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對(duì)商業(yè)信函的“完整”要求
要求書信的“完整”, 理由有三:
1. 一封完整的書信比一封不完整的書信,有更大的可能性帶來預(yù)期的效果;
。玻 一封完整的書信,有助于建立和表達(dá)友善關(guān)系;
。常 一封完整的書信,可以避免由于遺漏重要情況(情報(bào))所導(dǎo)致的訴訟(Lawsuit);
。矗 有時(shí),某些不顯眼的書信或文件,由于所提供的情況完整而又生動(dòng)有力(Complete and Effective)而成為極為重要的文件。
一封信寫得是否完整,建議用五個(gè)“W”來檢驗(yàn),既:
“Who, What, Where, When 及Why(包括How)”
例如在定貨的信中,必須明確說明
“需要什么商品”(What you want)
“何時(shí)需要” (When you need the goods)
“貨物發(fā)到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)
“如何付款”(How payment will be mande)
××敬上
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