失。在計算機上安裝防火墻，提高文書檔案管理系統(tǒng)的安全性，防止出現(xiàn)檔案信息泄露現(xiàn)象，保證文書檔案的安全，使文書檔案管理工作能夠更加順利的進行。

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