網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校辦公自動化建設(shè)研究

　　[摘 要]在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展過程中，高校辦公自動化的建設(shè)已經(jīng)成為了一種必然的趨勢，但是目前很多的高校在進行辦公自動化建設(shè)的過程中，依然沒有對引入辦公自動化的意義和需求形成全面性的認識。在辦公自動化推進的過程中存在一些問題，只有領(lǐng)導(dǎo)的全面性認識、全員的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用素質(zhì)提升和軟硬件全面應(yīng)用的情況下，才可能優(yōu)化高校的辦公自動化建設(shè)。

　　[關(guān)鍵詞]網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;高校;辦公自動化;對策

　　隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在全球的快速發(fā)展，高校的信息化建設(shè)取得了明顯成績，尤其是在信息化建設(shè)的過程中，許多高校建立了自己的校園網(wǎng)，為進行辦公自動化提供了良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的辦公自動化能夠促進提升辦公效率，改進辦公質(zhì)量，對辦公環(huán)境和條件等形成良好的管理，縮短辦公處理的周期。

　　1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校辦公自動化的引入和意義

　　辦公自動化能夠充分利用資源及提升工作效率，其中的基本性因素是能夠利用計算機技術(shù)等實現(xiàn)在管理的過程中進行錄音和儲存，使用復(fù)印機、傳真機和網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備進行文檔傳遞，促進高校順應(yīng)現(xiàn)代辦公的需要，實現(xiàn)信息共享。

　　辦公自動化可分為事務(wù)型、系統(tǒng)型、管理型和決策型等，能夠形成在公文管理、督查管理、電子公文方面的運用管理系統(tǒng)，能夠促進在管理的過程中形成各種辦公的處理，以及積極的決策過程，在管理中能夠建立校內(nèi)信息平臺，促進對信息的全面管理。高校的自動化建設(shè)不僅可分為高校提供了積極的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，而且能夠提高高校的辦公效率。

　　2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校辦公自動化的必要性

　　2.1 創(chuàng)新發(fā)展的需要

　　從高等教育的快速發(fā)展來說，能夠促進高校在招生、辦學(xué)規(guī)模等方面不斷擴大，促進高校在發(fā)展過程中對出現(xiàn)的新問題和新情況等快速解決。尤其是在管理過程中能夠形成管理信息的公開和透明，促進工作人員形成對緊迫問題的快速解決。在傳統(tǒng)的教學(xué)和科研中，能夠形成全面的優(yōu)化管理，在檢查檢索、實時辦公、信息處理和制定政策等方面提升效率。引入辦公自動化后，能夠形成辦公和自動化的全面集合，在管理過程中解決紛繁復(fù)雜的事情，促進學(xué)校的管理水平能夠得到全面提升。

　　2.2 提升管理的需要

　　在高校進行辦公自動化管理后，校園內(nèi)的各個部門，以及科室之間在工作分工和管控力中，能夠最大限度地明確職責(zé)，避免部門之間可能存在的扯皮情況。在高校的信息公告、會務(wù)安排等方面進行網(wǎng)上發(fā)布的情況下，可以實現(xiàn)時效性。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校辦公自動化的引入，能夠促進工作流程更加規(guī)范、透明。最后是在辦公自動化的過程中運用因特網(wǎng)，方便工作人員隨時隨地處理工作事務(wù)，提高管理和服務(wù)水平等。

　　2.3 節(jié)約型校園建設(shè)的需要

　　高等院校在進行校園建設(shè)的過程中可以多元性構(gòu)建，指導(dǎo)學(xué)校各級部門能夠積極地創(chuàng)建節(jié)約型校園。辦公自動化的建設(shè)過程是節(jié)約型校園建設(shè)的重要組成部分，可實現(xiàn)管理過程中在擬稿、修改和文件的傳遞過程的網(wǎng)上進行，促進報刊管理形成全面的管理和登記，促進在管理過程中形成優(yōu)化的教學(xué)、科研和管理等方面工作。在進行文件管理過程中進行無紙化辦公，減少了紙張的消耗情況，可以節(jié)約大量的辦公經(jīng)費和資源。

