管理學(xué)對(duì)行政文秘日常工作的啟示論文

　　秘書學(xué)是一門研究秘書活動(dòng)及其規(guī)律的應(yīng)用性學(xué)科，秘書活動(dòng)在我國歷史悠久，但我國古代對(duì)于秘書活動(dòng)的研究多為零散的、局部的。①西方現(xiàn)代秘書學(xué)傳入中國之后，我國秘書學(xué)飛速發(fā)展，研究范圍和研究方法都有了很大拓展，而且取得了較為豐碩的研究成果，但是秘書學(xué)的研究一直沒有和管理科學(xué)的理論相聯(lián)系、相結(jié)合，行政文秘的日常管理工作缺乏科學(xué)管理理論指導(dǎo)。因此，把管理學(xué)的思想和理念應(yīng)用到行政文秘的日常工作中，就變成了當(dāng)今秘書學(xué)研究急需開拓的領(lǐng)域。

　　一、行政文秘的自我管理

　　行政文秘的自我管理對(duì)于自身素質(zhì)增強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力的提高，具有重要作用。文秘從業(yè)人員如能進(jìn)行良好的自我管理，也有利于更加順利的開展日常工作，更好地輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。

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　　管理學(xué)家彼得德魯克于1954年提出了“自我管理”的管理哲學(xué)理論，所謂自我管理，是指?jìng)�(gè)體或群體計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制自身的活動(dòng)，以期望更好地達(dá)到自己的目標(biāo)；也就是個(gè)人對(duì)自己本身，自己的目標(biāo)、心理、思想、行為等要素進(jìn)行的管理，自己把自己組織起來，自己管理自己，自己約束自己，自己激勵(lì)自己。②這個(gè)理論對(duì)于行政文秘自我管理具有重要意義。

　　自我管理的構(gòu)成包括六個(gè)方面，分別是：

　　1.了解自身優(yōu)勢(shì)。

　　通過反饋分析的方法了解自身優(yōu)勢(shì)和長處，即做某件事時(shí)，個(gè)人對(duì)可能產(chǎn)生的結(jié)果進(jìn)行預(yù)期并加以記錄，經(jīng)過一段時(shí)間以后，對(duì)結(jié)果進(jìn)行反饋分析。通過反饋分析可以實(shí)現(xiàn)：（1）分析自己需要改善的技能，完善自身長處。（2）集中自身優(yōu)勢(shì)，將精力放在自己擅長的領(lǐng)域。

　　2.了解自身的行為方式。

　　包括：分析自己在溝通中扮演什幺角色，是傾訴者還是傾聽者；認(rèn)識(shí)清楚自己的學(xué)習(xí)和工作方式的特征，了解自己善于獨(dú)立完成工作還是與他人合作完成工作。

　　3.了解自身價(jià)值觀。

　　個(gè)人價(jià)值觀與組織價(jià)值觀不要求完全一致，但須大致相同，并能夠互相并存。每個(gè)人的成長環(huán)境不同，有著各不相同的價(jià)值定位，要認(rèn)清自己的價(jià)值觀，與組織價(jià)值觀和諧共處，營造一個(gè)融洽的工作環(huán)境。

　　4.了解自身歸屬。

　　所謂歸屬是指?jìng)�(gè)人應(yīng)把握清楚自己的價(jià)值觀、劣勢(shì)、優(yōu)勢(shì)，并清楚自己的歸屬，在機(jī)會(huì)來臨時(shí)必須緊緊抓住，以取得事業(yè)成功。

　　5.了解自己應(yīng)該貢獻(xiàn)什幺。

　　即善于分析形勢(shì)需要什幺，想要實(shí)現(xiàn)什幺樣的工作結(jié)果以及如何完成工作。面對(duì)工作任務(wù)要認(rèn)真分析，在現(xiàn)實(shí)狀況下應(yīng)該如何利用自己優(yōu)勢(shì)和工作方式，最有效地完成工作。

　　6.對(duì)關(guān)系負(fù)責(zé)。

　　個(gè)人必須充分了解上級(jí)、同級(jí)和下級(jí)的表達(dá)方式、價(jià)值觀和優(yōu)勢(shì)，以提高溝通效果，并建立良好的人際關(guān)系。大多數(shù)人都需要與他人合作，而且只有與他人合作人們才能更有效率。

