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行政機(jī)關(guān)檔案信息化管理
行政機(jī)關(guān)檔案信息化管理【1】
【摘 要】隨著社會(huì)的高速發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中起到重要的作用，我國(guó)行政機(jī)關(guān)的檔案管理也需要進(jìn)行調(diào)整和改革。
信息化的發(fā)展深入到各個(gè)方面，行政機(jī)關(guān)的檔案管理也需要進(jìn)行信息化改革，滿足社會(huì)發(fā)展的需求以及實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)共享的目標(biāo)。
傳統(tǒng)的檔案管理模式和手段不在適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，對(duì)檔案管理模式的改革日漸提上日程。
作為行政機(jī)關(guān)檔案管理人員，需要放寬眼界、著眼于實(shí)際，不斷創(chuàng)新和探究，加強(qiáng)和提高檔案信息化管理的水平和能力，作出相應(yīng)的規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化。
【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;行政機(jī)關(guān);管理模式
根據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，部分行政機(jī)關(guān)并未采用檔案信息化管理，而是依舊采用傳統(tǒng)的管理模式，這在一定程度上并不利于機(jī)關(guān)的發(fā)展和改革。
本文就檔案信息化管理的必要性以及如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理進(jìn)行探究和分析：
一、檔案管理在行政機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)信息化的必要性
我們所說(shuō)的檔案信息化管理是指把檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化，又檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)為信息化的檔案信息管理工作。
檔案的信息化管理不僅能夠有效對(duì)檔案信息進(jìn)行類別區(qū)分，還可以對(duì)信息進(jìn)行加工整理，提高信息整合和提取的效率，提高檔案管理的高效性和效益。
信息化管理與傳統(tǒng)的管理模式相比更具有靈活性和效益性，避免了傳統(tǒng)模式中的缺漏和不足之處，使得檔案信息的分享度更加廣，操作更加便捷。
信息化檔案管理還有利于檔案信息的利用率，這有利于降低檔案管理的人工成本。
手工的人事管理工作使得管理過(guò)程比較繁瑣復(fù)雜，使得單位或機(jī)關(guān)的人力資源管理具有局限性。
在尋找相關(guān)檔案信息時(shí)也依賴人工操作，大大增加了人工管理檔案的成本，不利于檔案信息共享的系統(tǒng)的構(gòu)建，使得檔案管理脫離了時(shí)代的發(fā)展。
為了更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求以及信息化的普及，這需要行政機(jī)關(guān)對(duì)本部門(mén)的檔案管理模式進(jìn)行積極地探究，改善傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高檔案管理者的技能和水平，滿足社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展需求，從意義上真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案信息化管理。
二、行政機(jī)關(guān)檔案管理信息化應(yīng)制定相關(guān)規(guī)劃
檔案管理信息化的規(guī)劃應(yīng)該以行政機(jī)關(guān)的發(fā)展戰(zhàn)略部署為依據(jù)，根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況制定適合本機(jī)關(guān)的有特色的辦公模式，明確自身的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，在實(shí)踐和探索中進(jìn)行分析，始終堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展目標(biāo)和有特色的管理方針，積極探索全方位的、多角度的大規(guī)模管理模式，在不同的發(fā)展階段設(shè)定不同的檔案管理信息化的不同目標(biāo)，促進(jìn)檔案管理信息化的健康、可持續(xù)發(fā)展。
另外，機(jī)關(guān)檔案管理信息化的兩個(gè)重要特征是靈活性和延展性，為了充分考慮機(jī)關(guān)檔案信息化管理的未來(lái)發(fā)展和規(guī)劃，需要把兩個(gè)特征充分發(fā)揮出來(lái)，在規(guī)劃的實(shí)行中應(yīng)該注意與行政機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，提高檔案管理信息化發(fā)展的有效性，使得行政機(jī)關(guān)的信息服務(wù)更到位、更高效。
三、建立高效檔案信息網(wǎng)站
在實(shí)踐中，最為有效的方式之一就是根據(jù)本機(jī)關(guān)在當(dāng)?shù)氐臋n案管理中的問(wèn)題和先關(guān)流程建立自身的、有特色的、實(shí)用性較強(qiáng)的檔案網(wǎng)站，為人們提供更加便利的服務(wù)。
這種信息站點(diǎn)組建成一個(gè)廣大的網(wǎng)絡(luò)，為人們提供豐富的內(nèi)容和便捷的條件，人們可以通過(guò)在網(wǎng)站上的搜索、查詢等功能，能夠盡快找到相關(guān)的檔案信息解決遇到的相關(guān)問(wèn)題，提高人們的工作效率也提高檔案管理的利用率。
檔案信息網(wǎng)站的使用與傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)相比更具便捷性和高效性，避免由于繁雜的過(guò)程造成時(shí)間和人力的浪費(fèi)。
傳統(tǒng)的手工操作檔案的方式正逐步被信息網(wǎng)站所代替，這就是行政機(jī)關(guān)檔案管理信息化改革的發(fā)展方向。
信息化網(wǎng)站的構(gòu)建需要設(shè)置相關(guān)的檔案管理體系，為了促進(jìn)機(jī)構(gòu)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，需要把檔案管理體系與行政機(jī)關(guān)的管理體系相融合，構(gòu)建一套符合行政機(jī)關(guān)發(fā)展的戰(zhàn)略部署，提高檔案信息共享的有效性，從而提高檔案管理的水平和能力。
四、加大力度實(shí)現(xiàn)行政機(jī)關(guān)檔案管理的信息資源數(shù)字化建設(shè)
檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，它能夠有效地保護(hù)檔案原件。
檔案數(shù)字化建設(shè)需要先進(jìn)的信息手段，根據(jù)原始檔案建立成數(shù)據(jù)庫(kù)，并不斷對(duì)構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行及時(shí)地更新和內(nèi)容整理，為人們的查詢和檢索更加便捷。
對(duì)不斷更新的數(shù)據(jù)要進(jìn)行信息整合，在整理和分析中提出信息的重點(diǎn)內(nèi)容，促進(jìn)檔案管理信息資源數(shù)字化建設(shè)模式的構(gòu)建，使得行政機(jī)關(guān)的檔案管理體系更具科學(xué)性和規(guī)范性。
五、行政機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)注重標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范
行政機(jī)關(guān)檔案管理體系建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容之一是其標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在構(gòu)建中應(yīng)該格外注重檔案管理的水平，確保其發(fā)展能夠達(dá)到現(xiàn)代化水平。
每個(gè)行政機(jī)關(guān)都有自身的發(fā)展特點(diǎn)和內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理信息化過(guò)程中要以這兩點(diǎn)為依據(jù)，在構(gòu)建中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采用有效的方式解決，使得信息化建設(shè)更高質(zhì)、更高效。
六、加大對(duì)行政機(jī)關(guān)檔案信息管理人員的素質(zhì)要求
檔案信息化管理需要專業(yè)的從業(yè)人員進(jìn)行相關(guān)的操作和工作，作為檔案管理信息化的主要負(fù)責(zé)人需要不斷地更新管理理念，定期接受相關(guān)的教育培訓(xùn)，用最佳的工作態(tài)度和心態(tài)投入到工作中。
除此之外，管理者自身的專業(yè)素養(yǎng)需要有意識(shí)地提高，不斷吸收新的知識(shí)內(nèi)容，在時(shí)代高速發(fā)展的大潮中占據(jù)一席之地，在計(jì)算機(jī)的操作上要精通，學(xué)會(huì)多樣的管理方式和模式，提高搜索和索引的有效性，滿足人們對(duì)信息網(wǎng)站的需求，發(fā)揮檔案信息內(nèi)容的最大價(jià)值和作用，成為人們獲取信息服務(wù)的高效平臺(tái)。
綜上所述，行政機(jī)關(guān)檔案信息化管理需要長(zhǎng)時(shí)間的嘗試和探索，我們應(yīng)該在實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)真做好每一環(huán)節(jié)的工作，穩(wěn)抓穩(wěn)打。
先進(jìn)的檔案管理模式應(yīng)該適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需求，在制定和完成規(guī)劃中要加大管理力度，提高檔案信息管理工作的效率。
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機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)【2】
【摘要】開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案管理信息化工作要求檔案管理人員能夠主動(dòng)參與其中。
對(duì)于檔案管理信息化而言，檔案信息化和機(jī)關(guān)信息化的同步、遵守法律法規(guī)以及做好館藏的數(shù)字化加工，才是檔案管理邁入電子信息管理賦予我們的重要使命，同時(shí)也是現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案管理工作的新目標(biāo)、新要求。
【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)檔案;管理;信息化
作為國(guó)家的重要事業(yè)之一，檔案管理對(duì)于造福人民、服務(wù)社會(huì)有著重要意義。
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理逐漸邁入信息化、科技化、電子化時(shí)代。
但是縱觀機(jī)關(guān)檔案整體性的管理策略，還存在資金不足、思想認(rèn)識(shí)不足、缺少專業(yè)人才等諸多方面的問(wèn)題，使得機(jī)關(guān)檔案的管理工作無(wú)法做到與時(shí)俱進(jìn)，這樣就可能給機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)帶來(lái)阻礙。
所以，當(dāng)今時(shí)代下的機(jī)關(guān)檔案管理工作就應(yīng)該加強(qiáng)信息化建設(shè)與管理，這樣才能推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的持續(xù)進(jìn)行。
一、機(jī)關(guān)信息化與機(jī)關(guān)檔案信息化要實(shí)現(xiàn)同步推進(jìn)
作為各級(jí)機(jī)關(guān)部門(mén)，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案信息化工作對(duì)于機(jī)關(guān)的重要性，能夠統(tǒng)一規(guī)劃，專注于加大投入檔案信息化資金的力度，確保機(jī)關(guān)檔案的信息化建設(shè)能具備所需的人力、物力、財(cái)力等，從而切實(shí)擔(dān)負(fù)責(zé)任，做好各級(jí)部門(mén)之間的相互協(xié)調(diào)與協(xié)作。
協(xié)調(diào)處理能解決檔案信息化建設(shè)遭遇的困難或問(wèn)題，有效推動(dòng)建設(shè)檔案信息化與建設(shè)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)之間的相互協(xié)調(diào)，從而圍繞信息化工作開(kāi)展檔案的信息化管理工作，使機(jī)關(guān)檔案信息化能與機(jī)關(guān)信息化實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展。
但機(jī)關(guān)信息化要求機(jī)關(guān)做到與時(shí)俱進(jìn)，從而為機(jī)關(guān)的檔案管理信息化建設(shè)提供更好的環(huán)境與條件，幫助解決檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題。