　　3 高校辦公自動化存在的問題

　　3.1 對網(wǎng)絡(luò)的認識不足

　　在網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)展的背景下，高校教學(xué)和管理中對辦公自動化沒有形成全面的認識。目前在辦公自動化方面最大的問題是資金和經(jīng)費問題，正是因為這兩點原因，在沒有形成全面認識的情況下，形成全面的決策，無法提升決策的效率過程。

　　3.2 全員素質(zhì)不夠高

　　在高校的信息化建設(shè)過程中，技術(shù)人員對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不精通，對管理的知識也不熟悉，造成在軟件設(shè)計以及實際的應(yīng)用過程中存在較多問題。另一方面是工作人員依然依賴傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)，尤其在計算機的操作過程中，別人不能替代操作導(dǎo)致辦公室自動化并未落到實處。

　　3.3 軟硬件的建設(shè)薄弱

　　在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在高校的軟硬件建設(shè)過程中，尤其是高校在進行辦公自動化建設(shè)的過程中，僅僅追求硬件技術(shù)和進行升級，造成了高投資、低效益的情況。另外，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，一套技術(shù)成功、功能完善的辦公軟件是昂貴的，部分高校因為資金問題，對軟件不夠重視，選擇了相對便宜的設(shè)備，價格便宜了，但是不能形成自動化的管理。

　　4 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校辦公自動化的對策

　　4.1 提高領(lǐng)導(dǎo)對辦公自動化認識

　　在網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境背景下，需要形成對辦公自動化的全面認識，信息系統(tǒng)真正地在教學(xué)、科研和管理中發(fā)揮積極作用。信息的管理部門需要制定標準，實現(xiàn)在系統(tǒng)之間的信息全面流通，以促進高校信息化的全面性建設(shè)，構(gòu)建全新的校園綜合信息平臺。在辦公自動化管理中，一方面是形成在辦公自動化方面的先進技術(shù)應(yīng)用，另一方面是習(xí)慣于非面對面的辦公方式。

　　4.2 提升高校辦公人員的素質(zhì)

　　在信息管理自動化的情況下，需要對日常的事務(wù)形成積極管理，尤其是能夠應(yīng)用辦公自動化進行日常工作處理。在網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境下需要運用各種先進的技術(shù)、設(shè)備和系統(tǒng)等形成全面的設(shè)計，提升對辦公人員的全面管理過程。在網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，一方面是選擇基礎(chǔ)較好的人員進行培訓(xùn)，從而能夠形成積極的帶動作用，另一方面是在培訓(xùn)過程中形成全面的制度建構(gòu)，目標是促進形成“以點帶面”的情況，尤其是需要對考核的情況進行管理，注意對素質(zhì)較低人員的重點培訓(xùn)。

　　4.3 進行軟硬件建設(shè)

　　軟硬件設(shè)備的配備過程應(yīng)該納入學(xué)校的整體性規(guī)劃，結(jié)合學(xué)校的需求，在資源的綜合利用過程中，對硬件和軟件的投資形成統(tǒng)一的高校管理，促進高校能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動化建設(shè)，形成全校共享的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)在高校資源的充分共享，推進辦公自動化的全面推進，實現(xiàn)辦公效率的提升。

　　5 結(jié) 論

　　在高校的建設(shè)過程中，辦公自動化的建設(shè)和應(yīng)用不僅僅是提高學(xué)校的管理過程，也是提升學(xué)校辦學(xué)的重要標志之一。隨著辦公自動化的發(fā)展和應(yīng)用，實現(xiàn)在高校建設(shè)的過程中提高學(xué)校的辦公效率，促進學(xué)校的全面數(shù)字化的建設(shè)，為校園的建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。

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