　�。ǘ�）“自我管理理論”對(duì)行政文秘的啟示

　　自我管理理論對(duì)于行政文秘有效提高自身素質(zhì)、增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力具有非常重要的意義。行政文秘在日常工作和生活中要經(jīng)常進(jìn)行反思，按照自我管理理論的六個(gè)組成部分進(jìn)行自我管理，具體如下：

　　1.行政文秘要充分了解自身優(yōu)勢(shì)

　　自我管理理論主要要求自我管理者要做到以下兩方面：（1）分析自己需要改善的技能，完善自身長處。（2）集中自身優(yōu)勢(shì)，將精力集中在自己能力強(qiáng)或知識(shí)豐富的領(lǐng)域。

　　2.行政文秘要了解自身的行為方式

　　行政文秘在自我認(rèn)知的基礎(chǔ)上要弄清自己屬于“閱讀型”還是“傾聽型”的人、是擅長獨(dú)自完成工作還是和別人合作一起完成工作。根據(jù)自己的性格特質(zhì)進(jìn)行信息搜集、建言獻(xiàn)策等工作，確定自己擅長的學(xué)習(xí)和工作方式，用更高效的方式進(jìn)行學(xué)習(xí)和工作。

　　3.行政文秘要對(duì)自身價(jià)值觀有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)

　　因?yàn)槊總�(gè)人的成長環(huán)境不同，所以每個(gè)人都有各自的價(jià)值定位，這是自己職業(yè)規(guī)劃和人生規(guī)劃的前提。行政文秘要根據(jù)自己的價(jià)值觀選擇從業(yè)單位和行業(yè)，從而在一個(gè)和諧的價(jià)值環(huán)境下開展工作，實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值。

　　4.行政文秘要了解自身歸屬

　　行政文秘只有了解自己的優(yōu)勢(shì)、價(jià)值觀、行為方式，并清楚自己的歸屬，才能抓住機(jī)遇，有一個(gè)良好的職業(yè)前景。行政文秘在弄清自己的行為方式、價(jià)值觀和優(yōu)勢(shì)之后，要進(jìn)行自我定位，確定自己的歸屬，順利地開展工作就是水到渠成的事了。

　　5.行政文秘要協(xié)調(diào)各方關(guān)系

　　行政文秘需要承擔(dān)維系人際關(guān)系的責(zé)任。文秘工作者需要接受一個(gè)事實(shí)，那就是其他人與我們一樣都是獨(dú)立的個(gè)人，有各自的處事方式，要相互包容；同時(shí)要了解他人的長處、做事方式、價(jià)值觀，以便在工作中發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，協(xié)同互助。

　　二、管理學(xué)中的“SWOT”分析法

　�。ㄒ唬㏒WOT分析

　　SWOT分析即優(yōu)勢(shì)（strengths，S）、劣勢(shì)（weaknesses，W）、機(jī)遇（opportunities，O）和威脅（threats，T）的分析，從根本意義上說是一個(gè)決策過程，最早是由美國舊金山大學(xué)的管理學(xué)教授在20世紀(jì)80年代初提出來的。③具體如下：

　　1.S（Strength優(yōu)勢(shì)）是內(nèi)部因素，具體包括：有利的競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)；良好的形象；較強(qiáng)的能力；良好的人際關(guān)系；領(lǐng)導(dǎo)的器重；良好的職業(yè)發(fā)展前景等。

　　2.W（Weakness弱勢(shì)）是指在競(jìng)爭(zhēng)中相對(duì)弱勢(shì)的方面，具體包括：觀念落后、思想不靈活、學(xué)歷低、單位內(nèi)部存在人際矛盾等。

　　3.O（Opportunity機(jī)會(huì)）是組織機(jī)構(gòu)的外部因素，具體包括：提升學(xué)歷的機(jī)會(huì)、能夠幫助公司接到新訂單、領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注等。

　　4.T（Threat威脅）也是組織機(jī)構(gòu)的外部因素，具體包括：新的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手；組織市場(chǎng)緊縮；行業(yè)政策變化；經(jīng)濟(jì)衰退；市場(chǎng)偏好改變；突發(fā)事件等。

　�。ǘ�）“SWOT”分析對(duì)行政文秘的啟示

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