在當(dāng)下機(jī)關(guān)加強(qiáng)信息化建設(shè)的環(huán)節(jié)，檔案人員應(yīng)迎難而上，積極參與信息化建設(shè)，將檔案信息化建設(shè)變成機(jī)關(guān)信息化建設(shè)不可或缺的部分，從而將兩者相互地結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)的可持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步。
要求檔案管理人員迎難而上，就應(yīng)該提升檔案管理相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，做好檔案信息化管理方面的培訓(xùn)工作，讓他們意識(shí)到檔案信息化管理對(duì)于機(jī)關(guān)發(fā)展的重要性，從而推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案信息化與機(jī)關(guān)信息化的和諧發(fā)展。
二、專注法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的機(jī)關(guān)檔案信息化管理
開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)就需要保持規(guī)范化的管理，能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一的規(guī)范，滿足統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，讓電子文件歸檔，傳統(tǒng)載體檔案逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，并通過(guò)數(shù)字化的傳遞、保管和利用等工作，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、有序化的要求。
在檔案的信息化建設(shè)之中，各個(gè)機(jī)關(guān)都需要執(zhí)行電子文件管理、檔案數(shù)字化相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)，這樣才能保證數(shù)字檔案資源的規(guī)范性、長(zhǎng)期可讀性、格式統(tǒng)一性的要求，方便后續(xù)的存儲(chǔ)與共享，最終推動(dòng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用融入規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。
對(duì)于具有保存價(jià)值的電子文件，在機(jī)關(guān)檔案管理中應(yīng)該實(shí)施集中化管理，完善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，監(jiān)理文件管理指標(biāo)體系，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的電子文件管理。
在機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化加工之前，應(yīng)該得到檔案行政管理部門(mén)的認(rèn)可，并且能夠在業(yè)務(wù)的指導(dǎo)與監(jiān)督下進(jìn)行操作。
此外，機(jī)關(guān)還應(yīng)不斷完善獲取檔案信息的能力，改變以往重藏輕用的觀念，注重增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息服務(wù)功能，使檔案信息的作用得到最大限度地發(fā)揮，從而提高機(jī)關(guān)檔案管理的信息化水平。
三、完善機(jī)關(guān)室藏檔案的數(shù)字化加工
機(jī)關(guān)在傳統(tǒng)載體檔案信息資源的研究中，應(yīng)該積極開(kāi)展數(shù)字化的檔案管理工作，將檔案信息資源的總量增加，發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)的綜合優(yōu)勢(shì)，整合機(jī)關(guān)檔案的信息資源，才能逐漸實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)之間的數(shù)字化檔案管理的互通。
各個(gè)層次的機(jī)關(guān)應(yīng)該對(duì)室藏檔案的數(shù)字化工作進(jìn)行統(tǒng)籌的安排，這樣才可以嚴(yán)格遵循科學(xué)管理機(jī)關(guān)檔案的工作規(guī)律，針對(duì)各類基礎(chǔ)性的機(jī)關(guān)檔案工作進(jìn)行分類與鑒定，夯實(shí)檔案管理的數(shù)字化基礎(chǔ)。
如果條件允許，機(jī)關(guān)應(yīng)盡可能針對(duì)紙質(zhì)檔案建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，并加強(qiáng)多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。
按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》中的一系列標(biāo)準(zhǔn)與要求，再配合照片、錄音、錄像等提出數(shù)字化檔案管理的具體規(guī)范，就能真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，建立健全紙質(zhì)檔案的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)。
在移交機(jī)關(guān)檔案館的紙質(zhì)檔案或其他載體的檔案時(shí)，應(yīng)該充分考慮到數(shù)字化的檔案管理。
四、結(jié)論
總而言之，開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案管理的信息化工作是一項(xiàng)長(zhǎng)久的、系統(tǒng)的過(guò)程，想要將現(xiàn)階段的機(jī)關(guān)檔案管理工作完善，不局限于傳統(tǒng)的檔案管理現(xiàn)狀，就應(yīng)該對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理面臨的問(wèn)題進(jìn)行妥善地分析和處理，再配合上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，確保技術(shù)、資金等方面到位，就可以做好機(jī)關(guān)檔案的信息化管理建設(shè)工作。
時(shí)代的發(fā)展，讓我們認(rèn)清當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)，所以，想要推動(dòng)機(jī)關(guān)的穩(wěn)步發(fā)展，檔案信息化管理工作必不可少。
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